Časté preskúmanie a hodnotenie

FreeAgent začal svoju činnosť v roku 2007 v škótskom meste Edinburgh. Vytvorili ho dizajnéri, ktorí sa domnievali, že spravovanie financií spoločnosti je pre väčšinu malých firiem a živnostníkov príliš ťažké. FreeAgent (24 dolárov mesačne), cloudová účtovná služba, sa nesnaží byť QuickBooks Online alebo Xero. Je to bližšie k FreshBooks v tom, že sa jednoducho snaží urobiť zúčtovací a zúčtovací proces zrozumiteľnejší pre účtovníkov. Z veľkej časti to uspeje. K dispozícii je vynikajúci informačný panel, ktorý poskytuje dôkladný prehľad o financiách vašej spoločnosti, a dobre navrhnutá užitočná domáca základňa pre kontakty. Môžete dokonca odosielať faktúry a odhady a platiť účty a vykonávať základné sledovanie projektu a času.

FreeAgent tiež poskytuje jednoduché nástroje na správu výdavkov a najazdených kilometrov a umožňuje vám pripojiť sa k online bankovým účtom a / alebo zadávať transakcie manuálne. Keď kategorizujete príjmy a výdavky, web presunie tieto čísla do príslušných riadkových položiek v zozname IRS C, hoci to nepomáha pri výpočte odhadovaných daní. Môžete nastaviť a uplatniť viacero úrovní dane z obratu a môžete nastaviť niekoľko nastavení špecifických pre spoločnosť vrátane meny.

Účtovanie podvojného účtovníctva FreeAgentu je zrejmé, keď uvidíte navigačné prepojenie na účtovné zápisy, ako aj požadované základné finančné správy. Bohužiaľ, existuje iba málo prehľadov a ich možnosti prispôsobenia sú minimálne. Môžete získať informácie o úrovniach zásob, ale je ťažké a príliš zložité pre aplikáciu, ktorá má byť určená pre začiatočníkov. Ak zistíte, že FreeAgent chce v konkrétnej oblasti, máte len veľmi málo možností, ako vylepšiť jeho užitočnosť pomocou doplnkov.

Schopné nástroje

Ak už máte databázu kontaktov vo formáte.CSV, môžete ich importovať do FreeAgent s malým vylepšením. Stránka tiež importuje projekty a kontakty zo spoločnosti Basecamp a umožňuje manuálne zadávanie osôb a spoločností. Dokončené záznamy kontaktov sú dobre navrhnuté. Ich štruktúra pomáha minimalizovať kliknutia myšou a šetrí čas.

Adresa aktívneho kontaktu a ďalšie podrobnosti sa zobrazujú na zvislej table vpravo, zatiaľ čo veľká časť tejto obrazovky zobrazuje niekoľko typov finančných informácií prístupných kliknutím na karty. Zahŕňajú 12-mesačné zhrnutie faktúr a faktúr pre tento kontakt, zoznam súvisiacich projektov a faktúr, výpis z účtu s prispôsobiteľným rozsahom dátumov, históriu účtu a súbor poznámok.

FreeAgent obsahuje obrazovky určené na zadávanie odhadov, časových výkazov a časových výkazov (s časovačom), faktúry, účty, výdavky a najazdené kilometre. Toto sú základné transakcie, ktoré môže potrebovať jediný majiteľ alebo veľmi malý podnik, a zdá sa mi, že povolená úroveň podrobnosti je primeraná. Kostrový rámec pre projekty vám pomáha držať pohromade súvisiace transakcie a poznámky. Po vytvorení má každý projekt svoju vlastnú obrazovku s prístupom ku všetkým týmto činnostiam.

Platby od zákazníkov môžete prijímať zriadením obchodných účtov pomocou služieb PayPal, Stripe alebo Dwolla, konkurenti tu však ponúkajú viac možností. Účtovníctvo GoDaddy ide ďalej a umožňuje používateľom spravovať svoje tržby na stránkach elektronického obchodu, ako sú Etsy a eBay.

Výdavky sa riešia kvalifikovane. Môžete ich roztriediť do kategórií a určiť menu, prepojiť ich s projektmi a donútiť ich, aby sa opakovali, a nahrávať prílohy (najpravdepodobnejšie príjmy). Pokiaľ ide o účty, FreeAgent navrhuje, aby ste nezadali tie, ktoré sa objavia vo vašom bankovom kanáli, napríklad webhosting alebo telefónny účet, ale dokumentujte iba tie, ktoré zaplatíte napríklad po prijatí faktúry alebo ktoré sú zaplatené prostredníctvom kreditnú kartu, ktorú na webe nesledujete. Tým sa zabezpečí, že tieto výdavky budú zaznamenané.

Rôzne prístupy

FreeAgent vám rovnako ako všetky ostatné stránky, ktoré sú tu recenzované, umožňuje pripojiť sa k finančným účtom zadaním používateľského mena a hesla, ktoré obvykle používate na prístup k nim. Môžete tiež nahrať bankové výpisy priamo na web.

FreeAgent zaobchádza s dvomi dôležitými procesmi spôsobom, ktorý môže byť pre používateľov neznámy. Po prvé, neponúka tradičné vyrovnanie účtu, keď priradíte svoj bankový výpis k svojmu zostatku online. Skôr vám umožňuje „vysvetliť“ transakcie vo vašom bankovom informačnom kanáli, ktoré sa automaticky nezhodujú priradením kategórie a zadaním popisu. Ostatné služby pre veľmi malé podniky, ktoré som preskúmal, súbežne fungujú podobne.

Po druhé, sledovanie zásob je atypické pre účtovnícke aplikácie malých firiem v USA. Aj keď môžete zadať množstvo, ktoré je k dispozícii, keď vytvoríte záznam položky a toto množstvo sa zmení pri nákupe alebo predaji tejto položky, skutočné vedenie účtovníctva sa však uskutoční v rámci výkazov a účtovných zápisov. Pri vytváraní faktúry neviete, či máte dostatok produktov na predaj.

Zložité problémy

Keď je čas pripraviť svoje dane, už máte koncept svojho Plánu C na referenciu (založený na údajoch FreeAgentu), pretože kategórie FreeAgentu sú založené na tých istých kategóriách, ktoré IRS používa v Pláne C. Ale stránka nemá Nepomáhame vám vypočítať odhadované dane, ako napríklad účtovníctvo GoDaddy, a tieto údaje nemôžete importovať do daňového programu. Súčty môžete skopírovať manuálne počas prípravy na daň alebo dať svojmu účtovníkovi prístup, ak robí dane.

Je rozumné pozvať svojho účtovníka do súboru FreeAgent, pretože väčšina z mála dostupných výkazov sú štandardné správy, ktoré sa vyžadujú v podvojnom účtovníctve (súvaha, skúšobná súvaha atď.). Sú zložitejšie ako základné správy o dlžníkoch a veriteľoch, ktoré spoločnosť FreeAgent vyrába. Nezávislý pracovník alebo malý podnikateľ by ich bol schopný pochopiť. V ponuke Účtovníctvo je tiež odkaz na položky denníka. Priame zadávanie debetov a kreditov je najlepším riešením účtovníkov.

Niektoré deficity

Prístrojová doska FreeAgent - nazývaná Prehľad - je úvodná obrazovka. Je to dobrý nástroj poskytujúci kľúčové údaje, ktoré potrebujete, aby ste získali predstavu o tom, kde stojíte finančne za minútu alebo dve. Graf cash-flow prebieha horizontálne zhora; môžete nastaviť, aby zobrazoval tri, šesť alebo 12 mesiacov. Nižšie je okno s kartami, ktoré vám umožňuje medzi zoznamami faktúr, odhadov, projektov a časových listov.

Ďalšie okná na informačnom paneli zobrazujú zostatky na vašom účte, vaše výdavky a účty, váš zisk a stratu a časovú os nadchádzajúcich daňových lehôt. Tlačidlo QuickLinks v pravom hornom rohu otvára zoznam odkazov na jednotlivé činnosti, napríklad Nové výdavky. Všetko na stránke Prehľad v skutočnosti pozostáva z interaktívnych odkazov, takže môžete rýchlo prejsť na súvisiace obrazovky na webe.

Navigačný panel nástrojov v hornej časti obrazovky rozdeľuje web na logické zoskupenia obsahu, podobne ako to robí väčšina konkurencie. Karta Kontakty sa otvorí v tabuľke všetkých vašich kontaktov a existuje niekoľko možností na zobrazenie (Aktívni klienti, Aktívni dodávatelia, Klienti s otvorenými faktúrami atď.). Kliknutím na kartu Práca získate prístup ku všetkým typom transakcií s výnimkou faktúr a výdavkov; majú svoje vlastné karty. Zostávajúce tri karty sú Bankovníctvo, Plán 1040 C a Účtovníctvo (Výkazy a položky denníka).

Pracovné obrazovky v rámci FreeAgent používajú štandardné konvencie Windows, ako sú rozbaľovacie zoznamy, tlačidlá a prázdne polia na zadávanie údajov. Kliknite na ponuku Práca, potom napríklad na Odhady a zobrazí sa zoznam odhadov, ktoré ste vytvorili. Rozbaľovacie zoznamy vám to umožnia rozložiť do zoznamu Všetky odhady alebo Posledné odhady a ďalej podľa stavu (napríklad Koncept, Odoslané a Odmietnuté). Tabuľka, ktorá zobrazuje vašu cieľovú skupinu, obsahuje stĺpce Dátum, Referencie, Kontakt a Projekt, Celková hodnota a Stav. Ktorúkoľvek z nich môžete otvoriť a upraviť kliknutím na tlačidlo Upraviť a vytvoriť novú kliknutím na panel Pridať nový odhad v pravom hornom rohu.

S formulármi transakcií sa zaobchádza trochu inak ako na mnohých konkurenčných stránkach. Najčastejšie sa formuláre podobajú ich papierovým náprotivkom a všetky informácie sa zadávajú na jednej obrazovke. FreeAgent predstavuje sériu polí v zozname, ktoré predstavujú obsah, ktorý sa bežne zobrazuje v hornej časti formulára. Ak chcete zadať svoje preferencie a pridať skutočné položky, musíte kliknúť na Viac možností a Vytvoriť nový odhad.

Obrazovky FreeAgentu celkovo nie sú také zrozumiteľné ani graficky lákavé ako obrazovky konkurentov, ako sú FreshBooks a GoDaddy Bookkeeping.

Tvrdí konkurenti

Nehodnotil som FreeAgent priamo na webe ako QuickBooks Online a Xero; bolo hodnotené v porovnaní s webmi, ako sú GoDaddy Bookkeeping a FreshBooks, riešenia online účtovníctva, ktoré sú vytvorené špecificky alebo na voľnej nohe a veľmi malé podniky. FreeAgent podporuje typy účtovníckych úloh, ktoré vyžaduje mnoho samostatných vlastníkov a nezávislých pracovníkov, ale nie je to o víťazovi nášho výberu editora - FreshBooks - niekoľkými spôsobmi. Používateľské rozhranie a navigačná schéma FreshBooks sú atraktívnejšie a intuitívnejšie. Ponúka viac doplnkov a správ a individuálne nástroje zahŕňajú väčšiu hĺbku a flexibilitu. Verzia FreshBooks, ktorú sme skontrolovali, je oveľa lacnejšia ako FreeAgent a FreshBooks neúčtuje poplatky za svoju mobilnú aplikáciu, ako to robí FreeAgent. FreeAgent robí niektoré veci dobre, ale nie dosť, aby napadol FreshBooks v tomto roku.