Usporiadajte: 5 vynaliezavých použití v podnikovej schránke

Malé podniky často tiahnu k službám úložiska typu cloud, ako je Dropbox, pretože poskytujú veľa hodnoty - ale iba v prípade, že ich podniky využívajú v plnom rozsahu.

Tu je päť chytrých spôsobov, ako používať Dropbox vo vašej firme.

1. Používajte Dropbox ako server; Podporovať transparentnosť

Asi najzreteľnejším spôsobom použitia Dropboxu v podnikovom prostredí je alternatíva k zdieľanému serveru. Najmä pre malé podniky môžu byť náklady na účet Dropbox Business oveľa nižšie ako nákup interného servera a najímanie pracovníkov na jeho údržbu.

Používanie Dropboxu ako servera, či už ide o FTP server alebo zdieľanú sieť s pripojeným úložiskom, umožňuje ľuďom, aby si všetci našli ruky na rovnakých súboroch, aby mohli spolupracovať a mať lepšiu kontrolu verzií. Okrem typickejších súborov týkajúcich sa práce, ktoré si vyžadujú spoluprácu, sa môže stať ústredným miestom na ukladanie príručiek kódexu správania, informácií o výhodách a príručiek štýlov.

Ak sa vaše podnikanie zameriava na podporu kultúry transparentnosti, sprístupnenie ďalších druhov obchodných dokumentov všetkým zamestnancom prostredníctvom Dropboxu, ako sú finančné správy a prezentácie predložené investorom alebo členom správnej rady, by mohlo byť vynikajúcim krokom správnym smerom.

2. Zdieľať cestovné trasy; Udržujte ich offline na mobilných zariadeniach

Vlastníci firiem a zamestnanci, ktorí často cestujú, možno budú musieť zdieľať svoje trasy s ostatnými v kancelárii. Môžu sa spoľahnúť na inú osobu, aby si zarezervovala cestu pre nich. Vytvorením priečinka pre cestovné trasy má prístup každý, kto potrebuje poznať miesto pobytu alebo podrobnosti o dojednaniach o cestovaní spolupracovníka.

Cestujúci navyše môže pomocou mobilnej aplikácie Dropbox označiť svoje relevantné trasy ako „obľúbené“, aby ich sprístupnili v režime offline, takže sú k dispozícii dokonca na 30 000 stôp. (Ak ste osoba, ktorá je zodpovedná za rezerváciu cesty niekoho iného, ​​predstavte si, aké jednoduchšie by mohlo byť toto riešenie, ako poslať kópiu itinerára cestujúcemu vždy, keď ho nemôže nájsť, niečo, čo sa bezpochyby stane vždy.)

3. Zbierajte faxy

Niekedy s cieľom získať predstavu o tom, ako podniky používajú rôzny softvér a služby, navštevujem spoločnosti a robím im rozhovory o tom, čo robia. V minulom roku mi spolu so zakladateľom Kevinom Planovským pri rozhovore s Vert (mobilná marketingová a reklamná agentúra pre svetový mobil) vysvetlil, ako jeho spoločnosť zbiera faxy do úložiska typu cloud - Vert skutočne používa Box skôr ako Dropbox, ale nastavenie podporuje buď - pomocou HelloFax.

Zakaždým, keď niekto pošle fax, spoločnosť HelloFax umiestni digitálny výstup do určeného priečinka na Dropbox alebo Box. Pripojením nástroja na správu pracoviska Podio k systému dôjde ešte o krok ďalej. Každý prichádzajúci fax automaticky vytvorí v aplikácii Podio úlohu, ktorá Planovsky a jeho spoluzakladateľovi požiada o kontrolu prenosu.

4. Zdieľajte médiá so zákazníkmi, klientmi a partnermi

Jednou z obrovských výhod používania Dropboxu je to, že sa môžete s veľkou flexibilitou rozhodnúť, či chcete zdieľať súbory iba s interným tímom alebo so zákazníkmi a spolupracovníkmi. Tam, kde vidím externé zdieľanie súborov Dropbox, je väčšina na webových stránkach reštaurácií, ktoré často sprístupňujú svoje ponuky prostredníctvom verejného odkazu Dropbox.

Zvážte malú reštauráciu. Menu sa môže meniť každý deň. Je to prostredie s vysokým stresom, ktoré nefunguje na mnohých kancelárskych zariadeniach. A nie všetci zamestnanci musia byť dôvtipní. Ak reštaurácia udržuje svoje denné menu prístupné zákazníkom prostredníctvom Dropboxu (a nie napríklad webovej stránky), zamestnanec môže veľmi ľahko umiestniť PDF denného menu do príslušného priečinka, aby ho zákazníci videli, nie je potrebné kódovanie HTML. Odkaz z webovej stránky reštaurácie na umiestnenie ponuky v Dropboxe bude vždy rovnaký, takže tu nebude žiadny zmätok, ani mušle.

Ďalším bežným spôsobom, ako podniky používajú Dropbox, je spolupráca s partnermi na projektoch obzvlášť vizuálnej povahy, ako sú napríklad redizajn webových stránok. Uložením konceptu umenia a makiet v Dropboxe ich môžu všetky zúčastnené strany zobraziť bez toho, aby museli posielať veľké súbory e-mailom.

Jedna poznámka: Odkazy na účty Dropbox Business majú limit šírky pásma 200 GB za deň. Ak váš účet dosiahne limit, vaše odkazy sa automaticky (ale iba dočasne) pozastavia. Dropbox hovorí, že ak sa vyskytne tento problém, upozorní správcu Dropboxu e-mailom, ale medzitým sa každému, kto sa pokúsi získať prístup k odkazom, zobrazí namiesto vášho súboru chybová stránka.

5. Testovanie zručností uchádzačov o zamestnanie

Uchádzači o zamestnanie v určitých oblastiach, ako je napríklad programovanie a písanie, zvyčajne robia počas procesu žiadosti test. Prečo túto myšlienku nerozširovať testovaním počítačových zručností a schopnosti kandidátov riadiť sa pokynmi tak, že ich požiadate, aby odovzdali určité dokumenty do jednej z vašich zložiek v Dropboxe?

Keď kandidát prejde úvodným skríningom a je vo fáze rozhovoru, môžete ho pozvať do zdieľaného priečinka a poskytnúť pokyny o tom, čo nahrať, ako napríklad životopis, ukážka písania, kúsok programovacieho kódu, umelecké diela, videá - vy získať nápad. Dajte svojim kandidátom presné pokyny, ako pomenovať súbor, jeho maximálnu veľkosť a tak ďalej, aby ste videli, ako ľahko a rýchlo môžu dokončiť aktivitu. Ak tento test odzrkadľuje bežné postupy vašej firmy, uchádzač získa čoskoro chuť na fungovanie spoločnosti. (Tento nápad som dostal od organizácie s názvom Nyaya Health. Náborový tím používa podobný test na potenciálnych zamestnancov, iba pomocou nástroja na spoluprácu a správu úloh Asana namiesto Dropboxu.)