6 tajných kníh pre novinárov o sms

Bývalo to, že malé podniky a nové operácie by sa mohli stretnúť s problémami pri hľadaní vhodnej softvérovej platformy pre malé podniky, ktorá nerozbila banku. Nie dlhšie. Dnešné softvérové ​​prostredie ponúka množstvo vynikajúcich riešení dodávaných prostredníctvom cloudu a zamerané na všetkých od menších spoločností až po platformy podnikového účtovníctva. Aj v tomto veľkom prostredí dodávateľov však vyniká niekoľko platforiem a pre malé podniky je jednou z nich Freshbooks.

O knihách FreshBooks je veľa, od špičkových výdavkov a funkcií na sledovanie času až po hlboké finančné výkazníctvo a dlhý zoznam doplnkov a integrácií. Platforma však obsahuje aj mnoho skrytých funkcií a možností na zlepšenie obchodných a klientskych skúseností. Nasleduje šesť najužitočnejších tipov a trikov na zjednodušenie fakturácie, zlepšenie starostlivosti o klienta, platby za platby a sledovanie výdavkov, aby ste mohli čo najlepšie využiť investície do svojej knihy FreshBooks.

1. Bezbolestné platby

Pre živnostníkov a majiteľov malých a stredných podnikov (SMB), najmä v odvetví služieb, môže byť nastavenie platieb online a ich integrácia do fakturačného softvéru príťažlivým úsilím. Jedna vec, ktorú si mnohé malé a stredné podniky neuvedomujú, je to, že FreshBooks ponúka prepracované možnosti platieb špeciálne navrhnuté pre malé a stredné podniky.

FreshBooks prijíma platby prostredníctvom kreditných kariet, ako aj online platobných brán, ako sú PayPal a softvér v mieste predaja (vrátane predaja), vrátane služby Stripe. Skúsenosti s platbami v službe FreshBooks umožňujú firmám prijímať platby kreditnými kartami a klientom okamžite platiť faktúry, automaticky importovať poplatky za platobné transakcie ako výdavky, čím šetria čas, a zahŕňajú bezplatné funkcie fakturácie. Na stránke Nová faktúra začiarknite políčko Nové knihy v sekcii Platby online, ktoré po výbere umožní firemným používateľom zobraziť stav platby priamo na hlavnom paneli účtu; klientom tiež poskytuje možnosť platby teraz v e-mailoch s faktúrou, ktoré vedú na stránku Zabezpečená platba. Ak je vaša firma založená na jednoduchých transakciách bez komplikovanej fakturačnej štruktúry, začiarknite políčko FreshBooks a preskočte všetky formuláre nastavení.

2. Mazanie COGS

V prípade firiem založených na službách a online maloobchodníkov alebo webových stránok elektronického obchodu, ktoré zaznamenávajú veľké množstvo predaja produktov, nie je možné sledovať kritickejšie účtovné výdavky ako náklady na predaj tovaru (COGS) alebo účtovnú hodnotu tovaru predaného počas konkrétneho finančného obdobia. Ak potrebujete označiť výdavky alebo kategóriu ziskov a strát v FreshBooks ako COGS, môže to znamenať čokoľvek, od poplatkov za obchodné účty a vlastných značiek kúpených pre klientov, po dodávky alebo služby pre fyzický produkt a náklady na odoslanie objednávky.

Ak chcete všetky tieto pohybujúce sa COGS hádať a zaznamenávať v FreshBooks, choďte do sekcie Zisk a strata svojich výdavkov a upravte kategórie výdavkov, aby ste si vybrali, aký typ nákladov COGS je daný poplatok. Možnosti zahŕňajú reklamu, dodávateľa, zamestnanecké výhody, kancelárske náklady a poštovné, profesionálne služby, cestovné a mnoho ďalších kategórií. Pod týmito hlavnými kategóriami môžete tiež vytvárať a kontrolovať podkategórie výdavkov COGS. Pridanie kategórie výdavkov je tiež jednoduché; v zozname výdavkov jednoducho kliknite na položku Upraviť, otvorte rozbaľovaciu ponuku Kategória a pomenujte novú kategóriu alebo podkategóriu v daňovom jazyku.

3. Odomknite helpdesk a riadenie projektov

Platforma cloudového účtovníctva už nikdy nie je platformou cloudového účtovníctva. Všetky knihy FreshBooks sa môžu zaoberať fakturáciou, sledovaním výdavkov, finančným výkazníctvom, daňami a ďalšími, zahŕňa tiež jemné funkcie na vytváranie a plnenie položiek, projektov a úloh, ako aj vstavaný systém podpory klientov. Užitočným trikom na usporiadanie vecí a uľahčenie odhadov a fakturácie je označovanie cenových položiek v knihách FreshBooks. Tento druh funkcie riadenia projektu zjednodušuje pracovné postupy fakturácie vytváraním položiek a úloh, ktoré sa vkladajú priamo do faktúry alebo zostavy s pevnou hodnotou.

Ak chcete začať využívať výhody vstavanej technickej podpory FreshBooks, jednoducho prejdite do časti Nastavenia a oprávnenia a povoľte nastavenia správy klientov a správy vstupeniek. Toto umožňuje podnikovým používateľom spravovať lístky priamo v FreshBooks a vybavovať žiadosti a problémy klientov, ktoré prichádzajú z aplikácie, bez toho, aby sa museli prepájať so samostatnou platformou technickej podpory.

4. Ako udržiavať všetko synchronizované

Chyby synchronizácie sú prekážkou existencie mnohých používateľov FreshBooks. Najmä ak háčikujete čerstvé knihy do iných aplikácií, problémy so synchronizáciou môžu často viesť k duplikácii údajov alebo strate súborov a kontaktov, najmä ak sa zapojíte do účtovníctva. Aplikácia FreshBooks má prvotriedne funkcie na sledovanie času a fakturáciu, ale ak sa do účtovníctva alebo priameho prepojenia s webovými stránkami elektronického obchodu, ako sú Amazon alebo eBay, zapoja ďalšia aplikácia, zmeny v jednej aplikácii nie vždy prispejú k inej.

Aj keď v knihách FreshBooks nemôžete urobiť nič, aby ste zabránili synchronizácii v inej aplikácii, najjednoduchším a najkomplexnejším spôsobom, ako pokryť svoje základne, je vytvoriť prehľady výnosov a pohľadávok v každej aplikácii. Krížové odkazy na tieto súčty spolu s vytvorením mesačného kontrolného zoznamu oblastí, ktoré môžete skontrolovať vy a vaši klienti, vám poskytnú jednoduchý spôsob, ako zaistiť, aby sa súčty zhodovali a aby v prípade chyby synchronizácie zabudovali nejaké nadbytočné prostriedky, či už chýbajú alebo chybne upravená faktúra alebo platobná položka, ktorá sa nedá spočítať.

5. Prispôsobiť, prispôsobiť, prispôsobiť

Knihy FreshBooks obsahujú veľa zabudovaných možností prispôsobenia, formátovania a šablónovania, ktoré mnohé podniky nevyužívajú naplno. Nájdite si čas na zlepšenie a prispôsobenie klientskej skúsenosti. V časti Možnosti nastavenia kliknite na stránku Farby a logá, čím zmeníte farbu ponuky na farebnú schému spoločnosti a odovzdáte logo svojej spoločnosti. Klient by sa mal cítiť, akoby sa prihlasoval na webovú stránku online účtovníctva vašej spoločnosti, nie na FreshBooks “.

V časti Šablóny si môžete vybrať, ako budú vaše faktúry vyzerať, a prispôsobiť si nadpis faktúry, odhady a záhlavie úveru s možnosťou zobraziť útržok platieb pre tých klientov, ktorí tlačia svoje faktúry. Môžete tiež prispôsobiť e-maily, ktoré klient dostane po odoslaní faktúry, takže si nájdite čas na vypracovanie vlastného predmetu a tela e-mailu klientovi.

Nakoniec na stránke Rôzne nastavenia môžete povoliť priame odkazy na e-mailovú faktúru, rozhodnúť sa, koľko riadkov by ste chceli zobraziť na faktúre, zrušte označenie možnosti FreshBooks Branding a zbavte sa ich loga a farebnej schémy v prospech svojej vlastnej, a pridajte ďalšie zvončeky a píšťalky, ako je napríklad text pod vaše logo a kontextové uvítacie správy, keď si klienti prezerajú svoju stránku. FreshBooks ponúka vizuálne pôsobivejšie prostredie pre klientov ako väčšina iných online účtovných platforiem, takže nestrácajte mesačný poplatok len poškriabaním povrchu toho, čo môže urobiť.

6. Nechajte FreshBooks osloviť Deadbeats

Každý podnik má svoj podiel klientov, ktorí nikdy nezaplatia svoje faktúry včas - alebo dokonca vôbec. Toto je problém pre akúkoľvek organizáciu, ale najmä pre malé podniky a začínajúce podniky, ktoré nielen potrebujú svoje peniaze načas, môžu im chýbať aj ďalšie prostriedky na prenájom úverových kancelárií, aby tieto prenasledované výpady stratili. Našťastie, ak ste v tejto situácii, spoločnosť FreshBook vás pokryla. Stačí kliknúť do sekcie šablóny e-mailu a nájdete niekoľko užitočných šablón, ktoré môžete prispôsobiť, vrátane e-mailu s oneskorenou platbou, ktorý sa môže automaticky odštartovať, ak klient mešká, alebo v inom rozvrhu, ktorý si môžete nastaviť sami.