Onpay kontrola a hodnotenie

Cloudová mzdová služba OnPay sa pred našou poslednou kontrolou významne zmenila a teraz je pridaná ešte väčšia funkčnosť a flexibilita. Táto stránka je kompletným riešením miezd, ktoré umožňuje manažérom vytvárať komplexné záznamy zamestnancov a mesačne spúšťať neobmedzené mzdy. Poskytuje niekoľko prispôsobiteľných správ a spracováva výpočet a platby všetkých daní zo mzdy. Medzi nové funkcie patrí informačný panel na sledovanie konverzácií o PTO, úschovňa dokumentov, elektronické dokumenty na palube a vylepšené portály zamestnancov. Nedostatok špecializovanej mobilnej aplikácie však sťažuje vykonávanie mzdových úloh na diaľku a jeho používateľská skúsenosť nie je tak dobrá ako pri výbere editora Choice Gusto.

Ceny a nastavenie

Spoločnosť OnPay si zachovala svoju predchádzajúcu cenu bytu 36 dolárov mesačne plus 4 dolárov za zamestnanca mesačne, čo je v strede stránok, ktoré sme skontrolovali. Mzdová služba spoločnosti Patriot Software za kompletné služby má základnú cenu 25 dolárov za mesiac (10 dolárov, ak ste ochotní podať a uložiť svoje vlastné dane) plus 4 dolárov za zamestnanca mesačne. Štvrťročná mzda na druhej strane je 29 dolárov mesačne, plus 5 dolárov na zamestnanca mesačne. Gusto začína 39 dolárov mesačne, plus 6 dolárov na zamestnanca mesačne. Mzdová služba QuickBooks s úplnými službami je najlepšia, 80 dolárov mesačne, plus 4 doláre na zamestnanca mesačne.

Nastavenie je najnáročnejšia a najnáročnejšia časť použitia mzdovej aplikácie pre malé podniky. Nielenže sú k dispozícii stovky detailov, ale aj presnosť je absolútne kritická. Práca, ktorú tu robíte, má, samozrejme, obrovský vplyv na živobytie vašich zamestnancov, ako aj na ich prístup k výhodám spoločnosti. Finančné agentúry navyše nevyzerajú láskavo na oneskorené, nesprávne alebo chýbajúce platby.

Ak vás to znervózňuje alebo to znie príliš priveľa práce, môžete získať pomoc kontaktovaním spoločnosti OnPay a nechať odborníka na mzdy, aby vykonal úvodné zadanie údajov - bezplatne. V skutočnosti OnPay zadá údaje o predchádzajúcich mzdách (úloha, ktorá môže byť veľmi časovo náročná) a spoločnosť ponúka úplnú záruku presnosti. Ak sú niektoré z týchto historických údajov zadané nesprávne, spoločnosť OnPay nesie úplnú zodpovednosť.

Ak sa rozhodnete vykonať inštaláciu sami, môžete využiť sprievodcu nastavením v piatich krokoch OnPay, ktorý bol predstavený minulý rok. Najprv musíte zadať základné informácie o svojej spoločnosti vrátane kontaktných údajov, informácií o dôstojníkoch a smerovania banky a čísla účtu. Ak to nebude dokončené dôkladne a presne, nebudete môcť pokračovať v nastavovaní.

Proces nastavenia vás prevedie postupne piatimi krokmi. Najskôr pridáte mzdové plány (týždenne, dvojtýždenne, mesačne atď.). Ak si želáte, môžete vytvoriť viac rozvrhov a zamestnancom môžete platiť aj v rôznych rozvrhoch. Toto je flexibilnejšie ako to, čo ponúka Gusto. Ďalej pridáte pracoviská spoločnosti. Potom prejdete na vytváranie profilov zamestnancov, čo je jedna z náročnejších úloh v procese nastavovania.

Máte tu dve možnosti: Môžete si vytvoriť celý záznam sami alebo vyzvať zamestnancov, aby zadali svoje vlastné - samozrejme s výnimkou podrobností o kompenzácii. Softvér Patriot a ďalšie ponúkajú podobné možnosti. Na obrazovke Nový zamestnanec sa zobrazuje sedem kariet; Kliknutím na každú z nich sa dostanete na inú obrazovku na zadávanie údajov, ktorá vám poskytne informácie o kompenzáciách, daniach, odpočtoch a politikách denného voľna. Tu sa teraz ukladajú aj dokumenty zamestnancov vrátane všetkých dokumentov, ako sú formuláre W-2, ktoré zamestnanci zaslali elektronicky.

Krok Zamestnanec je najviac zapojený: Zahŕňa veľa dôvodov. Tu definujete zásady časového rozlíšenia, ako napríklad koľko hodín musia zamestnanci pracovať, aby zarobili PTO, chorý čas atď., Ako aj to, aké platené položky používate (vrátane bežných hodín, mzdy, nadčasov a bonusov). OnPay podporuje vlastné polia tu a inde na webe - veľa z nich. V skutočnosti ich ponúka viac ako konkurenti (tí, ktorí vôbec ponúkajú).

Strávite tiež veľa času nastavením odpočtov - predovšetkým zdravotného poistenia a dôchodkových plánov, ktoré ponúkate. Môžete tiež definovať iné typy odpočtov, vrátane exekúcií. OnPay slúži ako sprostredkovateľ poistenia, ktorý vám pomáha pri výbere a nastavení poistných plnení zamestnancov - zdravie, zubné lekárstvo, život a zdravotné postihnutie. Tím spoločnosti OnPay pre vás dokonca urobí prieskum a vygeneruje ponuky.

Ďalej sú uvedené nastavenia dane zo mzdy. Tu musíte uviesť niekoľko podrobností, vrátane identifikačného čísla zamestnávateľa (EIN) a mzdových informácií štátu, ale spoločnosť OnPay spracúva všetky výpočty a platby požadované vašou daňovou jurisdikciou. To sa stáva štandardom pre mzdové aplikácie v malých podnikoch. Túto službu ponúkajú všetky stránky, ktoré som skontroloval, až na tri výnimky. Intuit Enhanced Payroll vyplní požadované formuláre, ale ponechá ich na vás, aby ste ich skutočne vyplnili. Spoločnosť Patriot Software ponúka základnú verziu 10 dolárov mesačne, ktorá tento krok nemá, a pracná v tejto oblasti zatiaľ nie je komplexná.

Po dokončení sprievodcu nastavením ste pripravení spustiť výplatnú listinu, pokiaľ nechcete integrovať svoje údaje o výplatách do QuickBooks Online, QuickBooks pre stolné počítače, Xero (OnPay je certifikovaný partner aplikácií pre Xero) alebo ľubovoľnú z rôznych aplikácií produktivity. Táto stránka ponúka výkonné mapovanie účtu, ktoré vám pomôže nastaviť mzdu spôsobom, ktorý je v súlade so štruktúrou účtu vašej účtovnej aplikácie. Všetky stránky, ktoré sme skontrolovali, ponúkajú vstavané prepojenia na súvisiace aplikácie, ale SurePayroll má prepojenia na najúčinnejšie účtovnícke riešenia.

Používanie informačného panela

Po dokončení tohto sprievodcu nastavením sa už nemôžete vrátiť. Nastavenia však môžete kedykoľvek upraviť kliknutím na ikonu Nastavenia v ľavom dolnom rohu vertikálneho navigačného panela. Týmto sa otvorí zdĺhavý zoznam predvolieb a iných obrazoviek údajov v oblastiach, ako sú nastavenia účtu, mzdové položky a odpočty miezd.

Kliknutím na horné tlačidlo na paneli sa dostanete na hlavný panel. Horná horizontálna tabla na tejto obrazovke zobrazuje súčty všetkých prvkov vašej poslednej mzdy (Mzdy, dane zamestnávateľov, odpočty atď.) - alebo ktorékoľvek iné obdobie - v farebnom, interaktívnom čiarovom grafe. Odkaz na tento odkaz vás zavedie k podrobnému rozpisu miezd, ktorý môžete otvoriť v Exceli alebo uložiť ako PDF. Na informačnom paneli sa tiež zobrazujú tlačidlá predstavujúce nedávne výplaty a nadchádzajúce výplaty.

Na tejto stránke sa nachádza aj zoznam odkazov na často používané obrazovky. Kliknutím na odkaz + Pridať plán odmeňovania zadajte meno a vyberte frekvenciu odmeňovania pre každý typ výplaty miezd, ktorý chcete implementovať. Máte možnosť vytvoriť viac mzdových frekvencií, ak to potrebujete (dvojtýždenne, mesačne a viac). Nižšie sú uvedené odkazy na často prístupné obrazovky, ako sú záznamy zamestnancov, nové spustenie miezd a daňové priznania. Prístrojová doska Gusto pokrýva menej miesta, ale obsahuje nástroj, ktorý môže OnPay použiť: zoznam úloh.

Vynikajúca používateľská skúsenosť

Mzdy môžu byť šokujúcim a detailne náročným procesom bez dodatočného zaťaženia mätúcou a neatraktívnou webovou stránkou, ktorá ju podporuje. OnPay poskytuje vynikajúcu používateľskú skúsenosť, ktorá nebráni operáciám ani ich nezbavuje. Jeho užívateľské rozhranie a navigačné nástroje prešli v minulom roku zásadnými zmenami a stránka je teraz ešte rýchlejšia ako predtým. Stále má tendenciu sa rozširovať a občas vyžaduje nadmerné posúvanie, ale je to veľmi súdržné, použiteľné a čisté miesto.

Navigácia je riadená šiestimi ikonami na ľavom zvislom paneli nástrojov. Kliknutím na ikonu Dashboard sa vždy dostanete späť na hlavnú obrazovku. Druhý navigačný odkaz otvára odkazy na informácie o zamestnancoch s ďalšími odkazmi na úpravy na konci roka, novými zamestnancami a pracovným listom s hodinami. Novinka v tomto roku: OnPay teraz oddeľuje pracovné obrazovky pre dodávateľov, takže s nimi môžete pracovať oddelene od zamestnancov. Nová časová os, ktorá ukazuje nedávnu aktivitu, vás upozorní na všetky zmeny vykonané v zázname.

Kliknutím na tretiu ikonu spustíte výplatnú listinu. OnPay rozdelí tento proces do štyroch postupných krokov. Kliknutím na každú z farebných kariet v hornej časti obrazovky prejdete na ďalšiu. Štvrtý odkaz otvorí váš zoznam prehľadov. Tieto sú spravodlivo rozdelené medzi mzdy a dávky. Každý si môžete prispôsobiť pomocou viacerých filtrov, zobraziť ich priamo na obrazovke a otvoriť ich v Exceli alebo ako súbory PDF.

Piaty odkaz vás zavedie do nástrojov HR. Patria sem ukladanie dokumentov (zamestnanci a dodávatelia môžu teraz online vyplniť svoje nové dokumenty o prenájme) a nástroje na oddych. Na obrazovke Pracovný čas vypnutý sa zobrazujú informácie o tom, kto je mimo kancelárie a kto bude čoskoro. Nižšie je uvedená tabuľka so záznamom pre každého zamestnanca, ktorý zobrazuje požadované voľno (ktoré môžete schváliť alebo zamietnuť) a spracované žiadosti, ako aj históriu. OnPay teraz ponúka možnosť viesť online rozhovory medzi zamestnancami a správcom, aby sa o tento personálny prvok postaral. Šiesta karta na paneli s nástrojmi vás zavedie do všetkých nastavení stránok.

Spúšťanie miezd

OnPay spracováva mzdy rovnako ako konkurenti. Zo zoznamu, ktorý sa zobrazí na prvej obrazovke tohto štvorstupňového sprievodcu, vyberiete zamestnancov, ktorých chcete zaplatiť. Ďalej zadáte počet odpracovaných hodín pre každý typ odmeňovania (ak sa nejaké zmenili od posledného spustenia výplaty) vrátane vývodového hriadeľa. Gusto vyžaduje ďalšiu obrazovku. Obrazovka Enter Hours je pomerne flexibilná. Môžete upravovať informácie o zamestnancovi; pridávať, meniť poradie alebo odstraňovať platené položky; a pridať alebo prepísať existujúce čísla. Môžete tiež nastaviť nové vlastné typy platieb.

Po nejakom rýchlom a automatickom výpočte sa OnPay presunie na stránku kontroly miezd, kde sa zobrazujú hrubé mzdy každého zamestnanca, zrážkové dane, dane zamestnávateľovi a odpočty. Na poslednej stránke sa dozviete, koľko bude odpočítaných z bežného účtu spoločnosti a kedy. Kliknite na Schváliť mzdu a máte hotovo. S výnimkou sťahovania a tlače prípadných kontrol. OnPay sa stará o výpočet a zadanie všetkých požadovaných daní zo mzdy, čo robí väčšina konkurentov.

Mobilný prístup, zamestnanecké portály

OnPay neponúka samostatnú mobilnú aplikáciu, ale skôr umožňuje prístup cez mobilný prehliadač pomocou responzívneho dizajnu webových stránok. Navigácia je jednoduchá: Panel s nástrojmi je vždy k dispozícii kliknutím na odkaz v hornej časti obrazovky. Verzie smartfónov pre Android a iOS čiastočne kopírujú prostredie na pracovnej ploche, hoci na niektorých obrazovkách sa musia údaje zobrazovať skôr vertikálne ako horizontálne a niektoré možnosti a údaje chýbajú. Funguje to dobre pre niektoré prvky webu, ako je dashboard a niektoré stránky v záznamoch zamestnancov a spustenie miezd. Na niektorých obrazovkách bol však text a čísla príliš malé a ľahké na čítanie. K dispozícii sú iba tri prehľady a niekoľko nastavení. Z tohto dôvodu sa mi zdá ťažké viesť mzdu na smartfóne.

Rovnako ako konkurencia, aj OnPay podporuje zamestnanecké portály. Pracovníci sa môžu prihlásiť na samostatné stránky, aby videli svoje aktuálne a historické údaje o mzdách; prístup k zamestnaneckým dokumentom; upravovať osobné informácie; a komunikovať so správcom miezd o žiadostiach o voľno. Toto sú doživotné účty - k nim majú zamestnanci prístup aj po odchode zo spoločnosti.

OnPay má niektoré ďalšie významné funkcie. Teraz ponúka šesť úrovní oprávnení používateľov a nedávno pridal účtovníkom globálny pohľad. Prehľady je možné prispôsobiť pomocou viacerých filtrov a uložiť na neskoršie použitie, aj keď nie sú objemné alebo flexibilné, ako to, čo nájdete v Sage Payroll Essentials Plus. Spoločnosť OnPay ponúka bezplatnú telefonickú, chatovú a e-mailovú pomoc od pondelka do piatku a cez víkend pridala naliehavú e-mailovú podporu. Jeho online databáza KnowledgeBase sa od našej poslednej kontroly výrazne zlepšila pridaním 100 nových článkov. Okrem toho, že poskytuje oveľa viac usmernení, obsahuje daňové informácie pre všetkých 50 štátov.

Málo sťažností

Odhliadnuc od mobilného prístupu, o službe OnPay nie je čo povedať. Je to rýchle a vďaka vylepšenému užívateľskému rozhraniu a novým funkciám je tento proces ešte príjemnejší a zrozumiteľnejší ako predtým. Robí všetko, čo by mala webová stránka pre mzdy robiť, a robí to - z väčšej časti - jednoducho a dobre. Ceny sú transparentné, bez poplatkov navyše s pridaním zamestnancov. Je to celkom cenovo dostupné pre malé podniky, jeho pracovná kapacita a prepojenia a spracovanie účtovníctva sú lepšie ako väčšina. Jeho schopnosť viesť neobmedzený počet miezd - a ľahko podporovať až 100 zamestnancov - by mala byť príťažlivá pre vyspelejší sortiment malých podnikov ako pre jej konkurentov.

Gusto napriek tomu hraničí s OnPay, aby tento rok získal odznak Náš výber editora. Jeho používateľská skúsenosť je najlepšia z tých, ktoré sme testovali. Je to ako súdržný, dobre štruktúrovaný systém. Používa jednoduchý jazyk v celom texte, napríklad v názvoch prehľadov a ukážke miezd, čo je ľahšie zrozumiteľné ako v prípade systému OnPay. Gusto tiež ponúka cestu k upgradu pre rastúce podniky alebo pre tých, ktorí jednoducho potrebujú väčšiu flexibilitu a podporu.

Ak chcete získať ďalšie recenzie finančných služieb pre seba a svoju malú firmu, prečítajte si naše zhrnutia najlepších účtovných služieb online a daňového softvéru.