Ak máte za úlohu nájsť najlepší softvér na správu kníh vašej spoločnosti, musíte zvážiť mnoho dôležitých faktorov. V prvom rade je dôležité, aby ste určili, či vaša spoločnosť potrebuje účtovnú službu online pre malé podniky alebo softvér podnikovej triedy, ktorý sa môže rozširovať podľa rastu vašich operácií. Akonáhle ste sa rozhodli, máte k dispozícii množstvo vynikajúcich riešení, ktoré vám poskytnú presne to, čo potrebujete na udržanie svojich účtov v špičkovej podobe.
Pre tých z vás, ktorí potrebujú iba niečo malé a svižné, nemôžete pokaziť službu Intuit QuickBooks a Freshbooks. Oba systémy sú ideálne pre malé mamičky a popové obchody, ktoré nevyžadujú veľa náročnosti na pozadí. Ak ste sa však rozhodli, že vaša veľká organizácia potrebuje nejakú účtovnú silu, mali by ste sa pozrieť na Intacct.
Pri implementácii účtovníckeho softvéru by ste sa mali vyvarovať piatich zásadných chýb, bez ohľadu na to, aký výber si vyberiete. Musíte vedieť, čo sú, prečo sa im vyhnúť a ako čo najlepšie využiť váš nový systém.
1. Nebuďte lacný
Ako som už uviedol vyššie, veľké podniky potrebujú veľké systémy. Knihy Sure, Intuit a Freshbooks ponúkajú cenovo dostupné a schopné riešenia, ktoré sa dajú ľahko implementovať. Spoločnosti s veľkým počtom zamestnancov a nadnárodné operácie však budú chcieť minúť trochu viac mincí za systém, ktorý dokáže škálovať a integrovať sa s nástrojmi z iných oblastí podnikania. Napríklad: Systémy podnikovej triedy dokážu spracovávať dotazy aj v tých najrozsiahlejších podnikových spravodajských systémoch (BI), projektových riadeniach a CRM (CRM).
Účtovný softvér podnikovej triedy vám navyše umožňuje vytvoriť jedinečný systém založený na konkrétnych potrebách vašej spoločnosti. Ponúkajú rôzne možnosti pre rôzne vertikály a môžu byť upravené tak, aby vyhovovali rôznym zemepisným oblastiam a menám. Ale ak sa rozhodnete pre lacnejší softvér, uviaznete pomocou systému plug-and-play, ktorý je univerzálny.
2. (Pravdepodobne) Nekupujte na mieste
Ak očakávate rast svojej firmy, nechcete kupovať systém, ktorý je závislý na infraštruktúre vášho dátového centra. Pri cloudových systémoch skončíte platením malého poplatku, aby ste zvýšili požiadavky na infraštruktúru vášho dodávateľa, ale to nie je nič v porovnaní s tým, čo zaplatíte, ak budete musieť upgradovať svoj vlastný interný ekosystém.
Zvýšenie rozsahu miestneho účtovného softvéru bude vyžadovať, aby ste viac platili za licenčné a údržbárske poplatky. Budete tiež musieť neustále upgradovať svoj hardvér na výkonnejšie a rozsiahlejšie servery, aby ste zvládli ďalšie požiadavky na údaje, čo znamená vyššie náklady na energiu a viac softvéru na monitorovanie výkonu vašej siete. Ako som už spomínal, riešenia založené na cloude budú stále vyžadovať, aby ste platili o niečo viac, ako vaše potreby rastú, ale náklady nebudú také dramatické ako v prípade miestneho systému. Teraz, ak si môžete dovoliť inováciu plošne alebo sa len cítiť pohodlnejšie pri ukladaní svojich údajov vo vlastnom dátovom centre, ignorujte všetko v tejto podsekcii.
3. Neignorujte databázu
Bez ohľadu na to, či sa rozhodnete pre softvér v priestoroch alebo mimo neho, budete si musieť pamätať na databázu, ktorú používate na ukladanie všetkých vašich informácií. Ak sa rozhodnete pre jedného používateľa alebo off-the-shelf systém, budete pravdepodobne spoliehať na dodávateľa databázy ukladať všetky vaše dáta. Niektorí predajcovia obmedzujú množstvo údajov, ktoré môžete uložiť na svojich systémoch, takže ak sa vaša spoločnosť dramaticky rozšíri, budete musieť prepnúť softvér.
Našťastie väčšina riešení podnikovej triedy dokáže spracovať celý rad databáz, takže je dôležité určiť, či databáza a systém môžu navzájom dobre spolupracovať, aby maximalizovali výkonnosť vašich koncových zariadení. Microsoft SQL Server je schopný a štandardný výber, ktorý už mnohí z vás už používajú. MYSQL je ďalšou obľúbenou voľbou. Väčšina účtovných systémov sa veľmi dobre vyrovnáva s oboma databázami. Spolupracujte so svojím oddelením IT a účtovným tímom na určení, ktorý systém je najlepšou voľbou na synchronizáciu s vašimi údajmi, najmä ak vaša spoločnosť používa špecializovaný alebo jedinečný programovací jazyk databázy.
4. Nezabudnite zahrnúť HR
Váš softvér na správu ľudských zdrojov (HR), napríklad náš editor BambooHR pre editorov, bude interagovať s vaším účtovným softvérom viac ako väčšina ostatných systémov, ktoré prijímate. Ak nezabezpečíte hladkú integráciu medzi oboma nástrojmi, bude takmer zaručené, že budete musieť jeden alebo druhý prepnúť v krátkom poradí.
Kombináciou týchto dvoch systémov získate prehľad o tom, aký vplyv majú vaši zamestnanci na spodný riadok. Budete môcť lepšie pochopiť dopad kríženia všetkého od riadenia výdavkov, nákladov na nábor a nákladov na prepúšťanie. Budete schopní prežiť bez integrácie systémov, ale vaše operácie budú pomalšie, menej inteligentné a menej automatizované ako konkurenti, ktorí túto radu dodržiavajú.
5. Nezanedbávajte miesto predaja (POS)
Budete prekvapení, koľko účtovných riešení neponúka integráciu POS. Toto je obrovský problém, najmä pre podniky, ktoré vyrábajú tehly a malty, ktoré vykonávajú množstvo malých transakcií na viacerých miestach.
Správne riešenie bude schopné automaticky zhromažďovať, organizovať a synchronizovať transakcie v rámci vášho účtovného riešenia. Táto integrácia dramaticky znižuje množstvo manuálneho zadávania údajov, ktoré vyžaduje váš účtovný tím, a poskytuje vašim finančným tímom dohľad nad tým, kde a kedy sa generujú príjmy. Nehovoriac o tom, ako možno tento kapitál okamžite použiť na zostatky spoločnosti.
