Ako kúpiť videokonferenčnú službu

Vaša spoločnosť sa rozhodla presunúť časť svojej komunikácie na video. Počuli ste o hlavných hráčoch, ako sú ClickMeeting, RingCentral, Skype a Vonage, ale v skutočnosti nepoznáte rozdiel medzi nimi. Počuli ste tiež o nástrojoch zameraných na spotrebiteľa, ako sú Facetime a Google Hangouts, ale nie ste si úplne istí, či sú vhodné na podnikové použitie.

V našom kole najlepších riešení videokonferencií rozoberáme rozdiely medzi najlepšími nástrojmi na trhu porovnávaním jednotlivých funkcií. Aj keď toto zaokrúhlenie môže byť užitočné pre kupujúcich, ktorí rozumejú tomu, čo tieto funkcie robia a ako môžu profitovať z ich podnikania, môže byť príliš pokročilé pre tímy, ktoré práve začínajú proces nákupu riešenia videokonferencií.

Aby sme vám pomohli, porozprávali sme sa s Brianom Gilmanom, viceprezidentom produktového marketingu vo Vonage, o tom, aké faktory by mali nováčikovia zohľadniť pri výbere riešenia pre videokonferencie. Diskutovali sme o všetkom, od zdieľania obsahu a kvality hovoru až po analytiku typu back-end. Vyzbrojení poskytnutými znalosťami by ste sa mali vedieť vrátiť k nášmu najlepšiemu riešeniu videokonferencií s lepšou predstavou o tom, čo potrebujete a ktorý predajca vám ich môže dať.

1 UC alebo videokonferencie

Videokonferencie samy osebe poskytujú používateľom veľa rôznych funkcií a možností. Videokonferencie sú však v jadre jednoduchým spôsobom, ako môže jeden používateľ komunikovať tam a späť s iným používateľom prostredníctvom živého video toku. Pokročilejšie riešenia umožňujú napríklad prenosy videa medzi dvoma používateľmi, zdieľanie obrazovky a dokonca aj funkcie webového vysielania, ktoré môžu osloviť členov publika a zbierať údaje divákov (ale dostávame sa pred seba).

Unified communications (UC) vedie videokonferencie a dodáva ich do väčšej sady komunikačných nástrojov. Budete môcť posielať rozhovory a textové správy spolupracovníkom. Budete môcť vytvoriť pracovné postupy riadenia projektov. Na platforme, ako je napríklad Disk Google, budete môcť vytvárať dokumenty a súčasne na nich vykonávať súčasné úpravy.

Možno najdôležitejším aspektom platformy UC je jej schopnosť integrovať sa s riešeniami tretích strán, čo vám pomôže lepšie získavať a exportovať údaje z jedného nástroja na druhý. Napríklad, ak potrebujete zavolať zákazníkovi a chcete získať prístup k jeho záznamom, aby ste zlepšili svoju komunikáciu, integrácia medzi vaším účtom Salesforce a nástrojom UC to neuveriteľne uľahčí. Z informačného panela Salesforce budete môcť uskutočniť hovor, zobraziť históriu interakcie zákazníka a pridať poznámky o tom, čo sa počas hovoru hovorí.

„Mať zjednotenú platformu je určite niečo, čo by nás zaujímalo, “ povedal Gilman. „Jedinečná platforma pre mobilitu, spoluprácu a hlas je niečo, čo dnes väčšina spoločností hľadá.“

Gilman varuje, že vybudovanie komunikačnej platformy prostredníctvom jednotlivých predajcov by bolo neúnosné. Okrem toho sa údaje nemusia prenášať zo systému do systému tak ľahko, ako by to bolo v rámci platformy jedného dodávateľa. Navyše, ak sa niečo pokazí, budete musieť zistiť dôvod tým, že budete hovoriť s viacerými zástupcami podpory od viacerých spoločností, čo znie ako nočná mora.



2 Jednoduché použitie

Všetky formy podnikového softvéru prichádzajú so spektrom použiteľnosti. Niektoré e-mailové marketingové nástroje sú navrhnuté tak, aby vyzerali, akoby sa niekto mohol prebudiť a stať sa e-mailovým marketingom bez formálneho školenia. Ostatné nástroje sú také komplikované a technické, že aj tí najpokročilejší obchodníci sa ocitajú v dosahu tlačidla podpory.

Videokonferencie sa nelíšia. Niektoré nástroje ponúkajú čisté a intuitívne používateľské rozhranie (UI), ktoré vám umožňujú kliknúť na meno osoby a priamo začať hovor. Niektorí vám umožňujú naplánovať schôdzky vopred kliknutím na kalendár kolegu a zadaním svojho mena. Existujú nástroje, ktoré vám umožňujú vytvoriť virtuálnu konferenčnú miestnosť, odoslať odkaz a do tejto miestnosti pozvať stovky alebo tisíce ľudí bez akýchkoľvek predpokladov pre vašich hostí. Toto sú druhy riešení, ktoré chcete zvážiť pri nákupe.

"Videokonferencie majú veľa času, pretože sa dnes používa veľa rôznych protokolov, " uviedol Gilman. „Narazíte na výzvy, ktoré prinášajú staršie platformy, privádzajú vás tretie strany, ktoré sú mimo podniku… to bola výzva už roky. Schopnosť poslať odkaz na platformu tretej strany a uskutočniť tento hovor rovnako ľahký ako telefónny hovor, je prvoradá pre úspech. “

V zásade, ak otvoríte softvér na videokonferencie a máte pocit, že ste mali získať inžiniersky titul, pravdepodobne pracujete s nesprávnym nástrojom.



3 Spolupráca a zdieľanie

Aj keď sa rozhodnete nezakúpiť si platformu UC, stále môžete potrebovať nástroj na videokonferencie, ktorý dokáže vykonávať základné zdieľanie dokumentov a obrazoviek. Vďaka týmto funkciám môžu vaši používatelia posielať súbory komukoľvek v konferenčnej miestnosti alebo predvádzať na svoju obrazovku dokument z webovej stránky.

„Potreba spolupráce a zdieľania obsahu je dôležitá, “ povedal Gilman. „Aby sa mohlo uskutočniť efektívne stretnutie, zdieľanie obsahu je takmer také dôležité ako stretnutie sa tvárou v tvár. Môže to byť rovnako jednoduché ako zdieľanie dokumentov, takže používatelia môžu zdieľať to, na čom pracujú v reálnom čase. Je to kritická súčasť akéhokoľvek prostredia založeného na spolupráci. “

Vďaka týmto funkciám môžete tiež používať svoj nástroj na videokonferencie spôsobom, ktorý ste si predtým nepredstavovali. Každý uvažuje o videokonferenciách pre stretnutia tímov, ale čo o stretnutiach klientov, potenciálnych nákupných hovoroch alebo partnerských hovoroch? "Keď začnete uvažovať o tom, ako môže video zmeniť spôsob, akým môžu spoločnosti podnikať, vtedy sa adopcia stáva oveľa rozšírenejšou, " uviedol Gilman.



4 Spotrebiteľské a obchodné nástroje

Ak ste presvedčení, že nástroje videokonferencie budete vždy používať len na komunikáciu jeden na jedného, ​​možno ste sa tiež podviedli, keď si pomyslíte, že na dokončenie úlohy bude stačiť aplikácia zameraná na spotrebiteľa. V niektorých prípadoch môžete mať pravdu. Nezabúdajte však, že nie všetky hovory sa budú uskutočňovať z kancelárie, ktorá dodáva vysokorýchlostný Ethernet. Väčšina vašich hovorov sa bude pravdepodobne uskutočňovať na prenosných počítačoch a tabletoch prostredníctvom pripojenia Wi-Fi (niektoré z nich sú v pohybujúcich sa vozidlách).

Tu je vaša štandardná spotrebiteľská aplikácia, ktorá nedokáže dodať hodnotu nástroja podnikovej videokonferencie. „Tieto spotrebiteľské aplikácie sú skvelé, ale narazíte na problémy s kvalitou, “ povedal Gilman. „Nie sú dostatočne stabilné na to, aby zvládli spoľahlivosť a odolnosť, ak hovoríte s klientom. Pozeráte sa na určité spotrebiteľské platformy, ak ste vo svojom aute mobilným klientom; vaše riešenie videokonferencií musí byť pripravené na zvládnutie najmenej spoločného menovateľa, ktorým bude pravdepodobne mobilné zariadenie. Schopnosť zvládnuť stratu paketov bez degradácie videa a hlasu je dôležitá. “

„Technológia, ktorá prevádzkuje platformy, sa ešte zlepšila. Keď to spojíte s kvalitou siete, ktorú môžeme ponúknuť, máme sieť vyriešenú, “povedal Gilman. „Schopnosť zdieľať skenovanie CAT pomocou videa by bola pred tromi alebo štyrmi rokmi smiešna. Teraz môžete vidieť najpodrobnejšie skenovanie CAT. “



5 Správa back-end

Pretože ste ten, kto si vyberá systém, prečo si vybrať ten, ktorý vám dáva kontrolu nad všetkým? Nástroje podnikového videa vám poskytujú prístup k funkciám, ako je napríklad nahrávanie hovorov jedným kliknutím, štatistika, ktorá vám povie, kto najviac volaje, ako dlho zostávajú ľudia na hovoroch, keď ľudia prerušia hovory a oveľa viac. Môžete tiež určiť, kto má administratívne oprávnenie na zaznamenanie vlastného hovoru, kto môže presmerovať hovory alebo preniesť hovory iným používateľom a kto môže skontrolovať kvalitu hovoru, aby sa zabezpečilo, že systém poskytuje jasné obrázky.

"Sofistikovaní administrátori budú chcieť vedieť, aká je strata paketov, " povedal Gilman. "Bolo to na opačnom konci?" Ak to bolo lokálne, musíte sa pozrieť na sieť. “