Video: Joga pre začiatočníkov | Zakladné pozície (ásany) (November 2024)
Pokiaľ ide o pracovné postupy a nástroje produktivity, Asana vyhodí ďalšie platformy spolupráce z vody. Pracovné toky sú tým, pre čo bola Asana vyrobená, a jej zvládnutie im dalo voľbu editorov a spolu s tým, aby spoločnosť PCMag použila interne ako nástroj na výber pracovného postupu. Každý prvok a prvok dizajnu prispieva k konečnému cieľu integrácie a usporiadania všetkých aspektov projektu alebo každej úlohy na doske používateľa do úplne transparentného zážitku.
Posadil som sa s naším interným majiteľom Asany, ktorého vedenie odhalilo skryté triky a techniky na riadenie nástroja riadenia pracovných tokov s takmer neobmedzenou silou. S veľkou neochotou súhlasil so zrušením zložitej siete krížovo indexovaných úloh, podúloh a ďalekosiahleho kalendára projektu, aby sa podelil o niekoľko nugiet múdrosti pracovných postupov. Majster Asany sa rozhodol udržať svoju identitu zahalenú v tieni a na účely tohto článku žiadal, aby ho PCMag označoval jednoducho ako Sheev.
1. Prijmite silu krížového indexovania
Krížová indexácia je rozdiel medzi použitím Asany a zvládnutím Asany. Sheev to opísala ako najcennejšiu funkciu platformy: schopnosť krížovo indexovať jednotlivé úlohy do viacerých projektov a zároveň pomocou tejto úlohy zobraziť informácie odlišne pre každého používateľa alebo tím v závislosti od toho, kde je indexovaná. Krížové indexovanie tiež neduplikuje úlohu, takže jej použitie znamená, že jedna úloha je krížovo indexovaná 10-krát v rôznych projektoch, a nie 10 rovnakých úloh na rôznych miestach. Ak chcete úlohu krížovo indexovať, umiestnite kurzor myši nad názov úlohy a zobrazí sa tlačidlo plus. Kliknite naň a zadajte názov projektu.
Na úrovni manažérov môžu potom správcovia zobraziť projekt na vysokej úrovni obsahujúci zoznam vzájomne prepojených úloh a čiastkových úloh, ktoré sa transponujú podľa ich návrhu pracovného postupu. Akonáhle bude úloha pokračovať tak, ako sa predpokladalo v jednom dokončenom projekte, môžu si prezrieť, ako by sa tá istá úloha mohla robiť v rôznych tímoch, aby získali pocit produktivity (a aby sa rozhodli, či by sa táto úloha mohla dokončiť rýchlejšie, ak bude priradená k iný člen tímu alebo zdieľaný projekt).
Môžete tiež krížovo indexovať podúlohy: otvorte podúlohy, kliknite na tlačidlo prepadu v ľavej hornej časti a vyberte Pridať do projektu. Podúloha sa objaví v špecifikovanom projekte alebo projektoch, ale stále si zachováva svoje miesto v rámci svojej nadradenej úlohy. Asana vám umožňuje vytvárať nekonečné počty a úrovne úloh a podúloh, pričom je stále pripojený k celkovému návrhu pracovného toku. Ako vysvetlila Sheev, premýšľanie o krížovom indexovaní, pokiaľ ide o rodičovské úlohy, ktoré sa vetvujú smerom von, vytvára dizajn, v ktorom krížové indexovanie úlohy na rôzne projekty a tímy dáva tomuto pracovnému postupu vlastný život.
2. Tímy a oznámenia
Sheevova ďalšia pečiatka múdrosti Asany sa týka organizácie tímu. Vysvetlil, ako používatelia môžu využívať tímové konverzácie a konfigurovať oznámenia, aby vytvorili organizačnú kultúru okolo pracovných postupov. Na karte Team Conversations na hlavnom paneli Asana Sheev hovorí, že zatiaľ čo základný rozhovor založený na @ spomenutí funguje podobne ako Slack (tiež voľba editorov pre spoluprácu), Asana vám umožňuje posielať oznámenia celého tímu, ktoré fungujú ako vlákno - na základe oznámení. Konverzácie nie sú priložené k úlohám, môžete však používateľov @mention alebo referenčných úloh v nich, ktoré sa potom zobrazia ako hypertextové odkazy. Asana správy sú obmedzené tímom, a preto nie sú také vhodné pre brainstorming špecifické pre projekt, ako je funkčnosť tímu, ktorú nájdete na platforme, ako je Basecamp. Povolenia na základe tímu však zabezpečujú, aby sa oznámenia s informáciami o konkrétnych úlohách vzťahovali iba na príslušných používateľov.
Upozornenia tímu sú založené na tom, kto sleduje dané vlákno a reguluje, koľko informácií prichádza. Správcovia tiež kontrolujú, do akej miery vidíte ostatných členov tímu pri rôznych úlohách. Správy Asana sa týkajú výlučne konverzácií, zatiaľ čo oznámenia sa týkajú úloh a projektov, ale obe sa teraz objavujú v novom priečinku Doručená pošta Asana. Povolenia na úlohy a projekty môžu byť nastavené ako súkromné pre vás, súkromné pre konkrétny tím alebo skupinu používateľov v rámci tímu alebo verejné pre tím alebo väčší organizačný pracovný priestor.
3. Zaobchádzajte s rozšíreným vyhľadávaním ako s záložkami
Rovnako ako v prípade Slack, všetky archivované údaje Asana je možné prehľadávať. Panel vyhľadávania spoločnosti Asana prináša užitočné predvolené návrhy vrátane vyhľadávania úloh, ktoré ste priradili, a úloh alebo konverzácií, ktoré ste vytvorili alebo sledujete. Skutočnú silu však nájdete v poliach rozšíreného vyhľadávania. Používateľ Asana môže zúžiť vyhľadávanie podľa konkrétnych kľúčových slov, člena tímu, ktorému bola priradená úloha alebo konverzácia, ktoré projekty alebo časti organizácie patrí do úlohy alebo dokonca kto ju môže sledovať. Môžete tiež vyhľadávať podľa dátumu splatnosti alebo podľa toho, či je úloha úplná alebo neúplná, alebo môžete vyhľadávanie zúžiť na prílohy, ak hľadáte konkrétny súbor. K dispozícii je ešte dlhší rozbaľovací zoznam parametrov vyhľadávania vrátane podúloh, konkrétnych značiek alebo vyhľadávania vo viacerých projektoch.
Sheev vysvetľuje Asanove vyhľadávacie schopnosti ako druh konzervovaného vyhľadávania manažérov. Akékoľvek vyhľadávanie sa dá rýchlo uložiť a potom sa objaví v ľavostrannej navigácii manažéra pri vyhľadávaní (ako ľahko dostupná záložka pre prístup k informáciám o úlohách, tímoch, projektoch alebo súboroch, o ktorých vedia, že budú znova a znova potrebovať). Výsledky vyhľadávania sa zobrazia v centrálnom okne. Kliknite na hviezdičku naľavo od názvu stránky a uloží sa na váš ľavý vyhľadávací panel. Namiesto toho, aby si vyhľadávali svoje pocity na zapamätanie tých istých presných parametrov, nabudúce, keď budú potrebovať presné údaje o projekte, sú informácie priamo na ich prístrojovej doske.
4. Nepriradené projekty = Nástroje duševnej organizácie
Úlohy je možné priraďovať v Asane, ale projekty nemôžu, hoci môžete obmedziť, kto projekty uvidí. Predtým, ako ho zdieľate, nikto neuvidí tento projekt, iba vy. Spolu s použitím Asanovho kalendárového zobrazenia na zahrnutie termínov úloh a projektov, Sheev navrhuje ponechať úlohy nepriradené v súkromnom projekte ako nástroj mentálnej organizácie. Môžete si napríklad zapísať zoznam želaní každej nadchádzajúcej úlohy, na ktorej chcete pracovať pre budúci rok, a tieto úlohy krížovo indexovať verejnými projektmi, keď sa objavia v reálnom čase. Je to spôsob, ako zabezpečiť, aby boli všetky vaše úlohy usporiadané a zdieľané s ostatnými tímami a oddeleniami tak, ako chcete, a zároveň sledovať všetko, na čom pracujete. Týmto spôsobom môžete ovládať, kedy sa používateľ - napríklad váš správca - dozvie viac o konkrétnej úlohe, ktorú práve vykonávate, než aby ste preťažili túto osobu záplavou nadchádzajúcej činnosti.
5. Projekt „Spínacia stanica“ majte vždy po ruke
Zdieľanie tímov v Asane môže byť náročné, preto Sheev odporúča používať verejne viditeľný projekt ako zoznam medzisektorových úloh, aby bol celý pracovný priestor informovaný o tom, na čom rôzne tímy pracujú. Keďže označenia Asana môžu byť trochu zložitejšie, znamená to, že ide o verejný projekt v tíme, ktorého sú všetci členmi. Postupom projektov môžu administrátori priradiť rôzne úlohy v zozname rôznym oddeleniam alebo používateľom. Týmto spôsobom každý vie, za čo je zodpovedný a za ktoré tímy zdieľajú pracovné zaťaženie pri ktorejkoľvek danej úlohe.
6. Šablóny, zálohovanie a palubná doska
Jednou z najnovších funkcií Asany je schopnosť klonovať úlohy medzi tímami prideľovaním kópií. Jednoduchým kliknutím napravo od úlohy a výberom Priradiť kópiu môžu používatelia Asana v podstate vytvoriť šablónu z tejto úlohy bez použitia duplicitného príkazu. Po priradení kópie ostatným členom tímu sa automaticky pridáte aj ako sledovateľ tejto úlohy, čo je prirodzený spôsob, ako udržať manažérov v slučke. Kliknite na pole Priradiť a potom kliknite na ikonu osoby v poli vpravo. Ďalej zadajte viac mien a úloha sa skopíruje a priradí viacerým ľuďom.
Samotný duplikátny príkaz je dobrý spôsob, ako zálohovať údaje projektu. Asana obsahuje protokol základných zmien v dolnej časti úlohy alebo projektu, ale v prípade pracovného postupu, ktorý modifikuje viacero členov alebo tímov, je dobré použiť funkciu klonovania na vytvorenie šablóny v skrytom projekte v prípade, že sa niečo dôležité odstráni alebo prepísané. Každá stránka v Asane má tiež vlastnú webovú adresu, takže je ľahké túto uzamknutú šablónu ľahko prijať a ak ju potrebujete, zdieľajte ju. Ak chcete úlohu duplikovať manuálne, kliknite na tlačidlo Overflow v ľavom ľavom rohu úlohy a potom kliknite na duplikát. Môžete vybrať akékoľvek polia, ktoré chcete v tomto procese duplikovať.
Šablóny sú tiež dobrým nástrojom na nalodenie. Vytvorenie usporiadanej série šablón môže pomôcť novému zamestnancovi dohnať, ako používať platformu a aké zaťaženie projektu so sebou prináša, tým, že presne prechádza tým, ako vyzerá proces pracovného toku ich tímu. V kombinácii s interaktívnou prehliadkou, ktorú Asana pridala vo svojej najnovšej hlavnej verzii, klonovaný zoznam úloh alebo projektov slúži ako séria odrážkových bodov, aby sa nováčikovia dostali na vyššiu rýchlosť.
7. Viacnásobné priradenie
Najlepším trikom pre udržanie projektov v pohybe, ak sú úlohy alebo tímy pozastavené, je opäť použitie krížového indexovania. Toto umožňuje manažérom rozdeliť projekt na niekoľko častí, vrátane čiastkových úloh, a posúvať veci okolo, aby udržali bzučanie projektu - čo umožňuje viacerým tímom pracovať paralelne bez toho, aby boli viazaní na lineárny pokrok.
Asana láskavo neberie niekoho, kto sa pokúša priradiť úlohu viacerým používateľom - na základe myšlienky, že znižuje zodpovednosť tým, že rozširuje zodpovednosť. Sheev však musí dostať tento trik. Pri pohľade na projekt, ktorý chcete priradiť viacerým používateľom, môžete prideliť úlohy a potom ich duplikovať s ďalšími úlohami alebo čiastkovými úlohami priradenými rôznym členom tímu. Je to technika, ktorú môže Asana považovať za neprirodzenú, ale môže pomôcť pri zastavení projektu, ktorý sa bude opäť pohybovať, a to efektívnejším prideľovaním pracovnej sily.
