Video: Startup Club: Projektový management (November 2024)
Pre správu preplnenej hromady projektov s najmenšími problémami nemôžete robiť oveľa lepšie ako projekty tímovej práce, jeden z našich výberov editorov pre softvérové riešenia pre riadenie projektov. Tím Teamwork Projects, ktorý využíva moderné a intuitívne užívateľské rozhranie (UI) a sadu funkcií, ktorá sa vyznačuje najjednoduchšou a najpríjemnejšou funkciou vopred, je jednoduchou možnosťou, ako udržať organizáciu projektov a tímy v úlohe.
Pretože tímová práca má takú skvelú funkčnosť, podniky si nemusia uvedomiť, že pod povrchom je množstvo užitočných funkcií a integrácií, ktoré ďalej prispôsobujú a zjednodušujú skúsenosti s riadením projektov. Nasledujúcich sedem tipov môže vášmu tímu pomôcť sústrediť sa na dokončenie projektov a maximalizovať produktivitu na stolných aj mobilných zariadeniach.
1. Prijmite šablóny
Tímová práca vám umožňuje uložiť akýkoľvek projekt ako šablónu, aby ste ušetrili čas pri opakovaných úlohách a podobných projektoch. Ak chcete projekt skopírovať a označiť ako šablónu, kliknite na tlačidlo Možnosti na stránke prehľadu ľubovoľného projektu a vyberte možnosť „kopírovať / presunúť tento projekt“. Odtiaľ môžete projekt premenovať na konkrétny typ šablóny alebo zmeniť počiatočný dátum a aktualizovať jednotlivé položky tak, aby sa tento projektový rámec premenil priamo na váš ďalší projekt.
Zoznam úloh môžete uložiť aj ako šablónu. V ktoromkoľvek zozname úloh v tímovej práci môžete kliknúť na možnosti a vybrať možnosť Šablóny, aby ste tento zoznam úloh uložili ako šablónu (spolu so všetkými poznámkami o prípade použitia zoznamu). Pri vytváraní šablóny zoznamu úloh môžete tiež určiť, či chcete zahrnúť dokončené úlohy a rozhodnúť sa, či by to mala byť verejná šablóna alebo súkromná šablóna výlučne pre vašu spoločnosť. Ak chcete pridať tento zoznam úloh do nového alebo existujúceho projektu, vyberte Nový zoznam úloh a kliknutím na kartu Spresnenie zobrazte dostupné šablóny.
2. Označte všetko
Ďalším spôsobom, ako udržať tímovú prácu v projektoch tímovej práce, je poskytnúť vám možnosť označiť každý aspekt projektu. Tímová práca nedávno predstavila novú funkciu s názvom Značky úloh, ku ktorej sa dostanete prostredníctvom ikony značky úplne vpravo od ktoréhokoľvek projektu v zozname. Týmto sa vytvorí farebne označený zoznam dostupných značiek vrátane schválených, zamietnutých, fakturovaných, na kontrolu alebo čakajúcich na vybavenie. Môžete tiež pridať vlastné značky úloh, označiť projekt viacerými značkami alebo zlúčiť značky. Táto funkcia obsahuje aj administratívne nastavenie, ktoré určuje, či značky môžu vytvárať iba správcovia alebo všetci členovia tímu.
Úlohy nie sú jediným prvkom projektu, ktorý vám umožňuje označiť tímová práca. Platforma tiež obsahuje možnosti označovania súborov, odkazov, správ, míľnikov, notebookov alebo projektov samotných. Značkovanie funguje rovnakým spôsobom: jednoducho umiestnite kurzor myši na ktorýkoľvek daný súbor, míľnik alebo projekt, vyberte ikonu značky a buď vyberte existujúcu značku, alebo vytvorte novú.
3. Ztište hluk
V prípade obzvlášť zaneprázdneného projektu, napríklad projektu, v ktorom sa vzájomne spájajú viaceré tímy a vždy existuje veľa správ a nových aktualizácií, môžu používatelia chcieť vypnúť upozornenia, aby odmietli doručenú poštu. Ak chcete vypnúť konkrétne typy upozornení na projekty, vyberte vo svojom profile možnosť Upraviť moje podrobnosti a v časti Predvoľby vypnite nastavenie, aby ste mohli dostávať e-maily s úplnými úlohami, e-maily s aktualizáciou stavu, e-maily „pridané ako sledujúci“ atď. Upozornenia môžete tiež stlmiť. pre seba iba v konkrétnom projekte tak, že prejdete na kartu Ľudia v projekte a vyberiete ikonu pošty vedľa svojho mena. Keď sa zmení na červenú, nebudete už dostávať upozornenia pre tento projekt.
Tímová práca v minulom roku predstavila aj novú funkciu s názvom Filter, ktorá môže okrem upozornení pomôcť zamietnuť projekt, úlohu alebo informačný panel míľnikov. Zadaním kľúčového slova do panela filtra v pravom hornom rohu informačného panela sa rozloženie zaplní iba výsledkami obsahujúcimi dané kľúčové slovo. Filtre môžu tiež vyhľadávať podľa konkrétnych značiek, zobrazovať projekty v konkrétnom štádiu pracovného toku alebo podľa konkrétnych používateľov sledovať aktuálne pracovné zaťaženie a pokrok člena tímu. Panel Filtrovanie funguje aj pre súbory, správy a poznámkové bloky.
4. Použite skratky
Projekty tímovej práce zahŕňajú množstvo vstavaných klávesových skratiek, ktoré šetria čas pri bežných akciách. Medzi najužitočnejšie patria:
- Upraví aktuálnu úlohu, nad ktorou sa myš pohybuje.
- Zaznamenáva časovú pečiatku na aktuálnu úlohu, ktorú myš skončila.
- Spustí časovač pre aktuálnu úlohu.
- Rýchlo pripája súbory k úlohe, ktorú myš skončila.
- Rýchlo vytvorí pripomenutie úlohy.
- Zatvorí / zruší všetky otvorené dialógové okná.
- Otvorí Ganttov diagram na karte úloh projektu.
- Zaostruje vyhľadávacie pole na okamžité zadanie vyhľadávania.
- Otvorí ponuku „Rýchle pridanie“ v ľavej hornej časti.
- Otvorí ponuku „Prepnúť projekt“.
- V databáze znalostí Teamwork Projects je veľa ďalších skratiek.
5. Zúčastnite sa technickej podpory
Tímová práca sa integruje do riešenia technickej podpory spoločnosti Teamwork Desk, ktoré vám umožňuje pridávať úlohy do projektov. Ak chcete povoliť integráciu z aplikácie Teamwork Desk, prejdite do hlavnej ponuky na položku Nastavenia. Vyberte možnosť Pridať úlohu a vyberte projekt a zoznam úloh priamo z tímových projektov; potom sa objaví označené ikonou Teamwork Desk. Po povolení môžu používatelia Teamwork využívať výhody funkcií Desk, ako napríklad Smart Inbox, na premenu problémov so zákazníkmi na lístky, ktoré sa potom môžu transformovať na projekty a dokončiť v tímových projektoch.
6. Využite výhody mobilných aplikácií
Jedným z hlavných vývojových projektov tímovej práce v posledných dvoch rokoch boli aplikácie pre Android a iOS. Výsledkom je celkom dobrá skúsenosť s aplikáciou, ktorá prekračuje projekty tímovej práce a niektoré funkcie tímovej práce a tímovej diskusie. Aplikácie pre Android a iOS sú užitočné na začatie alebo protokolovanie pokroku hlavných komponentov Teamwork Projects a spoločnosť nedávno implementovala tlačidlo Quick Add pre aplikáciu iOS na pridanie úlohy, udalosti, míľnika, napísania správy, času prihlásenia alebo odovzdania súbor. Môžete tiež spravovať členov tímu a stavy na projekte a chatovať priamo v aplikácii s iným používateľom. Pri vytváraní úlohy ju môžete kedykoľvek rýchlo priradiť potiahnutím prstom doprava. Nezabudnite však nakonfigurovať oznámenia v rámci samotnej aplikácie pre konkrétne projekty a v nastaveniach vášho smartfónu (aby ste sa uistili, že dostávate iba požadované oznámenia push).
7. Zapojte rozšírenia a integrácie
Tímová práca pridala množstvo užitočných integrácií a rozšírení, aby sa zlepšili možnosti riadenia projektov na mobilných zariadeniach a zjednodušili sa veci na stolných počítačoch. Aplikácia Mobile Share Extension pre aplikácie pre tímovú prácu pre Android a iOS umožňuje používateľom zdieľať obrázky, súbory PDF alebo akýkoľvek iný typ súboru s účtom Teamwork Projects jednoduchým potiahnutím prstom a rýchlym odovzdaním. K dispozícii je tiež integrácia pre iPhone s názvom Today, ktorá používateľom umožňuje spravovať úlohy alebo čas z karty Today na uzamknutej obrazovke iPhone.
Pomocou rozšírenia prehľadávača Google Chrome môžete pridávať úlohy, vytvárať projekty, čas protokolovania a niekoľko ďalších možností priamo z prehliadača, bez toho, aby ste museli mať otvorené tímové projekty. Pridaním projektov tímovej práce pre prehliadač Chrome z Internetového obchodu Chrome nainštalujte rozšírenie a po prihlásení rozšírenie otvorí rozbaľovacie okno na pridanie nového projektu, úlohy atď. Pri vytváraní novej položky vám prehliadač umožňuje nastaviť, ktoré používatelia, typ upozornení a aká vysoká priorita pri nastavovaní danej úlohy. Tímová práca ponúka dlhý zoznam ďalších integrácií tretích strán vrátane Xero a Zendesk.
