Usporiadajte: ako spravovať svoju prácu s tabuľkami

Jedným z najjednoduchších organizačných trikov, ktoré používam pri práci, je uchovávanie súkromných tabuliek môjho vlastného pokroku. Nikto nevyžaduje, aby som to urobil. Nikto nežiada vidieť moje tabuľky. Ponechávam ich úplne pre seba, aby som pracoval efektívne a aby som bol schopný rýchlo vidieť, čo som dosiahol.

V tomto vydaní Get Organized sa podelím o niekoľko tabuliek, ktoré momentálne uchovávam, a vysvetlím, čo pre mňa robia. Obsah tabuliek sa síce konkrétne týkal mojej práce, ale mnohé zásady sú univerzálne a prispôsobiteľné iným druhom práce.

Ukladanie a plánovanie nápadov

Stĺpec Získať organizované je týždenne, čo znamená, že musím prísť s 52 nápadmi, ktoré skutočne využijem za rok… čo znamená, že budem pravdepodobne potrebovať ďalších 50 až 100 nápadov, ktoré nakoniec odmietnem (väčšina z nás potrebuje) vytvoriť obrovské množstvo nápadov na nájdenie skutočne dobrých nápadov).

Musím sa tiež pozerať do niekoľkých týždňov a venovať pozornosť dátumom, kedy budú články publikované (každé pondelok), aby som premýšľal o tom, či bude určitá téma v synchronizácii s niečím iným, čo sa deje vo svete. Napríklad minulý rok v máji, keď noví absolventi hľadali prácu, som spustil sériu článkov na túto tému: ako riadiť online hľadanie zamestnania, ako vytvoriť čistý a profesionálny online profil, tipy na pokračovanie a sprievodné listy atď.,

Aby som to urobil, mám veľmi základnú tabuľku s priebežným zoznamom nápadov na spodku a mriežkou v hornej časti so všetkými naplánovanými dátumami publikovania. Tabuľka mi pomáha všeobecne premýšľať o tom, ako plánovať témy počas mnohých týždňov a mesiacov. Môžem ľahko zmeniť poradie budúcich článkov, aby som dal viac času medzi témami, ktoré sa zdajú príliš podobné, alebo zoskupením tém, ktoré sú logicky spojené.

Táto konkrétna tabuľka žije na Disku Google, pretože táto služba je dostupná prakticky odkiaľkoľvek a ak mám nápad, aj keď som mimo kancelárie, môžem sa bez váhania prihlásiť a pridať.

Pretože sa k tejto tabuľke vraciam často, aby som prácu po prihlásení zapísal, keď som ju dokončil, pravidelne sa venujem myšlienkam, ktoré som brainstormingom prekonal. Mnoho ľudí si zapisuje poznámky o svojich nápadoch, ale nikdy sa na ne neodkazuje. S týmto systémom sa stretávam s vlastným zoznamom nápadov najmenej raz týždenne.

Priebeh projektu protokolovania

Veľkou časťou mojej práce v spoločnosti PCMag je testovanie softvérových produktov a miniaplikácií na fitness a písanie recenzií produktov, takže mám na túto prácu ďalšiu tabuľku.

(Ospravedlňujem sa za malé množstvo rozmazaného obsahu na obrázku vyššie.)

Dovoľte mi rýchlo vysvetliť stĺpce, ktoré vidíte na obrázku vyššie. Stĺpec 1 s názvom ID je ID článku publikovaného prehľadu produktu. Stĺpec B je názov produktu. Stĺpec C, Stav, zachováva stav kontroly tak, že „publikovaný 12. apríl-13“ znamená, že článok bol uverejnený 12. apríla 2013. Stĺpce D až I sú začiarkavacie políčka týkajúce sa práce, ktorú je potrebné dokončiť pred kontrolou produktu. môžu prejsť procesom úprav a publikovania.

Medzi kritériá (stĺpce DI) patrí protokolovanie produktu do databázy („QB“), odoslanie formulára, v ktorom sú uvedené špecifikácie produktu („Špecifikácie“), odovzdanie obrázka produktu („Obrázok“) a vytvorenie prezentácie ďalších obrázky („Slideshow“). Každý produkt tiež potrebuje skóre od jedného do piatich („Hodnotenie“) a do poznámok som pridal ešte jeden stĺpec, kde vo všeobecnosti uvádzam len to, či si produkt zaslúži výber editorov PCMag.

Tabuľka je skutočne podstatou série začiarkavacích políčok. Umožňuje mi to na prvý pohľad zistiť, či som vykonal všetku potrebnú prácu prekurzorov. Ale má aj ďalšie výhody.

Rovnakým spôsobom, ako zaznamenávam svoje nápady na brainstorming pre budúce stĺpce Usporiadať, sa tiež prihlasujem naspodok svojich produktov v tabuľke s recenziami, ktoré by som mohol prípadne skontrolovať. Preto mám vždy zoznam aktuálnych nápadov.

Slúži tiež ako veľmi rýchla referencia, ak potrebujem vyhľadať dátum vydania alebo jedinečné ID článku pre produkty, ktoré som skontroloval (ktoré robím dosť často). Iste, v kancelárii máme ďalšie systémy na nájdenie týchto informácií, ale zvyčajne je pre mňa rýchlejšie rýchlejšie ich vytiahnuť z tejto tabuľky, pretože som ju prispôsobil tak, aby bol špecifický pre moje potreby.

Sledovanie toho, čo sa zmenilo

Posledná tabuľka, ktorú chcem zdieľať, je tá, ktorú používam na sledovanie konkrétneho článku, ktorý píšem: 100 najlepších aplikácií pre iPhone. Článok vyžaduje spravovanie zložitej organizácie, pretože obsah aktualizujem často. Inými slovami, každých niekoľko týždňov je niekoľko zo 100 najlepších aplikácií nové. Musím byť ostražitý, ktoré aplikácie, ktoré som povedal, boli dnes najlepšie v porovnaní s tým, čo som povedal, že boli pred šiestimi mesiacmi.

Moja metóda je pomerne jednoduchá. Prihlasujem každú aplikáciu v Exceli tak, ako to ide na zoznam 100 najlepších. Zaznamenávam dátum, ktorý bol pridaný do článku, alebo keď som naposledy aktualizoval text, ak je to aplikácia, ktorá je stále dobrá, ale významne aktualizovaná od posledného uverejnenia správy. Vediem tiež priebežný zoznam aplikácií, ktoré boli predtým na zozname, ale odvtedy stratili svoje miesto.

Táto tabuľka mi tiež pomáha zistiť, či som zasiahol 100 aplikácií, pretože Excel ich automaticky započítava. Tiež to používam na zoskupenie aplikácií na rôzne stránky pridaním orámovania, ktoré označuje konce stránky. Farebné kódovanie mi tiež umožňuje zistiť, ktoré aplikácie sú v zozname nové (žlté), čo je príznak počas procesu publikovania, čo znamená, že by som mal tieto sekcie skontrolovať podrobnejšie ako ostatné.

Dovoľte mi tiež priznať, že nepoužívam všetky stĺpce, ktoré som pôvodne nastavil v tejto tabuľke. Niekedy som si myslel, že niektoré informácie sú dôležité, až neskôr si uvedomím, že ich vôbec nepotrebujem. Pretože táto tabuľka patrí iba mne, môžem opustiť oblasti, ktoré nemajú žiadny úžitok, a to bez následkov. Mohol by som vyčistiť tabuľku a zbaviť sa častí, ktoré nepoužívam, ale stojí za to si ich nechať a nevyužívať ich, ako investovať do vylepšenia tabuľky. Aký to má zmysel? Nikto okrem mňa to nikdy nevidel.

Výhody používania tabuliek na sledovanie vašej práce

Jednoduché tabuľky môžu byť výkonnými nástrojmi na organizovanie vašej práce a nemusíte byť v Exceli, aby ste ich vytvorili. Výhody používania tabuliek na sledovanie vašej práce zahŕňajú:

• aby ste videli, čo ste už urobili, aby ste to neopakovali (alebo ak to potrebujete opakovať, môžete rýchlo zistiť, kedy a ako ste to urobili prvýkrát, aby ste mohli využiť predchádzajúcu prácu)
• mať vyhradené miesto na zaznamenávanie nápadov a pravidelné ich prezeranie
• vedenie záznamov o vašej práci, ak budete niekedy potrebovať dôkazy o tom, čo ste dosiahli
• zjednodušenie vlastných úloh vytvorením systému získavania informácií, ktorý je úplne prispôsobený vašim potrebám.