Kancelária 2016: viac spolupráce, ale nie celkom

Je takmer samozrejmé, že Microsoft Office nie je len najobľúbenejší balík kancelárskej produktivity, je tiež najsilnejším. Produkty ako LibreOffice a Corel WordPerfect sú priamymi konkurentmi, ale jednoducho nie sú v rovnakej triede. Namiesto toho konkurencia prišla z mobilných aplikácií a alternatív online, najmä z Disku Google / Aplikácií Google, ktoré ponúkajú väčšiu a lepšiu spoluprácu, spolu s výhodami ukladania údajov online.

V posledných mesiacoch spoločnosť Microsoft znova zamerala balík Office na tieto fronty, a to novou verziou balíka pre systémy iOS a Android, vylepšenými webovými aplikáciami a naposledy v roku 2016 novou verziou balíka Desktop, ktorá sa zdá byť špeciálne navrhnutá na čeliť výhodám svojich súperov v oblasti spolupráce. Z tohto hľadiska je kancelária 2016 úspešná iba čiastočne; niektoré funkcie fungujú dobre, ale mnoho funkcií, ktoré by ste chceli, ešte neexistujú. Po jeho použití v posledných mesiacoch sa cíti veľmi podobne ako staršie verzie balíka Office - funguje to dobre a stále je nad hlavou a plecami nad konkurenciou, ale ešte stále nespolupracuje tak, ako by ste chceli.

Na prvý pohľad sa Microsoft Office 2016 nezdá byť tak odlišný od posledných niekoľkých verzií balíka Office. Áno, záhlavie zmenilo farbu a pásy a ponuky stužiek sa zdajú byť vyladené, takže pri práci na tablete (alebo inom zariadení s dotykovou obrazovkou) fungujú lepšie. Základné funkcie sa však príliš nezmenili - príkazy sú všetky tam, kde ich očakávate, formáty súborov sa nemenia a veci ako makrá a doplnky sú rovnaké. Keďže som ho používal počas posledných niekoľkých mesiacov, vo všeobecnosti som zistil, že funguje dobre, ale nie je to veľká zmena - kým nezačnete spolupracovať s inými ľuďmi.

Hlavnými výhodami balíka Office 2016 sú v skutočnosti vylepšené funkcie spolupráce a trochu väčšia kontrola nad IT nad správou systému. Z nich funkcie spolupráce - ktoré umožňujú dvom alebo viacerým ľuďom spolupracovať na dokumente - skutočne vynikajú.

Staršie verzie balíka Office obsahovali určité funkcie spolupráce, ale aplikácia Office 2016 to posunie oveľa ďalej a umožňuje vám okamžite zobraziť zmeny v dokumente programu Word (ako píše niekto iný). Aj keď je to veľký krok, funkcie spolupráce pre verzie programov Excel a PowerPoint pre počítače stále chýbajú, aj keď spoločnosť Microsoft prisľúbila aktualizácie v nasledujúcich mesiacoch.

Spoločná editácia nie je zďaleka nový nápad. Je to funkcia, vďaka ktorej vynikajú Dokumenty Google pred rokmi, a od tej doby spoločnosť Microsoft pridala do balíka Office mnoho funkcií na spoluprácu, najmä vo webových verziách Office Online. V týchto verziách môže viac ľudí upravovať ten istý dokument, tabuľku alebo prezentáciu súčasne. Je to vynikajúca funkcia, ktorá je užitočná pre tabuľky, v ktorých môže viac ľudí zadávať informácie do rôznych riadkov alebo spolupracovať na dokumente úpravou rôznych oddielov.

Je smutné, že webové aplikácie nie sú také výkonné ako desktopové aplikácie. Online verzie nemajú výkonné funkcie na formátovanie; v skutočnosti zistím, že formátovanie v zložitých dokumentoch sa môže pokaziť, ak sa pokúsite vykonať pomerne malé zmeny vzhľadu dokumentu (zmena textu nie je problém) a v online verziách chýbajú makra, ktoré mnohým pokročilým používateľom spoliehajte sa na počítačovú verziu. To neznamená, že webové verzie sú zlé, ale určite nie sú náhradou za verzie pre počítače. To isté platí pre aplikácie pre iOS a Android - odvádzajú dobrú prácu pri zachovávaní formátovania vo vašich súboroch a hodia sa na cestách, ale pre seriózne úpravy a vytváranie dokumentov ste na pracovnej ploche oveľa lepšie.

Počnúc programom Word 2013 spoločnosť Microsoft sprístupnila niektoré funkcie spolupráce v stolných aplikáciách. V programe Word 2013 ste videli náznak, že dokument upravovali iní ľudia, ale ich zmeny ste v skutočnosti nemohli vidieť, kým ich neuložíte (keď boli zvýraznené).

V počítačovej verzii programu Word 2016 uvidíte nielen náznak, kto vykonáva zmeny, ale tieto zmeny môžete vidieť aj pri ich písaní. Pri testovaní som zistil, že to funguje celkom dobre, aj keď v závislosti od vášho pripojenia nie sú zmeny vždy okamžité.

To všetko si vyžaduje, aby bol váš dokument uložený v úložisku dokumentov spoločnosti Microsoft, napríklad OneDrive alebo SharePoint. Pre niektorých to bude vážne obmedzenie. V mnohých korporáciách sú zdieľané súbory hostené na tradičnom súborovom serveri a mnoho jednotlivcov používa na ukladanie a zdieľanie iné služby ako OneDrive. Spoločnosť Microsoft ponúka každému úložisku OneDrive zadarmo a ľudia, ktorí si produkt kúpia prostredníctvom predplatného programu Office 365, majú plný prístup k OneDrive. Koncept OneDrive sa mi páči, určite som si však všimol problémy so synchronizáciou súborov medzi počítačom a OneDrive; synchronizačný nástroj novej generácie je teraz v testovaní ukážky a dúfam, že sa tým problém čoskoro vyrieši.

Často pracujem v zdieľanom dokumente programu Word (uloženom na serveri SharePoint online) s informáciami, ktoré môj tím aktualizuje. Používame skôr plnú verziu programu Word ako webovú aplikáciu, pretože formátovanie funguje tak, ako očakávame. Keď uvidíme zmeny písania v programe Word 2016, vidím, kde to bude fungovať oveľa lepšie.

Veľkou nevýhodou, aspoň teraz, je to, že pokiaľ ide o desktopové aplikácie, je to obmedzené iba na Word. Program PowerPoint si zachováva funkcie spoločnej editácie, ktoré boli vo verzii 2013 (a sú podobné ako Word 2013), zatiaľ čo verzia programu Excel pre stolné počítače nemá toho veľa. Spoločnosť Microsoft uviedla, že budúce verzie programov Excel a PowerPoint, ktoré sú súčasťou balíka Office 2016, v blízkej budúcnosti získajú možnosť spoločnej editácie v reálnom čase a že tieto inovácie budú k dispozícii pre tých, ktorí si kupujú balík Office v ročnom pláne predplatného balíka Office 365, ale nie pre tých, ktorí kupujú samostatnú verziu pre stolné počítače. Medzitým webové verzie aplikácií naďalej ponúkajú spoluprácu, čo problém celkom nerieši. Mám aplikácie, v ktorých viac ľudí zadáva údaje do online verzie tabuľky programu Excel, ale potom si musí otvoriť plnú verziu programu Excel pre pokročilé formátovanie a makrá.

Word, Excel a PowerPoint

Jedna zaujímavá nová funkcia základných aplikácií sa nazýva „Povedzte, čo chcete robiť“, ktorá sa zobrazuje na paneli s ponukami v programoch Word, Excel a PowerPoint. Môžete napríklad zadať „pridať tabuľku“ a urobí tak, alebo vás nasmeruje na tradičný systém pomoci. Zistil som, že je to pekný doplnok, ale je tu ešte stále priestor na zlepšenie. Napríklad ešte nemá hlasové vyhľadávanie (nie je ani integrovaný s programom Cortana v systéme Windows 10) a vo všeobecnosti prináša skôr rôzne možnosti ponuky, ako jednoducho robiť veci za vás.

V rámci programu Word je ďalšou zaujímavou funkciou inteligentné vyhľadávanie, ktoré otvára výskumný panel s informáciami z Wikipédie a ďalších webových zdrojov. Stačí kliknúť na slovo alebo vybrať fázu a potom z rozbaľovacej ponuky vyberiete inteligentné vyhľadávanie (ktoré obsahuje veci ako vystrihnutie, kopírovanie a prilepenie). Staršie verzie programu Word vám umožňujú vyhľadávať slová tak, že prejdete do samostatného okna prehliadača a majú „panel prieskumu“, ale s rokom 2016 je to pohodlnejšie a samostatnejšie.

Ak používate stroj s dotykovou obrazovkou a dotykovým hrotom, môžete teraz pridať rovnicu nakreslením; to nie je niečo, čo robím veľa, ale vidím, kde by to mohlo byť užitočné.

V Exceli sa najvýraznejšie zmeny týkajú mapovania, nových typov grafov, ako sú Pareto a grafy vodopádov. Pridáva tiež niektoré animácie a novú funkciu s názvom Prognóza. Funkcie PowerPivot sú teraz zabudované, nie ako doplnok, a môžete ľahšie publikovať údaje do Power BI. Je to príjemné pre mocných používateľov av konkrétnych situáciách, ale myslím si, že väčšine používateľov by lepšie poslúžili niektoré z nedostatočne hodnotených funkcií produktu, ktoré boli zavedené v predchádzajúcich verziách, napríklad výber rozsahu a stlačenie klávesu Control-Q, aby sa zobrazila rýchla analýza alebo výber ponuky vloženia pre odporúčané grafy a kontingenčné tabuľky.

Programy ako Google Apps, Corel WordPerfect a LibreOffice ponúkajú v dnešnej dobe veľmi výkonné spracovanie textu; nezodpovedajú slovu, ale pre väčšinu ľudí sú dostatočné. Pre najzávažnejších používateľov je však Excel vo svojej triede sám. Spoločnosť Microsoft urobila veľa, keď prisľúbila, že program Office 2016 neuvidí žiadne zmeny v makrách alebo formátoch súborov z predchádzajúcich verzií - čo je veľmi dôležité vzhľadom na rozhodujúcu úlohu programu Excel v mnohých podnikových nastaveniach.

Zdá sa, že program PowerPoint sa veľmi nezmenil, aj keď sú sľúbené funkcie spolupráce. Spoločnosť Microsoft obsahuje iný, nový nástroj na prezentáciu s názvom Sway, ktorý je určený na vytváranie webových stránok, cez ktoré sa môžete posúvať a prezentovať; je to zaujímavé, ale ešte som to naozaj nenašiel. Podobne nie je veľa zmien v OneNote.

Outlook a ďalšie nástroje

Program Outlook má ďalšie zmeny - opäť so zameraním na spoluprácu - aj keď som ich nemohol veľa otestovať, pretože väčšina mojich spolupracovníkov stále používa starú verziu. Pre podnikových používateľov pridáva funkciu Skupiny, ktorá umožňuje rýchlo informovať konkrétny tím v koncepcii, ktorá sa zdá veľmi podobná Slack, a tieto konverzácie môžete zobraziť samostatne v mobilnej aplikácii. Umožňuje tiež ľahšie zdieľať súbory a kalendáre pre tím. Toto je dôležitý koncept a teším sa, až sa skutočne uvidím, či to pomôže zlepšiť komunikáciu.

Medzi ďalšie nové funkcie patrí uľahčenie odoslania odkazu na súbor OneDrive namiesto jeho odoslania ako prílohy (niečo, čo je už nejaký čas vo webovej aplikácii), ako aj funkcia „neporiadok“ pre podnikových používateľov, ktorí zhromažďujú e-mailové správy. že to nie je spam, ale myslí si, že môže mať nižšiu prioritu. Je to zaujímavý nápad.

Aj keď je spoluautorstvo veľkou novou funkciou, do balíka sa pridáva niekoľko ďalších nových doplnkov, najmä pre obchodných zákazníkov. Patrí medzi ne lepšie publikovanie v PowerBI, nástroj business intelligence, ktorý sa viaže na Excel, a najnovšia verzia programu Skype for Business. Existuje nový nástroj s názvom Delve, ktorý vám pomôže nájsť dôležité dokumenty a zdieľať ich. Plán obsahuje Office 365 Planner, nástroj, ktorý pomáha tímom organizovať ich prácu, a zdá sa, že je omnoho jednoduchší a ľahšie použiteľný, ako sa snažiť používať SharePoint alebo plne rozvinutý projekt, ale ešte nie je k dispozícii. Zatiaľ sú to zaujímavé nápady, aj keď sa zdá, že nie sú dostatočne vyspelé pre väčšinu firiem.

Na strane podniku obsahuje Office 2016 vylepšenú prevenciu pred stratou dát a podporu viacfaktorovej autentifikácie, ako aj novú možnosť nasadenia s názvom Current Branch for business, ktorá umožňuje IT oddeleniam zavádzať významné aktualizácie iba trikrát ročne, čo im poskytuje viac času na testovanie, V rámci tohto plánu bude prvá verzia balíka Office 2016 predstavená pre podnikových používateľov budúci február s funkciami z úvodného všeobecného vydania a novými aktualizáciami zabezpečenia.

Mali by ste upgradovať?

Ak máte produkt všadeprítomný ako balík Office, skutočnou otázkou pre väčšinu používateľov je to, či sa aktualizácia oplatí alebo nie. Ak potrebujete iba základné úpravy, vašim potrebám budú slúžiť bezplatné verzie pre mobil alebo alternatíva, ako je LibreOffice alebo Google Apps. nie sú také silné, ale určite sú lacnejšie. Ak ste iba individuálny používateľ balíka Office, ktorý zriedka zdieľa súbory, v tejto verzii to nie je tak veľa; pravdepodobne si nevšimnete veľký rozdiel v zachovaní existujúcej kancelárie. Model predplatného balíka Office 365 vám prináša aktualizovanú verziu plus úložisko OneDrive, ale starý jednorazový nákupný model môže byť lacnejší, ak nové funkcie nepotrebujete.

Pre malé podniky budú ďalšie funkcie spolupráce pekné, ale opäť mnohé z nich ešte nie sú úplne upečené. Pre podniky, ktoré majú uzavretú podnikovú zmluvu alebo plán predplatného, ​​je nová verzia jasnejšou aktualizáciou, ale určite vidím argument na čakanie, kým sa nespracujú niektoré zo zalomení pri spoločnom editovaní aplikácie Word, alebo kým tieto funkcie nedostane Excel.

Mojím záverom je, že balík Office zostáva najsilnejším programom vo svojej kategórii a zdá sa, že je nasmerovaný správnym smerom, ale ja by som si prial, aby niektoré nové funkcie spolupráce boli o niečo vyspelejšie, ako v tomto vydaní.

Ďalšie informácie nájdete v recenzii úradu 2016 pre PCMag.