Usporiadajte: produktívnejšie stretnutia

Jeff Weiner, generálny riaditeľ spoločnosti LinkedIn, nedávno vydal článok so svojím jediným pravidlom, ktorého cieľom je odstrániť zbytočné stretnutia: žiadne prezentácie. Dostanem sa, kam ide, ale je to absolutistické vyhlásenie a nemôžem povedať, že s ním súhlasím v 100 percentách všetkých okolností.

Verím, že spôsob, ako usporiadať lepšie stretnutia, je najprv pochopiť, aký druh stretnutia máte v úmysle zorganizovať, a potom sa zorganizovať a podľa toho sa na to pripraviť. Uskutočnenie niekoľkých jednoduchých krokov vo fáze plánovania schôdzky vedie k väčšej produktivite pre všetkých.

4 Druhy stretnutí

Podľa môjho názoru existujú štyri druhy stretnutí. Ak ste nikdy nepremýšľali o tom, aké stretnutie máte v úmysle zorganizovať, mohlo by to predstavovať polovicu vášho problému.

Informačné stretnutie. Informačné stretnutie je presne to, čo sa používa na šírenie informácií. Polročné stretnutia mestských úradov sú zvyčajne informačné. Informácia o PR býva zvyčajne informačná. Informácie, ktoré je možné zdieľať, má zvyčajne iba jedna strana. Účastníci sú tu, aby to absorbovali.

Diskusné stretnutie. Brainstormingové stretnutia sú príklady diskusných stretnutí alebo stretnutí zameraných na spoluprácu. Na takomto stretnutí by na programe mohla pracovať jedna alebo viac zúčastnených strán. Informácie majú pochádzať od viacerých ľudí. Stretnutia zamerané na spoluprácu sú často tiež stretnutiami na riešenie problémov.

Check-in stretnutie. Check-in je pravidelne naplánované stretnutie, zvyčajne okolo konkrétneho projektu, ktoré by mohlo prebiehať alebo mať predpokladaný dátum ukončenia. Denné scrumy sú príkladom nahlásení. Nahlásenia sú dobré na zabezpečenie toho, aby všetky zúčastnené strany boli neustále informované o problémoch, riešeniach, zmenách, pokroku atď. Jednou z výhod pravidelných kontrolných stretnutí je, že môžu byť často veľmi krátke.

Pracovné stretnutie. Osobné obľúbené sú pracovné stretnutia. Na pracovnom stretnutí robíte prácu, ktorú je potrebné dokončiť. Je to také jednoduché. Pracovné stretnutia otáľajú v zárodku. Často spolupracujú. Jedným príkladom toho, čo sa dá dosiahnuť na pracovnom stretnutí, sú programátori a zúčastnené strany, ktoré sa spoja, aby implementovali zmeny v kóde (napríklad na webovej stránke alebo v inom interaktívnom produkte), ktoré môžu obe strany skutočne presne presne overiť v prítomnosti jedného druhého.

Ako zvýšiť produktivitu stretnutí

1. Plánujte rýchlo. Okrem prípadu riadenia prebiehajúceho alebo dlhodobého projektu nenávidím stretnutia, ktoré sú naplánované na viac ako dva alebo tri týždne. Pred naplánovaním schôdzky sa často konajú rozhovory medzi všetkými stranami, e-mailom, telefonicky alebo osobne, a veľmi uprednostňujem, aby boli tieto rozhovory čerstvé pred začiatkom schôdzky. Rozvrh je príliš ďaleko a príslušné informácie budú dávno preč od mojej hlavy.

Keď sa snažíte nájsť čas, ktorý je vhodný pre množstvo ľudí, ktorí svoje kalendáre nezverejňujú, môžete použiť bezplatnú webovú stránku s názvom Doodle, ktorá vám umožní vytvoriť anketu, na ktorej môžu ľudia uviesť čas, kedy sú bezplatní.

2. Použite jasný predmet. V pozvánke na stretnutie je jasné, že predmet je pre produktivitu každého kľúčový. V predmete by malo byť niekoľkými slovami uvedený všeobecný účel stretnutia. Pomáha ľuďom dozvedieť sa skôr, ako sa ukážu alebo sa prihlásia na stretnutie, čo by mali očakávať.

Jasne napísaný predmet môže tiež určitým stranám tipovať, čo potrebujú pripraviť pred stretnutím.

3. Majte program alebo ciele. Každé stretnutie si vyžaduje program alebo zoznam cieľov. V závislosti od zložitosti schôdzky ju možno nebudete musieť výslovne uviesť. V takom prípade by sa to malo implicitne uviesť v predmete predmetu. Príkladom je „Téma: Nastavte zostavu na októbrové vydanie časopisu“ - cieľom je dokončiť túto úlohu na pracovnom stretnutí.

Účelom check-in stretnutia je check in, kontrola pokroku a upozornenie na obavy, takže pravdepodobne nebudete potrebovať výslovný program pre tieto druhy stretnutí.

Diskusné stretnutia skutočne profitujú z agendy. Každý by mal dostať program pred schôdzou. Odporúčam zahrnúť ho do poznámky v žiadosti o stretnutie.

Keď si vedúca stretnutia vyhradí čas na napísanie programu alebo základného zoznamu cieľov, pomôže jej to tiež spevniť vo svojej mysli účel stretnutia a spôsob, akým ho bude riadiť.

4. Definujte vedúceho stretnutia. Každé stretnutie potrebuje vedúceho alebo spolupredsedov. Vo väčšine prípadov je vedúci stretnutia implicitne známy: v prípade informačného stretnutia ide o kohokoľvek, kto zavolal stretnutie alebo má čo zdieľať. Pri telefonickom rozhovore a videorozhovore (napr. Webex) je to často osoba, ktorá iniciuje hovor.

Absolútne najhoršie stretnutie, ktoré som sa kedy zúčastnil, nemalo vodcu a asi v polovici stretnutia som si uvedomil, že niekoľko zúčastnených strán sa domnievalo, že mám riadiť stretnutie. Okamžite to bolo rozzúrené a mrzuté, nehovoriac o úplne neproduktívnom. Na inej bezohľadnej scéne som raz zavolal stretnutie, naplánoval som ho a mal som v úmysle ho viesť, len aby ho prevzal iný kolega - tiež dráždivý.

5. Strata technológie, ale ukážku. Áno, tento článok je určený na pokrytie tém týkajúcich sa technológie a áno, hovorím vám, aby ste stratili aspoň časť svojej technológie, aby ste mohli zorganizovať produktívnejšie stretnutia. Predtým, ako stratíte čas vytvorením balíka PowerPoint, opýtajte sa sami seba: „Naozaj potrebujete prezentáciu?“ Ak je odpoveď áno, nezabudnite, že snímky by sa mali používať na udržanie ľudí v kontakte a posilnenie vašich bodov - nie na vás. Hviezdne obrúsky na nikoho nezaujímajú a nikto nechce pozerať video, keď vás prídu počuť hovoriť alebo s vami diskutovať.

Ak máte produkt alebo službu, ktorú môžete predviesť, ukážte, ako to funguje! Nezobrazovať obrázky ani videá. Dajte im skutočný McCoy.

Ak chcete každému účastníkovi schôdzky poskytnúť určité informácie vrátane fotografií a videí, pošlite ich pred schôdzou, aby sa mohli oboznámiť s materiálom, ktorý bude pre všetkých rovnako produktívnejší. Potom môžete stráviť svoj čas oboznámením sa s podstatou veci a pravdepodobne aj v oveľa kratšom čase.