Microsoft onedrive na kontrolu a hodnotenie firmy

Microsoft OneDrive for Business (začínajúci na 5 dolárov za používateľa mesačne, účtované ročne) je odpoveď spoločnosti Redmond spoločnosti Google Drive for Work a porovnateľných služieb ukladania podnikových cloudových úložísk. Program Microsoft OneDrive for Business možno spárovať s online verziami programov Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint a Microsoft Word pre bezbolestné zdieľanie a tímovú spoluprácu. Môžete ho tiež kombinovať s Microsoft Office 365, ktorý má viac aplikácií, ako aj verzie vyššie uvedených programov pre počítače.

Ak potrebujete spoľahlivejšie nástroje na spoluprácu a správu dokumentov, vyskúšajte Zoho Docs Standard, náš výber editorov v tejto kategórii. Čo sa týka úložného priestoru, Microsoft OneDrive for Business je solídnym riešením a nie pre tých, ktorí štandardizovali platformy Microsoft Office, Office 365 alebo SharePoint. Pokiaľ však ide o funkcie týkajúce sa dodržiavania súladu a integrálnej spolupráce, trochu to zaostáva za Dropbox Business, víťazom nášho výberu editorov v kategórii úložisko podnikových cloudov.

Samostatný účet Microsoft OneDrive for Business si môžete zakúpiť prihlásením do jedného z dvoch programov. Plán 1 stojí 5 dolárov na používateľa mesačne a zahŕňa 1 TB úložného priestoru na používateľa, odovzdanie súborov do 15 GB a možnosť synchronizácie súborov na všetkých vašich zariadeniach (Mac, PC, smartfóny a tablety). Plán 2 stojí 10 dolárov na používateľa mesačne a zahŕňa 5 TB cloudového úložiska na používateľa na predplatné s najmenej piatimi používateľmi (inak 1 TB). Plán 2 pridáva prevenciu straty údajov, robustnejšie administratívne nástroje a schopnosť uchovávať odstránené a upravené dokumenty.

Program Microsoft OneDrive for Business je súčasťou balíkov Microsoft Office 365 Business and Enterprise (začínajúcich na 8, 25 USD mesačne), ktoré zahŕňajú online verzie programov Microsoft Excel, Microsoft Word a Microsoft PowerPoint a ďalšie programy spoločnosti Microsoft. Zahŕňa tiež prístup offline a 24/7 telefonickú podporu. Všetky programy balíka Microsoft Office 365 majú jeden mesiac bezplatnú skúšobnú verziu bez požadovanej kreditnej karty. Ak však potrebujete viac času na rozhodnutie, môžete skúšobnú dobu predĺžiť o ďalších 30 dní pridaním platobných údajov.

Začíname s programom OneDrive

Registrácia nie je potu: Stačí uviesť niektoré kontaktné informácie, vytvoriť používateľské meno a heslo a je dobré ísť. Vaše používateľské meno v tomto prípade je yourcompany.onmicrosoft.com . Ak už máte predplatné spoločnosti Microsoft, môžete do existujúceho účtu pridať program Microsoft OneDrive for Business. Môžete si tiež stiahnuť aplikáciu pre stolné počítače, ktorá sa synchronizuje s vaším účtom. K dispozícii sú aplikácie pre Android, iOS, Windows Phone a dokonca aj Xbox.

Používateľské rozhranie Microsoft OneDrive for Business (UI) je veľmi čisté a trochu podobné službe Disk Google for Work. Na ľavej lište sa nachádza ponuka s odkazmi na všetky súbory, posledné súbory a súbory, ktoré s vami zdieľajú. V hornej časti informačného panela sú tlačidlá Nové, Odovzdať a Synchronizovať. Vpravo hore je otáznik; kliknutie na otáznik sa zobrazí v module pomocníka a na pravej strane obrazovky sa zobrazí niekoľko informácií o spustení.

Pri prvom prihlásení sa zobrazí výzva na synchronizáciu všetkých súborov do aplikácie Microsoft OneDrive for Business. Ak máte veľa gigabajtov súborov (a kto ich nemá), odporúčame vám používať klienta pre stolné počítače. Môžete tiež nahrať jednotlivé súbory a priečinky a pozvať ich do nich. Ak chcete zdieľať súbory a priečinky, môžete získať verejný odkaz alebo zadať e-mailové adresy alebo mená kohokoľvek, kto už bol do vášho účtu pozvaný. Potom si môžete vybrať, či sa bude vyžadovať prihlásenie a či sa má alebo nemá poslať e-mailová pozvánka. To znamená, že dokumenty môžete voľne zdieľať s externými používateľmi. Povolenia sú obmedzené na prezeranie alebo úpravu. V tomto rozbaľovacom okne môžete tiež vidieť, s kým už zdieľate dokument alebo priečinok, a zastaviť zdieľanie.

V júni spoločnosť Microsoft oznámila, že do funkcie OneDrive pridá funkciu KFM (Known Folder Move), ktorá umožní jednému tlačidlu prenášať obsah zo zložiek Desktop, Documents and Pictures do OneDrive. Známe priečinky sú ukazovatele, ktoré umožňujú prenášať dokumenty, pracovnú plochu a obrázky do OneDrive.

Zdieľanie dokumentov a spolupráca

Aj keď Microsoft OneDrive for Business zdieľa s Diskom Google for Work veľa podobností, spoločnosť Microsoft neodporúča OneDrive for Business ako platformu na zdieľanie. Namiesto toho ukazuje na tímové weby, ktoré sú hostiteľom servera Microsoft SharePoint Online, ktorý ponúka zdieľaný informačný panel. Aplikáciu Microsoft OneDrive for Business napriek tomu môžete použiť na zdieľanie, úpravu a komentovanie súborov s kolegami podobne ako Disk Google pre prácu. Môžete zdieľať priečinky a súbory ad hoc a na spoluprácu používať online programy balíka Microsoft Office. Je na vás, či chcete oba produkty používať spoločne (Office 365 obsahuje jeden tímový server) alebo nie.

Ak synchronizujete svoje súbory Microsoft OneDrive for Business s počítačovou aplikáciou, môžete k nim získať prístup aj v režime offline, čo je užitočné pre cestujúcich. K svojim dokumentom môžete pristupovať aj pomocou mobilných aplikácií pre Android, iOS a Windows Phone.

Spoločnosť Microsoft ponúka obrovskú knižnicu obsahu pomocníka vrátane informácií o postupoch a riešení problémov. Niekedy to môže byť mätúce, pretože vždy existuje viac verzií operačného systému (OS) a jeho softvéru, takže pri vyhľadávaní to musíte mať na pamäti. K dispozícii je tiež online komunita, kde môžete klásť otázky iným používateľom a moderátorom. Môžete tiež klásť otázky prostredníctvom virtuálneho asistenta, ale to jednoducho vedie k výsledkom vyhľadávania. Ak si zakúpite program Microsoft OneDrive for Business ako súčasť balíka Office 365 for Business, získate telefonickú podporu 24 hodín denne, 7 dní v týždni. Môžete tiež vytvoriť podporné otázky alebo otázky týkajúce sa tweetu pre @MicrosoftHelps.

Integrácia a bezpečnosť

OneDrive for Business má dobrý výber ľahko dostupných integrácií s populárnymi webovými službami. Sú dobré, ale ako by ste očakávali, v prípade, že OneDrive svieti v hĺbke integrácie s inými produktmi spoločnosti Microsoft (najmä Office 365), séria back-end služieb Office Online vrátane SharePoint Online, ako aj desktopová sada Produkty Office 2016. Od roku 2015 existuje aj špeciálne aplikačné programovacie rozhranie OneDrive for Business (API). Rovnako ako väčšina rozhraní API pre webovú integráciu, je založená na REST a veľmi dobre zapadá do akéhokoľvek podnikania zameraného na spoločnosť Microsoft. Zatiaľ čo počet existujúcich integrácií produktov je v súčasnosti základný, existuje nový potenciál pre nový vývoj. To by malo byť vzrušujúce pre spoločnosti, ktoré majú významný podiel na používaní produktov SharePoint a Microsoft Office vo všeobecnosti, as obrovským partnerským ekosystémom spoločnosti Microsoft môžete očakávať, že v priebehu času bude k dispozícii rastúci počet integrácií s pridanou hodnotou.

Prekvapivo, vzhľadom na svoje veľké investície do globálnych dátových centier s pokročilými bezpečnostnými funkciami, spoločnosť Microsoft nezaručuje, že OneDrive for Business je v súlade so zákonom o prenosnosti a zodpovednosti v zdravotnom poistení (HIPAA), hoci Microsoft to naznačil predovšetkým preto, že neexistuje známa certifikácia pre HIPAA. compliance. Poukazuje na to, že výrobok prešiel auditom s cieľom zabezpečiť súlad s normou ISO 27001 a že podpíše dohodu o obchodnom pridružení HIPAA. To však v žiadnom prípade nezaručuje zhodu s HIPAA vo vašej organizácii - to bude medzi vami a vaším audítorom. Pozitívne je, že všetky údaje sú šifrované medzi klientom a serverom prostredníctvom protokolu SSL. Údaje v pokoji sú šifrované pomocou 256-bitových šifrovacích kľúčov AES, ktoré sú uložené v pridruženej obsahovej databáze SharePoint. Pretože sú kľúče uložené pod kontrolou spoločnosti Microsoft, prístup k údajom je možný, ale prísne riadený prostredníctvom systému uzamykateľných skríň, ktorý umožňuje správcom získať auditovaný prístup k údajom na krátku dobu na účely riešenia problémov.

Jednou z hlavných výhod, ktorú má OneDrive for Business, je natívna integrácia so službou Active Directory (AD) spoločnosti Microsoft, ktorá sa rozširuje aj na cloudový náprotivok, a to aj na Azure Active Directory. Zatiaľ čo AD je momentálne jedinou možnosťou prihlásenia jedným vstupom (Single Sign-On (SSO)), nie je to príliš zlé, pretože AD je zďaleka najbežnejšie používanou správou totožnosti a platformou SSO. K dispozícii je tiež natívna funkcia dvojstupňového overovania, ktorú je možné povoliť alebo zakázať v nastaveniach účtu, takže ak to bude vyhovovať, môžete pridať ďalšiu úroveň zabezpečenia.

Jednoduché zdieľanie súborov, veľké úložisko

Microsoft OneDrive for Business ponúka veľa úložísk typu cloud na jedného používateľa (1 TB alebo 5 TB, v závislosti od plánu). Najlepšie však funguje, keď je integrovaný s balíkom Microsoft Office 365, ktorý obsahuje online a desktopové verzie softvéru pre produktivitu spoločnosti Microsoft, ako aj Microsoft SharePoint Online, ktorý umožňuje zdieľanie dokumentov a spoluprácu s tímom. Pokiaľ však ide o jednorazovú spoluprácu, zvážte možnosť Ascensio System OnlyOffice alebo Editors 'Choice Winner Zoho Docs Standard. To znamená, že ako samostatné úložisko podnikových cloudových úložísk je to vynikajúce samostatné riešenie, najmä pre malé a stredné podniky (SMB), ktoré štandardizovali ďalšie nástroje produktivity spoločnosti Microsoft.