Potvrdenie a hodnotenie banky

Pamätáte si na staré časy papierových procesov? Zdá sa, že dnešné softvérové ​​balíky na sledovanie výdavkov emulujú tieto techniky. Bolo to obdobie, keď sme si dali do obálky plnú účtenky a skombinovali ju so správou v štýle tabuľky, v ktorej sa podrobne uvádzalo, ako sme minuli peniaze spoločnosti. Po odhlásení vedúceho oddelenia bolo účtovné oddelenie skontrolované, či má každý príjem uspokojivé vysvetlenie, a naopak. Prijímacia banka (ktorá začína na 14, 99 dolárov mesačne pre jednotlivého používateľa) má mierne odlišný prístup, ktorý môže byť pre niektoré malé podniky vhodný. Funguje to silne - a úspešne - skôr na formálne „správy“, aby reagoval na jednotlivé príjmy. Umožňuje každému, komu bol udelený štatút schváliteľa, dať OK na úhradu. Vykonávanie ťažkého back-end zdvíhania sa do veľkej miery spolieha na integráciu s aplikáciami tretích strán, najmä s účtovnými aplikáciami založenými na cloude. Aj keď hľadáte tradičnejšiu správu výdavkov na najvyššej úrovni, pozrite si naše Možnosti úprav vydavateľov, Certifikovať teraz, Rydoo a Expensify.

Počítanie transakcií, nie používateľov

Platobná schéma spoločnosti Receipt Bank nie je spoplatnená za aktívneho používateľa, tak ako aj Expensify, je založená na počte spracovaných položiek za mesiac. Samostatní podnikatelia, ktorí chcú sledovať výdavky, môžu začať za 14, 99 dolárov mesačne za 50 spracovaných položiek, 29, 99 dolárov za 100 spracovaných položiek alebo 44, 99 dolárov za 150 položiek a pokračovanie až 202, 49 dolárov za 675 položiek. Podniky s viac ako jedným používateľom platia 25 dolárov mesačne za 50 spracovaných položiek, 40 dolárov za 100 položiek, 55 dolárov za 150 položiek a až 220 dolárov za 675 položiek.

Tieto počty sa však pohybujú v priemere za tri mesiace, takže v septembri môžete mať ťažký cestovný poriadok, po ktorom nasledujú dva mesiace nečinnosti, bez toho, aby ste napríklad museli aktualizovať napríklad jednu výročnú konferenciu. Všetky tieto predplatné zahŕňajú automatické skenovanie príjmu optických znakov (OCR), 256-bitové zabezpečenie Secure Sockets Layer (SSL) (čo znamená, že používatelia by mohli mať možnosť upustiť od používania virtuálnej súkromnej siete (VPN), ak odosielajú potvrdenia z cesty), integrácia s online účtovnými aplikáciami (vrátane Intuit QuickBooks) a zdieľanie údajov so samostatnou organizáciou, zvyčajne účtovníkom alebo účtovníkom spoločnosti pre malé podniky.

A niečo, čo neponúka žiadna z ďalších služieb: Služba pre samostatne zárobkovo činné osoby, ktorá je bezplatná, ak je obmedzená na 10 skenov potvrdení za mesiac. Inak to stojí 24, 99 dolárov za 50 skenov mesačne a 49, 99 dolárov ročne za viac ako 50 skenov. Žiaľ, neexistuje žiadne bezplatné členstvo, ale pre plán pre jedného používateľa je k dispozícii 14-dňová bezplatná skúšobná verzia. Pretože som chcel vyskúšať schvaľovací proces, požiadal som a dostal som bezplatnú skúšobnú verziu pre viacerých používateľov.

Nasnímajte obrázok, nasnímajte údaje

Rovnako ako v prípade iných výdavkových aplikácií zadávate údaje do Receipt Bank pomocou mobilnej aplikácie, nahrávania z webového prehľadávača, preposielaním e-mailov na vyhradený identifikátor pre každého zamestnanca alebo prostredníctvom firemnej alebo osobnej synchronizácie kreditných kariet. Existuje aj niekoľko samostatných spôsobov, ako preniesť údaje do systému. Prijímacia banka môže importovať potvrdenky a faktúry z PayPal alebo Dropbox. Ten je obzvlášť cool: Zamestnanci si môžu svoje príjmy vkladať do vyhradeného priečinka Dropbox, z ktorého spoločnosť Receipt Bank extrahuje každých 24 hodín súbory. Po ich spracovaní presunie potvrdenky do iného vyhradeného priečinka.

Mobilná aplikácia spoločnosti Receipt Bank je jasným víťazom v oddelení jednoduchého používania a skutočne minimalizuje čas, ktorý zamestnanec strávi problémom so zadávaním údajov. Odfotografujete účtenku, kliknete na tlačidlo „odoslať na spracovanie“ a o chvíľu sa objavia analyzované údaje, ktoré môžete skontrolovať a odoslať schvaľovateľovi. Skutočne pekný šetrič času, ktorý sme nevideli nikde inde: Fotoaparát môžete nastaviť tak, aby fotografoval niekoľko účteniek, jeden po druhom, alebo jeden účtenok, ktorý obsahuje viac ako jednu stránku. Prijímacia banka robí všetko pre to, aby identifikovala dátum transakcie, menu, daň, daň, dodávateľa a kategóriu. Ak rozpozná kreditnú kartu použitú na transakciu, synchronizuje záznamy s vašou účtovnou aplikáciou, takže nemusíte zadávať položku dvakrát.

Na druhej strane neexistuje spôsob, ako manuálne zadať výdavky bez nejakého potvrdenia? čo môže byť problém s výdajmi, napríklad tip, ktorý necháte upratovať v hotelovej izbe. Zástupca spoločnosti na požiadanie navrhol pridať vlastnoručnú poznámku.

Proces OCR trvá trochu dlhšie, ako by sme uprednostnili. V testoch sa zdalo, že to trvalo asi hodinu, aj keď sme nepoužívali časovač. Príjemca však stojí za to počkať. Robí pozoruhodne dobrú prácu pri premene aj úmyselne nedbalého písania rukou písaného textu na presný text. Keď sme preposlali príjem Uber z výletu v Budapešti na osobnú e-mailovú adresu, banka Receipt Bank správne naskenovala poplatok za maďarský forint, vykonala menovú transakciu a v poli výdavkov zaznamenala americké doláre. Ďalšie plus: Ak potrebujete, môžete ľahko rozdeliť kombinovanú faktúru, napríklad hotel, do jednotlivých riadkových položiek.

Zachytiť a spravovať je možné aj oveľa viac informácií. Medzi nimi: Môžete vytvoriť pravidlá pre konkrétneho dodávateľa a vždy priradiť jeho transakcie konkrétnej kategórii alebo klientovi. Môžete rozdeliť náklady. Vaše osobné údaje o výdavkoch môžete exportovať do formátu PDF alebo tabuľky, napríklad do aplikácie Microsoft Excel. Na informačnom paneli webovej stránky sa zobrazuje zhrnutie položky a použitia. Doručená pošta zobrazuje vynikajúce príjmy, prípadne vrátane kategórií, klientov alebo názvov projektov. Na jednej obrazovke môžete upravovať niekoľko položiek súčasne, skôr ako ich pridáte do správy a odošlete na schválenie.

Nástroje na zabezpečenie spokojnosti účtovníkov

Receipt Bank má tri užívateľské úrovne: administrátor, schvaľovač výdavkov a základný užívateľ. Správcovia nastavujú firemné pravidlá a politiky a majú prístup k celej schránke. Schvaľovatelia majú trochu inú úlohu: Nemôžu zmeniť nastavenia účtu, ale ktorýkoľvek schvaľovateľ sa môže odhlásiť od správy ľubovoľného odosielateľa bez formálnej hierarchie. Spoločnosť plánuje niekedy na jeseň priviesť viac schvaľovateľov.

Tieto tri úrovne tiež znamenajú, že metódy schvaľovania banky Receipt Bank sa líšia od ostatných metód, s ktorými sme pracovali. Schvaľovateľom sa odporúča, koľko vecí čaká na ich pozornosť. Ako schvaľovateľ môžete kliknutím na samotnú položku zobraziť ďalšie podrobnosti vrátane fotografie potvrdenky. Schvaľovanie je úplne manuálne. Ak vidíte niečo, čo sa vám nepáči, môžete kliknúť na malú ikonu vlajky pred položkou; môžete tiež zanechať poznámku. Neexistuje však žiadny spôsob, ako automaticky označiť porušenie pravidiel, a jediný spôsob, ako poslať problematický záznam späť zamestnancovi, je poslať kópiu záznamu vo formáte CSV alebo PDF pomocou trochu temnej e-mailovej funkcie.

Prijímacia banka tiež nevyžaduje, aby sa používatelia spoliehali na prehľady výdavkov. Používatelia nemusia odosielať ani vytvárať zbierky „výlet do New Yorku“; administratívny úradník môže priradiť príjmy k správe v ich mene. Môžete tiež udeliť prístup svojmu účtovníkovi alebo účtovníkovi, aby ste mohli pridávať nové položky, upravovať položky, extrahovať alebo tlačiť údaje z vášho účtu.

Nastavenie je jednoduché: oblasť Preferences (Predvoľby) vám umožňuje zachovať osobné nastavenie aj nastavenia používateľov. Zaujímavé je, že keď pridávate používateľov, vy (nie používateľ) zadáte heslo (jedno sa navrhuje pre vás), ktoré sa potom používateľovi pošle e-mailom.

Receipt Bank skutočne svieti v integrácii s účtovnými programami - počnúc počtom, ktoré podporuje: Xero, Intuit QuickBooks a FreshBooks, FreeAgent, KashFlow, Twinfield, Sage One a Sage 50. Môžete prijímať bankové účty iba s jedným účtovný program súčasne. Keď som integroval systém s mojím účtom FreshBooks, priniesol všetky použité kategórie, ako aj názvy projektov a klientov. Potom sa spolieha na externú aplikáciu pre všetko, od náhrad výdavkov až po účty splatné až po trendy vykazovania. Nemôžete pridať nové kategórie alebo projekty za behu. Namiesto toho musíte ísť do FreshBooks (alebo podľa toho, ktorý systém používate), pridať ich tam a potom znova synchronizovať.

Aj keď sa nám páči skutočnosť, že spoločnosť Receipt Bank prináša účtovné kategórie, máme dohady nad tým, ako ich predstavuje. Sme si istí, že profesionáli v oblasti účtovníctva oceňujú kategórie softvérových zoznamov podľa čísla GL (0030 - Stravovanie a zábava), ale z pohľadu používateľa by sme uprednostnili abecednú organizáciu (namiesto posúvania všetkých čísel) alebo iné spôsoby, ako nájsť možnosti (napríklad „Z ktorých kategórií si môžem vybrať na výlet?“).

Existuje niekoľko ďalších problémov, ktoré odlišujú Receipt Bank od ostatných. Napríklad, keď softvér upozorňuje na niektoré problémy, napríklad na neúplné odoslania, automaticky neoznačuje porušenie pravidiel. Okrem toho existuje predpoklad, že schválenia (alebo zamietnutia) budú pochádzať skôr z účtovníctva ako z pôvodného schválenia. Jednou z prvých vecí, ktoré musíte urobiť, keď začnete pracovať, je integrácia Receipt Bank s účtovným programom.

Spraví sa veľa pre uľahčenie života účtovných firiem, ktoré podporujú malé podniky. Údaje môžete importovať prostredníctvom Dropbox a MyFirmsApp (pre účtovnícke firmy). K dispozícii je tiež integrácia miezd s KeyPay a PaySuite a ešte väčšia integrácia s fakturačnými a fakturačnými službami vrátane služieb Gusto a Bill.com.

Funkcie pomocníka pre príjem banky sú vynikajúce. Ak kliknete na tlačidlo Pomocník v pravom dolnom rohu každej stránky, zobrazí sa niekoľko súvisiacich tém alebo vám umožní zadať otázku. Centrum všeobecnej pomoci má širokú škálu odpovedí a návodov. Existuje tiež celý rad video kurzov.

Prijímacia banka nerobí všetko očakávaným spôsobom. Firmy so silným „Robíme to týmto spôsobom!“ zmýšľanie by mohlo odradiť niektoré veci, napríklad jeho byt a občas mätúca hierarchia schvaľovania. Okrem toho vtípky, ako napríklad neschopnosť vytvoriť výdavky bez potvrdenia alebo vrátiť problematické výdavky na opravu, môžu veci robiť nepríjemnejšie, ako je potrebné. Inak je to blízko k špičkovým systémom, napríklad k nástrojom Certified a Rydoo, ktoré získajú naše editorské voľby.