Recenzia a hodnotenie Zipbookov

Toto je druhý rok, keď sme preskúmali aplikáciu ZipBooks, relatívne novú aplikáciu pre malé podniky. Táto stránka sa za posledný rok rýchlo rozšírila a pridala funkcie, ako sú platby za účet, integrácia so mzdovou službou Gusto, nová aplikácia pre systém iOS a povolenia na prístup k používateľom založené na úlohách. ZipBooks má jedno z prehľadnejších používateľských rozhraní medzi riešeniami pre malé podniky a asi dve tretiny funkcií ponúkaných najlepšími takýmito službami. Môžete vytvárať záznamy pre kontakty a položky, odosielať faktúry; a služba môže sledovať čas, projekty a úlohy. Bohužiaľ jej chýbajú niektoré funkcie, ktoré konkurenčné weby ponúkajú, napríklad robustné záznamy kontaktov, knižnica integrovaných doplnkov a sledovanie zásob.

Ceny a plány

Ceny ZipBookov môžu byť príťažlivé pre majiteľov alebo mikropodniky. Bezplatná verzia Starter umožňuje neobmedzené kontakty a fakturáciu, správu jedného bankového účtu a správu výnosov a výdavkov. Úroveň, ktorú sme skontrolovali, inteligentnejšia (15 dolárov mesačne), pridáva nástroje, ako je sledovanie času, záznamy o položkách, tímová spolupráca, vyúčtovanie a neobmedzené bankové spojenie. Prepracovaný plán (35 dolárov mesačne) pridáva označovanie, odsúhlasovanie účtov, zdieľanie dokumentov a pokročilé správy. Za 125 dolárov mesačne vám ZipBooks dodáva osobného účtovníka, ktorý vytvára mesačné správy, vykonáva analýzu daňových úspor a vydáva odporúčania. Vo všetkých platených verziách je k dispozícii bezplatná 30-dňová skúšobná verzia.

Potrebuje pomoc

ZipBooks ponúka minimálnu pomoc s nastavením online, ale žiadni konkurenti okrem Sage Business Cloud Accounting nie sú v tomto ohľade veľmi silní. Po krátkom úvode do každej sekcie vstúpite a začnete skúmať. Táto stránka v skutočnosti nemá podporu okrem chatovacej skrinky, ktorá tvrdila, že na otázky sú zodpovedané približne päť minút. Pri prvom pokuse sme čakali 35 minút bez toho, aby sme ich videli a museli sme zatvoriť chatovaciu schránku, aby sme urobili niečo iné, ale dôkladnejšiu odpoveď sme dostali oveľa rýchlejšie v iný čas dňa.

Pár slov o funkcii podpory chatu: Prekvapilo nás, že sme sa dozvedeli, keď sme požiadali o pomoc, ktorú zástupca už vedel, že sme štyrikrát vstúpili na ten istý kontakt. Kontakty nie sú určené ako zákazníci alebo dodávatelia, kým neuhradíte faktúru alebo nedostanete platbu na faktúre; sú to iba všeobecné kontakty, čo je nezvyčajný a mätúci spôsob, ako to zvládnuť. ZipBooks umožňuje svojim zástupcom zákazníckej podpory prístup k obmedzeným informáciám, aby boli chatové stretnutia efektívnejšie a rýchlejšie.

Zástupca môže napríklad vedieť, že ste vytvorili zákaznícky záznam alebo faktúru alebo ste importovali 100 transakcií. Táto zásada urýchlila našu podporu, ale je trochu zarážajúce, keď som sa dozvedela, že zástupca vedel niečo o našej spoločnosti. Zástupca spoločnosti vysvetlil, že je to v súlade s pravidlami ochrany osobných údajov a že pomocní zamestnanci nemajú k dispozícii žiadne konkrétne finančné podrobnosti. Bolo by užitočné, keby to ZipBooks zverejnil niekde na samotnom webe, napríklad v Nastaveniach. Naopak, Billy vyžaduje, aby ste začiarkli políčko, ktoré umožní prístup pracovníkov technickej podpory na riešenie problémov.

Na webovej stránke spoločnosti je malá databáza KnowledgeBase, ale po prihlásení na ňu z nej nie je žiadny odkaz. ZipBooky sa dajú ľahko používať, ale žiadne finančné webové stránky - najmä tie, ktoré sú zamerané na podniky - by nemali mať viac možností pomoci. Zoho Books napríklad ponúkajú rozsiahlu online dokumentáciu, vrátane telefonickej, chatovej a e-mailovej pomoci, mnoho.

Nastavenia a verejné profily

Každý účtovný web má sekciu Nastavenia, ktorá vám umožňuje prispôsobiť riešenie vašim potrebám spoločnosti. ZipBooks je v tomto ohľade dobrý, vyžaduje informácie, ktoré niektorí nie (napríklad obchodná štruktúra a ročný príjem), ale nie je to také hĺbkové ako Zoho Books. Môžete si vytvoriť profil svojej organizácie; zriadiť spracovateľa platieb (sú ponúkané štyri); pridávať členov tímu a prideľovať povolenia podľa typu úlohy (tu nová flexibilita); priložiť dokumenty; a vytvorte Predvoľby (typ meny, predvolené podmienky, text e-mailovej správy v šablóne a ďalšie).

ZipBooks ponúka neobvyklú funkciu, s ktorou sa stretnete pri prechádzaní obrazovkami Nastavenia: Verejné profily. Jedná sa o mini-webové stránky vytvorené pre vás pomocou údajov a grafiky, ktoré poskytujete. Tento nástroj je úplne bezplatný a úplne voliteľný; jednoducho vám ponúka ďalší spôsob, ako rozšíriť svoju prítomnosť na internete. Žiadny konkurent, ktorého sme skontrolovali, neponúka nič podobné.

Informačný panel a skúsenosti používateľov

Domovská stránka ZipBookov - jej dashboard - sa otvorí v grafe znázorňujúcom príjmy, výdavky a zisk alebo stratu spoločnosti za predchádzajúcich 12 mesiacov. Zobrazuje tiež ďalšie grafy a čísla pre sledovaný čas, predaje zákazníkom, mesačné príjmy a výdavky. Prirodzuje vám skóre podnikového zdravia na základe analýzy vašich financií. Je to vynikajúca zbierka finančných údajov vašej spoločnosti, ale postráda sa vám pripomenutie, aké nájdete v službe Inero.

ZipBooks efektívne využíva farbu, grafiku a rozloženie obrazovky; celková používateľská skúsenosť je celkom dobrá. A keďže je sada funkcií stále mladá (hoci sa pestovala v minulom roku), navigácia je veľmi jednoduchá. Stránka obsahuje dva panely s nástrojmi. Zvislá tabla vľavo obsahuje odkazy na primárne oblasti aplikácií: Faktúry, Transakcie, Správy, Kontakty, Sledovanie a dve nové: Mzdy (Gusto) a Rast. Toto posledné je nová a jedinečná funkcia. ZipBooks pomáha používateľom povzbudzovať, aby skontrolovali vašu firmu, a potom umiestnia svoj obsah na Facebook, Yelp a Google a následne nahlásia váš pokrok. Je to zaujímavá možnosť, ale začína sa na 49 dolárov mesačne.

Štyri ikony v hornej časti obrazovky zdvojujú niektoré z možností ponuky, existuje však aj tlačidlo Viac. Kliknite na toto a séria tabúľ spadne v okne, duplikuje panel nástrojov vľavo, ale rozdelí každú oblasť na jednotlivé úlohy. Mnoho webových stránok robí to isté a poskytuje niekoľko spôsobov, ako sa dostať na rovnaké obrazovky. Keď sa nachádzate na stránke s úlohami, použijete rovnaké konvencie, ako ste zvyknutí, napríklad tlačidlá, rozbaľovacie zoznamy a polia, ktoré treba vyplniť. Kudos to ZipBooks pre zobrazenie upozornenia, keď sa chystáte opustiť nedokončenú obrazovku bez toho, aby ste ju dokončili alebo uložili. Nie každá služba to robí.

Vytváranie záznamov

ZipBooks je stále mladý, ale urobil dobrý začiatok pri dodávaní šablón kontaktných záznamov pre zákazníkov a predajcov. Po zadaní základných kontaktných údajov sa v hotovom zázname zobrazia celkové údaje o príjmoch a výdavkoch, ako aj zoznam posledných faktúr, odhadov a opakujúcich sa profilov. Zoho Books však do svojich kontaktných záznamov obsahuje ďalšie informácie, ako napríklad graf výnosov, úplnú históriu aktivít, vyhlásenie zákazníka a zoznam e-mailových výmen.

Funkcia Záznamy o tovare tiež ilustruje mladosť ZipBookov, hoci záznamy sledujú viac údajov ako pred rokom. Môžete zadať základy, ako je názov, popis, cena, SKU a kategória. Ak kupujete položky a predávate ich, nemôžete zadať kúpnu cenu a účet. A nemôžete sledovať úroveň svojich zásob. Intuit QuickBooks Online Plus a Xero ponúkajú všetky tieto funkcie.

Transakcie a fakturácia

Každá testovaná webová stránka pre malé podniky vrátane ZipBookov podporuje online pripojenie k finančným inštitúciám. Zadáte prihlasovacie poverenia pre web svojej banky a ZipBooks stiahne transakcie, ktoré boli zúčtované od posledného importu. Rovnako ako jej konkurenti, aj ZipBooks vám odporúča kategorizovať tieto transakcie, ktoré budete potrebovať pre zmysluplné správy a daňovú prípravu. Štandardné kategórie sú zabudované, ale je možné ich upravovať. Podobne ako mnohí konkurenti, aj na webe sa dozviete, ako by sa mali klasifikovať niektoré transakcie. ZipBooks tiež podporuje online vyrovnanie účtov.

Fakturačné a odhadové operácie sú pomerne štandardné cestovné, hoci ZipBooks má nejaké vtipky. Po výbere zákazníka z poskytnutého zoznamu, skontrolovaní dátumu a čísla faktúry a zadaní čísla objednávky v prípade potreby musíte manuálne zadať dátum splatnosti, a to aj v prípade, že ste ho nastavili v Nastaveniach. Telo formulára je rozdelené na úlohy a predaj položiek (väčšina stránok ich spája dohromady). Môžete tiež priniesť čas a výdavky, ktoré je potrebné fakturovať súčasnému zákazníkovi. Po výbere položky z produktov a servisných záznamov, ktoré ste vytvorili, zadáte buď sadzbu a hodiny, alebo cenu a množstvo. ZipBooks, bohužiaľ, nevedie prehľad o množstve zásob - pokiaľ ide o sledovanie zásob, nie je zďaleka tak sofistikovaný ako Zoho Books.

Vo formulári faktúry pre daň z obratu nie je žiadne pole ani nástroj na nastavenie týchto nákladov. Ak však kliknete na ikonu ozubeného kolieska na konci každého riadku, v okne, ktoré sa vysúva z pravej strany, môžete vytvoriť a upraviť daňové položky. obrazovka. Potom môžete pridať daň z obratu a zľavu. Účtovníctvo Sage Business Cloud Accounting poskytuje nielen pole pre daň z obratu, ale zadáva aj príslušné daňové sadzby pre každý geografický región.

ZipBooks zhromažďuje všetko a vkladá sumu splatnú naspodku. Faktúru môžete uložiť alebo dokončiť na odoslanie v pravom bočnom okne; to zahŕňa kontrolu e-mailovej adresy a správy a priloženie faktúry vo formáte PDF alebo v inom formáte súboru. ZipBooky podporuje opakujúce sa transakcie a pripomienky zákazníkov. Ponúka tiež platobnú bránu (za príplatok), aby vaši zákazníci mohli platiť faktúry kreditnou kartou.

Môžete tiež zadávať a platiť účty teraz v ZipBookoch. Po vytvorení jedného alebo viacerých sa zobrazia v zozname, ktorý je možné zobraziť podľa stavu (otvorené, oneskorené, čiastočné atď.).

Sledovanie, prehľady a aplikácie

ZipBooks ponúka sledovanie času a projektov. Nedovoľuje vám sledovať náklady na projekt, ako to robí spoločnosť Kashoo, ale môžete vytvoriť projekt zadaním jeho názvu, kontaktu, spôsobu fakturácie, hodinovej sadzby, rozpočtu a členov tímu. Môžete zadať čas manuálne alebo použiť časovač stránky a priradiť odpracované hodiny používateľom, kontaktom a projektom. Všetky z nich možno označiť ako zúčtovateľné. ZipBooks tiež prichádza s možnosťou označovania transakcií, kontaktov a projektov.

Táto webová stránka pridala niekoľko nových prehľadov od poslednej kontroly. Okrem štandardných finančných výkazov, ako sú Výkazy ziskov a strát, ponúka niekoľko možností v štyroch kategóriách: Predaj, Tím a sledovanie, Účtovníctvo a dane a Výdavky. Prispôsobenie je minimálne, ale primerané, berúc do úvahy celkový rozsah ZipBookov.

Aplikácia iOS ZipBooks (zatiaľ neexistuje žiadna aplikácia pre Android) je celkom dobrá. Môžete pridať a zobraziť záznamy zákazníkov, odhady a faktúry a čas / projekty. K dispozícii je informačný panel a e-mailový odkaz na pomoc. Tu sa zobrazuje váš zoznam bankových transakcií a náklady môžete pridať manuálnym zadaním údajov alebo zhotovením fotografie z potvrdenky. Na webe nemôžete robiť všetko, čo sa dá, napríklad spustiť prehľady, ale aplikácia poskytuje veľa funkcií, ktoré potrebujete, keď ste mimo kancelárie.

Dosahovanie pokroku s priestorom pre rast

ZipBooks sa tento rok posunuli v našich hodnoteniach hore; teraz je to stránka s tromi hviezdičkami. Voľné alebo inteligentnejšie úrovne stránok môžu byť dobrým výberom pre veľmi malú firmu založenú na službách, vzhľadom na ich použiteľnosť a možnosti sledovania. Ale za 35 dolárov mesačne Sofistikovaný plán stále nedosahuje to, čo niektorí konkurenti ponúkajú za rovnakú cenu. Aby sme mohli konkurovať vyspelejším riešeniam podvojného účtovníctva, ktoré sme preskúmali, bude potrebné pridať niekoľko funkcií vrátane integrovanejších doplnkov, podrobnejších záznamov o kontaktoch a položkách, skutočného sledovania zásob, lepšej automatizácie dane z obratu, aplikácie pre Android a rozšíreného systému podpory.

QuickBooks Online, tohtoročná edičná voľba, má všetky tieto atribúty a ďalšie. Je to trochu ťažšie používať, pretože je to zložité, ale jeho trojúrovňová služba predplatného, ​​výnimočná mobilná aplikácia a stovky doplnkov umožňujú začať s malými a rozširovať sa s rastúcou spoločnosťou.