Preskúmanie a hodnotenie fluixov

Fluix (začínajúci na 20 dolárov na používateľa mesačne pre plán Starter) je nástroj na správu dokumentov (DM), ktorý sa vyznačuje zefektívňovaním úloh súvisiacich s podnikovými dokumentmi, zvyšovaním efektívnosti pracovnej sily a umožňovaním dodržiavania obchodných procesov a právnych požiadaviek. Aj keď ponúka webovú aplikáciu, v porovnaní s aplikáciou iPad, ktorá ponúka celú sadu funkcií, je táto funkcia obmedzená funkčnosťou a funkčnosťou. Neexistuje však žiadna verzia systému Android, ktorá by mohla byť bodom konfliktu pre organizácie, ktoré sa nezameriavajú na Apple iPad. Aj keď sa spoločnosť Fluix zameriava na úlohy súvisiace s dokumentmi, ako sú vyplňovanie formulárov, smerovanie, schvaľovanie a podpisy, Fluix tiež podporuje ukladanie dokumentov s oprávneniami založenými na rolách, ako aj pripojenia k viacerým poskytovateľom cloudových úložísk alebo k existujúcim ukladacím priestorom prostredníctvom štandardných protokolov. Nedostatky v možnostiach zariadení a dokonca aj základné možnosti spolupráce ho však držia za víťazmi našich editorských volieb Ascensio System OnlyOffice a Microsoft SharePoint Online v rámci nášho hodnotenia softvéru DM.

Začíname s aplikáciou Fluix

Na úplné využitie technológie Fluix existujú niektoré základné úlohy správy, ktoré chcete vykonať čoskoro v procese. Používateľov je možné pridávať naraz alebo importovaním súboru CSV. Integrácia s Microsoft Active Directory (AD) je ponúkaná iba s plánom podnikových služieb, ale zákazníci, ktorí sa rozhodnú nechodiť s podnikovou úrovňou, by si túto funkciu nemali príliš nechať ujsť. Pre tých, ktorí nevyžadujú pripojenie k podnikovému AD prostrediu, je ďalším logickým krokom po vytvorení používateľov vytvorenie skupín. Spoločnosť Fluix používa skupiny na zvládnutie priradení pracovných tokov a na poskytnutie väčšej podrobnosti o niektorých položkách konfigurácie vrátane pracovného toku a správania sa mobilných aplikácií, ako aj možností zdieľania.

Najkomplexnejší proces konfigurácie, ktorý nájdete v aplikácii Fluix, rovnako ako vo väčšine systémov na správu dokumentov, bude budovať vaše pracovné postupy. Veľká časť vytvorenia pracovného toku v akomkoľvek systéme zahŕňa porozumenie a definovanie obchodných procesov, ktoré pracovný tok podporuje. Po zavedení tejto definície môžete začať vytvárať pravidlá. Ak Fluix kladie dôraz na Apple iPad, ak váš proces nezahŕňa dané zariadenie, je lepšie rozhodnúť sa, či to môže, alebo nie, a potom by malo. Ak je odpoveď na obidve otázky kladná, môžete pokračovať v používaní aplikácie Fluix.

Na pomoc s pracovnými postupmi vám aplikácia Fluix umožňuje vytvárať pravidlá, ktoré načítajú dokumenty z rôznych priečinkov v cloudovom úložisku Fluix, ako aj akékoľvek vzdialené úložisko, ktoré vaša firma používa. Aby to bolo jednoduchšie, Fluix rozširuje priamu podporu pre rôzne populárne platformy cloudových úložísk od tretích strán, vrátane Dropbox Business, Google Drive for Work a Microsoft OneDrive for Business, ako aj ďalšie hostované úložiská, pokiaľ sú prístupné pomocou niektorého z nich. Protokoly File Transfer Protocol (FTP) alebo Webdav. Flexibilita pri oslovovaní úložísk typu cloud alebo lokálnych zdrojov je obzvlášť užitočná funkcia a poskytuje spoločnosti Fluix určitú veľmi potrebnú flexibilitu vzhľadom na jej pomerne úzke zameranie na zariadenie.

Zabezpečenie Fluix

Väčšina systémov na správu dokumentov ponúka určitú úroveň zabezpečenia, buď obmedzením prístupu k určitým zložkám, obmedzením funkcií alebo poskytnutím prístupu k administratívnym funkciám. Spoločnosť Fluix to rieši pomocou rolí, ktoré sú funkčne odlišné od skupín. Roly je možné vytvoriť pomocou šablón určených pre rôzne administratívne alebo užívateľské role alebo z prázdnej šablóny, ktorú si môžete prispôsobiť. Roly sú priradené používateľom (nie skupinám) a zahŕňajú rôzne kategórie povolení. Globálne povolenia zahŕňajú prístup k oblastiam v serveri Fluix, ktoré sú vo všeobecnosti obmedzené na administratívnych alebo správcovských používateľov, ako sú fakturácia, dashboardy, vzdialené úložisko, správy, úlohy a nastavenia. Roly sa môžu tiež použiť na správu používateľských povolení, pokiaľ ide o vykonávanie administratívnych úloh v priečinkoch úložísk, skupinách a pracovných tokoch.

Na riadenie vecí, ako je napríklad chovanie aplikácií v systéme iOS, dvojfaktorová autentifikácia (2FA) pre portál administrátora, zložitosť hesla a periódy uchovávania dokumentov, môžete použiť rôzne nastavenia zabezpečenia. Ostatné nastavenia, ktoré zahŕňajú zdieľanie, úpravu a synchronizáciu súborov, majú tiež dopad na bezpečnosť a môžu byť nakonfigurované globálne alebo na úrovni skupiny.

Umožnite pracovnú silu bez papiera

Ak spoločnosť Fluix vyniká pri riešení určitých druhov spolupráce s dokumentmi. Vzhľadom na zameranie iPadu nie je prekvapujúce, že možnosti spolupráce sú špecifické pre tých, ktoré sú bežné vo väčšine mobilných scenárov, ako sú vyplňovanie formulárov a elektronické podpisy. Súpravy nástrojov v mobilných aplikáciách Fluix sú ideálne pre mobilných pracovníkov, ktorí potrebujú vyplniť formulár, zhromaždiť podpisy a elektronicky odoslať formulár pomocou mobilného zariadenia. Aj v aplikácii Fluix iOS nájdete všetku dobrú podporu. Bohužiaľ, hoci je k dispozícii aplikácia webového prehľadávača, ak chcete používať svoju pracovnú plochu, v skutočnosti nie je taká kompletná ako verzia pre systém iOS, preto ju starostlivo vyhodnotte, aby ste sa uistili, že sú k dispozícii potrebné funkcie. A pre tých, ktorí chcú používať mobilné zariadenie so systémom Android, je to buď webový prehľadávač, alebo nič. Spoločnosť Fluix nemá v čase tohto písania k dispozícii žiadnu verziu aplikácie pre Android.

Ďalšou nevýhodou jeho koncentrácie iPadu je, že väčšina ľudí ešte nevytvára dokumenty na iPade, pokiaľ nejde o formuláre. Je to zrejmé v aplikácii Fluix, pretože aplikácia vám nedáva veľa čo sa týka tvorby dokumentov, či už ide o nástroje na spoluprácu alebo úpravy dokumentov. Mimo základných štandardov Fluix bude potrebné vykonať aj základné úlohy, ako je zmena štýlov alebo farieb textu dokumentu, a zdieľanie je obmedzené na odoslanie e-mailu s priloženým dokumentom. Úpravy súborov PDF v aplikácii Fluix sú obmedzené na veci, ako sú anotácie a zmena poradia strán. Tieto vynechania funkcií neovplyvňujú hlavné zameranie, ktoré spoločnosť Fluix kladie na umožnenie bezpapierových obchodných procesov, ale sú bežným prípadom použitia pre mnohé podniky, ktoré sa pozerajú na platformu správy dokumentov, a jednoducho nie sú podporované spoločnosťou Fluix. Vďaka tomu je ťažké predávať v porovnaní s komplexnejšími riešeniami, Microsoft SharePoint Online alebo Adobe Document Cloud Standard.

stanovenie ceny

Spoločnosť Fluix nedávno zmenila svoje cenové plány. Plán Starter je najnižšou úrovňou a spúšťa 20 dolárov na používateľa mesačne (s minimálnym počtom 10 používateľov) s podporou politík hesiel a zdieľania dokumentov. Základná úroveň teraz stojí 30 dolárov mesačne, ale pridáva množstvo funkcií vrátane pracovných postupov, povolení, prístupu k webovej aplikácii, dodržiavania niekoľkých noriem ochrany osobných údajov a zahrnutia telefonickej podpory. Nakoniec existuje pokročilý plán, ktorého cena sa zvýši na 50 dolárov na používateľa mesačne. Tento plán však pridáva dashboardy na podávanie správ a správu, vlastné dohody o úrovni služieb (SLA), protokoly auditu, integráciu s AD a podporu integrácie so službami tretích strán.

Jediným úderom proti vrstve Starter spoločnosti Fluix je, že jej maximálne úložné priestor je iba 5 GB a táto úroveň tiež nemá vlastné možnosti uchovávania dokumentov. Toto je kľúčová oblasť pre podniky, ktoré chcú prejsť na správu elektronických dokumentov, pretože je často kľúčovým opatrením proti závažným právnym dôsledkom. Našťastie túto funkciu podporujú tak Core, ako aj Advanced.

Vzhľadom na to, že sa špecificky kladie dôraz iba na určité funkcie správy dokumentov a na veľkú závislosť od platformy iOS, má spoločnosť Fluix skutočne zmysel iba pre podniky, ktoré sa intenzívne zaoberajú spracovaním mobilných formulárov pomocou iPadu. Výzva spočíva v tom, že tieto úlohy môžu zefektívniť aj iné riešenia správy dokumentov, pravdepodobne s menšou poľskou úrovňou a trochu zložitejšou, často však s konkurenčnejšou cenou a určite s väčším priestorom pre rast procesov, ak by sa potreby podniku zmenili.