Video: MVC (November 2024)
Nikdy som nestretol zdieľaný sieťový disk v podniku, ktorý nebol aspoň trochu nedbalý. Zdieľané servery sú zvyčajne navrhnuté tak, aby umožňovali spoluprácu a rovnako sprístupnili súbory a informácie našim spolupracovníkom. Pomáhajú tiež podnikom ľahko a efektívne zbierať a zálohovať údaje - to je teoreticky.
V skutočnosti sa z nich stáva miesto, kde sa ukladajú fotografie z firemných sviatkov spred šiestich rokov. V poslednej vete som použil pasívny hlas úmyselne, pretože sa zdá, že nikto nikdy nenesie zodpovednosť za uvedenie niečoho na zdieľaný disk, ktorý by tam nemal byť. Veci sa len objavujú. Nikto nevie, ako a prečo sa tam dostali. A preto ich nikto neodstráni zo strachu, že by šliapali na prsty niekoho iného alebo vymazali niečo, čo niekto potrebuje.
Zdieľané priestory by mali byť navrhnuté tak, aby zodpovedali pracovnému postupu oddelenia alebo spoločnosti alebo organizačnej schéme. Veci, ktoré sú svojou povahou paralelné, ako napríklad dva tímy, ktoré sa hlásia na rovnakú úroveň riadenia, by mali mať štruktúru priečinkov paralelné. Keď sa nový pracovník pripojí k oddeleniu, mala by byť schopná rýchlo zistiť, kde v zdieľanej sieti žijú dôležité súbory, pretože ich umiestnenie (názov priečinka a spôsob, akým je vnorený do iných priečinkov) by malo odrážať spôsob navrhovania firmy. Skutočná červená vlajka je, keď niekto, kto pracoval dlhší čas, nemôže niečo nájsť, pretože nevie, kde je, alebo čo je horšie, ani nevie, kde by malo byť.
Tu je všetko, čo sme krok za krokom urobili, aby sme vyčistili naše nedbalé servery. Na konci nájdete zhrnutie výsledkov, ako aj poznámky o tom, čo sa stalo a čo sa pokazilo.
Projekt vyčistenia servera
Krok 1: Komunikujte. Najprv sme hovorili o probléme s nedbalým serverom, vrátane toho, prečo je to problém (neefektívnosť, nekonzistentnosť, napätie v našom sieťovom priestore), možných riešeniach a postupoch na implementáciu týchto riešení.
Potom sme sa ešte viac rozprávali. Potom sme hovorili o tom, s kým ďalším musíme hovoriť. Nemôžem odviezť dosť domov dôležitosť komunikácie pre úspech tohto projektu. Veľa sme hovorili osobne aj prostredníctvom e-mailu.
Počas týchto rozhovorov sme si uvedomili, aké dôležité bude komunikovať s IT zamestnancami. Preto sme ich zapojili do nášho plánu a navrhovaného časového plánu. Tím IT nám dal jednu zásadnú radu, ktorá sa nakoniec stala našim skutočným východiskovým bodom pre projekt. Povedali, neskúšajte vyčistiť to, čo máte; radšej začnite s prázdnym plátnom a vytvorte požadované štruktúry priečinkov a kopírujte iba súbory, ktoré chcete zachovať. Všetko ostatné, povedali, archivovali.
Krok 2: Skontrolujte existujúce údaje. Po druhé, všetky zúčastnené strany - väčšinou tímoví manažéri - sa posadili k stolu s notebookom a projektorom. Pripojili sme sa k predmetnému priestoru na serveri a spoločne sme si prezreli niektoré z existujúcich súborov, len aby sme si boli istí, že nikto neprehliadol niektoré súbory, ktoré by sme si mali ponechať.
Zamysleli sme sa aj nad existujúcimi údajmi, pokiaľ ide o to, ako to viedlo alebo neodrážalo naše súčasné pracovné toky. Zdieľané priestory sa zvyčajne používajú na spoluprácu pri práci. Štruktúra a názvy priečinkov musia presne odrážať tento pracovný postup, aby bola užitočná.
Veľa z toho, čo sme našli na serveroch, bolo strašne zastarané. Existovali priečinky pomenované pre zamestnancov, ktorí v spoločnosti neboli už roky. Našli sme súbory z roku 2003. Objavili sa zvyšky projektov, ktoré sa nikdy nevypustili. Nikto z týchto vecí nepotreboval.
Krok 3: Zmapujte novú štruktúru. Kým sme stále sedeli okolo tohto stola, načrtli sme štruktúru priečinkov, o ktorej sme si mysleli, že by mali byť na mieste. Všetci manažéri mali buy-in ohľadom dizajnu, ktorý potreboval odrážať štruktúru nášho tímu a pracovný tok. Tu je to, čo sme navrhli, aj keď som ich názvy zovšeobecnil tak, aby dávali zmysel niekomu, kto nie je oboznámený s vnútorným fungovaním našej kancelárie:
Na najvyššej úrovni máme priečinky pre každý tím a špeciálny projekt alebo úlohu, ako aj jeden pre „Zdroje“, ktoré platia pre všetky tímy.
Každý tím má podmnožinu priečinkov: niekoľko z nich zobrazuje pracovný postup, jeden pre každého člena tímu a ďalšie priečinky, ktoré dávajú zmysel pre potreby tohto tímu. Napríklad podpriečinky môjho tímu vyzerajú takto:
Podčiarknutia a čísla sme použili na to, aby naše priečinky pracovného postupu sedeli v hornej časti štruktúry a zobrazovali sa v rovnakom poradí, v akom sa práca koná. V priečinku s názvom „1_EDITING“ sa nachádzajú súbory, ktoré sú pripravené na úpravu, a zostanú, kým sa úpravy neskončia. Potom prejdú na „2_RTP“, čo znamená „pripravený na produkciu“ - inými slovami je úprava dokončená a tieto súbory sú pripravené na ďalšiu fázu. Po vytvorení súboru by mal byť presunutý do priečinka „3_PRODUCED“, ktorý sa v podstate stáva našim živým archívom. Teoreticky by sa mohlo archivovať čokoľvek v tomto priečinku, takže budeme mať vždy vyrovnávaciu pamäť súborov, ktoré vieme odstrániť, ak by sme niekedy potrebovali získať späť nejaký priestor.
Krok 4: Vytvorte pravidlá. Ako som už začal vysvetľovať v predchádzajúcej časti, ku každému priečinku sú priradené určité pravidlá týkajúce sa toho, čo do nich môže a nemôže ísť, alebo ako by sa mali používať. Ak chce niekto napríklad zdieľať fotografie, musí ho vložiť do svojej zložky s menovkou. Týmto spôsobom je jasné, kto je za údaje zodpovedný.
Diskutovali sme tiež o tom, či máme súbory, ktoré musia byť prístupné pre viac tímov (urobili sme a vytvorili sme pre ne priečinok Zdroje) a či by nejaké informácie mali byť zablokované (áno: všetko v priečinku Riadiaci tím).
Krok 5: Zabezpečte konzistentnosť. Pri navrhovaní našich priečinkov a pravidiel na ich používanie hľadáme aj oblasti, v ktorých by sme mohli a mali by byť konzistentní. Ak štruktúry priečinkov a pracovné toky môžu (a mali by byť) konzistentné, umožňuje to počas prechodov medzi zamestnancami, napríklad keď niekto opustí spoločnosť, odíde na materskú dovolenku alebo je nečakane chorý. Konzistentnosť na zdieľanom serverovom priestore pomáha každému v organizácii zistiť stav aktuálnych projektov, ako aj to, čo je dôležité, aká práca už bola dokončená atď.
Ďalším projektom (ktorý práve implementujeme) je dosiahnuť lepšiu konzistenciu naprieč našimi konvenciami pomenovávania súborov. Rozhodli sme sa odložiť vykonávanie tejto zmeny pomenovávania súborov, až kým si každý nezvykne používať nové zdieľané priečinky, aby nikoho nepreťažil príliš veľkým množstvom nových informácií naraz.
Krok 6: Skontrolujte posledný raz so všetkými zúčastnenými stranami. Predtým, ako sme niečo implementovali, sme vykonali jednu konečnú kontrolu plánu so všetkými zúčastnenými stranami vrátane niekoľkých ľudí, ktorých sme pôvodne neuvažovali zahrnúť, ale ktorých mená sa objavili v našej revízii existujúcich údajov. „Nie je to odbornosť Arielle? Mali by sme sa jej spýtať, čo si myslí, že je potrebné urobiť v tejto sekcii.“
Krok 7: Dokončenie a komunikácia časovej osi. Posledným krokom bolo dokončenie časovej osi a potom začatie projektu. Boli to posledné kúsky skladačky:
- Rozhodnite sa, kedy a ako šíriť informácie: V polovici týždňa pošlite e-mailom všetkým zamestnancom informácie o novej štruktúre servera, pravidlách a všetkých súvisiacich informáciách vrátane dátumov (pozri ďalšiu položku).
- Nastaviť dátumy: kedy ľudia musia skopírovať súbory, ktoré si chcú ponechať (koniec týždňa); kedy by mali začať používať novú štruktúru (v našom prípade okamžite po prijatí e-mailu); keď bude starý server prerušený (povedali sme im koncom týždňa, ale v skutočnosti sme tento termín vyplnili o niekoľko dní navyše).
- Pred skutočným prerušením prístupu k starému serveru si naplánujte niekoľko upomienok.
- Nechajte IT vykonať skutočné obmedzenie.
Výsledky vyčistenia servera
Tento e-mail v polovici týždňa obsahujúci všetky informácie o projekte vyčistenia servera, vyšiel v stredu o 11:27. Niekoľko ľudí malo horiace otázky, ale vlákno odpovede na všetko utíchlo o 11:57 hod. To znamená, že všetky základné otázky boli zodpovedané do 30 minút.
V rámci môjho tímu pokračovalo ďalšie objasňovanie týkajúce sa nášho pracovného postupu - ale posledné, ktoré mám, je datované 13:05 toho istého dňa. Niekoľko ľudí nepochybne položilo doplňujúce otázky bez toho, aby na ne odpovedali všetkým, ale väčšina otázok bola zodpovedaná do dvoch hodín.
Počas niekoľkých nasledujúcich dní sme dokončili časovú os bez problémov. Tím IT vykonal rýchlu správu, ktorá ukazuje, že sme znížili celkové údaje o 76 percent. Čísla hovoria samy za seba.
pred
- Celkový priestor: 250 GB
- Počet súborov: 447 249
- Počet priečinkov: 36 773
po
- Celkový priestor: 59, 2 GB
- Počet súborov: 58 624
- Počet priečinkov: 2 962
Posmrtný projekt a spätná väzba
Niekoľko týždňov po dokončení migrácie a reštrukturalizácie servera som sa opýtal vedúceho projektu, manažérov a správcov IT sietí, či majú nejaké pripomienky alebo posmrtné poznámky. Nikto to neurobil. Všetko to šlo pozoruhodne hladko. Tu je to, čo vedúci IT človek musel povedať:
„Za 10 rokov, ktoré som tu bol, je to prvýkrát, čo tím oddelenia uskutočnil takýto projekt z vlastného záujmu a vykonal ho tak dobre. Pomáha to [ďalšiemu správcovi IT siete] aj Ja by som mal lepšie udržiavať sieť a som si istý, že pomáha vášmu tímu s pracovným tokom a organizáciou. Doslova sme požiadali niekoľko generácií manažmentu o poverenie toho, čo váš tím dosiahol na základnej úrovni, a to sa veľmi cení. ““
Z môjho pohľadu si želám, aby sme urobili trochu inak. Prial by som si, aby sme o projekte spočiatku osobne informovali zamestnancov na rýchlom improvizovanom stretnutí, a nie prostredníctvom e-mailu. E-mail je v poriadku a určite nikto nemá rád stretnutia, ale cítil som sa, akoby sa ľudia cítili viac zahrnutí do procesu, keby sa o nich hovorilo počas otvorenej diskusie, a nie prostredníctvom „DÔLEŽITÉ!“. e-mail.
Teraz máme lepší, konzistentnejší, efektívnejší a jednoduchší zdieľaný server. Pravidlá, ako ju používať, sú jasné a so zabudovanou zodpovednosťou. Manažéri tímov zodpovedajú za priečinky tímov a jednotlivci zodpovedajú za obsah priečinkov s menami.
Ak uvažujete o začatí vlastného projektu vyčistenia servera vo vašej organizácii, dúfam, že z tohto článku môžete získať niekoľko rád o dôležitosti získania rady od svojho IT oddelenia a dôsledná komunikácia v každej fáze je pre úspech nevyhnutná.
