Recenzia a hodnotenie plánovača spoločnosti Microsoft

Program Microsoft Planner je navrhnutý ako miesto, kde členovia tímu spoločne riadia a diskutuje o práci pomocou metódy kanban. Ak chcete získať službu Planner, musíte sa prihlásiť na odber účtu obchodnej triedy Office 365. Z tohto dôvodu je veľmi nepravdepodobné, že by sa ktokoľvek, kto ešte nie je predplatiteľom, rozhodol používať. Ak ho však máte a používate ďalšie aplikácie spoločnosti Microsoft, Planner sa ľahko spojí so zvyškom vašej práce, či už ide o informačné databázy, e-mail alebo kalendár.

Plánovač je v poriadku, ale nie vynikajúci. Kľúčové výhody jeho používania súvisia so skutočnosťou, že sa ľahko integruje s inými aplikáciami Office 365. Na papieri táto integrácia znie skvele. V praxi je to ohromujúce. Podobné alebo lepšie zážitky získate pripojením jednej z najlepších kanbanových aplikácií - napríklad editorov Asana Asana alebo inej vysoko hodnotenej aplikácie, ako je Volerro, Wrike alebo Leankit - k e-mailu, úložisku v cloude, aplikácii na zaznamenávanie poznámok a tak ďalej.

Ceny a plány

Ako sme už uviedli, na získanie programu Microsoft Planner musíte mať účet Microsoft Office 365 s obchodným stupňom. Medzi tie, ktoré zahŕňajú Planner, patria Business Essentials, Business Premium (ale nie ten, ktorý sa jednoducho nazýva Business) a podnikové účty. Business Essentials stojí 6 dolárov na osobu a mesiac so zľavou, ak platíte ročne. Business Premium stojí 15 dolárov na osobu a mesiac, so zľavou pri platení ročne. Nezabúdajte, že tieto účty zahŕňajú celý rad ďalších aplikácií a služieb: OneDrive for Business, Exchange, Sharepoint, Skype for Business, tímy Microsoft a v prípade účtu Premium aj všetky základné aplikácie balíka Microsoft Office. Pokiaľ ide o hodnotu, za túto cenu naozaj dostanete veľa.

To znamená, že existujú samostatné nástroje na spoluprácu v štýle kanban, ktoré si môžete kúpiť a začať používať okamžite, bez ohľadu na to, či máte zriadený účet Microsoft, a predávajú sa za rôzne ceny.

KanbanFlow je jednou z najlacnejších možností. Platený prémiový plán stojí 5 dolárov na osobu a mesiac, alebo ak chcete platiť ročne, 54 dolárov na osobu a rok. Volerro má tiež nízku cenu, len 7, 99 dolárov na osobu a mesiac pre svoj účet obchodných tímov. Trello, jedna z najpopulárnejších kanban aplikácií, účtuje 119, 88 dolárov za osobu za rok, čo zodpovedá 9, 99 dolárov za osobu za mesiac. Asana's Choice Asana stojí 11, 99 dolárov na osobu za mesiac alebo 119, 88 dolárov na osobu, ak platíte ročne.

Na hornom konci cenového rozpätia sú LeanKit a Zenkit. Leankit poplatky kdekoľvek od 228 dolárov za osobu za rok do 588 dolárov za osobu za rok, čo zodpovedá 19 dolárov a 49 dolárov za osobu za mesiac. Zenkit stojí 348 dolárov na osobu a rok, čo zodpovedá 29 dolárov na osobu a mesiac.

Mnohé z týchto aplikácií majú tiež bezplatnú úroveň služieb, ktoré môžete používať s určitými obmedzeniami, aj keď program Microsoft Planner nie.

Plánovač ako Kanban

Plánovač funguje ako webová aplikácia, aj keď existujú aj aplikácie na stiahnutie pre Windows, iOS a Android.

Ak nie ste s kanbanom oboznámení, klasickým príkladom, ktorý vysvetľuje, ako kanban funguje, je mať stĺpce s označením „Do Do, Doing“ a „Done“. Po nastavení týchto stĺpcov do nich vložíte karty. Predstavte si lístky s poznámkami usporiadané do stĺpcov na doske. Každá karta alebo lepiaca poznámka obsahuje úlohu. Karty začínajú v stĺpci Úlohy. Ľudia majú pridelené úlohy. Keď postupník začne vykonávať úlohu, presunie kartu do stĺpca Doing. Keď pracuje na úlohe, môže k poznámke o jej postupe pridať komentáre. Jej šéf môže tiež písať komentáre na kartu úloh. Po dokončení úlohy postupuje nadobúdateľ kartu do stĺpca Hotovo.

Nemusíte sa držať dojednania úloh, úloh, dokončených. Aplikácie Kanban, vrátane Plánovača, vám umožňujú pomenovať stĺpce, ktoré sa vám páčia. Jedna poznámka však: V Plánovači sa stĺpce nazývajú vedrá.

V Plánovači môžu mať ku každej karte rôzne podrobnosti, napríklad názov (zvyčajne názov úlohy), popis, nadobúdateľ, dátum splatnosti, prílohy k súborom, komentáre od ostatných spolupracovníkov, kontrolný zoznam a dátum začatia. Každá karta v Plánovači má tiež rozbaľovací výber pre tri fázy: Nezačaté (predvolené), Prebieha a Dokončené. Po dokončení úlohy si vyberte možnosť Dokončené alebo môžete namiesto toho jednoducho kliknúť na začiarkavacie políčko. Dokončené karty zmiznú z pohľadu, pokiaľ sa nerozhodnete zobrazovať ich z možnosti v spodnej časti každého stĺpca.

Toto nastavenie podrobne vysvetľujem, pretože pri testovaní aplikácie sa stalo niečo neočakávané. Keď som presunul dokončené karty z jedného vedra / stĺpca do druhého, vrátili sa do stavu Nezačali. V mojom scenári som posledný stĺpec vpravo pomenoval Dokončené a chcel som tam uložiť všetky dokončené úlohy na kontrolu. Ale ako som už povedal, keď som pretiahol kartu z iného stĺpca do tohto, karta sa náhle označila ako nezačatá. Ak som zaškrtol políčko a znova ho označil ako kompletný, z pohľadu úplne zmizol. V dolnej časti stĺpca som našiel niečo, na čo by som mohol kliknúť, aby som ukázal dokončené úlohy. Keď som klikol na povolenie tejto možnosti, moje karty sa znova objavili, sivé a prečiarknuté, ako som pôvodne dúfal a očakával. Keď pretiahnem dokončené karty do tejto skupiny, zostanú v stave Dokončené, iba ak ich umiestnim na samý spodok stĺpca medzi ostatné Dokončené položky.

Ako to funguje, je tu príliš veľa chýb. Úlohou prejsť z Dokončené na Nezačaté je veľká vec, pretože ju pretiahnete do nesprávnej časti správneho kódu. Takéto falošné informácie môžu zahodiť celý tím. Práca, ktorá sa vykonala, sa v správach ukáže ako nedokončená a možno aj oneskorená.

Mnoho ďalších aspektov programu Microsoft Planner pracuje podľa očakávania a niektoré fungujú lepšie, ako sa očakávalo. Napríklad, keď otvoríte kartu, aby ste videli jej úplné podrobnosti a pridali ich, začiarknite políčka s otázkou, či chcete zahrnúť túto informáciu do zobrazenia karty na karte. Keď odovzdávam obrazové súbory na karty, rád by som ich videl, pretože sú to zvyčajne dobré vizuálne pripomenutia obsahu karty, hoci iní ľudia ich môžu radšej skryť, aby ušetrili miesto na obrazovke. Je pekné mať na výber. V aplikácii Trello a niekoľkých ďalších kanbanových aplikáciách zvyčajne nemáte možnosť zahrnúť alebo vylúčiť podrobnosti zo zobrazenia na karte v zobrazení Board. Dokonca som narazil na jednu aplikáciu, KanbanFlow, ktorá neukazovala obrázky pripojené ku kartám v zobrazení Board vôbec.

Ďalšou užitočnou funkciou je zobrazenie grafov, ktoré zobrazuje súhrn úloh, ktoré sa nespustili, prebiehajú, oneskorené a dokončené. Toto zobrazenie poskytuje prehľad úloh pridelených každému členovi tímu a ich stav.

Potuchy a čo chýba

Plánovač má viac ako pár vtipov. Niekedy mi trvalo niekoľko minút, kým som zistil, ako vykonať veľmi jednoduché kroky, napríklad pridať do môjho zoznamu obľúbených správ. V iných aplikáciách to trvá len o málo viac ako kliknutie na hviezdu v hornej časti stránky, zatiaľ čo v Plánovači taká hviezda neexistovala; zoznam obľúbených položiek nebol v Nastaveniach (okrem toho možnosť Nastavenia vás zavedie do nastavení pre Office 365, nie pre Plánovač); a nemohol som to urobiť presunutím ikony projektu z jeho aktuálneho umiestnenia do zoznamu obľúbených položiek, pretože drag and drop nie je na lište ponuky podporovaný. Nakoniec som našiel možnosť „Pridať / Odobrať z obľúbených“ v dolnej časti ponuky, ktorá sa otvára z elipsy. Väčšina ostatných výberov v tomto zozname vás zavedie do inej aplikácie balíka Office, takže mi stále nedáva zmysel, prečo medzi tieto voľby patrí Pridať / Odobrať z obľúbených položiek.

Neexistuje žiadny vyhľadávací panel, závažné opomenutie. Ak potrebujete konkrétnu kartu úloh, jediným spôsobom, ako to zistiť, je posúvať sa po palube a loviť. Bol som tiež prekvapený, že nenájdem žiadne filtračné nástroje. Bežným príkladom filtračného nástroja je ten, ktorý zobrazuje všetky oneskorené úlohy alebo všetky úlohy s určitým štítkom alebo štítkom alebo všetky úlohy priradené určitej osobe alebo oddeleniu - ale stále sú rozmiestnené na kanban Board, tak ako ste vy zariadil to.

V Plánovači sú najbližšie k nástrojom na filtrovanie najbližšie možnosti na jedno kliknutie, pomocou ktorých môžete zobraziť všetky úlohy podľa postupníka alebo podľa stavu pokroku. Ani to však nie sú skutočné nástroje na filtrovanie. Ak vám Plánovač zobrazí výsledky, v oboch prípadoch sa hlavičky stĺpcov zmenia. Inými slovami, ak ste mali k dispozícii skupiny na prijatie objednávky, spracovanie objednávky, splnenie objednávky, zaslanie objednávky, všetky zmiznú a sú nahradené buď tromi stavmi vývoja Plánovača (nezačaté, prebiehajú, dokončené) alebo menami postupníkov. Aj keď vidíte všetky úlohy, ktoré sú priradené k Claire, Markovi a Yvonne, strácate kontext usporiadania vašej rady.

Ďalším sklamaním je, že v Plánovači nie sú žiadne zmienky. Aplikácia Asana, Trello, Wrike a ďalšie aplikácie kanban ich majú. Použitie symbolu @ pred menom niekoho znamená, že chcete upozorniť túto osobu na vaše komentáre alebo otázky. Mnoho aplikácií pre spoluprácu ich používa, nielen pre aplikácie Kanban. Osoba, ktorú spomeniete, dostane upozornenie, zvyčajne s odkazom, ktorý ju vedie k príslušnému komentáru. Plánovač by ich mal naozaj mať. V opačnom prípade sa môžu spolupracovníci nakoniec vrátiť k e-mailu, aby prediskutovali prácu, a zdá sa, že to odporuje celému bodu aplikácie na spoluprácu.

V Plánovači nenájdete ani časovač, hoci ich má Wrike a KanbanFlow. Takisto nezískate plavce, to znamená pohľad na dosku, v ktorej je vodorovnej čiare tiež daná hodnota rovnaká ako v záhlaví stĺpca. Typický pohľad na plavec v kabanovej aplikácii by mohol filtrovať riadky zodpovedným nadobúdateľom alebo oddelením. Zenkit, KanbanFlow, Breeze.pm a ďalšie aplikácie ich majú.

integrácia

Integrácia plánovača bez námahy s ostatnými aplikáciami balíka Office je skutočnou výhodou, ale nemala by sa preceňovať. Je pravda, že súbory OneDrive môžete veľmi ľahko sťahovať a pripájať na karty alebo využívať SharePoint podobným spôsobom, ale niektoré z týchto funkcií sa skutočne veľmi nelíšia od pripojenia Asany k Disku Google alebo Dropboxu alebo od akéhokoľvek poskytovateľa online úložiska, ktorý používate.

Väčšina aplikácií kanban sa integruje s cloudovým úložiskom a nezaberajú veľa iných nastavení, ako ich autentifikáciu. S bežne používanými nástrojmi, ako sú e-mail a kalendáre, sú často možné ďalšie integrácie. V prípade nejasnejších aplikácií alebo konkrétnych automatizácií medzi integrovanými aplikáciami sa často môžete obrátiť na spoločnosť Zapier. Zapier je služba, ktorá pre vás vytvára integrácie a automatizácie medzi online službami a aplikáciami bez toho, aby ste museli mať akékoľvek znalosti programovania. Programy Trello, Asana, Wrike a niekoľko ďalších kanbanových aplikácií podporuje spoločnosť Zapier. Program Microsoft Planner nie je v sieti Zapier.

Ostatné integračné schopnosti v Plánovači boli menej pôsobivé, keď som ich skutočne vyskúšal. Napríklad som dúfal, že kliknutím na tlačidlo s názvom Konverzácia sa otvorí diskusné fórum pre danú radu so všetkými automaticky pozvanými členmi. Namiesto toho som sa dostal do programu Microsoft Outlook, kde som mal možnosť navrhnúť nový e-mail všetkým v skupine, pridať obsah, aby ho mohli všetci vidieť cez SharePoint, odovzdať súbory na zdieľanie prostredníctvom e-mailu alebo pripojiť ďalšie aplikácie. V prípade aplikácií na spoluprácu hrozí, že prídu o svoje odvolanie, ak vás pošlú späť na e-mail alebo ak staré nástroje nespĺňajú vaše potreby spolupráce v prvom rade.

Obmedzené použitie

Pre ľahkú spoluprácu a riadenie práce plánovač dokončí svoju prácu, ale v niekoľkých oblastiach ju chýba. Chýba vám niekoľko vecí, ktoré by som považoval za základné, napríklad panel vyhľadávania, filtre a oznámenia týkajúce sa zmienok @, ako aj niektoré funkcie, ktoré by som očakával iba v pokročilých verziách nástrojov kanban, ako napríklad časovač úloh a plavci. Ak potrebujete výkonnú kanbanovú aplikáciu, namiesto toho by som namiesto toho odporučil editora Choice Asana alebo iné najlepšie hodnotené aplikácie Wrike, Volerro a Leankit. Ak už máte účet Office 365, ktorý obsahuje prístup k Plánovači, a ešte ste sa nerozhodli, či na spoluprácu potrebujete dokonca aplikáciu Kanban, môžete si ju vyskúšať, ale iba ak je práca, ktorú potrebujete spravovať, pomerne ľahká,