Usporiadajte: zdokumentujte svoj pracovný postup

Noví zamestnanci a čerstvé tváre zamestnancov vrátane nedávnych absolventov majú zvyčajne pri práci na začiatku práce viac času. Tréning môže trvať týždne alebo mesiace a kolegovia spolupracovníci a manažéri vás chcú aklimatizovať, aby vám dali oddychový priestor. Jedným z najcennejších spôsobov použitia tohto prestoja je zdokumentovanie pracovného toku a procesov.

Zdokumentovanie pracovného postupu a procesov neznamená nič viac, ako presne napísať presne to, čo vaša práca znamená, krok za krokom. Je to presne to, čo sa učíte, keď ste novým pracovným prostredím. Znamená to tiež všetky vylepšenia a zmeny, ktoré by ste mohli v týchto procesoch urobiť v priebehu času alebo ako objavíte lepšie alebo efektívnejšie spôsoby, ako svoju prácu vykonať.

Podniky a vládne organizácie, ktoré sú veľmi veľké a dobre zavedené, už môžu mať dostatok prevádzkových príručiek a inej dokumentácie - podľa mojich skúseností však menšie spoločnosti a tímy zvyčajne nemajú, alebo ak áno, sú vážne zastarané.

Keď čelíte prestojom pri novej úlohe, zdokumentujte svoj pracovný postup a procesy alebo aktualizujte príručky, ktoré ste dostali. Výhody sú obrovské a mnohé.

Výhody dokumentovania vášho pracovného postupu

Pre začiatočníkov sa zdokumentovaním vášho pracovného postupu posilní školenie na pracovisku, ktoré ste doteraz museli absolvovať. V skutočnosti sa prácu naučíte rýchlejšie.

Po druhé, tieto dokumenty sú zlaté pre manažérov a oddelenie IT, ktorí možno nepoznajú kroky a ľudí zapojených do vašej práce - ktoré budú musieť vedieť kedykoľvek, keď vykonajú zmeny alebo zavedú nové nástroje a musia premýšľať cez všetky možné účinky., Zo skúsenosti poviem, že nebudete počuť nič iné, len pochvalu, ak dokážete poskytnúť podrobný a usporiadaný dokument, ktorý obsahuje všetko, čo potrebujú. Alternatívou je hovoriť prostredníctvom ad hoc, keď by ste zabudli na krok, nesprávne sa vyjadrili, alebo jednoducho pokazili.

Po tretie, manažéri a spolupracovníci sa budú držať vašich dokumentov, ak budete niekedy potrebovať nečakanú dovolenku. Podobne, keď ste povýšený na nové miesto alebo sa presťahujete do inej spoločnosti, kolegovia, ktorých opustíte, budú vďační za to, že majú aktualizované príručky, ktoré odovzdajú osobe, ktorá sa na vás nachádza.

Ako dokumentovať váš pracovný postup

Dokumentácia, ktorú píšete, by mala byť jednoduchá, zrozumiteľná a prístupná. Vo väčšine prípadov odporúčam vytvoriť textový dokument (napríklad dokument Word) s niekoľkými vloženými obrázkami.

Namiesto toho, aby ste vytvorili jeden rozsiahly dokument, ktorý načrtáva všetko, vytvorte dokumenty, ktoré zachytávajú iba jeden postup, alebo ktoré naznačujú rad súvisiacich postupov, ktoré je potrebné urobiť v poriadku. Osobne ma ohromuje dokumentácia, ktorá je dlhšia ako asi 11 alebo 12 strán. Radšej vidím 4 alebo 5 strán jednoduchých a ľahko čitateľných pokynov. "Dos and Don'ts" v dolnej časti tohto článku vám pomôže nasmerovať vás na vypracovanie stručných, ale dôkladných príručiek.

Jednoducho povedané, zapisujte si poznámky, kedykoľvek ste na pracovisku, a preneste tieto poznámky do dokumentu. Keď začnete pracovať sami, pridajte si poznámky alebo ich upravte tak, aby presne odrážali úlohy, ktoré vykonávate.

Ak je vo vašej práci „veľký obraz“, uveďte prehľad, ktorý je uvedený na začiatku dokumentu. Body, ktoré tvoria celkový obraz, by ste mali zaznamenať dôkladnejšie, a to buď v tom istom dokumente, alebo v niekoľkých menších dokumentoch, ak ich potrebujete rozdeliť. Napríklad v marketingu bulletinov by prehľad mohol vyzerať takto:

• Copywriter zapíše kópiu a predloží ju marketingovému manažérovi.
• Marketingový manažér kontroluje a edituje kópiu a dostáva súhlas od vedúceho marketingového manažéra.
• Marketingový manažér odošle žiadosť o vykonanie aktualizácie zoznamu.
• Marketingový manažér doručí konečnú kópiu asistentovi.
• Asistent vydáva bulletin a posiela test zabezpečenia kvality.
• Tím QA kontroluje informačné bulletiny a odosiela zmeny. Asistent implementuje zmeny, overuje a uvoľňuje plány.

Každá z týchto položiek môže mať trojstránkovú príručku popisujúcu kroky potrebné na vykonanie práce. Kde a ako sa kópia predkladá? Aký formát musí byť kópia? Kto spustí aktualizáciu zoznamu a čo to znamená? Alebo niektoré z týchto položiek môžu byť kombinované do jednej príručky, napríklad tri úlohy, ktoré začínajú „marketingovým manažérom…“

Čo budete potrebovať

Ak chcete napísať kroky, musíte byť na ne aspoň raz zaškolení. Ak musíte prácu vykonať znova, použite prvý návrh svojich vlastných postupov, ktorý vás prevedie jednotlivými krokmi, aby ste zistili, či sú presné a ľahko zrozumiteľné.

Snímky obrazovky. Vezmite snímky obrazovky všetkého, čo sa zdá byť ťažké vysvetliť textom alebo ktoré je najlepšie ilustrovať vizuálne. Najskôr uložte všetky svoje snímky obrazovky do priečinka a do dokumentu ich pridajte, iba ak sú potrebné. Ak budete mať príliš veľa snímok obrazovky, bude pre každého, kto si prečíta vaše príručky, viac.

(Existuje niekoľko metód na snímanie obrazovky, ale najrýchlejšie sú: v systéme Windows použite tlačidlo PrtScn a potom funkciu vloženia, aby ste obrázok vložili do programu na úpravu obrázkov, kde ho môžete orezať a upraviť; na počítačoch Mac použite Apple + Shift + 4 a presuňte cieľ okolo oblasti, ktorú chcete strieľať.)

Softvér na snímanie obrazovky. Editor obrázkov, ktorý používate, môže obsahovať nástroje na označovanie snímok obrazovky, ak chcete pridať šípku ukazujúcu na niečo relevantné alebo zvýrazniť konkrétnu časť obrázka. Za 50 dolárov program na snímanie obrazovky Snagit a Snagit pre Mac urobí všetko, čo potrebujete.

Nástroje diagramu. Niektoré pracovné postupy a postupy sú najlepšie vyjadrené pomocou malých diagramov. Softvér na mapovanie mysle vám pomôže rýchlo kresliť vývojové diagramy a podobne, aj keď v aplikácii Microsoft PowerPoint nájdete aj veľa rovnakých nástrojov na vytváranie diagramov a obmedzenejší výber v programe Word na karte Vložiť.

Robte a nerobte

• Vytvorte skôr individuálne dokumenty pre rôzne procesy a postupy, ako jeden rozsiahly dokument, ktorý vysvetľuje celú vašu prácu.
• Buďte dôslední, ale aj struční.
• Zahrnúť snímky obrazovky.
• Vyplnenie dokumentov trvá niekoľko týždňov. Dajte si čas na premýšľanie o procesoch a návrat k dokumentom, aby ste skontrolovali, či ste ich presne zaznamenali.
• Do hornej časti stránky vložte dátumovú pečiatku, ktorá ukazuje, kedy bol súbor naposledy aktualizovaný.
• Pri dokumentovaní pracovného postupu nepoužívajte názvy ľudí namiesto názvov ľudí.
• Uchovávajte hlavné kópie na zdieľanom mieste, aby ich ostatní ľudia mohli ľahko získať.
• Uchovávajte lokálnu zálohu súborov na pracovnej ploche alebo v súkromnom cloudovom systéme (alebo obidvoch).
• Dokumenty kontrolujte a revidujte raz ročne. Myslite na ne ako na živé dokumenty, ktoré nikdy nie sú „hotové“. Stále sa vyvíjajú.
• Povedzte svojmu šéfovi a kolegom, že vytvárate a udržiavate tieto nové záznamy, pretože môžu mať aj cenné informácie.
• Nezahŕňajte obrázky klipov, aby ste jednoducho dali jazz po stránkach. Každý to nenávidí.
• Neformujte formátovanie textu. Nechaj to jednoduché. Pre podpoložky použite hrubé písmo. Ak je to vhodné, používajte guľky a očíslované zoznamy, aby ste ľuďom uľahčili ľahkú kontrolu relevantných informácií. Udržujte odseky veľmi krátke.
• Nepoužívajte mená ľudí. Odkážte ľuďom podľa ich pracovných titulov. Už som to povedal? Áno, urobil som, ale je to naozaj dôležité, takže to hovorím znova.
• Nenechajte sa príliš chrániť svoje dokumenty. Vytvorili ste ich, aby ste organizácii pomohli, nie iba pre váš prospech.
• Nevkladajte svoje dokumenty do formátu PDF. Ponechajte ich vo formáte, ktorý je možné upravovať (pozri vyššie).