Kontrola a hodnotenie hárkov

Funkcie a používateľské rozhranie

Existujú dva kľúčové spôsoby, ako si dať čas do TSheets: Jedným je kliknutie na ikonu Rozvrh z ponuky vľavo a druhým je vybrať rozvrh, potom Akcie a potom Pridať Shift. Keď vytvoríte zmenu, objaví sa správa s otázkou, či chcete informovať svojho zamestnanca. V kalendári si ich môžete prezerať podľa zamestnancov alebo podľa zamestnania. K dispozícii je tiež miniaplikácia Miniaplikácia na sledovanie času, ktorá vám umožní sledovať časovú kartu, kto pracuje a nástroje. Ak chcete hodiny vypnúť, stlačte Časové hodiny a potom stlačte červené tlačidlo „Hodiny mimo“ na Hodinách času. Alebo môžete kliknúť na Time Clock (Hodiny času) a potom vybrať úlohu a zmeniť Clock In na Clock Out alebo naopak.

V januári 2018 získala spoločnosť Intuit TSheets a táto akvizícia priniesla integráciu s Intuit QuickBooks Online. Používatelia nebudú musieť spustiť webový konektor, aby sa mohli spojiť s aplikáciou QuickBooks Online, ale ak budú používať verziu od roku 2016 alebo staršiu, budú potrebovať jeden pre aplikáciu QuickBooks Desktop.

Kľúčovou vlastnosťou, ktorá sa nám v službe TSheets páčila, je widget „Kto pracuje“, ktorý vám ukáže, ktorí ľudia pracujú nepretržite, ktoré skupiny pracujú, a mapu, kde sú ľudia prihlásení po celom svete. Je to filtrovateľné, takže si vyberiete iba toho, koho chcete vidieť. Môžete tiež kliknúť do poľa a manuálne skontrolovať zamestnancov do práce.

Funkcia mapy využíva GPS z mobilnej aplikácie na sledovanie polohy a pohybu počas hodín. Podarilo sa nám dosiahnuť presnosť 53, 5 metra. Sledovanie prenosných počítačov a stolových počítačov sa vykonáva na základe adresy IP (a preto nie je tak presná). Uvidíte, ktoré zariadenie a operačný systém vaši pracovníci používajú. Zamestnanci môžete automaticky vyradiť z činnosti, ak dôjde k poklesu ich GPS.

Povolenia spadajú pod štyri úrovne: správca, mzdový manažér, colný úrad a zamestnanec. V časti Zamestnanec, ktorá je najbežnejšou úrovňou povolení, máte deväť úrovní povolení vrátane mobilného zadávania času, správy pracovných výkazov pre všetkých zamestnancov, správy úloh a spravovania ďalších používateľských účtov. Môžete pridať vlastné pravidlá pre každého zamestnanca vrátane vecí, ako sú nadčasy, kódy PTO a možnosti pre mobilné zariadenia, alebo môžete urobiť obmedzenia, ako napríklad vypnúť mobilné aplikácie pre určitých pracovníkov. To isté platí pre akúkoľvek úroveň vrátane mzdového manažéra, ktorý je primárne v systéme na schvaľovanie a zamietnutie pracovných výkazov a platieb.

Systém umožňuje pridať adresy IP a obmedziť tak miesta, kde ľudia pracujú. Napríklad: Ak chcete zaručiť, že ľudia pracujú iba v kancelárii, môžete obmedziť všetky ostatné adresy IP. Ak chcete niekomu umožniť prácu z domu, môžete mu prideliť domácu IP adresu za predpokladu, že je statická.

Vstup je uskutočňovaný pomocou pohyblivých okien. Je to pekná funkcia, pretože umožňuje spustenie časovača, ale môžete pracovať kdekoľvek v systéme. Tlačidlo „Prestať“ vám umožňuje pozastaviť hodiny na určitú dobu bez toho, aby sa úplne vyčerpali. Zamestnávatelia môžu nastaviť, aké sú tieto prestávky, a môžu ho automatizovať, aby aplikácia informovala používateľa, že prestávka sa skončí. Používatelia môžu zadávať čas aj pomocou manuálnej časovej karty. Časová karta sa automaticky upraví, keď používatelia pridajú nové záznamy alebo zaregistrujú nové hodiny pomocou stopiek.

Robustné podávanie správ

Možnosti podávania správ sú vynikajúce. Jedna správa, ktorá je obzvlášť užitočná, je „Plánovaná verzus spracovaná správa“. Môžete získať porovnanie naplánovaných a odpracovaných hodín pre konkrétny týždeň alebo výplatnú lehotu. Možnosti zahŕňajú prezeranie podľa týždňa, výplatného obdobia alebo vlastného rozsahu. Nájdete to kliknutím na položku Naplánovať prehľady z ponuky na ľavej strane> Naplánované verzus Pracované. Potom vyberte platobné obdobie alebo vlastný rozsah dátumov a kliknite na položku Spustiť prehľad. Prejdite do časti Prehľady> Rozvrhovanie prehľadov> Tardies vám poskytuje pohľad na ľudí, ktorí boli neskoro, a môžete určiť, že sa oneskorili o 0, 1, 5, 10 a 20 minút.

Existujú niektoré doplnky, ako napríklad Punch In / Punch Out Time Card a Manual Time Card, Time Slider, Editor časového rozvrhu a Nástroj na zaplatenie času. Tento nástroj obsahuje širokú škálu vynikajúcich vopred pripravených správ na základe hodinového rozdelenia zamestnancov, platu, polohy GPS a v podstate čohokoľvek iného, ​​pre čo vám systém poskytne dátové pole. Čo je úžasné na TSheets, je schopnosť sledovať pokročilé údaje a potom ich zmeniť na „prispôsobené“ prehľady. Podarilo sa nám vybrať denný výkaz a stiahnuť súbor CSV usporiadaný podľa výplatného obdobia. Je to úhľadne usporiadaný súbor CSV s informáciami o tom, kedy sa používatelia prihlásili, klikli a prepli kódy úloh.

Mobilná aplikácia

Natívna mobilná aplikácia sa nazýva TSheets Time Tracker. Jeho použitie je neuveriteľne ľahké. Keď sa prihlásite, získate obrazovku s hodinami holých kostí s možnosťami ako Dátum a čas, úlohy a poznámky. Možnosti mobilného telefónu v časti „iné“ sú Prehľad, Čas, Hodiny, Časový rozvrh a Viac.

Páčilo sa nám, ako je v mobilnej aplikácii Time Clock prvou možnosťou. Po prihlásení na mobil sa zobrazí mapa miesta, ktorá ukazuje, kde sa práve nachádzate. Dostanete červené tlačidlo na vyradenie hodín a zelené tlačidlo na prepnutie času a úlohy. Vľavo uvidíte pohľad na celkový čas hodín a napravo aktuálny čas zaznamenaný počas zmeny.

Okrem tlačidiel Clock In a Clock Out môžete do funkcie Take Break pridať aj oranžovú možnosť. Keď nájdete túto možnosť, bude to užitočný doplnok k možnostiam sledovania času. Ak chcete pridať tlačidlo „Lunch Break“, stačí prejsť na „Feature Add Ons“ a potom na „Breaks“ a potom pridať pravidlá pre konkrétnych zamestnancov s určitou dĺžkou prestávky.

Máte možnosť urobiť prestávku automaticky alebo manuálne s tým, že zamestnanci začnú alebo zastavia prestávku. Na počítači sme mohli pridať tlačidlo Take Break, ale nepodarilo sa nám ho zobraziť v telefóne. Tento problém bol odstránený, keď sme sa odhlásili a znova prihlásili. Jeden trik spočíva v tom, že musíte vypnúť „automatické“ pre Lunch Break a „Break Break“.

Podarilo sa nám pridať fotografiu k nášmu časovému posunu v mobile. Mobilná aplikácia predstavuje prehľadný prehľad pracovných zmien na rôznych projektoch za tento týždeň. Vytvorili sme projekty „Práca právneho asistenta“, „Modernizácia elektrickej infraštruktúry pre mesto XYZ“, „Technik káblovej spoločnosti“, „maľovanie od vládnej kancelárie“ a „SEO správy pre obchody XYZ“.

Keď v mobile kliknete na tlačidlo Rozvrh, môžete si zobraziť Môj rozvrh vľavo alebo Úplný rozvrh pre zamestnancov. Ak kliknete na úlohu a nie je vám priradená, zobrazí sa chybová správa. Manažér musí úlohu prideliť zamestnancovi. „Táto úloha nie je pridelená vám. Ak chcete problém vyriešiť, kontaktujte svojho správcu.“ Ak sa pokúsite uložiť časový výkaz a je v konflikte s iným časom, zobrazí sa správa „Konflikt nájdený“.

Funkcie sledovania GPS a geofencing sú v TSheets kľúčové vlastnosti. Miesto si môžete zobraziť vo verzii pre stolné počítače, kde sa nachádza mobilné zariadenie niekoho iného. Geofencing vám umožňuje sledovať geografický obvod, v ktorom sa nachádza zamestnanec, v porovnaní so sledovaním GPS, ktoré sleduje jedno miesto.

Pokročilé sledovanie a prispôsobenie

Väčšina sledovacích riešení zakladá svoje riešenia takmer výlučne načas. Existuje 24 hodín denne, vynásobených siedmimi dňami, vynásobené približne štyrmi týždňami, vynásobené 12 mesiacmi. Vezmite všetky údaje zozbierané v rámci týchto parametrov a preneste ich do faktúr, správ, platieb a projekcií pracovnej záťaže. Toto je logika, ktorá riadi ďalšie systémy na sledovanie času. To, čo TSheets robí mimoriadne dobre, je uznanie, že práca sa môže robiť a merať mimo obvyklého počtu hodín, dňa, týždňa, mesiaca, roku.

Tento nástroj ponúka pokročilé sledovanie množstiev, ktoré, ak ste vodič nákladného automobilu alebo remeselník, môžu byť v skutočnosti výhodnejšie ako sledovanie hodín, ktoré ste pracovali. Pomocou TSheets môžete vytvoriť šesť plne prispôsobiteľných polí a potom ich použiť ako výzvu pre každé vyradenie. Ak prevádzkujete stavebnú spoločnosť, môžete sa okamžite opýtať: „Došlo k incidentu? Áno. Nie.“ Ak pracovníci neodpovedajú, nebudú sa môcť vystríhať. Môžete sa opýtať vodičov, koľko míľali. Tieto polia sa potom prenesú do správ, ktoré vám poskytnú komplexnejší prehľad o tom, ako sa vykonáva práca, ako sú produktívne tímy, a akékoľvek ďalšie relevantné údaje na pracovisku, ktoré by ste mohli potrebovať na vytvorenie úplného obrazu o pracovnom dni alebo zmene. Túto úroveň pokročilého sledovania nenájdete na stránkach Mavenlink, Zoho Projects alebo Wrike. Nezabudnite, že tieto nástroje ponúkajú funkcie riadenia projektov, ktoré sú oveľa pokročilejšie ako zodpovedajúce funkcie, ktoré nájdete na stránkach Hubstaff a TSheets.

Zamestnávatelia môžu tiež použiť túto funkciu na vyžiadanie fotografie pri vstupe a výstupe. Možno vás zaujíma, či ľudia čistili svoju pracovnú stanicu alebo či sa výrobky sťahovali z jedného miesta na druhé. Táto schopnosť poskytuje správcom a správcom lepší prehľad (bez drastického spywaru, ktorý nájdete v nástrojoch, ako sú TSheets). Ak skutočne potrebujete monitorovať zamestnancov na úrovni minút po minúte, pomocou otvoreného rozhrania API vytvorte sledovanie pomocou aplikácie tretej strany.

Flexibilita sledovania času

Služba TSheets umožňuje pracovníkom na telefonovanie telefonovať. Ide o doplnkovú funkciu, ktorá predstavuje 1, 50 USD mesačne na používateľa. Je ideálny pre pracovníkov s nízkymi mzdami, ktorí nemusia mať smartphone alebo počítač po ruke, ale potrebujú sa pustiť do práce. Vytočia bezplatné číslo, vyslovia svoje mená, nahlásia sa a zavesia. Ak chcete pre túto funkciu zvýšiť bezpečnosť, môžete tiež nechať prevádzať hlasové hovory na text za 0, 05 dolárov za prepis.

Keď sa dostanete na stránku TSheets, môžete zadať dôvod, prečo sledujete svoj čas, čo znamená naplánovať prácu, sledovať projekty, spúšťať prehľady miezd alebo fakturovať zákazníkov. Máte možnosť sledovať svoj čas v mobilnej aplikácii, v počítači alebo v kiosku s hodinami. Zistili sme, že konfiguračné obrazovky sú ľahko použiteľné. V predvolenom nastavení je konfiguračná obrazovka nastavená na „umožňujú zamestnancom opraviť svoj vlastný čas“. Po prihlásení sa zobrazia užitočné príručky. Prehľad zobrazuje, ako bude vyzerať pri prihlásení do mobilnej aplikácie. Kľúčom je funkcia Kto pracuje. Kliknutím na meno zobrazíte mapu, na ktorej je zamestnanec.

V ponuke Začíname môžete nastaviť svoju spoločnosť, zamestnancov na palube, sledovať projekty, pripravovať sa na mzdy a prezerať si zájazdy a školenia. Ľahko sme mohli pridať projekty ako „Modernizácia elektrickej infraštruktúry pre mesto XYZ“. Dostali sme výzvu, aby sme nastavili spôsob, ako spustiť mzdy. Nastavili sme to na dva týždne.

Zadali sme čas na falošný projekt „SEO Reports for XYZ Stores“ na týždeň 11. marca 2019. Potom sme chceli ísť späť a vstúpiť na týždeň predtým. Kliknutím na „(žiadna úloha)“ vyvoláte ponuku úloh, ktoré sa majú sledovať. Keď sa čas zmení zo sivej na „červenú“, znamená to, že ste prešli cezčas. Zistili sme, že farebné kódovanie je užitočná funkcia.

Softvér má robustné možnosti konfigurácie. V časti Môj profil môžete nastaviť pripomenutie, kedy sa má čas a čas načasovať a kedy bol zverejnený alebo zmenený priradený posun. Môžete tiež označiť, že ste zabudli na hodiny po začatí smeny. V rámci upozornení sa tiež môžete zaregistrovať do mesačného spravodajcu, týždenného prehľadu alebo pozvať používateľa uvítací e-mail.

Obmedzenie, s ktorým sme sa stretli, bolo, keď sme sa snažili zadať budúci čas pre zamestnanca pomocou editora časového rozvrhu. Keď sme sa pokúsili zadať budúci čas, dostali sme kontextovú správu „V budúcnosti nie je dovolené vytvárať časové rozvrhy.“ Myslíme si, že táto schopnosť by mohla byť užitočná, ak tím potrebuje riadiť, kto bude v nasledujúcich týždňoch pracovať. Chápeme však nebezpečenstvo neúmyselnej fakturácie pre budúci čas.

Výrez vyššie

TSheets je najlepším riešením na sledovanie čistého času prehrávania na trhu. Z väčšej časti vyzerá TSheets ľahko použiteľný. Je to dobre zorganizované pomocou ľavého menu Časový rozvrh, Časový rozvrh, Kto pracuje, Časové záznamy, Platené voľno, Schválenia a Správy. Aj keď jej chýbajú prvky PM, ktoré nájdete pri riešeniach, ako sú projekty Mavenlink, Wrike a Zoho, má dostatok projekcie pracovnej sily a funkčnosť správy času, aby ste sa dostali cez základné riadenie zmien a personálne zabezpečenie projektu. TSheets tiež neponúka spywarové funkcie, ktoré nájdete v nástroji, ako je Hubstaff, takže ak potrebujete snímky zamestnancov pracujúce so zabudovaným nástrojom na sledovanie času, pravdepodobne budete chcieť hľadať inde.

Ak potrebujete ľahko merať čas, výrobu a ďalšie zúčtovateľné kritériá v ľahko použiteľnom systéme, potom TSheets odovzdá najlepší nástroj, ktorý sme testovali. Je prispôsobiteľný, užívateľsky prívetivý a vysoko inteligentný.