Podrobné informácie o priemysle: kam smeruje správa dokumentov?

Nástroje na správu dokumentov (DM) umožňujú podnikovým používateľom nielen upravovať súbory, ale transformovať vytváranie obsahu, zefektívňovať pracovné toky a celkovo organizovanejšie podnikať. Tieto nástroje, ktoré často využívajú súbory PDF, boli také všadeprítomné, že správu DM pravdepodobne používate vo svojom každodennom pracovnom živote bez toho, aby ste na to veľa mysleli. Stále sa však pole neustále vyvíja a modernizuje.

Nedávno sme hovorili so zakladateľom Eugenom Xiongom a Predseda spoločnosti Foxit Software Inc. o tom, ako sa mení konkurenčné prostredie, pokiaľ ide o technológiu PDF, a o niektorých výzvach, ktorým podniky v súvislosti s touto všadeprítomnou technológiou čelia. V našej diskusii sme sa zamerali na súčasný smer DM a niektoré predpovede týkajúce sa inteligentných funkcií v priestore.

PCMag (PCM): Kde vidíte DM priestor ako celok v nasledujúcich 18 mesiacoch?

Eugene Xiong (EX): Jedna vec, ktorú vidíme najmä je to, že DM sa čoraz viac zameriava na to, aby jednotlivému dokumentu dala nový pocit identity. S dnešnými štandardnými systémami DM je veľmi ťažké dosiahnuť úplný a úplný digitálny pracovný tok. Niekedy musíte súbor prevziať zo systému a potom pomocou iného nástroja spracovať. V takom prípade je tento dokument úplne mimo kontroly dokumentačného systému.

Pred niekoľkými rokmi sme vyvinuli technológiu, ktorú nazývame ConnectedPDF , Základnou myšlienkou bolo, že ak by sme využili pripojenia vložené do dokumentu, poskytlo by to súboru väčší význam. Pripojené PDF funguje takto: Po zdieľaní dokumentu môže tvorca sledovať, kto ho prijal, čo s ním urobil a uvidí, kedy boli úlohy dokončené. Poskytuje tiež silné kontroly prístupu jednotlivým používateľom. To všetko sa deje v reálnom čase. Povolenia PDF môžete nakonfigurovať aj po odoslaní súboru.

Práve tu sme si uvedomili, že meniace sa prostredie priestoru DM je o tom, aby spoločnostiam poskytli väčšiu kontrolu nad svojimi súbormi PDF a aby sa cítili oveľa „živšie“ ako štandardný dokument. Myslím si, že v budúcnosti, v časovom rámci, ktorý ste spomenuli, si myslím, že v priebehu jedného alebo dvoch rokov sa systémy DM zameriavajú na samotný dokument. Toto bude trend namiesto toho, aby sme mali rozdielne systémy, ktoré spolu nefungujú. Dúfame, že sa o to snažíme: povýšiť dokument do voľného priestoru založeného na otvorených štandardoch a tiež cloudových službách. Vytvoríme cloud, ktorý spojí všetky rôzne dokumenty dohromady.

PCM: Aké technológie v budúcnosti ovplyvnia DM? Vidíte priestor PDF implementujúci funkcie umelej inteligencie (AI)?

Príklad: Vlastne si nemyslím, že je to správne. To je veľa neštruktúrovaných údajov v PDF. Ak len vezmete všetky druhy rôznych PDF a vložíte ich do AI enginu, neprináša zmysluplné výsledky. Snažíme sa o to, aby sme dokumentu skutočne porozumeli o niečo viac, počínajúc od vytvorenia súboru, priradíme k dokumentu ID. To umožňuje dokumentu cestovať na rôzne miesta a porozumieť tomu, čo ľudia v súvislosti so spisom robia. Akonáhle budeme mať dostatok údajov o dokumente, môžeme pristúpiť k uplatňovaniu AI pri pohľade na niektoré z viac štruktúrovaných údajov. To sa vytvorí veľa zmysluplnejší výsledok.

Dokumenty samotné obsahujú tzv. Neštruktúrované údaje. Je veľmi ťažké extrahovať údaje spoľahlivým a konzistentným spôsobom z niečoho ako biely papier PDF. Myslím, že je veľmi ľahké v týchto dňoch propagovať AI vo vašom výrobok pretože je to veľmi vzrušujúce. Pravda je taká, že dokumenty boli navrhnuté iba na ľudskú spotrebu. Majú veľké množstvo neštruktúrovaných údajov, ktoré súčasná technológia AI jednoducho nedokáže efektívne dešifrovať. Vďaka tomu sa objavia ďalšie iniciatívy na extrahovanie štruktúrovaných údajov - napríklad informácie o cenách, tituly a mená - a ktoré prinesú používateľom a správcom zmysluplnejšiu inteligenciu dokumentov. Poskytne oveľa väčšiu pomoc, pokiaľ ide o zvýšenie produktivity znalostných pracovníkov.

PCM: Na čo by mali myslieť malé a stredné podniky (MSP), pokiaľ ide o DM?

Príklad: To je dobrá otázka a malé podniky musia DM dôkladne premyslieť. Samotný Foxit nie je veľký podnik; stále sme sami SMB. Dokonca aj potom stále vidíme obrovské množstvo informácií vymieňaných v rámci našej organizácie a medzi nami a inými spoločnosťami. Odpoveď na to je vytvoriť kompletné riešenie dokumentov, ktoré je založené na cloude a na webe.

Keď hovoria o DM, veľa malých firiem sa môže báť. Musia platiť veľa peňazí a tiež musia vynaložiť veľké úsilie na nasadenie, konfiguráciu a údržbu tieto druhy DM systémov. Vidíme, že v blízkej budúcnosti bude veľa poskytovateľov vrátane nás v spoločnosti Foxit poskytovať kompletné riešenie - nielen systém DM, ale aj nástroje na zvýšenie produktivity dokumentov. Máme ľahko použiteľnú verziu PDF založenú na prehľadávači, ktorá ponúka všetky funkcie prispôsobenia ako akýkoľvek iný produkt, ale nevyžaduje ďalšiu inštaláciu. Menšie podniky by sa mali zamerať na prijatie ľahších a citlivejších riešení pre svoje operácie PDF.