Usporiadajte: spravujte digitálne rodinné dokumenty

Ľudia sa zúfalo chcú zbaviť papiera vo svojom živote. Digitálne archívy majú toľko výhod. Môžete ich prehľadávať efektívne. Elektronické dokumenty môžete zálohovať na viaceré miesta, aby ste k nim mali prístup kedykoľvek a kdekoľvek. A zdieľanie digitálnych dokumentov s členmi rodiny, právnikmi a každým, kto ich potrebuje, je oveľa ľahšie ako kopírovanie alebo faxovanie papiera.

Ale predtým, ako začnete skenovať listinu do svojho domu a tlačiť všetky svoje mesačné účty a výpisy na e-mail, je dôležité premyslieť si, čo môžete dosiahnuť prechodom do digitálneho formátu, ako sú rôzne služby, ktoré vám môžu pomôcť týmto spôsobom automatizujete väčšinu procesu. Budete tiež chcieť presne vedieť, čo tieto rôzne riešenia robia, pretože všetky vám poskytujú veľmi odlišné výsledky. To, či budete v konečnom dôsledku spokojní s týmito výsledkami, závisí do veľkej miery od vašich pôvodných cieľov.

Služby synchronizácie súborov (riešenie pre domácich majstrov)

Dalo by sa ľahko ukladať a spravovať rodinné dokumenty online pomocou Dropboxu, Boxu, SugarSync alebo iného riešenia cloudového úložiska, ale pre túto metódu existujú výhody a nevýhody.

Pros. Používanie služby synchronizácie súborov je pravdepodobne lacné (môžete ľahko získať 5 GB zadarmo) a mimoriadne jednoduché pre určité druhy dokumentov ( napr . Jednotlivé dokumenty, namiesto opakujúcich sa faktúr alebo výpisov), najmä ak už máte synchronizáciu súborov. zriadený účet. Služby synchronizácie súborov ponúkajú funkcie spolupráce, takže môžete sprístupniť súbory ostatným v rodine alebo právnikovi atď.

Zápory. Ak chcete do tohto účtu ukladať mesačné účty a výpisy, nebude to automatické. Každý mesiac sa budete musieť prihlásiť do všetkých svojich účtov a lokálne ukladať súbory PDF do priečinka na synchronizáciu súborov. Nebudete dostávať ani žiadne pripomenutia, aby ste mohli vykonať túto akciu, omnoho menej zaplatiť svoje účty. Nakoniec budete musieť skontrolovať bezpečnosť zvolenej služby, aby ste sa uistili, že vaše dokumenty budú v bezpečí.

V skutočnosti existuje riešenie týchto nevýhod a je to FileThis (momentálne v beta verzii). FileThis sa pripája k vašim online účtom a ukladá všetky dôležité dokumenty do úložiska, ku ktorému sa pripájate. Možnosti zahŕňajú Box, Dropbox, Disk Google, Evernote a dokonca aj váš vlastný počítač.

Špeciálne služby: Finančné zameranie

Existuje niekoľko špeciálnych služieb, ktoré vám pomôžu spravovať dokumenty pre domácnosť v papierovej podobe, ale majú tendenciu slúžiť trochu iným účelom, preto je skutočne dôležité premyslieť si, čo skutočne musíte urobiť.

Manilla (bezplatne) je napríklad online účet, ktorý môžete nastaviť tak, aby automaticky uchovával záznamy o všetkých mesačných výpisoch a aby vám pripomenul platenie účtov. Má tiež elegantnú funkciu, ktorá vám umožní sledovať programy odmien, ako napríklad časté míle preletov, a môže vás prinútiť, aby ste konali na účte skôr, ako vyprší platnosť vašich bodov. Manilla je skvelá pre ľudí, ktorí potrebujú pomoc s platením účtov včas, alebo pre kohokoľvek, kto chce centralizovať všetky tieto vyhlásenia od poskytovateľov služieb, ale nerobí to oveľa viac.

Doxo je podobné ako Manilla, zhromažďuje vaše výkazy a účty, ale umožňuje vám tiež nahrávať ďalšie dôležité dokumenty pre domácnosť, čo z neho robí všeobecnejšiu digitálnu kartotéku. Páči sa mi, že Doxo kombinuje automatizáciu nachádzajúcu sa v Manille s metódou DIY skenovania a nahrávania všetkých vašich ďalších dokumentov. Bohužiaľ, Doxo má oveľa menej partnerov ako Manilla, takže sa nemôže pripojiť k niekoľkým hlavným poskytovateľom, ako sú Chase Bank, Netflix, CapitalOne a niekoľko ďalších veľkých mien. Doxo má jednu zaujímavú vlastnosť, ktorú Manilla nemá: možnosť exportovať vaše zhromaždené dokumenty na iné miesto, napríklad účet Dropbox, takže ich môžete zálohovať.

Neat, vďaka ktorému je NeatDesk aj online úložisko NeatCloud (od 5, 99 $ mesačne), sa zameriava na pomoc pri skenovaní a nahrávaní papierových dokumentov, ktoré máte vo svojom dome. Je to rýchle a veľmi dobré najmä pri identifikácii daňových a finančných dokladov a všetko ostatné môžete klasifikovať a usporiadať do cloudového účtu. Neat však neponúka žiadnu automatizáciu sťahovania opakujúcich sa dokumentov tak, ako to robia Manilla a Doxo.

Špeciálne služby: Life Focused

TheDocSafe (5, 95 dolárov mesačne) ide trochu iným smerom. Sprievodca vás prevedie dlhým zoznamom rodinných a osobných informácií, ktoré by ste mohli chcieť centralizovať, vrátane množstva vecí, ktoré by ste na prvom mieste nemuseli mať, napríklad núdzové kontaktné informácie. Po úvodnom nastavení účtu prejdete v podstate dotazníkom, aby ste sa uistili, že pokrýva všetky dokumenty, ktoré by ste mohli mať: Vlastníte domov? Si ženatý? Máte deti? Máte poslednú vôľu a závet? Ku každej z týchto otázok môžete vložiť odpovede a nahrať príslušné tituly, listiny, osvedčenia a právne dokumenty.

Javont Vault je v niektorých ohľadoch podobný, ale je navrhnutý tak, aby vám umožnil odovzdať všetky tieto podrobnosti príjemcovi, keď zomriete. Napriek tomu funguje skvele pre bezpečnú centralizáciu mnohých dôležitých rodinných alebo osobných dokladov, aj keď ste nažive. Môžete si urobiť inventár svojho majetku, uviesť všetky svoje prihlasovacie ID a heslá online účtu a zanechať podrobným poznámkam svojim blízkym o tom, čo od nich očakávate so všetkými týmito informáciami po smrti. Javont Vault je uzamknutý číslom sociálneho zabezpečenia, takže je obmedzený iba na použitie v USA.

Najdôležitejšia časť? prezieravosť

Najdôležitejším krokom pred digitalizáciou a digitálnym usporiadaním dokumentov pre domácnosť je premyslieť, čo chcete urobiť alebo aký problém musíte vyriešiť. Ak začnete pracovať na papieri bez jasného cieľa alebo výsledku, vaše úsilie by sa mohlo premárniť, pretože veľa dostupných riešení ponúka veľmi odlišné služby.