Dynamika spoločnosti Microsoft 365 pre financie a operácie, hodnotenie a hodnotenie obchodných vydaní

Aplikácia Microsoft Dynamics 365 pre finančné a prevádzkové operácie, Business Edition (Dynamics 365), ktorá bola uvedená na trh v novembri 2016, sa pripojila k ďalším aplikáciám na plánovanie podnikových prostriedkov Microsoft Dynamics (ERP) vrátane Dynamics GP a Dynamics NAV. Dynamics 365 je zameraný na malé a stredné podniky (MSP) a je ponúkaný na základe modelu nasadenia typu cloud. Ceny začínajú na 40 dolárov za používateľa mesačne, hoci každý člen tímu (ktorý je definovaný ako používateľ, ktorý potrebuje len pozorovať, ale nevstupovať ani meniť informácie) platí iba 5 dolárov mesačne. Rovnako ako u väčšiny účtovných systémov a systémov ERP zameraných na malé a stredné podniky, na získanie aplikácie budete musieť pracovať s partnerom spoločnosti Microsoft. Z tohto dôvodu budete vedieť svoje konečné náklady až po pripočítaní poplatkov od partnera. Dynamics 365 je síce solídnym produktom, ale jeho súčasný nedostatok miezd, riadenie vzťahov so zákazníkmi (CRM) a riadenie projektov (PM) ho udržujú za našimi výhercami Editors 'Choice, Oracle NetSuite OneWorld a Syspro, v našom kole prehľadov ERP.

Pekné pristátie

Microsoft mi poskytol úplnú, autonómnu skúšobnú inštanciu Dynamics 365, hostenú v cloude spoločnosti Microsoft, ako by to mal akýkoľvek iný zákazník. Systém inicioval vstupnú stránku s dlaždicami pre celý rad integrovaných cloudových aplikácií spoločnosti Microsoft vrátane Microsoft Office 365 a niekoľkých ďalších. Aplikáciu spustíte kliknutím na dlaždicu „Dynamics 365“.

Rovnako ako v prípade mnohých iných účtovných systémov pre malé a stredné podniky, ktoré som preskúmal, má vstupná stránka prvky, ktoré predstavujú otvorené položky a kľúčové ukazovatele výkonnosti (KPI). Microsoft nazýva tieto „narážky“. Na pravej strane okna sa nachádza aj graf, v ktorom môžete určiť, ktoré KPI, podnety a informácie o grafe, ktoré sa majú zobraziť. S grafom koláčového grafu v mojom testovacom systéme sa pri umiestnení kurzora myši nad segmentom zobrazia finančné údaje spojené s týmto segmentom. Kliknutím na segment zobrazíte zákazníka, dodávateľa alebo iný záznam spojený s časťou grafiky. Rovnako ako v prípade ostatných položiek na vstupnej stránke si môžete vybrať, ktoré položky chcete zmapovať, a zmeniť veľkosť všetkých alebo všetkých zobrazených položiek. Na vstupnej stránke sa nachádza aj krátky súhrnný skúšobný zostatok, čo je užitočná funkcia, ktorú som ocenil. Možnosti prispôsobenia znamenajú, že používatelia môžu v podstate navrhnúť svoje vlastné vstupné portály bez väčšej alebo dokonca akejkoľvek asistencie zo strany IT.

Váš hlavný navigačný mechanizmus je ponuka na ľavej strane vstupného okna. To, čo sa tam zobrazuje, závisí od roly priradenej konkrétnemu používateľovi. Medzi dostupné role patria účtovník, správca, obchodný manažér, projektový manažér, predajné činnosti, manažér predaja a vzťahov, spracovateľ zákazky na objednávku a člen tímu. Ako už bolo uvedené, člen tímu môže zobraziť iba údaje, nie ich vkladať ani upravovať.

Túto kontrolu som vykonal v úlohe účtovníka. V tejto úlohe sa úvodná ponuka na ľavej strane skladala z ikon pre pokročilé financie, schválenia, financie, domov, nákup a predaj. Každá ikona je sprevádzaná krátkym popisom dostupných funkcií. Napríklad kliknutím na ikonu Financie sa dostanete do okna, ktoré vám umožní zhromažďovať a uskutočňovať platby, pripravovať výpisy a zladiť bankové účty. Ikona Advanced Financials vám prináša okno, kde môžete spravovať rozpočty, analyzovať peňažné toky, vykonávať funkcie fixných aktív a spracovávať analýzu predaja.

Tieto ponuky sú vylepšené páskovými ponukami v hornej časti každej obrazovky, ktoré predstavujú rôzne čiastkové úlohy, ktoré môžete vykonať v závislosti od toho, v ktorom okne okna sa práve nachádzate. Na rozdiel od niektorých iných programov ERP a účtovníctva, ktoré som skontroloval, napríklad QuickBooks Enterprise Riešenia a Sage 300, Dynamics 365 neposkytuje možnosť navigácie vývojového diagramu procesu. Napriek tomu je intuitívne usporiadané, že som sa rýchlo zoznámil s navigačným procesom aplikácie. Ak potrebujete prejsť na konkrétnu funkciu a nie ste si istí, kde sa nachádza, potom zadaním požadovanej funkcie alebo správy do vyhľadávacieho poľa okamžite zobrazíte rôzne možnosti, z ktorých jedna vás dovedie na požadované miesto.

Dynamics 365 má k dispozícii zodpovedajúce mobilné aplikácie pre Android a iOS a testoval som ich na tabletoch iPad Air a Lenovo Yoga. Obrazovky sa zdajú byť zhodné s verziou PC, aj keď sú trochu skrátené kvôli menšej veľkosti obrazovky displeja tabletu, ale napriek tomu sú pekne navrhnuté v rámci týchto obmedzení.

Robustná štruktúra účtovných osnov Dynamics 365 môže mať celkom 35 znakov, 20 ako skutočné číslo účtu a zvyšok ako niečo, čo Microsoft nazýva „dimenziou“. Tieto dimenzie sa môžu použiť na vymedzenie vecí, ako sú oddelenia a funkcie, ktoré sa do istej miery podobajú vlastným poliam v účtovných systémoch iných dodávateľov.

Prehľady sú bohaté a ľahko dostupné. Dynamics 365 má štandardné finančné správy, vrátane súhrnných a podrobných všeobecných účtov, zostatkov v pokusoch, zostatku v pracovnom procese a štandardných finančných výkazov súvahy, výkazu ziskov a strát a peňažných tokov. Príjemným vedľajším účinkom úzkej integrácie so zvyškom balíka Microsoft Office a balíka Office 365 je, že vytváranie vlastných zostáv je pomerne jednoduché pomocou nástrojov, ktoré pravdepodobne už poznáte.

Dynamics 365 má tiež vynikajúce grafické a mapovacie schopnosti. Tieto možnosti sú výrazne vylepšené tým, že vám umožňujú ľahko začleniť ďalšie grafy a grafiky z programu Microsoft Excel a ešte komplexnejšie vizualizácie údajov z programu Microsoft Power BI. Microsoft Power BI však nebol v mojom recenznom systéme aktívny, takže som túto funkciu priamo netestoval, hoci funkcia „Importovať z programu Microsoft Excel“ fungovala dobre.

Solidný predaj a nákupy

Možnosti predaja a nákupu Dynamics 365 sú pomerne štandardné, s výnimkou jedného standoutu. Na strane základných funkcií môžete vytvárať ponuky a odhady a zmeniť ich na faktúry. Môžete tiež ľahko vytvárať objednávky. Predaj aj nákup sú úzko spojené s inventárom, takže je ľahké zistiť, či máte dostatok zásob na vyplnenie objednávky, alebo či musíte zmeniť poradie niektorých alebo všetkých objednávok a vydať objednávku na doplnenie zásob. Dynamics 365 však nie je celkom sám o sebe systémom riadenia zásob, pretože v súčasnosti nepodporuje viaceré sklady, čiarové kódy ani podobné funkcie, ktoré by ste v tejto kategórii očakávali.

Vynikajúcimi funkciami je schopnosť Microsoft Dynamic 365 for Financials vytvárať obchodné ponuky a dokonca aj faktúry priamo v e-maile Microsoft Outlook a cenovú ponuku alebo faktúru okamžite premietnuť do Dynamics 365. Je to dôsledok veľmi úzkej integrácie s Microsoft Office 365. a ľahko odôvodní získanie balíka Microsoft Office 365, ak si ho už predplatíte. V programe Microsoft Outlook 365 je k dispozícii tlačidlo s ikonou Financie. Kliknutím na túto ikonu otvoríte záznam zákazníka a môžete odhad alebo faktúru vytvoriť priamo v Dynamics 365; pripája sa k e-mailovej odpovedi zaslanej zákazníkovi. U väčšiny iných účtovných systémov by ste museli vytvoriť dokument vo vnútri účtovného systému, uložiť ho ako dokument nejakého druhu a potom ho priložiť k e-mailu.

Nie celkom PM

Dynamics 365 ponúka okrem predaja, nákupu a inventára aj to, čo Microsoft nazýva projektový manažment. Ak však očakávate skutočný nástroj PM, ktorý podporuje funkcie, ako sú napríklad metóda kritickej cesty (CPM), grafy na vyhodnotenie programu (PERT), pridelenie zdrojov min / max alebo Ganttovy grafy, budete sklamaní. Táto funkcia sa môže presnejšie nazývať správa úloh alebo kalkulácia úloh. Ak ju chcete použiť, vytvoríte karty pracovných miest a potom pre ne vytvoríte úlohy a sadzby, ako aj časy plánovania a rozpočet. Po dokončení môžete na danú úlohu použiť zdroje.

Zatiaľ čo možnosti programu Dynamics 365 pre PM nezahŕňajú Ganttovy grafy, stále môžete nastaviť míľniky a určiť, do akej miery ich práca plní. Môžete tiež zadať časové karty a tieto výdavky na časové karty priradiť k projektu alebo úlohe. Pre mnoho malých a stredných podnikov bude tento prístup fungovať dosť dobre. Ale ak potrebujete väčšiu hĺbku, budete musieť na jar pre Microsoft Project (spoločnosť ponúka cloud verziu) alebo nejaký nástroj tretích strán PM.

Dlhodobý majetok je pekným doplnkom

Nie je všetko obvyklé, keď nájdete schopnosti fixných aktív v ERP alebo účtovnom systéme, ktorý je zameraný na trhové vrstvy MSP. Aj keď je však k dispozícii, je to často za príplatok voliteľný modul. Dynamics 365 obsahuje schopnosť Fixed Asset ako súčasť balíka Basic, čo je pekné. Aktíva sa vkladajú do systému na karte aktív, ktoré obsahujú opis majetku, obstarávaciu cenu a dátum a požadovanú metódu odpisovania.

Dynamics 365 má štandardné metódy odpisovania vrátane priamky, klesajúceho zostatku a odpisov vypočítané pomocou polročného dohovoru. Môžete tiež určiť svoju vlastnú metódu odpisovania. Aj keď investičný majetok v Dynamics 365 nie je taký komplexný ako v mnohých samostatných moduloch investičného majetku dostupných pre modulárne systémy ERP, ako je SAP Business One Professional, mal by byť uspokojivý pre väčšinu zákazníckej základne Dynamics 365.

Inventár je mierne obmedzený

Ponuka Dynamics 365's Inventory predstavuje pomerne všeobecný podsystém správy zásob. Vyzerá to však dobre; v testovacom systéme, ktorý som skontroloval, bola každá položka inventára spárovaná s fotografiou tejto položky. To je pekný dotyk a uľahčuje sa vizuálne overenie, že pracujete so správnou položkou.

Nevýhodou je, že Dynamics 365 má iba jedinú metódu kalkulácie zásob, a to First-In First-Out (FIFO). Pravdepodobne to nebude pre mnohých potenciálnych používateľov obchod s obchodmi a zástupca spoločnosti Microsoft mi potvrdil, že spoločnosť si myslí, že spoločnosť FIFO je pre svojich zamýšľaných zákazníkov dosť. Bol by som však rád, keby sa zahrnula aj metóda vážených priemerných nákladov. Microsoft je v procese pridávania Kitting (vytváranie podzostáv), aj keď to ešte nie je funkciou vo verzii softvéru, ktorý som skontroloval.

Celkovo si myslím, že po testovaní tohto počiatočného vydania Dynamics 365 som si myslel, že to, čo je k dispozícii, sa urobilo pekne. Aplikácia je však veľmi rozpracovaná. V čase, keď som softvér testoval, bol k dispozícii iba v USA a Kanade, takže ak podnikáte v iných oblastiach sveta, mali by ste sa najskôr poradiť so spoločnosťou Microsoft. Dynamics 365 sa napriek tomu javí ako vhodný pre spoločnosti, ktoré sa chcú posunúť od účtovníckeho systému na vyššej úrovni, ako napríklad FreshBooks. Je to vysoko škálovateľná a dúfajme, že získa niektoré z ďalších funkcií, ktoré mnohí z jej konkurentov na strednom trhu ponúkajú, najmä mzdy a komplexnejšie možnosti správy zásob.