Ako chrániť vaše dokumenty Microsoft Word

Napísali ste dôležitý alebo citlivý dokument v programe Microsoft Word. A chcete, aby to bolo súkromné ​​alebo aspoň bezpečné. Možno by ste sa chceli uistiť, že iba vy a niektorí ľudia to dokážu čítať alebo upravovať. Možno budete chcieť obmedziť typy úprav, ktoré môže niekto urobiť v dokumente. Možno by ste chceli zaistiť čitateľom dokumentu, že ide o konečnú verziu. Môžete urobiť všetko a viac, ak viete, ktoré nástroje na použitie v programe Word a ako ich používať.

Najnovšia verzia balíka Microsoft Word balíka Office 365 ponúka niekoľko možností na zabezpečenie dokumentu. Dokument môžete nastaviť tak, aby sa otváral v režime len na čítanie, aby ste zabránili náhodným úpravám. Dokument môžete zašifrovať, aby k nemu nemal nikto prístup bez správneho hesla. Môžete obmedziť obsah, ktorý je možné upravovať v dokumente, a spôsob jeho úpravy. Môžete pridať digitálny podpis, aby ste sa uistili, že sa s dokumentom nemôže nikto pohrávať. Dokument môžete označiť ako konečný, aby ľudia vedeli, že sa od posledného uloženia nezmenil.

Na tieto triky používam najnovšiu verziu programu Office 365 programu Word. Možnosti, ktoré tu pokrývam, v podstate fungujú rovnako v programoch Word 2016, 2013 a 2010. Schopnosť označiť dokument ako konečný a urobiť ho iba na čítanie sú však dve samostatné možnosti v programe Word 365 a jedna jediná kombinovaná možnosť v ostatných verziách. slova.

Chráňte dokument

Ak chcete začať, otvorte dokument v programe Microsoft Word, ktorý chcete chrániť. Kliknite na ponuku Súbor a potom kliknutím na tlačidlo Chráňte dokument. Z ponuky Protect Document vyberte prvú možnosť Always Open Read Only .



Iba na čítanie

Uložte dokument a potom ho znova otvorte. Word bliká správu, že autor by chcel, aby ste toto otvorili iba na čítanie, pokiaľ nepotrebujete vykonať zmeny. Kliknutím na Áno otvoríte dokument v režime len na čítanie. Samozrejme, každý môže povedať nie a otvoriť dokument v režime úprav. Cieľom je uľahčiť ľuďom otvorenie dokumentu iba na čítanie, aby sa znížili šance na neúmyselné zmeny.



Zašifrujte pomocou hesla

Ak chcete vypnúť možnosť len na čítanie, otvorte dokument v režime úprav. Kliknite na ponuku Súbor a vyberte príkaz Chrániť dokument. Z ponuky Protect Document vyberte možnosť Always Open Read Only . Zostaňte na rovnakej obrazovke a znova kliknite na tlačidlo Chrániť dokument. Tentoraz vyberte možnosť šifrovať pomocou hesla .



Vytvoriť heslo

V okne Šifrovať dokument vytvorte heslo a kliknite na tlačidlo OK. Nezabudnite použiť zložité, ale nezabudnuteľné heslo. Ak zabudnete heslo, spoločnosť Microsoft neponúka žiadny spôsob, ako ho získať alebo resetovať, čo znamená, že nebudete mať prístup k dokumentu. Zadajte heslo znova a potvrďte ho. Kliknite na tlačidlo OK.

Znovu uložte a zatvorte dokument. Znovu ho otvorte. Zadajte heslo pre prístup k dokumentu. Kliknite na tlačidlo OK.



Odstráňte heslo

Ak chcete odstrániť heslo, kliknite na ponuku Súbor a vyberte príkaz Chrániť dokument. Kliknite na možnosť Šifrovať pomocou hesla . V okne Šifrovať dokument odstráňte bodky, ktoré zakrývajú vaše heslo. Kliknite na tlačidlo OK. Znovu uložte a zatvorte dokument. Keď ho nabudúce otvoríte, nebudete požiadaní o heslo.



Obmedziť úpravy

Kliknite na ponuku Súbor a vráťte sa na tlačidlo Chrániť dokument. Vyberte možnosť Obmedziť úpravy .

V dokumente sa potom napravo zobrazí tabla Obmedziť úpravy, ktorá obsahuje obmedzenia formátovania a úprav. Tu môžete dať ľuďom povolenie na čítanie dokumentu, ako aj vybrať, čo môžu upravovať a ako.



Obmedzenia formátovania

Začiarknite políčko Obmedziť formátovanie na výber štýlov, aby ste zabránili ľuďom zmeniť formátovanie dokumentu pomocou funkcie štýlov programu Word. Kliknite na odkaz Nastavenia. V rozbaľovacom okne Obmedzenia formátovania sú predvolene povolené všetky štýly. Môžete to zachovať tak, ako je, zmeniť ho na odporúčané minimum alebo zmeniť na žiadne. Ak si nie ste istí, ktoré nastavenie zvoliť, vyberte nastavenie pre Odporúčané minimum.

Môžete tiež skontrolovať ktorúkoľvek z troch možností v časti Formátovanie a povoliť funkcii AutoFormat prepísať obmedzenia, blokovať možnosť prepínania tém alebo blokovať možnosť prepínania súborov QuickStyle. Ak si nie ste istí, nechajte tieto tri nastavenia nezaškrtnuté. Kliknutím na tlačidlo OK zatvorte okno Obmedzenia formátovania.



Úpravy obmedzení

V časti Obmedzenia úprav začiarknite políčko Povoliť iba tento typ úprav v dokumente. Kliknite na rozbaľovaciu ponuku dole. Teraz si môžete vybrať zo štyroch možností: Sledované zmeny zapnú sledovanie zmien pre všetkých čitateľov dokumentu a obmedzia všetky ostatné typy úprav; Komentáre umožňujú čitateľom vkladať komentáre do vášho dokumentu, ale nevykonávať žiadne ďalšie úpravy; Vyplňovanie formulárov umožňuje čitateľom vyplniť formuláre, ktoré ste vytvorili, ale nemení tieto formuláre; a Žiadne zmeny (Iba na čítanie) prepne dokument do režimu len na čítanie, takže nebude možné vykonať žiadne zmeny. Vyberte požadovanú možnosť.



výnimky

Ak začiarknete možnosť Poznámky alebo Žiadne zmeny (Iba na čítanie), môžete vytvoriť výnimky pre každého, kto bude môcť upravovať určité časti dokumentu. V časti Výnimky začiarknite políčko Pre všetkých a vyberte všetky časti dokumentu, ktoré chcete, aby ktokoľvek mohol upravovať.



Presadzovať ochranu

Nakoniec kliknite na možnosť Áno, Začať vynútiť ochranu . Zadajte a potom znova zadajte heslo a kliknite na tlačidlo OK. Znovu uložte a zatvorte dokument. Znovu ho otvorte. Ovládacie prvky úprav na páse s nástrojmi sú teraz sivé. Kliknite na ľubovoľnú časť dokumentu, ktorú ste povolili na úpravu, a ovládacie prvky sa sprístupnia.



Vypnite ochranu

Ak chcete ochranu vypnúť, kliknite na kartu Kontrola a potom na ikonu Obmedziť úpravy. Kliknite na tlačidlo Zastaviť ochranu v dolnej časti tably Obmedziť úpravy. Zadajte heslo a kliknite na tlačidlo OK. Potom zrušte začiarknutie možností obmedzenia formátovania a úprav, ktoré sa zobrazujú vpravo hore.



Pridajte digitálny podpis

Kliknite na ponuku Súbor a vráťte sa na tlačidlo Chrániť dokument. Vyberte možnosť Pridať digitálny podpis . Tým sa ľuďom, ktorí čítajú váš dokument, hovorí, že ste ho podpísali vy a nikto iný, čo znamená, že ste boli poslednou osobou, ktorá ho upravila a uložila.



Podpisový certifikát

Na vytvorenie digitálneho podpisu budete potrebovať podpisový certifikát. Pri prvom použití programu Word bliká správa: „Chcete podpísať dokument balíka Microsoft Office, potrebujete digitálny podpis, chcete ho teraz získať od partnera spoločnosti Microsoft?“ Kliknite na tlačidlo Áno. Zobrazí sa stránka podpory spoločnosti Microsoft, ktorá vám pomôže nájsť digitálne ID. Vyskúšajte odkazy pre rôznych poskytovateľov a získajte digitálne ID. Potom kliknutím na odkaz na webovej stránke pridajte alebo odstráňte digitálny podpis v súboroch balíka Office. Posúvaním sa po stránke sa dozviete, ako pridať digitálny podpis.

Po získaní digitálneho ID sa vráťte na tlačidlo Chrániť dokument a znova kliknite na možnosť Pridať digitálny podpis . V okne Podpísať vyplňte potrebné polia a kliknite na tlačidlo Podpísať. Môže sa od vás požadovať potvrdenie digitálneho podpisu. Kliknite na tlačidlo OK.

Váš dokument je teraz digitálne podpísaný a je vyrobený iba na čítanie. Program Word vysvetľuje, že dokument bol podpísaný a označený ako konečný a že ak s ním niekto obťažuje, podpisy sa stávajú neplatnými. Každý, kto otvorí dokument, uvidí oznámenie o vašom digitálnom podpise.



Označiť ako finálne

Nakoniec, ak nemôžete alebo nechcete používať digitálny podpis, môžete dokument stále označiť ako konečný. Kliknite na ponuku Súbor a vráťte sa na tlačidlo Chrániť dokument. Vyberte možnosť Označiť ako konečnú .

Zobrazí sa kontextová správa: „Tento dokument bude označený ako konečný a potom sa uloží.“ Kliknite na tlačidlo OK. Zobrazí sa ďalšia správa, ktorá vám povie: „Tento dokument bol označený ako konečný, čo znamená, že úpravy sú dokončené a že ide o konečnú verziu dokumentu. Keď je dokument označený ako konečný, stavová vlastnosť je nastavená na„ Konečná “a Písanie, úpravy príkazov a kontrolné značky sú vypnuté. Môžete vidieť, že dokument je označený ako konečný, keď sa v stavovom riadku zobrazí ikona Označiť ako konečná. ““ Kliknite na tlačidlo OK.



Upraviť aj tak

Keď niekto otvorí dokument, v hornej časti sa objaví správa: „OZNAČENÉ ako ZÁVEREČNÉ. Autor označil tento dokument ako konečný, aby odradil od úprav.“ Zobrazí sa tiež tlačidlo Upraviť. Ak niekto klikne na toto tlačidlo, môže dokument naďalej upravovať a znova ukladať. Ale potom by sa dokument ukázal ako autor a iná osoba ako ten, kto ho naposledy upravil. Konečným cieľom teda nie je zabrániť niekomu upravovať dokument, ale povedať čitateľom, že dokument je konečný a že by ste sa mali objaviť ako autor, ako aj osoba, ktorá ho naposledy upravila.