Zorganizujte si: 10 projektov digitálneho vyčistenia pre nový rok

Ak ste zdôrazňovali trvalú potrebu reorganizovať všetky svoje digitálne fotografie, alebo preto, že ste používali rovnaké heslo pre všetky svoje online účty a viete, že je to zlý nápad (je), prečo nezrušiť nejaký čas Nové Deň roka, aby ste dostali svoje kačice za sebou?

Novoročné predsavzatia sa tradične týkali rozbíjania zlých návykov alebo začatia nových, pozitívnych návykov, ale verím, že Novoročný deň je ideálny čas na riešenie organizačných projektov. V niektorých kultúrach je Novoročný deň čas na úplné „jarné upratovanie“, vyčistite haraburdu, vytrhnite gauč zo steny na vákuum a utrite základové dosky. Možno nebudete prelomiť toľko potu, ktorý vyčistí váš digitálny život, ale môže to byť rovnako prospešné.

Tu je desať populárnych digitálnych čistiacich projektov, ktoré by ste mohli chcieť riešiť na Nový rok a niekoľko tipov, ako ich dosiahnuť.

1. Dosiahnite nulovú doručenú poštu

Ak ste snívali o celodennom sprinte na vyčistenie e-mailov, váš šťastný deň by mohol byť 1. január.

V závislosti od toho, koľko stoviek alebo tisícov e-mailov musíte spracovať, odporúčam niekoľko rôznych taktík.

Jedným z nich je urobiť "zamiesť". Je to najjednoduchší a najúčinnejší spôsob, ako spracovať neporiadok hromadne a nájsť šťastné východisko pre skutočné riešenie vašej pošty. Postupujte podľa mojich pokynov, ako zamiesť doručenú poštu tu. (A ak „nulová doručená pošta“ znie ako nedosiahnuteľné číslo, strieľajte iba na jednu stránku správ. Je to rozumnejší cieľ.)

Ďalšou možnosťou, ktorú odporúčam každému, kto dostáva veľa nevyžiadanej pošty, ktorú jednoducho nemusí vidieť, je použitie SaneBoxu, ktorý stojí asi 6 dolárov mesačne. Keď spustíte 14-dňovú bezplatnú skúšobnú verziu programu SaneBox (nevyžaduje sa žiadna kreditná karta - woo hoo!), Uvidíte, ako rýchlo analyzuje nepodstatný e-mail z vašej doručenej pošty, aby ste sa mohli sústrediť na to, čo je dôležité. SaneBox nie je dobré riešenie pre ľudí, ktorí očakávajú, že dostanú veľa nevyžiadanej pošty od, povedzme, potenciálnych nových klientov alebo uchádzačov o zamestnanie.

2. Zrušiť odber e-mailových zoznamov

Ak ste svoju e-mailovú schránku skrotili, budete ju chcieť zachovať.

Stlačte toto tlačidlo na zrušenie prihlásenia, nastavte filtre pre informačné a marketingové e-maily a naučte sa, ako sa môžete zbaviť e-mailových vlákien od spolupracovníkov (v programe Outlook je to tlačidlo „ignorovať“) a nezabudnite si prečítať, čo robí a naučte sa ho používať rozumne).

Obmedzujete však nežiaduci e-mail, nezabudnite však, že práca, ktorú teraz vykonáte, vydrží aj v budúcnosti.

Ak si nastavíte vlastné pravidlá pre filtrovanie správ, budete mať úplnú kontrolu, ale môže to trvať aj dlho, pokiaľ nepoužívate e-mailovú službu s veľmi užitočnými vstavanými nástrojmi na filtrovanie programov Outlook.com a Hotmail. pozoruhodne užitočné funkcie.

Ak chcete radšej získať pomoc, nástroj RemoveMe for webmail funguje tak, že do zobrazenia náhľadu svojich správ vložíte tlačidlo odhlásenia, takže ich nemusíte otvárať, aby ste sa dostali z poštového zoznamu.

Automatizovanejšou možnosťou na skrátenie predplatenej pošty je použitie služby Unroll.me, ktorá vám pomôže buď zrušiť odber alebo konsolidovať marketingovú poštu do jedného prehľadu.

3. Konsolidujte digitálne fotografie

Možno snívate o tom, že by ste urobili celkom komplexnú fotografiu. Budete chcieť zlúčiť svoje fotografie do jednej služby (napr. Stiahnuť všetky svoje fotografie na Facebooku alebo obrázky z Instagramu a pridať ich napríklad do Flickr alebo Dropbox alebo na externý pevný disk), ako aj pridať vhodné značky a titulky, aby sa vaše obrázky vytvorili. ľahšie ich nájdete a zdieľajte neskôr.

A čo je dôležitejšie, nezabudnite uviesť nové pracovné toky do budúcnosti. Nastavte pravidlá, ako včas pridávať fotografie do centrálneho umiestnenia zakaždým, keď snímate nové obrázky, a počas toho istého procesu nahrávania vykonajte určité úpravy (orezanie, odstránenie zlých záberov, pridanie značiek a titulkov).

4. Sledujte svoju prácu v práci

Väčšina ľudí chce byť produktívnejšia a lepšia v práci, ako v súčasnosti. Zostávam produktívny a môžem kontrolu nad svojou prácou zaznamenávať, čo som urobil a čo urobím. Na sledovanie používam veľmi jednoduché tabuľky, aj keď existuje veľa vynikajúcich nástrojov pre samostatnú aj kolaboratívnu prácu, Asana je len jedna.

Keď zaznamenávate svoje úlohy, čakajúce aj dokončené, poskytuje vám jasný obraz o tom, čo musíte urobiť, ako aj to, čo ste urobili, čo sa hodí, keď potrebujete v práci niečo zdôvodniť, napríklad žiadosť o ďalšie zdroje alebo propagácia.

5. Aktualizujte svoje heslá

V mojom čase písania na webe PCMag.com je číslo jedna rada o technológii, ktorú mám pre každého, „Získajte správcu hesiel!“ Uľahčia vám váš život a pomôžu udržať vašu identitu v bezpečí. Navyše, veľa najlepších správcov hesiel je zadarmo.

Akonáhle budete mať správcu hesiel, môžete aktualizovať všetky svoje heslá a urobiť ich jedinečnými a ťažko prístupnými pre všetkých. Nedávno som vyčistil takmer 200 hesiel počas piatich 30 minút. Dovoľte mi povedať, že pokoj, ktorý som z toho dostal, spôsobil, že to stálo za námahu.

6. Vyčistite systém počítača

Ak neviete, ako vyčistiť počítač, nezúfajte. Nemusíte. Jediné, čo musíte urobiť, je nainštalovať malý softvér (a niektoré úplne dobré sú zadarmo) a nechať to na vás upratovať váš systém za vás. Najlepšie obslužné programy pre vyladenie automaticky a niekedy v priebehu niekoľkých minút spôsobia, že vaše zariadenie a jeho programy sa znova spustia rýchlejšie.

Vyberte si pomôcku na vyladenie 10 minút Nového roka a po celý rok vám ďakujeme.

7. Aktualizujte svoj profilový obrázok

Mám teóriu, že dôsledné používanie jedného profilového obrázka na sociálnych sieťach a iných online účtoch môže pomôcť posilniť vašu osobnú značku. Iste, nie každý sa zaujíma o tento druh vecí, ale z toho môžu mať úžitok majitelia malých firiem, odborníci v oblasti médií a zábavy a všetci, ktorí majú záujem o posun v ich profesionálnom živote.

Rád aktualizujem svoju online profilovú fotografiu asi raz za rok (aj ja som to urobil). Začiatok alebo koniec roka umožňuje jasné a nezabudnuteľné načasovanie vykonávania tejto úlohy.

8. Usporiadajte aplikácie pre smartfóny alebo dlaždice Windows 8

Táto úloha digitálneho čistenia je taká jednoduchá, že to môžete urobiť v posteli, keď ste zavesení na Novoročný deň: reorganizujte svoje smartfóny alebo aplikácie Windows 8.

Väčšina ľudí vie, čo chcú zo svojej organizácie aplikácií, ale nenechajte sa tak chytiť pri zoskupovaní aplikácií, aby ste zabudli na jednoduché triky, napríklad uprednostnenie „hotspotov“ (tých oblastí, kde sa vaše prsty najľahšie vznášajú) pred po sebe idúcim poradím.

Prečítajte si moje tipy na organizovanie aplikácií pre iPhone a tipy na usporiadanie dlaždíc Windows 8 pre viac.

9. Digitalizujte staré dane a papierovanie

Prechod na papier a skenovanie všetkej dokumentácie môže byť viacdňovou úlohou, ale môžete ju dosiahnuť dosiahnuteľným zameraním sa iba na jeden druh dokumentácie, ako sú staré daňové priznania alebo faktúry.

Ak máte stále daňové priznania v papierovej podobe, trieďte sa 45 minút až hodinu, aby ste ich mohli zoradiť a naskenovať do súborov PDF v hodnote niekoľkých posledných rokov v opačnom chronologickom poradí. Ak sa na ne budete niekedy odvolávať, pravdepodobne budete potrebovať najnovšie, a nie tie staršie.

10. Zaviažte sa do kalendára alebo aplikácie úloh

Skvelý projekt s prázdnou tabuľou pre Nový rok je prijať jednu aplikáciu na správu kalendára alebo úloh, ktorú sa zaviažete používať. Ak máte problémy s dodržiavaním sľubov, ktoré ste sľúbili, ste ideálnym kandidátom. Vyberte si jeden kalendár alebo zoznam úloh a držte sa ho. Nový rok predstavuje ideálny čas na začatie nového programu s novou aplikáciou, takže si nemusíte robiť starosti s migráciou všetkých svojich starých stretnutí a úloh na novú službu. Plne sa zaviazať k novej.

Páči sa mi Kalendár Google, pretože sa ľahko synchronizuje s takmer každým ďalším klientom kalendára. A na správu úloh osobne používam Awesome Note, ale existuje veľa úžasných úloh s rôznymi silnými a slabými stránkami.