Obsah:
Aplikácia na sledovanie spoľahlivých výdavkov umožňuje zvládnuť viacero úloh. Najmä vtedy, keď jej návratnosť investícií (ROI) závisí od tímových projektov a klientov; v takom prípade musí pomôcť finančnému oddeleniu spoločnosti a manažérom zladiť výdavky mnohými spôsobmi. Počítadlo (ktoré začína na 9 dolárov za používateľa mesačne) odvádza skvelú prácu pri pokrývaní všetkých týchto základní pre spoločnosti podnikajúce v Spojených štátoch pomocou svojho moderného a ľahko použiteľného rozhrania. Mobilné rozhranie Abacus prichádza v tesnej chvíli k tým, ktoré získali certifikáty Editors 'Choices Certify a Rydoo. Aj keď to celkom nezodpovedá ich medzinárodnému rozsahu alebo možnostiam stanovovania politík a pravidiel, nástroj na úhradu výdavkov spoločnosti Abacus je špičkovým nástrojom v rámci komplexnej platformy na sledovanie výdavkov pre domáce podniky.
Ceny a plány
Abacus ceny začínajú na 9 dolárov za užívateľa za mesiac pre balík Starter, ktorý zahŕňa automatizované riadenie politiky, integráciu s Intuit QuickBooks a neobmedzené ukladanie dát, medzi ostatnými. Za 12 dolárov na aktívneho používateľa mesačne (účtované ročne), Abacus pridáva programovateľné smerovacie schválenie, integráciu komerčných kariet a ďalšiu podporu. Ponúka tiež vlastný plán pre podniky. „Aktívny“ znamená, že platíte za používateľov iba vtedy, ak majú v danom mesiaci schválené výdavky.
Abacus si neúčtuje príplatky za zamestnanca, ktorý má vysoké výdavky. Abacus tiež neúčtuje poplatky za vášho účtovníka, implementáciu ani nepretržitú podporu (e-mail pre plán Starter; telefonický a živý rozhovor pre profesionálov a podniky). Spoločnosť tiež pokrýva platobné poplatky za automatické zúčtovacie stredisko (ACH) bez ďalších poplatkov.
Ak sa chcete zaregistrovať na 30-dňovú bezplatnú skúšobnú verziu plánu Starter, kontaktujte spoločnosť. Súčasťou ponuky služieb a hodnoty spoločnosti Abacus je presvedčenie spoločnosti, že to, čo poskytuje, je v priamej náhrade schválených výdavkov spoločnosti ACH. Momentálne Abacus spolupracuje iba s americkými bankami, takže medzinárodné transakcie sú mimo. Na rozdiel od ExpensePath, zákazník robí všetky svoje vlastné údaje o nastavení účtu. Z bezpečnostných dôvodov bol demo účet Abacus osídlený pomocou vlastných finančných údajov. Po založení pôvodného účtu som sa ako používateľ pozval, aby som sa pripojil prostredníctvom iných e-mailových adries.
Svieži vzhľad a pocit
Spoločnosť je mladá. Výsledkom je, že webové aj mobilné rozhrania sú navrhnuté s ohľadom na najnovší súčasný vzhľad, pocit a mobilný zážitok, čo ich odlišuje od konkurencie s náročnejšími používateľskými rozhraniami, ako je napríklad Expensify. Webové rozhranie veľmi podobá mobilnému rozhraniu tvar, veľkosť písma, použiteľnosť a hĺbkovú analýzu funkcií. Podobnosť rozhrania umožňuje ľahký prechod z jedného na druhý.
Hlavička informačného panela spoločnosti Abacus 'Web Admin obsahuje rozbaľovacie ponuky Zoznam výdavkov, Zobrazenie grafu a Zobrazenie príjmu spolu s vyhľadávacím poľom. Na pravej strane je tlačidlo na zadanie nových výdavkov a možnosti filtrovania, triedenia a exportu. Na ľavej strane môžete ľahko prepínať medzi správcom a vlastnými osobnými funkciami. Nižšie sú uvedené odkazy na hlavné obrazovky: Doručená pošta, Nevybavené, Schválené, Doručená pošta s upozorneniami, Doručená pošta bez upozornení a Schválené - posledných 6 mesiacov. Môžete tiež zobraziť prehľady výdavkov na rôzne cesty, pozrieť sa na kreditné karty priradené vášmu tímu, vidieť všetkých ľudí vo vašom tíme, spravovať politiku spoločnosti v oblasti výdavkov a vylepšiť svoj účet a všeobecné nastavenia.
Mobilné aplikácie sú k dispozícii pre Android a ios. Mobilné rozhranie je jednoduché a ľahko zrozumiteľné. Po odpovedi na pozvanie manažéra na registráciu v systéme Abacus sa zobrazí výzva na stiahnutie aplikácie; Stiahol som aplikáciu pre Android.
Máte na výber dve možnosti: Najprv si môžete, ak si budete priať, odfotiť účtenku, ktorá sa použije neskôr. Na rozdiel od aplikácie pre iOS aplikácia pre Android neposkytuje prepis potvrdenky v aplikácii. Potvrdenie však môžete získať na webovom rozhraní, kde bude za vás zadaný dodávateľ a suma.
Druhou možnosťou je manuálne zadanie informácií o jednotlivých výdavkoch v mobilnej aplikácii. Keď zadáte meno dodávateľa, aplikácia vyhľadá a zobrazí zoznam podobne pomenovaných zariadení vo vašej oblasti (čo môže byť nepohodlné, ak je dané zariadenie nové a nie vo vašej oblasti). Výdavky môžete spojiť s cestou, ktorá bola vytvorená pomocou webového rozhrania.
Po dokončení sa každý výdavok okamžite odošle bez toho, aby bolo potrebné čakať na vytvorenie správy. Keď som pomocou fiktívneho účtu zamestnanca odoslal tri výdavky, takmer okamžite sa objavili v doručenej pošte môjho účtu správcu; ten, ktorý bol odoslaný bez potvrdenia, bol označený ako „S upozornením“. Potom by som mohol poslať správu so žiadosťou o chýbajúci doklad, ktorý zamestnankyňa dostala v e-maile. Odtiaľ sa mohol zamestnanec prihlásiť na webový účet a poslať odpoveď.
Aplikácia pre Android je síce pekne navrhnutá, ale nerobí nič viac, len vytvára a odosiela výdavky. Toto je na rozdiel od služieb, ako je napríklad Concur Expense, ktoré ponúkajú plnú funkčnosť svojich mobilných aplikácií.
Ľahké preplatenie výdavkov
Zamestnanci, ktorí pravidelne platia výdavky, sa budú páčiť Abacus. Ocenil som, že môžem svoje výdavky predkladať jeden po druhom bez toho, aby bolo potrebné vyplniť kompletnú správu s mnohými druhmi výdavkov. Tento proces sa líši od aplikácií, napríklad ExpensePath, ktoré vám umožňujú odosielať výdavky iba prostredníctvom prehľadov. A čo je ešte dôležitejšie, väčšina zamestnancov nechce byť na mieste, kde by mala niesť výdavky spoločnosti niekoľko týždňov.
V prípade programu Abacus je vrátenie platby asi dva dni. Čas potrebný na vytvorenie jednej správy môže byť časovo menej náročný ako na odoslanie jedného výdavku naraz, ale ak proces schvaľovania odštartuje celé schválenie správy na preplatenie iba jednej položky, páčia sa to zamestnancom? Nie veľmi.
Na strane Správca rovnice som zistil, že pravidlá nastavenia sú jednoduchšie ako ExpensePath. Sekcia Nastavenia obsahovala všetky možnosti Varovania a blokovania, kilometrov a Automatické výdavky, ktoré som mohol použiť, a niektoré z nich. Je mimoriadne jednoduché schvaľovať výdavky, či už jednotlivo alebo v skupine, a poslať ich späť zamestnancovi s komentárom. Zamestnanec je okamžite informovaný o komentári e-mailom a môže na ne odpovedať. Je tiež ľahké prideliť schválenie inému manažérovi.
Z účtovného hľadiska som ocenil, že Abacus mi dal viac možností ako certifikovať. Automaticky sa synchronizuje s účtovným softvérom Xero, QuickBooks a Oracle NetSuite. Tiež sa mi páčilo, že Abacus ukladá údaje a umožňuje prístup na požadované 7-ročné obdobie IRS, čím poskytuje úplný audit trail. Keď správca a správca schvália náklady na preplatenie, platba ACH sa uskutoční do 24 hodín.
Počítadlo tiež podniká ďalšie bezpečnostné kroky na zabezpečenie správcovských účtov zákazníka. Niekoľko dní potom, čo som začal testovať systém Abacus, mi spoločnosť poslala e-mail, v ktorom uviedla, že platby na úhradu boli pozastavené až do overenia totožnosti, a požiadal o posledné štyri číslice čísla sociálneho zabezpečenia nášho testera. Tieto ďalšie kroky sú nepríjemné na jednej úrovni, ale na druhej strane upokojujúce.
Náklady na podnikanie (inými slovami výdavky) sú pre väčšinu spoločností druhou najväčšou riadkovou položkou pod platy. Zaistenie toho, aby sa to dalo presne, je rozhodujúce a začína sa tým, že proces predkladania žiadostí bude menej zaťažujúci. Samostatné nastavenie, jednoduché použitie a rýchla priama úhrada od spoločnosti Abacus sú plusom, ak je zákazník v poriadku so zverejnením citlivých bankových informácií, aby sa tak stalo. Je to solídna voľba pre malé a stredné podniky bez medzinárodnej prítomnosti, ktoré hľadajú rýchle a bezproblémové sledovanie výdavkov a preplácanie zamestnancov.
