Ako sa účtovníctvo vyvíja pre cloudový svet

Nárast výkonnejších služieb cloudového účtovníctva mení spôsob, akým účtovníci a klienti, ktorým slúžia, spravujú obchodné financie. Webový softvér ovplyvňuje podniky všetkých veľkostí, ale poskytuje ešte väčšiu hodnotu malým a stredným podnikom (SMB) a výhradným vlastníkom, ktorí získavajú väčší prístup k účtovným a finančným nástrojom ako kedykoľvek predtým, aby zefektívnili svoje podnikanie.

Poskytovateľ účtovných služieb založených na cloude AccountantsWorld využíva tento technologický posun na zlepšenie produktivity podnikania v rámci záväzkov a pohľadávok, vedenia účtovníctva, inventarizácie, výkazníctva a miezd, s filozofiou dať silu späť do rúk účtovníkov a nechať majiteľov malých firiem znepokojovať sa. o podnikaní. V roku 2003 spoločnosť AccountantsWorld predala svoje podnikanie v oblasti daňového softvéru spoločnosti Thomson Reuters a zamerala sa výlučne na vytváranie riešení založených na cloude pre účtovníkov. Spoločnosť Chandra Bhansali, spoluzakladateľka a generálna riaditeľka spoločnosti AccountantsWorld teraz spracováva pomocou svojho softvéru ročne 30 000 miezd.

PCMag hovoril s Bhansali o tom, ako cloudové riešenia menia spôsob, akým účtovníci a malé a stredné podniky podnikajú, technologické trendy ovplyvňujúce priemysel a ako vyvíjajúce sa mobilné schopnosti a bezpečnostné obavy formujú budúcnosť účtovníctva.

PCMag: Aké boli niektoré z účtovných problémov, ktoré ste sa rozhodli riešiť pomocou cloudovej technológie a internetu?

Chandra Bhansali: Pýtali sme sa sami seba, aké druhy problémov môžeme vyriešiť pomocou sily internetu? Uvedomili sme si, že ponúka ohromné ​​možnosti, ktoré desktop neposkytuje. Jedna vec, ktorú sme si všimli, bolo, že mzdy sú v zásade účtovnou funkciou, pretože sa týkajú daní, ale v tom čase len veľmi málo účtovníkov ponúkalo mzdové služby. Musíte byť stopercentne presní a splniť požiadavky včas, inak existujú prísne pokuty. Účtovníci nemali k dispozícii nástroje, aby nasmerovali všetky mzdy svojich klientov na služby, ako sú ADP a Paychex Accounting Online.

Povedali sme, že to nedáva zmysel. Uvedomili sme si, že by sme mali byť schopní vytvoriť výkonné spracovateľské centrum a používať servery za zlomok nákladov na používanie mainframe. Preto sme v roku 2004 vytvorili úplne prvé mzdové spracovateľské stredisko pre mzdové účtovníctvo a poskytli našim zákazníkom prístup k internetu už v roku 2004. Teraz ho môžu využívať na poskytovanie vysoko ziskových mzdových služieb svojim klientom, pričom softvér robí všetko za scény pre nich: priamy vklad, daňový vklad a vyplnenie daňových formulárov a formuláre W2, W3 a 1099 presne a včas. Zadávať údaje musia všetci účtovníci a klienti. Pre mnohých účtovníkov sa stala jednou z ich najziskovejších služieb. Zmenili sme teda paradigmu spracovania miezd pomocou cloudu; Poskytovatelia mzdových riešení ich nasledovali a teraz ponúkajú niektoré druhy účtovníckych nástrojov.

Aké sú niektoré z ďalších technologických trendov ovplyvňujúcich tento priemysel, okrem týchto prípadov okamžitého použitia?

Bhansali: Trend smeruje k integrácii do cloudu pre všetky tieto služby, ktoré podniky a účtovníci každodenne používajú. Účtovníci majú teraz aj nástroje na prevzatie mnohých týchto funkcií back-office, aby pomohli malým a stredným podnikom robiť to, čo vedia najlepšie, a efektívnejšie riadiť a riadiť svoje podnikanie. Je to kombinácia týchto faktorov. Vidím najvýznamnejšie zvýšenie produktivity v segmente malých podnikov.

Táto technológia smeruje k tomu, aby účtovníci mali možnosť ponúkať svojim klientom kompletné služby. Ide o vyplnenie všetkých odkazov alebo komponentov, ktoré v tomto reťazci chýbajú. Práve teraz je riadenie obchodných procesov (BPM) oblasťou rastu. Ako efektívne to môžu účtovníci zvládnuť? Takže pre malé podniky bola väčšina účtovníctva doteraz urobená pre domácich majstrov. Klienti by na ich konci urobili niečo a účtovníci by to vyčistili. Dochádza k veľkému posunu smerom k „nerobte to sami“ (DDIY). Namiesto toho pracujte so svojím účtovníkom. Už teraz vidíme mzdu, ktorá bola odobraná účtovníkom a vracajú sa prostredníctvom cloudového softvéru. Nielen pre účtovníkov, ale aj pre všetkých ostatných poskytovateľov služieb sa čas strávený prácou v kancelárii pre malých podnikateľov a zamestnancov drasticky zmenšuje, pretože získavajú schopnosť účtovníkov odložiť prácu.

Z pohľadu účtovníka a klienta, ako sa menia cloudové riešenia spôsobu ich podnikania?

Bhansali: Veľké mzdové úrady nedávajú účtovníkom rovnakú úroveň efektívnosti a produktivity a účtujú klientom veľa. Účtovníci, ktorým dôverujú najviac a s ktorými majú vzťahy, môžu svojim klientom z malých firiem ponúknuť prispôsobiteľnú mzdovú službu veľmi nákladovo efektívne as integráciou medzi účtovnými a mzdovými systémami na zabezpečenie priameho a bezpečného toku údajov.

V účtovných systémoch je hlavným problémom účtovníctvo klientov. Pred pár rokmi som sa rozprával s mojím priateľom CPA, ktorý fumoval nad jedným z jeho klientov, ktorý po zatvorení kníh povedal, aby už nikdy nič nevstúpil. Klient pridal ďalší záznam a vyhodil všetko z rovnováhy. Povedal, že strávil 20 až 30 percent svojho času opravovaním problémov, ktoré tieto malé podniky robia, keď nemajú potuchy o účtovníctve a nemali by mať prístup. Začali sme sa pýtať účtovníkov a zistili, že tento druh účtovníctva klientov je obrovskou prekážkou. Ak sa zúčastníte akejkoľvek účtovnej konferencie alebo konferencie CPA, jedným z najvyššie zúčastnených stretnutí je vždy vedenie účtovníctva. Aby sme to vyriešili, využívame cloud, ktorý umožňuje posun, aby účtovníci mali väčšiu kontrolu, než systémy navrhnuté na používanie samotnými klientmi malých firiem. Účtovníkom sme dali právomoc prispôsobiť systémy a povolenia pre každého jednotlivého klienta.

Účtovníci majú byť pre svojich klientov dôležitými obchodnými poradcami, ale doteraz nemohli efektívne plniť túto úlohu pre malé podniky. Takže pre inštalatéra, ktorý nevie nič o účtovníctve, účtovník im umožní prístup iba k písacím šekom a zadávaniu hotovostných potvrdení; to je všetko, o čo sa musia starať. Ak je klient účtovník, môže mu poskytnúť prístup k splatným a splatným účtom a ďalším. V priebehu rokov sa to vyvíjalo, pretože účtovanie na strane klienta je pre malé podniky zbytočným zlom. S týmito cloudovými systémami môžu účtovníci prevziať kompletnú účtovnú prácu.

Asi pred rokom sme zaviedli aplikáciu, ktorá umožňuje klientovi vyfotiť faktúru, ktorá ide priamo do systému na zaplatenie. Integrácie sú tu skutočne kľúčové, pretože sa môžu pripojiť aj k webovému portálu klienta a systému správy dokumentov. Faktúra teda ide priamo do správneho priečinka v systéme správy dokumentov a zároveň je možné naskenovať a identifikovať všetky platby a transakcie kreditnými kartami. Keď sa účtovníci prihlásia na zaznamenanie platby, sú uvedené všetky transakcie. K dispozícii sú tiež integrácie so sofistikovanejšími systémami platby faktúr, časovými a fakturačnými systémami, systémami dochádzky a dochádzky a poskytovateľmi 401 tis. Vytvárame tiež otvorené API, ktoré je možné integrovať prakticky so všetkým.

Používatelia softvéru cloudového účtovníctva by mohli byť malé firmy a účtovnícke firmy, ktoré ich obsluhujú, alebo väčšie podniky s interným účtovným oddelením. Ako sa tieto prípady použitia líšia alebo sa líšia?

Bhansali: Čo sa deje s týmito riešeniami je, že je v nich zabudovaných veľa analytických nástrojov. Malé podniky potrebujú poradenstvo na úrovni CFO, ale stredne veľké a väčšie podniky majú vo svojom systéme vlastné účtovné oddelenie a schopnosti na vykonávanie týchto druhov analytík. CFO a vedúci pracovníci, aby poskytli vstupné informácie. Malé podniky to nemajú. Takže v cloudových riešeniach, kde účtovníci pracujú so živými údajmi a majú nástroje na ich analýzu, môžu účtovníci vykonávať tento druh funkcií CFO pre menšie podniky. Je to všetko o tom, ako pomôcť účtovníkom využiť cloud, a softvér poskytuje účtovníkom (a v konečnom dôsledku malým podnikom) schopnosti, ktoré si predtým nemohli dovoliť.

Aký vplyv má rast mobilných počítačov na cloudové účtovníctvo?

Bhansali: Smartfóny určite menia spôsob, akým podnikáme. Najmä v prípade účtovníckych firiem vykonávajúcich samostatnú činnosť bol jedným z dôvodov, prečo nikdy nevykonali mzdy, skutočnosť, že ak boli na dovolenke, povedzme, nemal pre nich žiadny prístup. Teraz môžu pomocou účtovných a mzdových mobilných aplikácií robiť odkiaľkoľvek. Naša aplikácia má veľmi jednoduchú obrazovku na mobilné zadávanie údajov. K dispozícii je tiež možnosť skenovania faktúr a šekov. Ďalšou mobilnou aplikáciou, na ktorej pracujeme, sú náklady na zamestnancov, aby mohli urobiť fotografiu svojich príjmov na účtoch výdavkov.

Ďalším dôležitým aspektom mobilných služieb pre účtovníkov a klientov sú varovania. Pre každú firmu existujú limity. Niektorí môžu nastaviť, že ak pohľadávky prevyšujú 50 000 dolárov, je to problém. Pre väčšie podniky je to asi 300 000 dolárov a to isté pre účty splatné alebo hotovosť v banke. Účtovníci môžu stanoviť prahy pre všetky tieto dôležité obchodné faktory pre svojich klientov a pri prekročení týchto prahov môže účtovník nastaviť upozornenie, aby najskôr prijal text a potom zavolal klienta, aby podrobne prediskutoval alebo nastavil upozornenie, aby zhasol súčasne s klientom. Účtovné portály majú aj obrazovky, na ktorých môžu z vtáčej perspektívy vidieť stav každého klienta.

Ako postupujete pri riešení cloudových riešení a manipulácii s citlivými finančnými údajmi, aby ste zaistili bezpečný prenos, prenos súborov a ukladanie?

Bhansali: Je to absolútne kritické. Pre nás sme sa pred piatimi rokmi presunuli do Amazon Web Services (AWS), čo bol krok, aby sa naše zákaznícke údaje dostali do infraštruktúry s veľmi vysokou úrovňou bezpečnosti. Okrem toho robíme šifrovanie všetkých citlivých údajov, od čísel sociálneho zabezpečenia a identifikačných čísel zamestnancov, až po bankové informácie. Ďalej znižujeme množstvo informačných technológií a bezpečnostných technológií (ITS), aby sme znížili riziko a aby údaje o systéme a klientovi boli čo najbezpečnejšie.