Implementácia bamboohr, krok za krokom

BambooHR je naša voľba editorov pre systémy riadenia ľudských zdrojov (HR). Je vybavený nádherným a ľahko použiteľným používateľským rozhraním (UI), otvoreným aplikačným programovacím rozhraním (API), ktoré vám umožňuje rozšíriť tento nástroj na softvér tretích strán, a rôznymi doplnkovými modulmi, ako je napríklad riadenie projektov, sledovanie žiadateľov (AT) a mzdy, ktoré vám umožňujú rozšíriť údaje o ľudských zdrojoch nad tradičné oblasti.

Ak ste si prečítali našu recenziu BambooHR a máte záujem dozvedieť sa viac o tom, ako bude vaša spoločnosť používať tento systém v prvých štyroch až šiestich týždňoch, buďte si istí: dostali sme vás na vedomie. Hovorili sme so spoločnosťou, aby sme vám poskytli základnú šablónu procesu implementácie.

Majte na pamäti, že BambooHR má dva typy implementačných služieb. Zákazníkom s viac ako 16 zamestnancami získate možnosť kúpiť si implementačný balík. Tento balík obsahuje vlastné ceny, ktoré začínajú na 700 dolárov, ale zvyšujú sa na niekoľko tisíc dolárov v závislosti od počtu zamestnancov, ktorých vaša spoločnosť plánuje vstúpiť do systému. Toto je proces so štyrmi až šiestimi týždňami a je to to, čo budeme podrobne popisovať.

V prípade spoločností s 15 alebo menej zamestnancami spoločnosť BambooHR neposkytuje úplné implementačné služby. Namiesto toho spoločnosť ponúka program Quick Start, ktorý je v podstate samoobslužnou implementáciou. Patria sem štyri webináre, ktoré vysvetľujú jednotlivé funkcie nástroja a príslušné témy, ako aj e-maily s následnými kontrolami s interaktívnymi príručkami. Program Quick Start stojí 199 dolárov, ale ak program dokončíte do troch týždňov, získate kredit 49 dolárov.

Začíname (jeden týždeň)

Ak ste sa rozhodli pre implementáciu v koordinácii s programom BambooHR, potom ako prvá urobíte, urobíte z vášho skúšobného účtu nový, čistý účet. Vymažú sa všetky vaše skúšobné a demonštračné údaje a nasmerujete sa na prieskum implementácie. Kliknite na kartu Začíname. Tu sa zobrazí výzva na zadanie informácií o spoločnosti vrátane vášho mena, e-mailu, názvu spoločnosti a primárnych kontaktných údajov. Dostanete tiež konkrétne otázky týkajúce sa implementácie, vrátane prípadu, keď plánujete povoliť prístup zamestnancom, či už používate identifikačné čísla zamestnancov, služby tretích strán, ktoré by ste sa chceli pripojiť k systému, a ktoré moduly by ste chceli Aktivovať. Medzi ďalšie zaujímavé oblasti patrí, či bude váš systém musieť brať do úvahy predpisy o zahraničných údajoch pre zahraničných zamestnancov a akékoľvek konflikty, ktoré vám môžu brániť v dokončení integrácie v priebehu nasledujúcich štyroch týždňov. V tomto prieskume budete tiež môcť do svojho systému pridať vlastné polia, takže ak budete chcieť začať implementáciu systému, pripravte si zoznam.

Po dokončení prieskumu sa zobrazí fotografia projektového manažéra, ktorý vás bude sprevádzať týmto procesom, ako aj hrubá časová os toho, ako bude vyzerať proces implementácie po tom, čo spoločnosť BambooHR dostane a vloží vaše údaje. Až budete pripravení, odošlite údaje o svojich zamestnancoch a spoločnosti svojmu projektovému manažérovi. Dáta môžu byť odoslané ako súbor CSV alebo prostredníctvom akéhokoľvek veľkého formátu tabuľky (nemôže to však byť textový alebo súbor PDF). Ak už používate systém ľudských zdrojov, môžete svoje údaje exportovať a odoslať priamo špecialistovi na implementáciu spoločnosti BambooHR.

Akonáhle budú vaše dáta prijaté a zadané do BambooHR, budete naskočiť na prvú výzvu s projektovým manažérom. Počas tohto hovoru overíte údaje vo svojom systéme a prediskutujete celý proces implementácie od začiatku do konca. Váš vedúci projektu sa potom zaregistruje na webinári Začíname.

Webinár Začíname je administratívny prehľad na vysokej úrovni o základných funkciách BambooHR. Správcovskí používatelia sa naučia navigáciu svojho účtu BambooHR, toho, čo je k dispozícii na domovskej stránke a ako spravovať údaje počas životného cyklu zamestnanca, od najatia až po ukončenie. Uvádza sa tiež jednoduchý úvod do úrovne prístupu zamestnancov a podávania správ. Na tomto webinári sa nenaučíte nič super komplikované. Namiesto toho by ste chceli pripraviť vás na ďalší telefonický hovor s projektovým manažérom, počas ktorého sa začnete učiť, ako používať systém pre vaše konkrétne potreby.

Základy (3 dni)

Prvou hlavnou lekciou, ktorú vám váš projektový manažér naučí, je, ako používať správy vo vašom systéme. Zostaví zoznam štandardných prehľadov vrátane prehľadov Sčítania a ukončenia, Genderové profily, Počet zamestnancov a Zamestnanecký obrat. Stačí kliknúť na názov prehľadu a zobraziť údaje v grafickom formáte. Môžete tiež pridať vlastné prehľady založené na akýchkoľvek údajových poliach aktívnych v BambooHR.

Ďalšia vec, ktorú urobíte, je nastavenie úrovní prístupu pre všetkých zamestnancov. Aké informácie uvidia zamestnanci o sebe? Čo uvidia o ostatných zamestnancoch? Aké zmeny v systéme alebo ich profiloch budú môcť v systéme vykonať? Budú schopní pridať informácie k ďalším modulom alebo iba k štandardnému HR nástroju?

Ďalej sa dozviete, ako vytvoriť firemné oznámenia. Jedná sa o veľmi jednoduchý textový editor, ktorý vám umožňuje uverejňovať správy a aktualizácie na hlavnej stránke hlavného panela BambooHR pre všetkých zamestnancov. Okrem textu budete môcť pridávať obrázky a odkazy.

Po oznámení spoločnosti vás váš projektový manažér prevedie správou údajov v profiloch zamestnancov. Tu zistíte, aké informácie chcete zamestnancom zadať, aby ste mali úplný profil s ľahko prístupnými údajmi. Nájdete tu napríklad polia informácií o núdzových kontaktoch. Manažér projektu vás tiež prevedie centrom pomoci. Nájdete tu interaktívnych sprievodcov, na ktorých môžete svojich zamestnancov upozorniť, ak by potrebovali pomoc pri používaní systému, ale nechcete nikoho obťažovať.

Pokročilé funkcie (2 týždne)

Ďalej vám váš projektový manažér pošle domov s zadaním. Ako vaša spoločnosť nastupuje na nových zamestnancov? Aké úlohy musíte splniť, keď niekto príde do vašej spoločnosti? Odošlete ich vedúcemu projektu. Vloží ich do systému. Ďalej vás prevedie AT, nájmom, nastupovaním a mimo palubnej časti systému. V systéme AT sa naučíte, ako vytvárať nové pracovné miesta, písať ponuky, a na palube niekoho po podpísaní ponuky. Na tejto stránke sa zobrazia zadané úlohy na palube. pravdepodobne ide o úlohy, ako sú orientačné príručky, dokumenty, ktoré je potrebné vyplniť, a nastavenie IT.

Ďalším krokom bude robiť viac domácich úloh. Budete musieť zostaviť dokument, v ktorom sú podrobne uvedené pravidlá týkajúce sa oddychu vašej spoločnosti. Napríklad, koľko dní dovolenky narastá osoba za každý týždeň v spoločnosti? Aká je štruktúra odstupňovania pre voľno pre ľudí, ktorí boli v spoločnosti dlhšie ako jeden rok? Koľko dní choroby dostane každá osoba? Implementačný tím prevezme pravidlá a typy pre vašu spoločnosť a zabuduje ich do systému tak, aby sa automaticky aktualizovali v závislosti od časového rozlíšenia. Pri nasledujúcom hovore vás projektový manažér prevedie týmito stránkami a požiada vás o overenie, či sú všetky pravidlá nastavené správne.

Ďalej vám pomôže nastaviť postup sledovania žiadostí o voľno (tj kto môže schvaľovať žiadosti, pre koho). Ďalej vám ukáže, ako nastaviť firemné sviatky, vďaka ktorým vaši zamestnanci nemusia byť v prevádzke, ale nemôžu byť platení v dokoch za dni, keď je vaša firma zatvorená. Zadáte to sami po skončení hovoru. Ďalej musíte poslať tvrdé údaje. Napríklad „John nazbieral ročne 20 dovoleniek a podáva správy Jimovi.“ BambooHR potom pridelí každému zamestnancovi správny postup pri voľbách v systéme.

Ďalej pošlete informácie o výhodách spoločnosti BambooHR. Zašlete plány, ktoré používa vaša spoločnosť a ktoré skupiny zamestnancov majú prístup k týmto plánom. Patria sem zdravotné, dôchodkové a životné plány. BambooHR vloží tieto plány do softvéru. Budete chcieť zavolať, aby ste sa uistili, že všetky plány sú v systéme správne a či sú prepojené so správnymi skupinami zamestnancov. Keď to urobíte, pošlete tvrdé údaje o tom, ktorí zamestnanci sú na ktorých plánoch, ktorí zamestnanci majú závislých osôb a ktorí zamestnanci sa vzdali krytia.

Ďalej vám váš projektový manažér ukáže, ako do systému pridať školenia zamestnancov. Patria sem vaše štandardné dotazníky na orientáciu a kvízy obťažovania spoločnosti. Ak kliknete na „Pridať školenie“, budete môcť do svojich školiacich materiálov pridať odkaz alebo súbor, aby zamestnanci mali prístup k dokumentom v rámci programu BambooHR. Tu budete môcť naprogramovať, pre koho je požadované každé školenie (tj všetci zamestnanci alebo iba predajcovia). On alebo ona vám tiež ukáže, kde nastaviť opakujúce sa školenia a termíny školení. Potom projektovému manažérovi pošlete tvrdé údaje, v ktorých uvediete, ktorí zamestnanci už ukončili školenia, ktorí zamestnanci školeniam stále dlhujú, a akékoľvek ďalšie existujúce údaje o školeniach, z ktorých by ste chceli pokračovať v práci.

Pripravte sa na spustenie (3 dni)

Budete mať ešte jeden hovor so svojím projektovým manažérom. Naposledy prejdete všetko. Váš správca projektu vás prevedie tým, ako kontaktovať zákaznícku podporu. Akonáhle ste položili všetky svoje otázky a budete sa cítiť pohodlne pri práci v systéme sami, váš projektový manažér označí implementáciu ako úplnú. Budete presmerovaný na prieskum, v ktorom budete môcť vyjadriť svoj názor na celý proces implementácie. Po dokončení prieskumu budete presmerovaní na úplne nový prístrojový panel BambooHR.