Usporiadajte: prevezmite svoje dane

Či už sami podáte svoje dane, alebo zaplatíte účtovníkovi za odbornú pomoc, je jedinou najlepšou vecou, ​​ktorú môžete urobiť, aby bol tento proces plynulý - a uistite sa, že vám nepremeškajú žiadne peniaze ani daňové úľavy - je organizácia daňových dokladov. Ale ako to robíš?

Rovnako ako mnoho organizačných úloh, aj usporiadanie daní je skôr zvykom, že by ste mali bývať celý rok, ako jedno upratovacie zamestnanie. Ako uvidíte, jedná sa o hru, ktorá sa pohybuje dopredu aj dozadu.

Začnite tým, že pôjdete vpred

Aj keď americký konečný termín na podávanie daní z príjmu je 15. apríl, mali by ste naozaj začať organizovať svoje dane 1. januára - teda na budúci rok. Začnite vývojom nových návykov na šetrenie darovacích formulárov, príjmov za oprávnené výdavky a ďalších dokumentov na bežný rok. Inými slovami, začnite organizovať svoje príjmy za rok 2014, ktoré podáte v roku 2015.

V mnohých organizačných projektoch je ľahké nasmerovať vašu pozornosť na nevybavené položky, ale často je výhodnejšie vytvoriť lepší systém napredujúci. Dátum podania budúci rok tu bude skôr, ako to budete vedieť.

Už som spustil priečinok s názvom „Dane 2014“. Hneď, ako budem mať dokument, ktorý patrí do tohto priečinka, napríklad e-mail s potvrdením o darovaní online, okamžite ho tam vložím. Ak mám papierový dokument, ponechám ho v priečinku na hornej strane skenera až do víkendu, keď ho budem môcť digitalizovať a pridať ho aj do virtuálneho priečinka.

Zavedenie týchto dokumentov rýchlo, ako ich vyberáte, je skutočne kľúčom k tomu, aby sa vaše dane ľahšie spravovali neskôr. (Ďalšie osvedčené postupy týkajúce sa správy priečinkov v počítači nájdete v téme Zorganizovanie: Pomocou priečinkov odfiltrujte pracovnú plochu.)

Mali by ste si uchovávať papierové originály?

Povedzme, že skenujete svoje papierové daňové doklady. Mali by ste si ponechať aj originály?

„Keď ľudia digitalizujú papier, niekedy sa cítia nútení uchovávať originály, ale pokiaľ ide o IRS a vládu, sú prijateľné digitálne kópie potvrdení a dokladov, “ tvrdí Chris Barbier. Barbier je viceprezidentom pre správu produktov spoločnosti The Neat Company, ktorá vyrába produkty stolných skenerov Neat, ako napríklad skener dokumentov NeatConnect a online úložné riešenie NeatCloud. Niekoľko rokov bol tiež CPA. Jednou z oblastí špecializácie spoločnosti Neat je automatické rozpoznávanie a označovanie určitých druhov daňových dokladov pri ich skenovaní.

Usporiadajte podľa roku, potom mesiaca a nakoniec kategórie daní

Pre všetky vaše dokumenty, papierové aj digitálne, označte svoje priečinky daňovým rokom - nie rokom, v ktorom tieto formuláre zadáte.

Barbier odporúča nasledujúcu hierarchiu pre ďalšie označovanie a organizovanie:

• rok
• Mesiac alebo dátum
• Daňová kategória (tj, kde sa dokument ukáže na vašich daniach).

Ak platíte účtovníkovi, aby pripravil svoje dane, hovorí Barbier, táto metóda kategorizácie by vám mohla ušetriť peniaze, pretože ste už pre neho usporiadali všetky dokumenty, a preto sa zúčtovateľné hodiny znížia. „Nechcete platiť účtovníkovi, aby usporiadal škatuľu dokumentov, “ hovorí.

Obzrieť sa

Keď príde čas na registráciu daní, väčšina ľudí začne tým, že sa obzrie späť na podanie v predchádzajúcom roku (samozrejme, pokiaľ to nešlo zle). Pokiaľ ste vy alebo vaša firma nezaznamenali zásadnú zmenu stavu (napríklad kúpu domu alebo uzavretie manželstva), odpočty a formuláre, ktoré zadáte tento rok, budú pravdepodobne podobné alebo rovnaké ako v predchádzajúcom roku. Tieto staré formuláre používajte ako pomôcku ako kontrolný zoznam, aby ste sa uistili, že vám nič nechýba.

Ak svoje dane zadávate sami, prezrite si náš zoznam najlepších daňových softvérov pre rok 2014. Pokiaľ ide o bezplatné online daňové prípravy a registráciu, našou voľbou editorov je Federálna daň zadarmo a pre platené služby je našou redaktorom TaxACT Ultimate Bundle. „Výber. (Všimnite si, že spoločnosť PCMag neodporúča všetkým daňovým poplatníkom v USA používať online daňovú službu. V mnohých prípadoch, najmä u kohokoľvek s komplexným daňovým priznaním, je prípravok na ľudskú daň bezpečnejšou možnosťou.)

Na základe týchto recenzií som podal svoje dane z roku 2012 aj 2013 pomocou TaxACT, ktorý má možnosť importovať informácie z predchádzajúceho roka, aby som vás mohol sprevádzať aktuálnym rokom. Tiež sa mi páčilo, že v službe TaxACT bolo ľahké použiť nástroje pomoci na vyhľadanie formulára o úrokoch z hypotéky, ktorý som mal po ruke, ale ktorý sa neprišiel automaticky, keď som sledoval sprievodcu daňovým prepracovaním. Práve som napísal číslo dokumentu a odkaz ma priviedol priamo na stránku, na ktorú som mohol zadať informácie.

Zálohujte a vymažte

Ak sa usilujete viesť bezpapierový život a skartujete všetky svoje citlivé doklady o papierovej dani, musíte si zazálohovať kópiu vašich digitalizovaných daní.

„Niektorí ľudia sa obávajú, že budú používať cloud pre niečo také citlivé ako daňové dokumenty, ale vždy chcete mať niekde zálohu, či už je to iný počítač alebo externá jednotka, alebo cloud, “ hovorí Barbier. Určite existuje množstvo softvérových možností, ktoré vám pomôžu zálohovať údaje vášho počítača. Potrebujete však pri citlivých dokumentoch, ako sú daňové formuláre, prijať ďalšie preventívne opatrenia?

Mark Grace, viceprezident globálneho spotrebiteľského podnikania pre Absolute Software (ktorý robí LoJack pre laptopy), sa menej obáva informácií v cloude a viac sa obáva zabudnutých kópií dokumentov, ktoré zostali na vašom smartfóne alebo počítači. Povedzme, že urobíte rýchlu fotografiu formulára W2 a nahráte ju do Evernote, kde OCR umožňuje vyhľadávanie textu textom. Znie to ako skvelý nápad, ale fotografia je pravdepodobne stále v telefóne. „V okamihu, keď fotografujete svoje citlivé dokumenty, riskujete sa. Tento scenár neexistuje, “ hovorí Grace.

„Je zrejmé, že okolo digitalizácie daní je obrovské odvetvie, “ hovorí Grace, „ale myslím si, že o to musíte byť ostražití.“ Podľa jeho slov musíte mať určitú zodpovednosť za odstránenie kópií dokumentov, ktoré sa môžu nachádzať na miestach, na ktoré zabudnete, ako je napríklad kamera fotoaparátu vášho telefónu.

Grace okrem zálohovania daní odporúča používať službu na mobilných zariadeniach aj na prenosných počítačoch, ktorá vám umožní ich na diaľku vymazať v prípade straty alebo odcudzenia. „Zlodeji majú záujem nájsť vaše údaje, keď ukradnú zariadenie.“

Peniaze v banke

Dúfajme, že tento rok dostanete vrátenie dane z tukov. Ak je výsledok daňového priznania vo váš prospech, čím skôr podáte spravidla, tým rýchlejšie dostanete túto refundáciu. Ak si teraz organizujete svoje doklady, doklady a doklady na budúci rok, možno dostanete budúci rok hotovosť ešte skôr. A čím skôr sú peniaze vo vašich rukách, tým skôr vám môžu začať zarábať úroky… ktoré môžete oznámiť rok po tom.