Kontrola a hodnotenie výdavkov zoho

Zoho je známy hlavne dvomi vecami: Najskôr je to pomerne veľká knižnica softvérových riešení zameraných na malé podniky a po druhé je to spoločnosť riadená programátormi, ktorá ukazuje, ako sú ich produkty navrhnuté a vyvíjané - účelové riešenia viac zamerané skôr na konkrétne pracovné toky než na typ publika. To sa zobrazuje v správe Zoho Expense (ktorá sa začína mesačnou sumou 3 dolárov, ak je účtovaná mesačne pre 10 používateľov a je k dispozícii aj vo verzii freemium). Je to vynikajúci nástroj na sledovanie výdavkov, ktorý sa dobre darí pri konkrétnych úlohách a ktorý je možné prispôsobiť rovnako ako väčšina zákazníci budú požadovať. Ďalším plusom so programom Zoho Expenses je výber softvéru, ktorý je súčasťou programu Zoho One, ktorého cena je 30 dolárov za zamestnanca mesačne - atraktívna ponuka. To funguje na 1 $ za deň na zamestnanca pre všetok softvér Zoho. Zistili sme, že aplikácia je pre správcov a účty SMB intuitívnejšia ako pre zamestnancov, ale Zoho Expense je stále cenným nástrojom pre obchodných cestujúcich. Aj keď celkové používateľské rozhranie (UI) nedosahuje naše nástroje na výber editorov Certify and Expensify, Zoho Expense inak dokáže všetko.

Zoho Expense má 14-dňovú bezplatnú skúšobnú verziu, ktorá vám umožní podrobne preskúmať aplikáciu, ale pomocou bezplatnej verzie, ktorá podporuje až troch používateľov, môže byť jednoduchšie zoznámiť sa so softvérom. Bezplatné predplatné obmedzuje úložisko príjmu na 5 gigabajtov (GB) pre všetkých používateľov a naskenovaných 100 potvrdení za mesiac. V opačnom prípade získate takmer všetko, čo je súčasťou platenej verzie, vrátane podpory viacerých mien, importu údajov z kreditných kariet, vymáhania pravidiel a zabezpečenia, ktoré sa spoliehajú na šifrovanie Secure Sockets Layer (SSL) a dvojfaktorové overenie. Predplatné Zoho Expense Premium, ktoré odstraňuje obmedzenia úložného priestoru a pridáva pracovný postup schvaľovania, začína na 10 $ mesačne pre 10 používateľov, pričom každý ďalší užívateľ pridá 3 $ mesačne. Vlastné plány sú k dispozícii pre organizácie s viac ako 500 používateľmi.

Funkčné zadávanie mobilných dát

Koncoví používatelia (tj zamestnanci, ktorí požadujú náhradu výdavkov) môžu vkladať údaje niekoľkými spôsobmi. Spoločnosť očakáva, že väčšina používateľov zaznamená príjmy pomocou mobilnej aplikácie Zoho Expense pre iOS, Android a Windows Phone, a to je určite najefektívnejšie. Údaje môžete do systému získať aj ľahko pomocou webovej stránky Zoho Expense (kde môžete príjemku presunúť a presunúť na obrazovku), e-mailom potvrdenia na ID používateľa určenému pre každého zamestnanca alebo synchronizáciou s firemnými alebo osobnými kreditnými kartami., Medzitým, Zoho Expense pridal schopnosť hromadného mazania používateľov, čo môže byť užitočná funkcia.

Zoho Expense má dve vlastnosti, ktoré ostatným chýba. Je to jediná aplikácia, ktorá ponúka doplnok pre webový prehľadávač Google Chrome. Pripája časť webovej stránky a považuje ju za príjem. Zoho Expense má tiež „obrazovku hromadného pridávania výdavkov“, takže na jednej stránke môžete usporiadať veľa výdavkov. Vo formulári podobnom hárku zadáte dátum výdavkov, obchodníka, kategóriu a sumu a prepojíte ich príjmy. Tento proces je menej zdĺhavý ako viacnásobné pretiahnutie a určite by bolo vhodné organizovať sa po pracovnej ceste. Želáme si však, aby spoločnosť Zoho Expense túto funkciu trochu prehĺbila tým, že nám umožní odovzdať tabuľku, aby sme vopred vyplnili všetky tieto polia. Je to niečo, čo by sme mohli urobiť pri lete domov.

Zoho Expense sa snaží účinne minimalizovať zadávanie dát, najmä v mobilnom prostredí. Z aplikácie nasnímate účtenku a automaticky sa nahrá. Funkcia OCR zariadenia Zoho Expense robí šikovnú prácu pri skenovaní potvrdení o dátume, obchodnom mene a sume. Po zmapovaní dodávateľa na kategóriu si toto priradenie zapamätá nabudúce. Výdavky možno zákazníkovi priradiť ako fakturovateľné, takže klientom môžete účtovať poplatky za zásoby, ktoré ste kúpili v ich mene. A ak by ste omylom zadali potvrdenie dvakrát, Zoho Expanse to nahlási.

V každom prípade Zoho Expense organizuje všetko podľa menovaných správ („septembrové výdavky“ alebo „Výlet do St. Louis“). Môžete odosielať prehľady z mobilnej aplikácie alebo webu, ako aj získať prehľad o aktuálnom stave každého odoslania. Hlavný panel webovej stránky Zoho Expense komunikuje na prvý pohľad stav vašich potvrdení, prebiehajúcich správ a aktuálneho stavu odoslaných správ. Je to pekne intuitívne a odlišuje sa to od aplikácií s mierne mätúcimi rozhraniami, napríklad Concur Expense.

Jedna vec: Ak zostavujete správu zo súboru potvrdení, Zoho Expense vám pripomenie neohlásené výdavky. Znamená to, že ste včera odovzdali potvrdenie o tom, že ste nepridali správu, a opýtajte sa vás, či ju chcete do tohto odoslania zahrnúť.

Zrušte kontrolu pre správcov

Rovnako ako mnoho iných aplikácií, aj Zoho Expense má tri typy používateľov: predkladatelia, schvaľovatelia a správcovia. Každá z nich môže mať viac rolí. Napríklad správca môže udeliť schvaľovateľom schopnosť schvaľovať svoje vlastné výdavky a softvér podporuje viacúrovňové schvaľovanie. Môže sa vytvoriť pravidlo, keď manažér schváli správu s celkovým počtom pod určitú sumu. Ak túto sumu prekročíte, správa sa predloží viceprezidentovi. Môžete tiež vytvoriť firemnú politiku, v ktorej schvaľovatelia musia schváliť správy do určitého počtu dní a pripomenúť im, keď sa tento dátum blíži. A nedávno pridané: Schopnosť delegovať schválenie inému zamestnancovi, keď nie je k dispozícii obvyklý schvaľovateľ.

Je to jednoduché aj pre šéfa. Zoho Expense predstavuje správcovi jasný obraz každej správy vo fronte vrátane súvisiacich potvrdení. Schválenie je také jednoduché ako kliknutie na tlačidlo. Ak došlo k porušeniu pravidla - napríklad ak bol výdavok odoslaný dvakrát, potom je porušenie uvedené v hornej časti správy spolu s odkazom, ktorý vám umožní jasne vidieť porušenie a navrhne opravu. Aj keď to nie je taký jednoduchý proces, aký nájdete v systéme Abacus, pre nových používateľov to bude stále veľmi ľahké.

Existuje však dostatok priestoru na prispôsobenie systému. Napríklad každá kategória výdavkov môže mať svoje vlastné požiadavky, napríklad výdavky na obed, ktoré si vyžadujú potvrdenie nad 20 dolárov a nastavenie maximálnej výšky 100 USD pred zakopnutím o upozornenie. Je ľahké pridať aj kategórie. A existuje niekoľko spôsobov, ako prispôsobiť to, čo používatelia vidia na výdavkovej položke, napríklad či si Zoho Expense vyžiada umiestnenie alebo názov projektu a ktoré položky sú povinné.

Nástroj na sledovanie pevných výdavkov pre malé a stredné podniky

Na rozdiel od iných online aplikácií v tomto kole je Zoho Expense súčasťou produktovej sady, ktorá zahŕňa účtovníctvo, riadenie vzťahov so zákazníkmi (CRM) so Zoho CRM, online prieskumy a niekoľko ďalších obchodných aplikácií. Zoho Expense túto integráciu dobre využíva, takže v niektorých ohľadoch získate viac, než za čo platíte. Ak ho napríklad prepojíte so Zoho CRM, obchodné tímy môžu akumulovať náklady spojené so zákazníkmi, čo uľahčuje zadanie zákazníkom alebo na základe projektu.

Okrem vlastného softvéru Zoho sa Zoho Expense spája s účtovníctvom Intuit QuickBooks, takže môžete naplánovať úhrady v obvyklých účtovných cykloch. Bez tejto integrácie je potrebné údaje exportovať a importovať ako CSV (s vlastnými šablónami na export údajov) a zaznamenať úhradu v rámci Zoho Expense. A keďže si môžete vytvoriť vlastné roly, ako je externý účtovník, ktorý má povolený prístup do systému, môže si to SMB zvoliť, aby sa presunul na odborníka.

Zoho Expense je skutočným prínosom pre administrátorov, ktorí chcú sledovať analytiku. Môžete vidieť peniaze vynaložené podľa kategórie, obchodníka, zákazníkov, dokonca aj projektov, a rozdeliť údaje podľa používateľov, oddelení a mien. Niekoľko správ ukazuje, kde sú peniaze preč. Sú to iba textové, žiadne pekné grafy, ale ak ste počítadlo fazule, mohli by ste sa viac zaujímať o schopnosť softvéru exportovať grafy vo formáte XLS, CSV alebo PDF alebo o to, ako sa dá ľahko integrovať do Zoho Sheet, čo umožňuje pomocou tejto aplikácie môžete vytvárať farebné obrázky. Nakoniec, keďže Zoho Expense odkazuje na svoje vlastné Zoho knihy a je integrovaný do Zoho Reports, pravdepodobne budú mať účtovníci dosť práce na vypracovaní akejkoľvek správy, ktorú by mohli potrebovať. Okrem aplikácií Zoho sa program Zoho Expense integruje aj do balíkov produktivity, ako sú napríklad Google G Suite a Microsoft Office 365. Neočakávanou integráciou je možnosť získavať príjmy z vašich ciest Lyft.

Celkovo bude Zoho Expense pracovať pre väčšinu malých a stredných podnikov. Vďaka atraktívnej sade funkcií, vynikajúcim integračným schopnostiam a dobrej sade možností cenotvorby je Zoho Expense fenomenálny nástroj, ktorý je len o kúsok pod našimi nástrojmi na výber editora Certified Now a Rydoo.