Usporiadajte: ako znížiť nežiaduce e-maily

Pamätáte si prísľub Thierryho Bretona odstrániť do roku 2014 100-percentný interný firemný e-mail od jeho spoločnosti Atos? V tom čase, keď oznámil svoje ambície - to bolo v roku 2011 - sa veľa ľudí z technologického a obchodného sveta vysmievalo. Nazývali jeho plán smiešnym. Povedali, že potrebujeme e-mail. Spoliehame sa na to. Je to nevyhnutné!

Rýchly posun vpred do súčasnosti a klíma sa už zmenila. Od administratívnych pracovníkov sa čoraz viac dozviem, že e-mail je prekliatím ich existencie. Je to taká strata času ako slovo „m“: stretnutia. Keď sa pýtam, prečo je to také bremeno, ľudia zvyčajne hovoria napríklad: „Dostávam veľa e-mailov, ktoré so mnou nesúvisia, “ alebo „Polovica vlákien, na ktorých pracujem, vôbec nie je pre moju prácu relevantná.“ Dokonca som začal počuť rovnaký názor niekoľkých ľudí o osobnom e-maile: „Dostávam deväť sledovacích e-mailov od členov môjho knižného klubu, ktoré potvrdzujú dátum nasledujúceho knižného klubu! Dobrý deň, ľudia! Bolo to v prvom e-maile!“

Tu je niekoľko stratégií, ako skutočne orezať alebo efektívne odrezať e-mailové správy, ktoré jednoducho nepotrebujete. (Aj keď sa tento článok nevzťahuje na vydieranie, mám veľa ďalších tipov, ako spravovať e-mailové informačné bulletiny a denné ponuky.)

1. Požiadajte o odstránenie zo skupinových e-mailov, tvárou v tvár

Čím viac sa spoliehame na e-mail, tým vhodnejšie by sme mali zabudnúť, že niektoré problémy sa najlepšie vyriešia krátkou konverzáciou. Táto rada môže znieť bláznivo a veľmi nízko, ale môže byť mimoriadne účinná. Ak ste súčasťou bežného skupinového e-mailu (napríklad denného prehľadu alebo týždenného nahlásenia projektu) a nechcete byť už viac, bavte sa s osobou, ktorá tento e-mail riadi alebo iniciuje, najlepšie osobne tvárou alebo cez telefón, ak je to potrebné. „Ahoj, “ povieš: „Viete, že denný e-mail o takýchto a podobných udalostiach? Mal by som byť na tom? Stále dostávam správy, ale nikdy sa priamo netýkajú priamo mňa alebo mojej práce. mohol by si ma odstrániť? “

Najhoršie, čo by ste v tejto situácii mohli urobiť, je odpoveď všetkým so správou s nápisom „zrušiť odber“. Je to neslušné. Ukazuje to, že nemáte žiadny spoločenský takt alebo netitetu. Dokazuje to, že neviete, ako spravovať svoj vlastný e-mail.

Keď však hovoríte osobne, stanete sa znova človekom. Ste príjemný človek s odôvodnenou a priamou žiadosťou. Navyše, ak existuje dôvod, pre ktorý chcete prijímať správy, osoba vysvetlí, prečo ste boli doteraz zahrnutí.

2. Využite sociálne siete, nástroje na riadenie projektov a IM

Podľa môjho názoru sociálne siete (vrátane obchodných sietí, ako sú Yammer a Podio) spracovávajú správy typu opt-in oveľa lepšie ako e-mailové správy. Zoberme si prípad mojej priateľky, ktorá sa trápila nad svojím knižným klubom. Keby organizátor usporiadal ďalšie pozvanie na stretnutie knižných klubov na Facebooku, a nie prostredníctvom e-mailu, získanie informácií by bolo pre členov menej povinné . Udalosti na Facebooku sú voliteľné. Môžete sa k nim dostať a prehľadať informácie, keď sa vám bude páčiť. Keď pozvánka na tú istú udalosť príde e-mailom, jej prečítanie sa okamžite považuje za povinné.

V obchodných organizáciách môžu alternatívne komunikačné nástroje tiež ohromne pomôcť pri znižovaní množstva nevyžiadaných e-mailov. V spoločnosti PCMag máme tendenciu používať program na zasielanie okamžitých správ, keď máme niečo na komunikáciu rýchlo a chceme rovnako rýchlu reakciu. Yammer používame na spravovanie niektorých úloh, ktoré fungujú na princípe „kto môže odpovedať ako prvý, urobte to“. Platformu riadenia projektov Basecamp využívame na diskusiu o prebiehajúcich umeleckých a dizajnových projektoch na jednom mieste.

Preto používajte všetky rôzne nástroje, ktoré máte k dispozícii, a ak ste v riadiacej pozícii, povzbudzujte aj ostatných. Obhajovanie riešenia s viacerými nástrojmi pomôže znížiť potrebné e-maily.

3. Použite automatické triedenie alebo filtre

Najbežnejším riešením na správu nevyžiadaných e-mailov je nastaviť pravidlá automatického triedenia alebo filtre, ako sa niekedy volajú, ktoré umiestnia neželané správy na určené miesto (zvyčajne do priečinka, ale niekedy do koša) skôr, ako sa dostanú do vašej doručenej pošty., Túto funkciu majú všetky hlavné e-mailové programy.

Nájdite e-mail, ktorý už nechcete, identifikujte o ňom niečo konkrétne a opravené (napr. Vždy rovnaké kľúčové slovo v predmete správy, odosielateľovi atď.) A nastavte pravidlo, ktoré všetky tieto správy triedi do novej a vhodne označenej priečinok pre vás.

Ďalšou možnosťou v programe Microsoft Outlook je, že sa môžete „odhlásiť“ elegantne a bez oznámenia z vlákna jednoduchým „stlmením“ konverzácie (pozrite si moje tipy pre aplikáciu Outlook, ako to urobiť), ale ak by niekto znova použil rovnaký predmet, zostane vám zaseknutý. linka neskôr, pretože je to cieľ na vykonanie operácie. (Inými slovami, keď stlmíte vlákno, program Outlook automaticky presunie do priečinka „odstránené položky“ všetky správy, ktoré obsahujú rovnaký predmet predmetného e-mailu.)

Osobne príliš nepoužívam automatické triedenie, pretože sa spolieha na nové správanie: pravidelne kontroluje určené priečinky. V minulosti, kedykoľvek som si nastavil triedenie, okamžite som zabudol, že som tak urobil, ao niekoľko dní neskôr som si všimol hromadu e-mailov, ktoré mohli obsahovať niečo dôležité, čo sa tlačilo na vedľajšiu koľaj. Než ich dostávam, radšej by som len vymazal nechcené správy. Ak sa rozhodnete pre túto trasu, buďte opatrní pri pravidelnom spracovávaní týchto triedených e-mailov.

4. Povedzte ľuďom, aby neodpísali „Ďakujem“

Keď som prvýkrát počul kolegu z bývalého zamestnania, nahlas povedal inému kolegovi: „Nevadilo by vám, keby ste neodpovedali„ vďaka “na správu, keď všetko, čo urobí, je potvrdiť, že viete, že som urobil to, čo som mal robiť? Pomôže mi to udržať si čas v e-maile, „ to mi napadlo! Môžete to povedať? Iste, môžete prísť ako trochu nevrlý, ale na druhej strane je to, že nedostanete veľa skutočne nepotrebných e-mailových správ.

Môžete to tiež preformulovať tak, aby to bolo mimoriadne pasívne agresívne - „Skutočne sa nebudem uraziť, ak mi bude e-mailom menej často poďakovať. Už viem, že si vážite moju prácu“ - ale neodporúčam to!

Dodatočné zdroje

Medzi ďalšie nástroje, ktoré vám pomôžu zostať na vrchole e-mailu, patrí Sanebox (ktorý automaticky nastavuje niektoré automatické triedenie) alebo aplikáciu Mailbox pre iOS (veľmi užitočné pre udržiavanie hornej časti e-mailu mimo kancelárie), ale tie sú skôr všeobecné e-mailové triedenie ako zníženie počtu nechcených správ.