Preskúmanie a hodnotenie tímových projektov

Začíname s tímovou prácou

Tímová práca uľahčuje založenie účtu a okamžité zadávanie podrobností o projekte. Niektoré aplikácie na správu projektov to sťažujú, pretože pre svoje funkcie používajú nekonvenčnú terminológiu alebo skrývajú nastavenia, ktoré potrebujete na miestach, ktoré nemusíte vyzerať. Tímová práca nie. Je to jeden z najintuitívnejších nástrojov riadenia projektov, aké sme videli. V priebehu niekoľkých minút od vytvorenia účtu sme vytvorili projekt, pozvali spolupracovníkov, zadali zoznam míľnikov a začali sme pridávať úlohy.

Aplikácia má svieži a inteligentný dizajn. Je to ťažkopádne, zatiaľ čo stále profesionálne, s farebným motívom, ktorý si môžete prispôsobiť, a primerane využíva priestor. To všetko prispieva k vizuálne príjemnej aplikácii. Navigácia nemohla byť intuitívnejšia. Vždy je zrejmé, kam potrebujete ísť, aby ste videli zoznam projektov, priradili úlohu konkrétnej osobe, zmenili úroveň oprávnení niekoho, pridali podrobnosti k úlohe, rozoslali správu alebo spustili časovač na sledovanie času na úlohu.

Tak jednoduché, ako je navigácia a používanie aplikácie, tímová práca nie je v žiadnom prípade zjednodušená. Jeho sada funkcií je hlboká. Napríklad pri vytváraní úloh môžete pridať podúlohy, vytvárať závislosti úloh, určiť úrovne priority, definovať dátum splatnosti alebo časový rozvrh úlohy a priradiť ju viacerým osobám. Chýba mu možnosť priradiť čas, ktorý má úloha splniť (môžete nastaviť iba dátum), inak sú možnosti bohaté.

Svoj účet Projekty tímovej práce si môžete prispôsobiť tak, aby bol označený identitou vašej spoločnosti. Každý účet dostane jedinečnú adresu URL na prihlásenie a môžete prípadne pridať aj logo. Okrem toho máte prístup k prispôsobeniam a nastaveniam nižšej úrovne, ako sú tie, ktoré sa týkajú webhookov, jednotného prihlásenia (SSO) a podrobností o prihlásení na odber.

Vlastnosti

Keď vy a váš tím vyplníte tímovú prácu s projektmi a súvisiacimi podrobnosťami, zobrazí sa aj informačný panel s informáciami. Prístrojová doska obsahuje niekoľko grafov a informačných polí, ktoré vás informujú o stave vašich projektov. Napríklad môže ukázať správcom tímov počet úloh, ktoré sa majú čoskoro splniť vo všetkých projektoch, koľko aktívnych úloh je pridelených rôznym členom tímu, koľko času tím strávil v poslednom čase úlohami a koľko z týchto hodín je zúčtovateľných. V prípade jednotlivcov, ktorí nemajú administratívne oprávnenie, sa im zobrazujú informácie, ktoré sa ich týkajú, ako napríklad nadchádzajúce úlohy a míľniky, zaznamenaný čas a aktívne úlohy, ktoré sú im priradené.

Keď už hovoríme o prihlásenom čase, tímová práca sa dodáva s funkciami sledovania času a fakturácie vrátane časovača v aplikácii, ktorý môžete spustiť počas práce. Ak pri práci nesledujete svoj čas, môžete vždy pridať počet odpracovaných hodín alebo minút ručne. Projekty tímovej práce vám umožňujú zadávať ďalšie podrobnosti, ako napríklad popis práce, relevantné úlohy alebo dokonca značky. Časové záznamy môžete označiť aj ako zúčtovateľné alebo nezúčtovateľné.

Tímová práca zahŕňa aj náklady a nástroje fakturácie. Väčšina týchto funkcií je pod hlavičkou Fakturácia. Ak vzniknú výdavky, ktoré by sa mali účtovať klientovi, môžete ich pridať do tejto oblasti a uviesť meno, dátum a popis. V tejto časti môžete tiež vybrať všetky fakturovateľné časy a výdavky a automaticky vygenerovať faktúru. Tu si môžete vytvoriť aj paušálnu faktúru. Projekty tímovej práce zaznamenávajú faktúry, ktoré generujete, a výdavky, ktoré fakturujete, aby ste nikomu neúčtovali dvakrát.

Aplikácia má tiež interaktívne Ganttov diagramy, takže môžete upravovať časovú os projektu pretiahnutím postihnutých úloh. Môžete tiež upravovať najdôležitejšie podrobnosti. Môžete napríklad vytvoriť závislosti medzi úlohami, zaznamenať pokrok v úlohe zaznamenaním percenta k dokončeniu, priradiť ho niekomu inému, zmeniť úroveň priority atď. Avšak mriežkové zobrazenia Ganttovho diagramu sa cítia napäté a nie sú v súlade s inak príjemným dizajnom aplikácie.

Ak máte radi Ganttov diagramy a ste hlboko v časovom manažmente a sledovaní času, môžete nájsť LiquidPlanner atraktívnejší. V LiquidPlanner môžete vidieť na Ganttovom diagrame, ako neočakávaná neprítomnosť alebo predĺžená dovolenka niekoho ovplyvní priebeh projektu a okamžite môžete podľa toho upraviť celý rozvrh projektu. Comindware Project má veľa podobných funkcií, ale do popredia nevkladá riadenie času, rovnako ako LiquidPlanner.

Projekty tímovej práce zahŕňajú aj voliteľné dosky kanban. Kanban je metóda riadenia práce. Máte dosku s radom zvislých stĺpcov a máte karty. Každá karta je úloha. Stĺpce môžete označiť podľa vášho želania, aj keď ich ľudia často používajú na sledovanie práce prostredníctvom pracovného postupu, ako napríklad Úlohy, Doing, Hotovo. Potom sa karta posúva z jednotlivých stĺpcov, keď postupuje cez pracovný tok.

Spôsob, akým tímové projekty implementujú kanban, je trochu neobvyklý, ale úhľadným spôsobom. Normálne, keď majú aplikácie na riadenie projektov kanbanové dosky (a je to zriedkavé, že áno), stĺpce dosky zodpovedajú určitému poľu, ktoré už je v podrobnostiach úlohy, to znamená, že z niektorých existujúcich polí vyberiete hlavičky stĺpcov. V tímových projektoch však môže byť vaša tabuľa kanban úplne odpojená od existujúcich informácií o projekte a úlohách. Môžete si vytvoriť novú dosku Kanban na vizualizáciu akýchkoľvek požadovaných informácií. Napríklad v našom demo účte sme vytvorili kanbanovú dosku na sledovanie stavu úlohy: Na priradenie, pridelenie, prebieha, čakanie na odhlásenie. Tieto možnosti sa nikde nezobrazia v podrobnostiach úlohy. Sú úplne oddelené. Pretože si prispôsobíte dosku kanban akokoľvek sa vám páči, máte možnosť urobiť niečo nové s vaším projektom, ktorý nie je súčasťou aplikácie.

Z pohľadu predstavenstva majú tímové projekty ďalšiu veľmi zaujímavú funkciu nazývanú Spúšťače. Spúšťače sú automatizácie, ktoré vytvoríte, takže keď niekto presunie kartu úloh do určitého stĺpca, automaticky sa uskutoční určitá zadaná akcia. Povedzme napríklad, že máme stĺpec s názvom Čaká na schválenie. Spúšťač môžete vytvoriť tak, že vždy, keď sa karta v tomto stĺpci objaví, manažér skupiny a ktokoľvek, kto sleduje úlohu, dostane upozornenie, že práca je pripravená na schválenie. Upozorňujeme, že spúšťače nie sú dostupné v bezplatnom pláne.

Integrácie a webhooks

Teamwork Projects podporuje webhooks, čo je mierne pokročilá funkcia, ktorá vám umožňuje vytvárať automatizácie pomocou online služieb, ktoré sú externé pre tímové projekty. Napríklad by ste mohli vytvoriť webhook, ktorý pošle e-mail výkonnému tímu kedykoľvek, keď niekto označí medzník za dokončený. Aby webhook fungoval, potrebujete pripojenú službu na podporu webhookov.

Ďalším spôsobom, ako môžete použiť webhooks, je zhromažďovanie vlastných informácií o tom, ako váš tím používa tímové projekty. Môžete napríklad vyvinúť webhook, ktorý zaznamená denný čas, dátum a používateľa, kedykoľvek niekto stiahne súbor z účtu vášho tímu. Všimnite si, že Webhooks vyžadujú, aby ste sa trochu ponorili do API, takže niektorí používatelia si môžu namiesto toho zvoliť inú integráciu.

Z tohto hľadiska tímová práca podporuje množstvo integrovaných služieb vrátane služieb ZenDesk, FreshBooks, Harvest a Zapier. Spoločnosť Zapier otvára ešte väčšie pripojenie, pretože ide o službu, ktorá pomáha ľuďom pri automatizácii aplikácií, ktoré sa nemusia nevyhnutne pripájať sami. Napríklad môžete použiť program Zapier na prepojenie tímových projektov s Salesforce tak, že keď niekto vytvorí novú obchodnú príležitosť v Salesforce, automaticky sa v projektoch tímovej práce objaví nová úloha, ktorá z novej predajnej príležitosti získa akékoľvek informácie, ktoré chcete.

Spolupráca v projektoch tímovej práce

Na krátky čas začali aplikácie na riadenie projektov a ďalšie aplikácie na správu práce pridávať funkcie rozhovoru, aby ste mohli kolegom posielať správy bez toho, aby ste opustili aktívne okno, na ktorom práve pracujete. Tento trend sa spomalil, pretože aplikácie pre tímové správy sa stali populárnejšou. Tímová práca v skutočnosti ponúka zasielanie správ pre tímy s názvom Teamwork Chat, ale je to produkt, ktorý sa predáva osobitne od tímových projektov. Tieto dve aplikácie sa môžu navzájom integrovať, takže ak máte radi tímové projekty, môžete zvážiť pridanie tímovej diskusie.

Spoločnosť má aj ďalšie produkty spolupráce, ako napríklad CRM, softvér technickej podpory a aplikáciu na úpravu dokumentov s názvom Teamwork Spaces, ktorá je trochu podobná Quip od spoločnosti Salesforce. Všetky tieto aplikácie sa môžu navzájom integrovať.

Niekoľko služieb projektového manažmentu stále ponúka plne integrovanú aplikáciu na čet, ak ju hľadáte. Zoho Projects a ProofHub sú dva príklady.

Keďže tímová práca podporuje spoluprácu, nie je ideálna pre určité druhy spolupráce. Napríklad môžete do aplikácie nahrať súbory, zobraziť ich ukážky a dokonca pridať komentáre. Súbory však nemôžete označiť pomocou šípok a kruhov ani pomocou zvýrazňovacieho nástroja, čo je prekážkou, ak váš tím často spolupracuje na vizuálnych materiáloch.

Ak potrebujete nástroje na prácu so značkami v aplikácii na spoluprácu, môžete vyhľadať konkrétne softvér na overenie pravosti alebo vyhľadať aplikáciu na správu projektov, ktorá ho obsahuje, napríklad ProofHub. Volerro je ďalšou možnosťou, aj keď je to skôr aplikácia aplikácie kanban board ako tradičný softvér na riadenie projektov. Igloo je ďalšou možnosťou, ale je to skôr priestor na spoluprácu na pracovisku (napríklad intranet) ako platforma na riadenie projektov. Má nástroje na označovanie PDF a možnosť označiť hviezdičkami všetky odovzdané súbory.

Napriek týmto obmedzeniam vám tímová práca umožňuje pridávať popisy do súborov, kategorizovať ich a zvoliť, komu sa má oznámiť jeho odovzdanie. Môžete dokonca obmedziť prístup k súboru, ak nechcete, aby ho videli všetci v účte.

Ak máte spoluhráčov, ktorí sú často na cestách, tímová práca má aplikáciu pre systémy iOS a Android, vďaka ktorej môžu všetci zostať v obraze o projektoch a úlohách bez ohľadu na to, kde sa nachádzajú. Mobilná verzia tímových projektov vám umožňuje nahliadnuť do stavu práce a časových harmonogramov, ale nemá k dispozícii všetky funkcie, ktoré sú súčasťou webovej aplikácie. Je preto užitočné zostať v kontakte so svojím tímom tým, že aktualizujete svoj stav alebo pridávate hodiny odpracované na úlohe, ale v žiadnom prípade to nie je náhrada webovej aplikácie.

Jednoduché riadenie projektu

Projekty tímovej práce poskytujú vynikajúcu podporu riadenia projektov, so širokou škálou nástrojov, ľahko použiteľným dizajnom a užitočnými funkciami. Jeho paušálna sadzba sa vzťahuje na päť používateľov a vzhľadom na to, čo ponúka, jej konkurenčné ceny robia dobrú hodnotu. Tímová práca zostáva výberom editorov PCMag popri Zoho Projects a LiquidPlanner. Zoho Projects naďalej oslovuje malé podniky s rozpočtom, zatiaľ čo LiquidPlanner je ideálny pre väčšie organizácie, ktoré sú ochotné dať čas na to, aby sa naučili neuveriteľne produktívny systém.

Ak sa rozhodnete pre tímovú prácu, prečítajte si naše rady týkajúce sa 7 spôsobov, ako zjednodušiť riadenie projektov v tímových projektoch, aby ste mohli začať.