Ako zálohovať e-mailový účet a pristupovať k nemu offline

Vo svete, kde je sieť Wi-Fi všade, je ľahké si myslieť, že váš e-mail bude vždy k dispozícii. Ale aj Gmail občas klesá. Alebo vaša škola alebo práca môže bez varovania obmedziť prístup k vašej doručenej pošte. Ak sa ocitnete neustále v lietadle bez Wi-Fi, bolo by pekné mať aspoň prístup k starým správam.

Ak stratíte e-mail, akoby vám chýbalo rameno, zvážte zálohovanie doručenej pošty, aby ste k nemu mali prístup, keď je váš webový účet inak nedostupný. Nebudete mať prístup k novým správam, ak dôjde na internet, ale budete si môcť zobraziť celý archív, čo je niekedy všetko, čo potrebujete, aby ste pokračovali v práci.

Ako zálohovať e-mail

Existuje niekoľko spôsobov, ako zálohovať e-maily - napríklad cloudovú službu Backupify alebo službu Takeout spoločnosti Google, ktorú môžete použiť na stiahnutie archívu vašich údajov. Na pravidelné zálohovanie v režime offline však odporúčam staromódne nastavenie e-mailového klienta pre stolné počítače, napríklad Thunderbird.

Spustite ho raz za čas na pozadí a stiahne správy zo všetkých vašich e-mailových účtov, takže ak stratíte internet - alebo, Bože, zakážete, účet sám - budete mať stále prístup k svojim správam.



Pridajte svoje účty do Thunderbirdu

Stiahnite si Thunderbird a nainštalujte ho, ako by ste použili akúkoľvek inú aplikáciu - je k dispozícii pre Windows, MacOS a Linux. Po jeho spustení požiada používateľské meno a heslo k vášmu e-mailovému účtu.

Ak používate bežnú službu elektronickej pošty, ako je Gmail alebo Outlook, zistí správne nastavenia; v opačnom prípade budete musieť kliknúť na tlačidlo „Manuálna konfigurácia“ a sami zadať čísla servera a portov. (Často ich nájdete v časti Pomocník vašej webovej pošty.)

Po pridaní účtu do Thunderbirdu by sa vaše správy mali začať sťahovať. Môže to nejaký čas trvať, takže si to nechajte urobiť sám a vráťte sa neskôr.



Konfigurácia nastavení protokolu Thunderbird

Pri nastavovaní e-mailového klienta bude pravdepodobne potrebné najskôr v nastaveniach webmailu povoliť prístup IMAP (Internet Message Access Protocol) a POP (Post Office Protocol). Napríklad služba Gmail vyžaduje, aby ste ju na tejto stránke povolili. Ak používate dvojfaktorové overenie, možno budete musieť v nastaveniach svojej webovej pošty vygenerovať aj heslo pre konkrétnu aplikáciu. Ak máte problémy, znova skontrolujte dokumentáciu svojej e-mailovej služby.

Keď si vyberiete medzi IMAP a POP, spravidla budete chcieť zvoliť IMAP. Protokol IMAP sa pokúša zrkadliť obsah servera, takže ak odstránite správu zo svojej doručenej pošty na serveri Gmail.com, tento e-mail zmizne aj z aplikácie Thunderbird. Na druhej strane POP je trochu staršia a vo vašom počítači vytvára úplne samostatnú databázu.

Tiež by ste sa chceli uistiť, že Thunderbird neodstráni správy zo servera po ich stiahnutí. Môžete to urobiť kliknutím pravým tlačidlom myši na účet v Thunderbird, prechodom na položky Nastavenia> Nastavenia servera a zrušením začiarknutia políčok „Na nanajvýš 14 dní“ a „Až do ich odstránenia“ v položke Nechať správy na serveri.



Nakonfigurujte Thunderbird na stiahnutie všetkých správ

Každá služba používa protokol IMAP trochu inak. V predvolenom nastavení si môžu mnohí stiahnuť vašu doručenú poštu, ale nie iné priečinky, takže sa budete chcieť uistiť, že Thunderbird zachytáva všetky vaše správy vždy, keď skontroluje poštu na serveri.

Existuje niekoľko spôsobov, ako to dosiahnuť, ale najlepšia metóda je skrytá v editori konfigurácie Thunderbirdu. Zamierte na Možnosti Thunderbirdu a prejdite na Rozšírené> Editor konfigurácie a po výzve kliknite na tlačidlo „Prijímam riziko“. Vyhľadajte nastavenie mail.server.default.check_all_folders_for_new a dvojitým kliknutím ho nastavte na hodnotu „True“.

Od tejto chvíle by Thunderbird mal automaticky synchronizovať celý účet, nielen vašu doručenú poštu. Ak sa tak nestane, možno budete musieť ukončiť a reštartovať Thunderbird po pridaní nového účtu, alebo počkajte, kým sa uchopia správy pre každý priečinok. Tento proces môže znova trvať dlho, ak máte veľa starých správ, takže pokračujte v ďalšej práci a nechajte ju robiť svoju vec.

Keď je to hotové, prepnite svoj počítač do režimu V lietadle a hrabajte sa okolo svojich e-mailových priečinkov, aby ste zistili, či sú vaše správy čitateľné. Rôzne webové služby môžu opäť implementovať protokol IMAP mierne odlišne, takže ak svoje správy nemôžete prezerať offline, možno budete musieť urobiť niekoľko vykopávok a testovania v priebehu niekoľkých dní, aby všetko správne fungovalo.

Keď si budete istí, že Thunderbird sťahuje všetku vašu poštu, pri používaní počítača ju nechajte spustiť na pozadí. Ak nechcete strácať prostriedky, nastavte Plánovač úloh systému Windows tak, aby spúšťal Thunderbird raz denne alebo dva razy, aby udržiaval svoju lokálnu databázu aktuálnu pomocou najnovších správ. Ak niekedy stratíte internet, jednoducho spustite Thunderbird a spustí sa v režime offline, čo vám umožní prístup k stiahnutému archívu, aby ste mohli zostať produktívni.



Zálohujte si zálohy

Váš prenosný počítač je ešte zraniteľnejší voči strate údajov ako vaša e-mailová služba, takže akonáhle budete mať vo svojom systéme vytvorenú túto „zálohu“, pravdepodobne budete chcieť túto zálohu zálohovať.

Malo by to byť celkom jednoduché, pretože už aj tak zálohujete počítač, však? Ak nie, máte veľa možností. Uistite sa, že priečinok C: \ Users \\ AppData \ Roaming \ Thunderbird je súčasťou vašich bežných záloh. Týmto spôsobom, ak pevný disk vášho počítača niekedy zlyhá, môžete obnoviť starý priečinok profilu na novom počítači a pokračovať ďalej, ako by sa nikdy nestalo.

To všetko sa môže javiť ako proces kruhového objazdu pre niečo také zriedkavé, ale keď sa stane to najhoršie, budete radi, ak to urobíte na svojom mieste.