Video: Zoom Integration - Seamless Scheduling Meets Video Conferencing | Doodle (Septembra 2024)
Prvýkrát som sa stretol s Doodle.com pred niekoľkými rokmi, keď som pracoval s asi tucetom dobrovoľníkov na projekte. Účastníci boli rozptýlení po celom svete - India, Izrael, Singapur, Kalifornia, Massachusetts - a my sme nejako museli nájsť čas, keď by sa väčšina z nás mohla stretnúť online a diskutovať o projekte. Jeden z dobrovoľníkov odoslal odkaz na web Doodle.com a od tohto dňa sa dátumy a časy stretnutí spájali ako mágia.
Doodle je bezplatná webová stránka a služba, vďaka ktorej je plánovanie také jednoduché ako vytvorenie ankety. Pozvete ľudí do ankety a jednoducho odškrtnú časy, keď sú k dispozícii na stretnutie na základe množstva možností, ktoré tvorca ankety ponúka. Je to sen o účinnosti.
Najprv však rýchly prehľad o tom, ako funguje Doodle.com:
Jill Duffy: Som obrovským fanúšikom Doodle a musím povedať, že mám pocit, že ho predstavujem ľuďom stále. Je to problém, dostať slovo?
Michael Naef: Na jednej strane sa nám darí veľmi dobre. Teraz máme každý mesiac viac ako 15 miliónov používateľov. To je pre nás úžasný úspech a veľmi vzrušujúce. Ale na druhej strane, stále existuje veľa potenciálu, ak si uvedomíte, že takmer každý musí v určitom okamihu urobiť plánovanie.
Naším najlepším komunikačným mechanizmom je nástroj, služba, samotná, pretože má v sebe zabudovanú vírusovú schopnosť. Plánovaním získate iných ľudí na platforme, pretože musíte pozvať ľudí, aby sa zúčastnili na prieskume, ktorý pošlete.
JD: Takto som sa o tom dozvedel. Povedzte mi o pokrokoch v produktivite pri plytvaní kratším časovým rozvrhnutím pomocou nástroja ako Doodle.
MN: Súvisí to s nedávnou štúdiou, ktorú sme urobili. Pred pár rokmi sme urobili štúdiu, v ktorej sme skúmali, koľko času potrebujú ľudia každý týždeň na organizovanie svojich stretnutí. Zistili sme, že ľudia budú schopní ušetriť až pol dňa každý týždeň, ak by si mohli zobrať všetok čas strávený organizovaním stretnutí.
Táto nová štúdia sme použili na zistenie toho, čo konkrétne online plánovanie pomáha ušetriť z hľadiska času v porovnaní s klasickými prostriedkami, ako sú e-maily alebo telefónne hovory. Zistili sme, že môžete ušetriť až dve tretiny času, ktorý musíte naplánovať, a to tak, že z ľudskej koordinácie vyradíte slučku a celý proces zefektívni a menej nervovo zabalíte.
JD: Aký je priemerný počet ľudí v danom časovom harmonograme?
MN: V našom prípade je priemer niekde okolo piatich až šiestich. Je to práve tam, kde začnete šetriť možno polovicu času, ktorý by ste potrebovali naplánovať [v porovnaní s plánovaním prostredníctvom e-mailu alebo telefónu], a tým viac a viac času ušetríte, čím viac ľudí sa zúčastní. V skutočnosti vidíme veľa plánovacích prieskumov pre desať ľudí, 20 ľudí, až stovky ľudí.
JD: Myslím, že ak máte iba dvoch alebo troch ľudí, nepotrebujete nástroj na plánovanie. V tomto okamihu môže byť jednoduchšie hovoriť s ľuďmi a ušetriť tak čas.
MN: Často to tak je. To je veľmi pravda. V prípade dvoch ľudí máme nástroj na plánovanie od jedného k druhému. Volá sa to MeetMe a funguje to trochu inak. Svoje voľné a zaneprázdnené časy zverejňujete v malom kalendári zverejnenom na vašej osobnej adrese URL na Doodle.com.
Takže v mojom prípade je to Doodle.com/myke. Môžete ho zverejniť, a ak sa ľudia chcú s vami stretnúť, môžu sa len do toho pustiť a robiť návrhy v [vašom kalendári] s vysokou pravdepodobnosťou, že budete mať čas, pretože uvidia vaše voľné časové úseky. Potom môžete žiadosť prijať, odmietnuť alebo ignorovať.
Je pravda, že pre troch ľudí sa stále môžete dostať k výsledku prostredníctvom e-mailu alebo telefónu, ale zistil som, že táto metóda nie je taká rýchla ako použitie nástroja, ako je napríklad Doodle.
JD: Pripojí sa tento kalendár k iným nástrojom, ako je napríklad Outlook alebo Kalendár Google?
MN: Áno. Všetko, čo v spoločnosti Doodle máme - máme tiež nástroj na riešenie stretnutí so zákazníkmi s názvom BookMe, ktorý ho posunie o krok ďalej, povedzme, masážne štúdio alebo čokoľvek - všetky tieto produkty ponúkajú integráciu kalendára. Na našom konci je to všetko založené na rovnakej technológii. To je jedna z výhod. Ak ste svoj kalendár niekedy naplnili, či už je to Outlook alebo iCloud [podpora aplikácie iCloud len nedávno spustená], alebo Kalendár Google, akonáhle sa pripojíte k týmto kalendárom, môžete ich používať vo všetkých službách, ktoré poskytujeme. Celý proces bude pre vás bezproblémovejší a ľahší.
JD: Chcem sa na chvíľu oprieť o väčší obrázok a hovoriť o produktivite všeobecne. Reportér sa ma opýtal, či sme posadnutí produktivitou, a myslím si, že to platí najmä pre Američanov. Od sedemdesiatych rokov, keď sme sa na pracovisku dostali do rúk počítačov, sme si mysleli, že by sme sa stali oveľa efektívnejšími, že by sme mohli získať viac času späť a možno dokonca mať štvordenný pracovný týždeň. A zistil som, že to tak nie je. Stali sme sa posadnutí produktivitou v tejto snahe pracovať tvrdšie, produkovať viac výsledkov, zarobiť viac peňazí pre spoločnosť - premýšľal som nad tým, čo si o tom myslíte.
MN: Je to druh širokej témy [smiech]! Zažívame to aj v Európe. Myslím si, že je to určite tendencia v Spojených štátoch, ale vo všetkých veľmi industrializovaných krajinách a mentalitách, v ktorých ľudia tiež robia produktívne kroky a robia veci.
Tiež s pohybom „kvantifikovaného ja“, kde sa snažíte zmerať všetko, čo robíte, a pokúsiť sa optimalizovať. Myslím, že tam je nejaké nebezpečenstvo, že slučky sa skracujú a skracujú a pre jednotlivca to bude veľmi namáhavé. Ľudia by si mali byť vedomí toho, kde sú ich silné stránky a kde sú ich limity, takže vedia, kedy spomaliť alebo kedy zrýchliť, keď je to potrebné alebo pravidelne.
Na druhej strane si myslím, že je veľmi pozitívnym trendom, že mnohé z týchto náročnejších úloh - či už ide o naplánovanie udalosti alebo nájdenie letu alebo vyhľadanie spojenia vo vlaku alebo nájdenie vecí na internete - všetky tieto náročné úlohy sú oveľa jednoduchšie a pomáhajú vám šetriť čas. Myslím si, že výzvou je investovať, ktorý šetril čas nielen do zvýšenia produktivity, ale aj do zvýšenia kvality života pre vás osobne. Existuje delikátna rovnováha medzi tým, koľko práce chcete robiť, čo vám práca poskytuje, a tým, koľko súkromného života potrebujete. A koľko šedej zóny potrebujete medzi týmito dvoma, a to je nakoniec veľmi osobné rozhodnutie.
JD: Stále viac a viac ľudí uprednostňuje zmiešaný život, že chcú, aby ich osobný a profesionálny kalendár boli jeden. Doodle určite používam veľa na sociálne účely, pravdepodobne viac ako na prácu. Ako ste povedali, zvýšená produktivita vedie k určitému prínosu voľného času a zníženému stresu.
Existujú však aj ďalšie príklady aplikácií na zvýšenie produktivity, ktoré vytvárajú začarovaný cyklus pokusov o zvýšenie produktivity, aby ste mohli ďalej pracovať.
MN: Vždy existujú tieto dva rôzne názory. Je tu súkromný a pracovný život a hovorí sa tu o rovnováhe medzi pracovným a súkromným životom. Toto je opäť veľmi osobná otázka: či si myslíte, že práca a život sú veľmi oddelené veci a či je potrebné medzi nimi dosiahnuť rovnováhu, alebo či musí byť zmes týchto dvoch oblastí vášho života v správnom rytme pre vás ako osoba.
JD: Povedzte mi viac o štúdii, ktorú ste vykonali. Bolo pre vás niečo prekvapujúce?
MN: Samotný výsledok nás neprekvapil. Mali sme veľa neoficiálnych dôkazov o tom, že Doodle pomáha ľuďom dosiahnuť prácu a pomáha ľuďom šetriť čas, a to bola tiež naša vlastná skúsenosť, keď sme tento nástroj používali. [Výsledky štúdie] boli len systematickejším dôkazom, že to tak skutočne je.
To, čo nás skutočne udivilo, bol rozdiel. Ak sa pozriete na tabuľku, ktorá ukazuje, koľko času sa spotrebuje, ľudia, ktorí plánujú bez nástroja, strávia 90 až 120 minút naplánovaním niečoho s desiatimi až 15 účastníkmi. S Doodle v tomto experimente potrebujú iba pol hodiny, a to je obrovská úspora času, ktorú by som neočakával.
JD: Mohli by ste zdieľať nejaké organizačné tipy alebo postupy, ktoré osobne používate? Nemusí to nevyhnutne súvisieť s plánovaním.
MN: Pred niekoľkými rokmi som si prečítal knihu Získať veci hotové, knihu. Bola to pre mňa veľmi produktívna kniha. Nepoužil som všetky techniky, ktoré popisuje. Jednu techniku, ktorú držím, je dostať všetko z mojej hlavy do užitočných systémov a spoľahlivých systémov.
V súčasnej dobe prísne pracujem s kalendármi a zoznamami úloh. Väčšina z nich prináša všetky tieto malé úlohy z mojej hlavy a uvoľňuje moju hlavu na produktívnejšiu prácu. Viem, že mám spoľahlivý systém, ktorý mi pripomenie, kedy je potrebné urobiť niečo, čo mi pomohlo urobiť oveľa viac práce, aby bol môj pracovný deň oveľa produktívnejší. Ale tiež mi to uvoľní myseľ. S voľnou mysľou na voľný čas a na čokoľvek iné, čo robím, radšej ako na premýšľanie: „Na to nemôžem zabudnúť.“
JD: Môj partner je prevádzkovým manažérom a vo svojom zozname úloh má kedykoľvek 100 až 150 úloh. Povedal mi: „Najdôležitejšie z nich mám v hlave, pretože sa obávam o nich a zvyšok si ponechám v e-maile.“ Snažil som sa mu vysvetliť, že je to pre neho stres. Ak úlohy nie sú na jasnom mieste, kde ich môžete vidieť, vytvárajú stres. Ale akonáhle prejdete na spoľahlivý systém, ktorému môžete veriť, viete, že všetko bude prítomné, keď ho budete potrebovať.
Chce sa však presťahovať do nového a organizovanejšieho systému. Odhadoval som, že bude mať asi dva týždne bolestivého prechodu. Zažili ste niečo také? Keď ste sa presťahovali do GTD, mali ste pri prechode nejakú bolesť?
MN: Nezažil som toľko prechodného obdobia, ale zažil som duševnú prekážku. Pred zavedením systému do mojej pracovnej praxe som neveril, že to nakoniec bude fungovať, že ho dokážem aktualizovať, alebo že to bude skutočne spoľahlivý systém, ktorý mi pomôže prekonať dni a počas týždňov. Trvalo mi to dosť dlho, pár týždňov, kým som sa nerozhodol, „dobre, skúsme to.“ A potom som strávil jeden deň nastavovaním systému. Teraz nemám ani žiadne e-mailové priečinky. Zvyčajne mám iba prázdnu doručenú poštu a do svojho zoznamu úloh som vložil všetko dôležité. Začalo to celkom dobre.
Dokonca som zjednodušil systém za pár mesiacov. Dnes je to pre mňa veľmi jednoduchý systém. Najlepším dôkazom je, že väčšinu dní, ktoré neviem robiť, schôdzky a iné udalosti v kalendári, ktoré prichádzam nasledujúci deň alebo nasledujúci deň, pretože systém je dostatočne organizovaný, aby všetko fungovalo v poriadku a bude mi pripomenuté. Obvykle sa ráno pozriem na svoj kalendár, aby som zistil, čo sa dnes deje.
JD: Aké ďalšie aplikácie a služby používate?
MN: Pamätajte, že mlieko je pre mňa veľmi ústredné, aby som udržal svoju prácu na dobrej ceste. Používam webový systém, ako aj aplikáciu pre Android, aby som si zapísal čokoľvek, čo ma napadne počas stretnutia alebo počas socializácie. Skôr ako sa snažím pamätať, len si to zapíšem.
Druhým je Kalendár Google. Všetko, čo je skutočne dátumom a časom, je tam. Tam je veľa kalendárov, a to ako pre môj súkromný život, tak pre prácu.
