Expensify review & rating

Získajte údaje o nákladoch na správu odkiaľkoľvek

Expensify sa snaží čo najviac zjednodušiť prihlásenie a založenie účtu. Pri registrácii na bezplatnú skúšobnú verziu vás napríklad krok za krokom prevedie recepčný robot.

Ak máte z väčšej časti papierový šrot s číslom, potom Expensify má spôsob, ako absorbovať tieto údaje. Expensify vám umožňuje pridať výdavky pomocou mobilnej aplikácie (k dispozícii pre Android a iOS), ktorá využíva OCR SmartScan. Alebo si môžete zvoliť nahrávanie webových stránok, príjmy zasielané na vyhradenú e-mailovú adresu a konkrétne účty kreditných kariet (osobné aj firemné). Môžete tiež snímať obrázky z webového prehľadávača pomocou rozšírenia Google Chrome alebo ich importovať pomocou Dropboxu alebo Evernote. Webové stránky majú obrazovku, na ktorej môžete zadať niekoľko výdavkov naraz, vyplniť tabuľkový formulár a potom nahrať alebo priložiť súvisiace potvrdenky. Prvou voľbou pre zaznamenávanie údajov je mobilná aplikácia. Na predajnom mieste urobíte fotografiu potvrdenky, priradíte ju k správe a potom softvér necháte vykonať ťažkú ​​prácu. Expensify v tom robí dobrú prácu (aj keď to nie je také ľahké, ako je zameranie a prijímanie pokladničnej banky).

Dôležitejšie ako zábavné používateľské rozhranie (UI) je však presnosť. Schopnosť Expensify interpretovať text na naskenovanom doklade je príkladná. Správne identifikoval načrtnutý celkový počet a meno dodávateľa bez proddingu (obrázok nižšie ukazuje, že je v „surovom“ stave, bez hádania o kategóriách). Používateľ alebo schvaľovateľ môže rozdeliť výdavky, napríklad oddelenie hotelového pobytu od určitých poplatkov za jedlo; a robí to pomocou procesu, ktorý je dostatočne jednoduchý a intuitívny, aby sa schopnosť rozdelenia výdavkov v ExpensePoint zdala nepríjemná.

Okrem účtovníckych kategórií (napríklad hotel alebo stravovanie) môžete označiť výdavky ľubovoľným textom, ktorý považujete za zmysluplný (napríklad názov projektu alebo „uchádzač o zamestnanie v rozhovore“). Webový informačný panel používateľa poskytuje skromné ​​prehľady o sume, ktorú ste utratili podľa kategórie, značiek a časových období.

Nie všetko sa spolieha na zachytenie fotografie potvrdenky. Výšku najazdených kilometrov je možné sledovať zadaním vzdialenosti alebo počítadla kilometrov alebo pomocou GPS. Povedzte aplikácii, že je v poriadku sledovať cestu na začiatku vašej cesty, a Expensifikujte údaje o tom, ako ďaleko ste šli. Zatiaľ čo iné aplikácie zisťujú vzdialenosť ubehnutú pomocou Máp Google, niekedy nejdete z bodu A do bodu B (nehovoriac o tom, že sa musíte vyhnúť diaľnici).

Webové používateľské rozhranie je rovnako čisté a ľahko zrozumiteľné ako mobilná aplikácia. Bola nedávno inovovaná a teraz ponúka štyri možnosti: Doručená pošta, Výdavky, Správy a Nastavenia na ľavej strane obrazovky. Každý výdavok je priradený k správe a potom môže byť predložený na schválenie na obrazovke Správy. Expensify umožňuje manažérovi rozhodnúť sa, ako často sa majú „dávkovať“ zamestnanecké príjmy, takže manažér nie je neustále obťažovaný prichádzajúcimi účtami.

Expensify preberá aj niektoré úlohy súvisiace s účtovníctvom malých firiem. Klientom môžete napríklad fakturovať jednu hodinu cesty. Vďaka funkcii fakturácie (spoliehajúc sa na Stripe) môžete vytvárať a odosielať faktúry komukoľvek, aj keď nemajú účet Expensify. Faktúru môžete začať od nuly alebo použiť existujúci výkaz výdavkov. Ak nástroje zahrnuté do programu Expensify nestačia, softvér uľahčuje integráciu s väčšinou fakturačných a fakturačných systémov tretích strán.

Tento softvér demonštruje dobré premýšľanie o cestovných nákladoch a integráciu s inými aplikáciami, aby bolo ľahké. Napríklad, keď robíte cestovné rezervácie pomocou služieb NexTravel, Egencia, Locomote alebo niektorej z ďalších služieb, informácie o príjme a ceste sa automaticky zaplnia do položky Expensify. Všetko, čo musíte urobiť, je vyplniť niekoľko podrobností. Dokonca aj potom je pre vás veľa práce ako funkcia automatickej kategorizácie, ktorá automaticky zisťuje typ obchodníka s kreditnými kartami a priraďuje letecké spoločnosti k kategórii prepravných nákladov.

Je to víťazstvo v integrácii aj do iných ríš, ako sú automobilové a parkovacie služby, služby dodávky potravín, stravovacie spoločnosti a systémy predajných miest (POS). Napriek množstvu funkcií je to nikdy ohromujúce a jeho užitočné návody na videá vás prevedú každou možnosťou.

Automatizujte toľko, koľko chcete

Automatizácia je kľúčovým prvkom, pokiaľ ide o sledovanie výdavkov. Účtovnícke služby, ako sú podporné stratégie, využívajú automatizované funkcie na vykazovanie výdavkov spoločnosti Expensify.

Rovnako ako v prípade iných aplikácií, správca nastavuje firemné zásady a niektorých používateľov označuje za schvaľujúcich. Medzi mnohými prispôsobiteľnými nastaveniami sú štandardné kilometrovné sadzby, predvolené hodinové sadzby, poplatky za denné diéty, obmedzenia kategórie (napríklad maximálne 2 000 dolárov za hotelové poplatky) a mena.

Expensify organizuje príjmy do výkazov, nominálne. Zamestnanci sa nestarajú o myšlienku správy. Chcú len obrátiť príjmy a získať peniaze späť. Expensify teda môže vytvárať prehľady automaticky každý deň, týždeň alebo mesiac, keď „Konferencia v Las Vegas“ nemá zmysel. Keď zamestnanec pošle potvrdenie na e-mailové ID alebo prostredníctvom mobilnej aplikácie, automaticky sa pridá do otvoreného prehľadu. Keď je zapnutá možnosť automatického zberu, Expensify kontroluje otvorené správy každý deň (alebo podľa plánu, ktorý môžete nastaviť) a schvaľuje tie, ktoré sa zhodujú s firemnými zásadami (zdržiava tých, ktorí porušujú pravidlá, ktoré presunie do nasledujúcej správy, aby riešené).

Schvaľovatelia nemusia navštíviť webovú stránku, aby skontrolovali správu zamestnanca; môžu ich schváliť priamo zo svojej e-mailovej schránky vrátane odmietnutia jedného výdavku. Porušenia pravidiel sú jasne označené a identifikované, takže účtovníctvo sa môže rozhodnúť, či zamestnať zamestnanca za odovzdanie dokladu o oneskorení viac ako 90 dní alebo vyhlásiť, že je za háčik.

Väčšina výdavkov je však v politike a bezvýznamná. Expensify vám umožňuje zapnúť funkciu automatického schválenia, ktorá automaticky schvaľuje a prepláca každú správu bez porušenia pravidiel. To umožňuje účtovníkom a správcom venovať pozornosť sporným výdavkom namiesto toho, aby trávili čas sledovaním parkovacích potvrdení za 5 dolárov. Funkcia automatickej synchronizácie navyše umožňuje správcom priamo synchronizovať s účtovným nástrojom spoločnosti.

Naozaj sa nám páči hĺbka funkcií v Expensify, ale niekedy sa jej jednoduchosť dostane do prekážky pri sebavedomom používaní softvéru, napríklad pri zisťovaní, čo to znamená tým, že správa bude skôr uzavretá ako spracovaná. Väčšinou je to krivka učenia, ktorá nebude trvať dlho, ale generuje niekoľko „Huh?“ momenty. V oboch prípadoch je tento nástroj dosť bohatý na to, aby získal najvyššiu česť PCMag ako víťaza Editors 'Choice.