Tímy spoločnosti Microsoft preskúmavajú a hodnotia

Tímy, aplikácia na zasielanie obchodných správ od spoločnosti Microsoft, mi veľmi pripomínajú samoobslužnú časť IKEA. Ak pracujete v tomto obrovskom sklade a pamätáte si, kam všetko patrí, stavím sa, že sa ľahko pohybujete po tomto mieste. Koniec koncov, je to čisté, usporiadané a postupne očíslované. Ak ste zákazníkom, ktorý zostupuje zo vzorkovne, môže chvíľu trvať, kým sa vám podarí rozlúštiť bankovku s číslom uličky, oblasťou bin a poličkou, kde by ste mali hľadať nové Korshamn alebo čokoľvek, čo to je.

Či a ako rýchlo toto nastavenie súhlasí s vami, môže do značnej miery ovplyvniť zvyšok vašich pocitov týkajúcich sa tímov. Ak klikne, tímy Tímov budete milovať za všetko, čo môže ponúknuť, od ich dlhého zoznamu integračných možností až po schopnosť bezproblémovej spolupráce s takmer akoukoľvek inou aplikáciou balíka Office. Tímy sú pre svoj potenciál najlepšou voľbou, ale iba pre skupiny, ktoré už používajú produkty spoločnosti Microsoft.

Nie je to však pre každého. Podobne ako sklad Ikea, aj tímy sú usporiadané, ale aj nadmerne rozdelené. Možno budete musieť nájsť hĺbku štyroch vrstiev (Tímy> Tím> Kanál> karta), aby ste našli konverzáciu. Zakaždým, keď v tímoch vytvoríte nový tím, počet miest, na ktorých môžete nájsť informácie alebo odpovedať na otázku, exponenciálne stúpa. Ak toto nastavenie nemôžete prekonať, zvyšok aplikácie na vás nikdy nebude pôsobiť. Táto prvá prekážka je príliš vysoká. Tímy sú akýmsi produktom typu love-it-or-leave-it. Tí, ktorí sa nachádzajú v dovolenkovom tábore, by sa mohli pozrieť na Slacka, voľbu editorov v tejto kategórii. Vďaka svojmu dizajnu je komunikácia rýchlejšia, otvorenejšia, možno prehľadnejšia, ale aj zábavnejšia.

Ceny a plány tímov spoločnosti Microsoft

Účet Microsoft Teams môžete získať dvoma spôsobmi. Jedným z nich je zaregistrovať sa na bezplatný účet, ktorý vyžaduje účet Microsoft, a druhým je účet Microsoft Office 365 Business alebo Enterprise, kde je zahrnutá aplikácia.

Ak sa chcete zaregistrovať pre bezplatný účet Teams, požadovaným účtom Microsoft môže byť akýkoľvek druh Microsoft ID, napríklad prihlasovacie údaje pre Outlook.com. S týmto bezplatným účtom môžete pozvať až 299 ďalších ľudí, aby sa k vám pripojili, hoci každý musí mať tiež účet Microsoft, aby mohol aplikáciu používať. Získate všetky primárne funkcie a vynecháte jedinečnú integráciu s obchodnými aplikáciami balíka Office, ako sú napríklad plánované stretnutia, prístup k službe SharePoint a podobné veci. Nezískate tiež úplný zoznam nástrojov podpory alebo zabezpečenia a dodržiavania predpisov pre správcov.

Verzia Tímov dodávaná s balíkom Office 365 pridáva všetky úzke integrácie s ostatnými aplikáciami balíka Office, podporu 24 hodín denne, 7 dní v týždni a podnikové nástroje na správu, zabezpečenie a súlad. Rovnako ako v prípade bezplatnej verzie, táto verzia vám umožní mať až 300 členov tímu, pokiaľ nemáte podnikové vydanie, ktoré je dobré pre toľko ľudí, koľko potrebujete. Tu sú tri verzie balíka Office, ktoré zahŕňajú tímy a ich ceny:

• Základy podnikania 365 Business Essentials: 5 dolárov na osobu a mesiac s ročným záväzkom
• Office 365 Business Premium: 12, 50 dolárov na osobu a mesiac s ročným záväzkom
• Kancelária 365 E3 (podnik): 20 dolárov na osobu a mesiac s ročným záväzkom

Porovnanie týchto cien s inými aplikáciami na obchodné zasielanie správ nie je záležitosťou jablka-pomaranča, pretože uvedené ceny sa týkajú balíkov softvéru, nielen tímov. V každom prípade sa môžeme pozrieť, aké poplatky účtujú ostatné aplikácie na zasielanie správ tímom, aby získali prehľad o trhu. Priemerná cena sa pohybuje okolo 6 dolárov na osobu a mesiac.

Flock si účtuje 6 dolárov na osobu a mesiac, rovnako ako Twist by Doist pre jeho neobmedzený účet. Glip by RingCentral účtuje o niečo menej 5 dolárov na osobu a mesiac.

Zoho Cliq je výber rozpočtu v tejto kategórii a účtuje približne 1 až 3 doláre na osobu a mesiac, v závislosti od celkovej veľkosti tímu.

Slack stojí najviac z nich na 8 až 15 dolárov na osobu a mesiac, v závislosti od úrovne služieb.

Rozhranie Microsoft Teams '

Microsoft Teams sa najjednoduchšie používa ako počítačová aplikácia alebo webová aplikácia. Existujú verzie pre mobilné zariadenia, ale stolné a webové aplikácie sa ľahšie navigujú.

Na pracovnej ploche alebo vo webovej aplikácii vidíte úplne ľavú lištu s primárnou navigáciou, sekundárnu ľavú lištu s ďalšími možnosťami navigácie a veľké stredné okno pre interakcie. Prvou vrstvou sú aktivity, chatové tímy, hovory a súbory. Aktivita zobrazuje súhrn aktivít vo vašom účte. Rozhovor slúži na priame správy. Tímy sú primárnym interaktívnym priestorom pre konverzácie. Hovory sú samozrejme tam, kde sa pripájate na videohovory, zvukové hovory a zdieľanie obrazovky.

Okrem týchto možností môžete kliknutím na ikonu troch bodov otvoriť ďalšie možnosti, ktoré sú nainštalovanými aplikáciami (OneNote, Zoom atď.) A časť s pomocou.

Zamerajme sa na tímy, pretože je to jadro komunikácie aplikácie na zasielanie správ tímom.

Po kliknutí na položku Tímy sa zobrazí zoznam tímov alebo rôznych skupín ľudí. Toto nastavenie je na rozdiel od Slack, kde sú kanály na hlavnej navigačnej lište. Namiesto toho vám tím spoločnosti Microsoft najskôr rozdelil ľudí do tímov. Môžete mať celofiremný tím, predajný tím, tím pre ľudské zdroje atď. Vytvoríte všetky tímy, ktoré chcete, ale spravodlivé varovanie: čím viac tímov vytvoríte, tým ťažšie bude prechádzať aplikáciou.

S každým tímom máte kanály. Dalo by sa predpokladať, že kanál je miesto, kde ľudia v rovnakom tíme komunikujú prostredníctvom textového chatu synchrónne alebo asynchrónne, ale nie. Kanál je iba ďalšou vrstvou organizácie. Každý kanál má karty a na karte Konverzácie sa konajú diskusie.

Musíme sa ponoriť ešte o jednu vrstvu hlbšie, aby sme pochopili plný rozsah toho, ako sú rozčlenené tímy. Keď uverejníte príspevok v konverzácii, váš príspevok sa zobrazí v informačnom kanáli. Každý, kto si prečíta váš príspevok, uvidí v dolnej časti príspevku malý odkaz Odpovedať. Použitie funkcie Odpovedať na príspevok vytvorí vlákno, pričom všetky ďalšie komentáre k tomuto príspevku sa stanú pod ním. Z vizuálneho hľadiska je to celkom odlišné od vlákien Slacka, ktoré sa odstrelia doprava, alebo dokonca od nastavenia Twist, ktoré konvertuje konverzácie do takmer e-mailového zobrazenia. Tvrdil by som, že v tímoch je to v skutočnosti efektívnejšie ako Slack.

V každom prípade, keď vlákno zostane dlhé, tímy ho zbalia, aby sa minimalizovalo množstvo priestoru, ktoré sa v toku používa; môžete ju kedykoľvek znova otvoriť. Výsledkom je vysoko organizované rozhranie, ale tiež rozhranie, ktoré má pocit, že má veľa pravidiel. Slack pre mňa vždy považoval miesto, na ktorom je veľa ľudí menej zastrašených hovoriť (samozrejme nemôžem ručiť za to, že tento nedostatok inhibície používa rozumne). Tímy nemajú takúto atmosféru. V tímoch to vyzerá, akoby boli dodržané pravidlá.

Prispôsobenie priestorov tímu

Zakaždým, keď vytvoríte nový kanál, získate tri predvolené karty: Konverzácie, Súbory a Wiki. Môžete si ponechať všetky tri, niektoré odstrániť alebo pridať nové karty. Počet a typ kariet, ktoré môžete pridať, je obrovský. Existujú karty pre Excel, OneNote, PDF, YouTube, Evernote, Trello, Zoho CRM a veci, o ktorých som nikdy predtým nepočul, napríklad JogNog. Zdá sa, že ide o aplikáciu, ktorú učitelia používajú na prípravu študentov na štandardizované testovanie.

Zoznam možností vyzerá neskutočne, ale niektoré z nich (napríklad JogNog a Quizlet, ďalšia aplikácia pre študentov) sa zdajú zvláštne v prostredí obchodnej spolupráce.

Ak viete, čo chcete dosiahnuť so svojimi tímami a ich kartami, máte voľnosť prispôsobiť priestor pridaním a odstránením požadovaných kariet. Tieto priestory si môžete prispôsobiť na jemnú úroveň, vytvoriť priestor na ukladanie všetkých vedomostí, prvotných informácií a nahliadnuť do kolektívu, ktorý tím kolektívne udržiava. Povedzme napríklad, že tímy zaoberajúce sa predajom reklamy majú kartu Konverzácia na prebiehajúce diskusie, Wiki plnené hovoriacimi bodmi za predaj klientov, vložený hárok programu Excel zobrazujúci sadzby za reklamy a jednu ďalšiu kartu, ktorá ukazuje na webovú stránku zobrazujúcu real-time správy týkajúce sa podnikania. To by mohlo byť všetko v jednom kanáli. Tím zaoberajúci sa predajom reklamy by v skutočnosti mohol mať v rámci svojho tímu niekoľko kanálov, napríklad jeden pre brainstorming a tretí pre konverzácie s chladičom vody.

Nevýhodou tohto usporiadania je riziko, že ľudia nemusia vidieť všetky konverzácie, ktoré sú pre nich relevantné, pretože v rámci každého kanála musia skontrolovať niekoľko kariet, aby sa ubezpečili, že im nič nechýba. Je potrebné hľadať na úkor myšlienky tímových aplikácií poskytujúcich väčšiu transparentnosť. Vytvára obruče, cez ktoré môžete skočiť.

Bez ohľadu na to, ako to vidíte, faktom je, že tímy spoločnosti Microsoft vám poskytujú prísnu kontrolu a právomoc organizovať tímové interakcie, čo je v ostrom kontraste s prúdom vedomia skupiny s voľnými kolesami, ktoré pravdepodobne nájdete. v kanáli Slack. Je to dobré alebo zlé? Záleží na tom, ako členovia tímu najlepšie komunikujú.

Upozornenia a obmedzenia rušenia

Podobne ako v prípade iných tímových chatových aplikácií dostanete upozornenie vždy, keď niekto uvedie vaše meno so symbolom @ alebo vám pošle priamu správu. Môžete tiež dostávať upozornenia na odpovede na začaté konverzácie, odpovede na konverzácie, ku ktorým ste sa pripojili, akúkoľvek aktivitu v kanáloch, ktoré sledujete, keď sa niektorí členovia tímu zobrazia ako dostupné alebo nedostupné a ďalšie. Môžete prispôsobiť ľubovoľnú povolenú možnosť tak, aby sa v informačnom kanáli zobrazovala bannerová správa, bannerová správa a e-mail alebo len aktualizácia.

Nastavenia upozornení tímu spoločnosti Microsoft nie sú zlé, ale Slack má oveľa bohatšie možnosti a predstavuje obrovský predajný bod pre aplikáciu. Môžete povoliť alebo zakázať desiatky možností a pre každú z nich nastaviť vlastný tón. Je tu možnosť Nerušiť, ktorú môžete povoliť opakovať v stanovenom rozvrhu, napríklad každý deň od 19:00 do 8:00 nasledujúceho dňa. Ďalšia možnosť povie Slackovi, aby tlačil oznámenia na vaše mobilné zariadenie namiesto pracovnej plochy, keď ste na pracovnej ploche určitý čas neaktívni, a môžete si vybrať, ako dlho.

Schopnosť selektívne stíšiť oznámenia je rozhodujúca pre účinnosť tímovej aplikácie chatu a schopnosť jednotlivca zamerať sa. S tímami aj slackom môžete zapnúť alebo vypnúť upozornenia pre každý kanál. Musíte však prejsť na každý kanál, aby ste ho zmenili, a nie nastavenia aplikácie, v ktorých sú živé všetky ostatné možnosti upozornení.

Keď už hovoríme o rozptýleních, tímy podporujú GIF z Giphy, vložené obrázky a ankety a ďalšie bonbóny na obrazovke, vďaka ktorým je priestor interaktívnejší, vizuálne stimulujúci a zábavný alebo strašne nepríjemný. Bez opustenia aplikácie môžete vytvárať poznámky kliknutím na návrh, karikatúru alebo obrázok a zapojením textu. Ak chcete, môžete vo svojich názvoch kanálov použiť symbol emoji. Slack nepovoľuje ani veľké písmená alebo medzery.

Aplikácie a integrácie

Tímy sa môžu integrovať s dlhým zoznamom ďalších aplikácií a služieb, ktoré ponúkajú obzvlášť úzku integráciu s ostatnými aplikáciami spoločnosti Microsoft. V aplikáciách balíka Office podporujú tímy integrovanú tvorbu obsahu v reálnom čase so službou Office Online pre účty zadarmo a pre aplikácie Office Desktop pre platené účty.

Integrácie fungujú odlišne v závislosti od toho, ktorú aplikáciu vyberiete. Ak sa napríklad pripájate k službe Twitter, musíte si vybrať, ktoré účty a značky hash, ktoré chcete sledovať, ako aj to, ako často chcete zobraziť súhrn aktivít. Ak v účtoch alebo pre značky hash existuje aktivita, zobrazí sa vo vašom informačnom kanáli Konverzácie. Najmä pre Twitter je najrýchlejší nastaviteľný interval 15 minút, takže nejde o aktualizáciu v reálnom čase.

S inými aplikáciami, ako sú napríklad aplikácie spoločnosti Microsoft, ich môžete presunúť do svojho rozhrania ako novú kartu. Napríklad som sa pripojil k svojmu účtu Microsoft OneNote a vytvoril som záložku pre notebook. Kliknutím na túto kartu sa v podstate zobrazí môj webový účet OneNote s rozhraním Teams okolo neho. Je to úplne interaktívne, akoby som mal otvorenú OneNote na karte prehľadávača.

Videohovory, zvukové hovory a zdieľanie obrazovky

Väčšina tímových správ teraz ponúka videohovory, zvukové hovory a zdieľanie obrazovky, či už natívne alebo prostredníctvom doplnkov tretích strán. Microsoft Teams tiež.

Môžete uskutočňovať individuálne hovory alebo skupinové hovory iba so zvukom alebo videom. Ktokoľvek z vášho účtu Microsoft Teams môže kliknúť na vaše meno, kliknúť na ikonu videa a zavolať vám. Ak neodpovedáte, volajúci môže zanechať odkaz podobný hlasovej schránke.

Keď sa vedľa konverzácie zobrazuje ikona videokamery, znamená to, že prebieha videokonferencia, ku ktorej sa môžete pripojiť. Nikto vás tak nemusí vytočiť. Videohovory v tímoch sa líšia od konverzácií Skype, takže si nemusíte robiť starosti s dôsledkami back-end servera vašich účtov Skype alebo Skype for Business.

V kanceláriách, ktoré boli so spoločnosťou Microsoft už nejaký čas, môže trvať nejaký čas, kým zistíte, ako chcete, aby váš telefónny systém fungoval, pretože v dielach je niekoľko možností a niekoľko zmien. Napríklad niektoré funkcie zo Skype for Business sa zavádzajú do tímov a podľa spoločnosti Microsoft niekedy aplikácia Skype odstráni svoje obchodné funkcie Voice-over-IP. Tímy podporujú funkcie VoIP volania tým, že môžete telefonovať komukoľvek s telefónom pomocou cloudovej pobočkovej ústredne spoločnosti Microsoft. Po kliknutí na kartu Hovory v tímoch máte na výber, či chcete otvoriť číselnú klávesnicu a vytočiť číslo. Funkcia volania podporuje softvérové ​​telefóny na stolných a prenosných počítačoch a na zariadeniach iOS a Android a podporuje obmedzený počet stolových telefónov. Nezabudnite si prečítať dokument spoločnosti o Microsoft telefónnom systéme v Office 365, ak je táto téma obzvlášť znepokojujúca.

Na trhu však stále nie je aplikácia pre tímové rozhovory, ktorej funkcie volania môžu nahradiť službu videokonferencií. Videokonferenčné služby sú stále užitočné na spojenie s hodgepodge ľudí, ako sú dodávatelia, ľudia na rôznych oddeleniach atď., Ako aj na hosťovanie webových seminárov.

Pri plánovaní hovorov majú tímy pekné nástroje a integrácie s programom Outlook, ktoré sa nenachádzajú vo väčšine iných aplikácií na tímový rozhovor. Videohovor si môžete naplánovať napríklad vopred a pred začiatkom hovoru dostanete upozornenie. Môžete tiež naplánovať opakované hovory. S príslušnými povoleniami môžete zobraziť niekoho kalendár programu Outlook a nájsť vhodný čas na videohovor. Jeden hovor môže pojať až 250 účastníkov. Slack podporuje naraz iba 15 ľudí. Aplikácia pre videokonferencie Zoom podporuje 100 osôb pri hovore v bezplatných účtoch a až 1 000 pri podnikových účtoch. Ak hľadáte plnohodnotnú cloudovú PBX pre svoju spoločnosť, RingCentral Office je našou voľbou editorov pre obchodné VoIP.

Produkt spoločnosti Microsoft v štvorci

Microsoft Teams získava body za to, že je vysoko prispôsobiteľný, podporuje širokú škálu aplikácií a služieb určených na integráciu a zasahuje všetky hlavné funkcie, ktoré sa od nich očakávajú v aplikácii obchodného rozhovoru. Aplikácia stále čelí jednej obrovskej prekážke: Jediné skupiny, ktoré niekedy využijú tímy na plné využitie potenciálu, sú tie, ktoré už boli značne investované na pracovisku spoločnosti Microsoft. Ak ste dom spoločnosti Microsoft, pravdepodobne už máte tímy. Teraz je tu otázka, či ho chcete použiť.

Tímy spoločnosti Microsoft sa cítia dobre vhodné pre organizácie, ktoré radi udržiavajú nápady usporiadané, ale aj roztriedené. (Slovo „siled“ neustále pripomína, čo je výstižné, ale so sebou prináša príliš veľa negatívnych asociácií na to, aby tu bol presne ten správny popis. Neexistuje nič zo svojej podstaty, pokiaľ ide o správne usporiadanie komunikácie.) Ak tento opis znie príliš komplikovane a formálne, potom Slack - voľba ostatných editorov v tejto kategórii - by mohla byť lepšou možnosťou. Ak už pracujete so spoločnosťou Microsoft, jedná sa o skvelú aplikáciu na zasielanie správ tímom.