Prosia by mali používať virtuálne kreditné karty, nielen splatné účty

Predpokladajme, že keď budete nabudúce počuť o narušení bezpečnosti v inej spoločnosti, viete, že si nemusíte robiť starosti, bez ohľadu na to, aké veľké porušenie bolo alebo koľko čísel kreditných kariet boli odobrané. Predpokladajme, že ste vedeli, že aj keď zločinci dostali od spoločnosti všetky údaje o kreditných kartách od predajcu, s tým nemohli robiť nič. Bola by to veľká úľava v porovnaní s tým, koľko sa ich teraz cíti, keď ich každé veľké porušenie zbesilo hľadá oznámenia, že boli prijaté aj ich údaje.

Našťastie, s pomocou odboru Účtovné oddelenie sa žiadny odborník v oblasti IT nemusí obávať straty čísel kreditných kariet zákazníkov znovu. Dôvod je ten, že pre spoločnosti je teraz pomerne ľahké uskutočňovať platby pomocou čísiel virtuálnych kreditných kariet, ktoré sú dobré iba pre jednu transakciu. Po dokončení tejto transakcie je toto číslo zbytočné. Nezáleží na tom, či zlodeji majú číslo, bezpečnostný kód a dátum vypršania platnosti, pretože žiadna z týchto informácií nemôže byť znova použitá. Môže sa to stať, keď nastavíte svoje komerčné platby pomocou virtuálnych kreditných kariet a potom nakonfigurujete softvér podnikového účtovníctva tak, aby sa všetko stalo automaticky a transparentne.

Čo sú virtuálne kreditné karty?

Virtuálne kreditné karty existujú už nejakú dobu, ale donedávna existovali pre spotrebiteľov, aby uskutočňovali jednorazové platby online ako spôsob ochrany proti krádeži čísla karty. Pre obchodné účely to boli najväčšie spoločnosti, ktoré začali používať čísla virtuálnych kariet na obstarávanie a cestovanie, zvyčajne ako súčasť svojich celkových komerčných platobných systémov.

Teraz však čísla virtuálnych kariet pre komerčné transakcie sú k dispozícii aj pre menšie podniky. Počiatočná podpora pochádza od MasterCard, jedného z najväčších mien vo finančnom priemysle, aj keď ostatní poskytovatelia platobných služieb ich pravdepodobne nasledujú.

„Virtuálne karty sú jednou z najrýchlejšie rastúcich oblastí v priemysle, “ povedal Jeff Feuerstein, senior viceprezident pre produkty veľkého trhu a produktový manažment produktov spoločnosti Mastercard. Minulý rok utratili virtuálne kreditné karty v USA 122 miliárd dolárov.

Feuerstein tiež uviedol, že spoločnosti v súčasnosti spolupracujú so svojimi bankami na uskutočňovaní platieb pomocou čísel virtuálnych kariet a v tomto procese sa postupne ukončujú platby pomocou šekov a automatických platieb zúčtovacím strediskom (ACH). Povedal, že komerční zákazníci zisťujú, že platby virtuálnymi kartami sú bezpečnejšie ako iné spôsoby platby a navyše sú zvyčajne lacnejšie. V niektorých prípadoch môžu spoločnosti dokonca zistiť, že na svoje platby dostanú zľavu.

Ako fungujú virtuálne kreditné karty

Pre väčšinu firiem sa platby za virtuálne karty používajú na obstarávanie a iné typy transakcií, kde sa predkladajú s faktúrou za dodávky na základe objednávok (PO). Často sa používajú aj na úhradu cestovných výdavkov, keď interná cestovná kancelária používa virtuálnu kreditnú kartu.

Spôsob, akým tento proces funguje, závisí od vášho účtovného systému a od banky, s ktorou pracujete. MasterCard to napríklad podporuje svojimi vlastnými dvoma virtuálnymi platobnými systémami, ktoré sa nazývajú „MasterCard In Control for Commercial Payments“ a „MasterCard In Control for Business Travel“. Spôsob, akým to zvládne MasterCard, sa líši podľa vašich potrieb.

Existuje napríklad webová stránka pre malé alebo zriedkavé virtuálne platby. Pre väčšinu firiem je však najjednoduchšou voľbou vytvoriť nový typ platobného súboru, ktorý definuje platby, ktoré sa majú vykonať pomocou čísla virtuálnej karty. Tento platobný súbor sa potom prenesie do vašej banky, kde sa spracuje, a potom sa každá platba v platobnom súbore uskutoční pomocou jedinečného 16-miestneho čísla kreditnej karty na jedno použitie. Predajca nikdy neuvidí skutočné číslo kreditnej karty, takže ak dôjde k jeho narušeniu, nezáleží na tom.

Niektoré účtovné systémy nepoužívajú platobné súbory, takže pre nich existuje aplikačné programovacie rozhranie (API), ktoré umožňuje pracovníkom IT integrovať virtuálny platobný systém do vášho existujúceho účtovného systému. Niekoľko ďalších virtuálnych platobných procesorov, napríklad Bento Technologies 'Bento for Business, poskytne podporu vývojárom pri implementácii ich API do vášho účtovného systému. Iné, napríklad DivvyPay's Divvy, prichádzajú s používateľskými rozhraniami (UI) pre niektoré z najbežnejších systémov podnikového účtovníctva.

Na zabezpečenie zabezpečenia použite sieť VPN

Aby to všetko fungovalo, vaši IT pracovníci musia byť schopní buď upraviť platobné súbory, alebo pridať podporu API do existujúceho účtovného systému. Pretože tieto citlivé informácie o platbe sa budú prenášať do vašej finančnej inštitúcie alebo v niektorých prípadoch vašim dodávateľom, na zabezpečenie zabezpečenia budete potrebovať virtuálnu súkromnú sieť (VPN). Vaše účtovné oddelenie bude samozrejme potrebovať prístup k záznamom výdavkov, aby ich mohli auditovať.

Väčšina bánk v súčasnosti ponúka túto virtuálnu platobnú službu zadarmo ako službu pre svojich zákazníkov, ale táto sa môže v jednotlivých bankách líšiť, preto by ste sa mali pred potvrdením skontrolovať. Vaši predajcovia dostanú zaplatené rovnako ako za akúkoľvek inú úverovú transakciu, takže nie je potrebné žiadne zvláštne prihlasovanie.

• Najlepšie VPN služby pre rok 2019 Najlepšie VPN služby pre rok 2019
• 5 vecí, ktoré by ste mali vedieť o virtuálnych kreditných kartách 5 vecí, ktoré by ste mali vedieť o virtuálnych kreditných kartách
• Najlepšie služby spracovania kreditných kariet za rok 2019 Najlepšie služby spracovania kreditných kariet za rok 2019

Je potrebné poznamenať, že používanie čísiel virtuálnych kariet na platby má niektoré ďalšie výhody, ktoré presahujú bezpečnosť platby a slobodu obávať sa porušenia pravidiel zo strany dodávateľa. Podľa Feuersteina existujú niektoré dôležité kapitálové výhody: keďže pri kapitálových výdavkoch môže dôjsť k 30 až 45-dňovému oneskoreniu, sledovanie výdavkov je ľahko automatizované a v mnohých prípadoch je použitie tohto spôsobu platby kartou lacnejšie ako šeky alebo ACH. platby. Často je to lacnejšie ako prijímať hotovosť za tovar alebo služby.

Rozhodujúcim faktorom pri používaní čísel virtuálnych kreditných kariet je však bezpečnosť. Hackeri, ktorí porušia niektorého z vašich predajcov, nebudú mať čísla kreditných kariet, ktoré môžu použiť, bez ohľadu na to, ako sa snažia a bez ohľadu na to, aká slabá môže byť bezpečnosť u dodávateľa. A to stojí za veľa.