Kontrola a hodnotenie výdavkov

Akýkoľvek softvér, ktorý sa snaží hrať v priestore vykazovania výdavkov, musí slúžiť dvom komunitám používateľov: správcom a účtovníkom, ktorí spravujú peniaze spoločnosti, a zamestnancom, ktorí chcú dostať peniaze za peniaze, ktoré v mene spoločnosti stanovili. V ideálnom prípade sú oba typy používateľov šťastné, ale v prípade konfliktov správcovia zvyčajne vyhrávajú. Koniec koncov, sú to ľudia, ktorí si softvér vyberajú. Toto je dlhotrvajúci spôsob, ako povedať, že ExpensePoint (ktorý začína na 7, 50 USD mesačne) môže spôsobiť, že sa počítadlá fazule krútia ako šťastné šteniatko, ktoré má trieť brucho.

Avšak z pohľadu užívateľa, čo znamená, že tí nešťastní cestní bojovníci, ktorí sa snažia zoškrabať svoje rôzne večere a dať ich do procesu OCR, nie je ExpensePoint tou najpřátelskejšou aplikáciou, ktorú sme videli v tomto kole. To ho drží za našimi výhercami Editors 'Choice Certify a Rydoo.

Rozumné ceny

ExpensePoint vám dáva veľa peňazí za babku. Stojí to 7, 50 USD na používateľa mesačne, pričom na ďalšie funkcie sa nevyžadujú zložité úrovne predplatného. Všetky predplatné vám umožňuje zachytávať príjmy a ďalšie výdavky pomocou mobilnej aplikácie, importu kreditných kariet a naskenovaných obrázkov, ako aj pomocou úplného postupu schvaľovania (používateľ, schvaľovateľ a správca).

Experimentovať s ním je jednoduché pomocou 15-dňovej bezplatnej skúšobnej verzie; to vás prevedie základnými funkciami pomocou ľahko ovládateľných príručiek. Keď sa však viac zapojíte, môžete od spoločnosti očakávať viac vzájomných interakcií. Aj keď má byť aplikácia univerzálna, pracovníci ExpensePoint prispôsobujú kódy a kategórie hlavnej knihy každého klienta a tiež palubnú klientelu pomocou školení administrátorov; vďaka čomu je veľmi podobný aplikáciám na plánovanie podnikových zdrojov (ERP), kde sa po predaji môžu služby s pridanou hodnotou ukončiť, čo je požiadavka, ktorá môže zvýšiť vaše celkové náklady na vlastníctvo.

Zadávanie údajov, štýl starej školy

Ako u väčšiny aplikácií v tomto kole, aj tu máte niekoľko spôsobov, ako získať svoje príjmy do ExpensePoint, počnúc mobilnou aplikáciou, rozhraním webového prehliadača a tokom údajov o firemných kreditných kartách. ExpensePoint má tiež aplikáciu pre stolné počítače so systémom Windows, ku ktorej máte prístup v režime offline (napríklad pri lietaní) a neskôr môžete synchronizovať údaje s cloudom. A ExpensePoint vám dokonca umožňuje faxovať účtenky pomocou vyhradeného krycieho listu vybaveného čiarovým kódom. To je vynikajúca funkčnosť, aj keď jej rozhranie bolo trochu zvládnuteľné, dokonca aj moreso ako Expensify, ktoré má svoje vlastné problémy.

Na rozdiel od väčšiny svojich konkurentov, okrem ExpensePath, ExpensePoint nepoužíva optické čítačky znakov (OCR) na čítanie potvrdení. Namiesto toho používa funkciu s názvom Receipt Reader, ktorá využíva živé rozpoznávanie ľudských znakov - inými slovami, predajca, dátum a celková suma na účtenke sa prenášajú, čítajú skutoční ľudia a potom sa plnia do príslušných polí. Prekvapivo to netrvá dlhšie ako niektoré produkty, ktoré používajú OCR, napríklad Certify, hoci tento proces sa môže cítiť trochu trápne a potenciálne invazívne. Po upozornení na prečítanie vášho potvrdenia ho potom priradíte k správe a vyplníte všetky ďalšie potrebné polia, ktoré môžu obsahovať kód GL, projekt, ktorý sa môže mätúce týkať klienta alebo akcie. Odtiaľ môžete odoslať správu.

O ExpensePoint sú veci, ktoré sa mi veľmi páčia, natoľko, že určite spôsobujú, že riešenie stojí za to sa na neho pozrieť. Napríklad, keď vytvoríte kilometrový náklad, môžete zadať počiatočnú a koncovú adresu. Aplikácia ExpensePoint vypočíta počet najazdených kilometrov na základe služby Mapy Google a zobrazí obrázok mapy ako dokumentáciu. Môže uplatňovať rôzne náklady na kilometer (pretože náklady na plyn sú vo Francúzsku vyššie ako v USA). Tiež to robí veľmi dobrú prácu, keď si pamätáte nastavenia, ktoré ste použili na predchádzajúce výdavky, takže nemusíte softvéru znova hovoriť, že by Marriott mal byť zaradený do hotelových cestovných služieb. Výdavky môžu byť spojené s projektom alebo klientom. Môžete tiež rozdeliť výdavky a rozdeliť poplatok za izbovú službu z hotelových nákladov. Je jednoduchšie ako obvykle porovnávať príjmy a informácie získané z podnikových kreditných kariet pomocou mobilnej aplikácie.

Schvaľovatelia sa okrem toho môžu odhlásiť zo správy o výdavkoch zo stolných alebo mobilných klientov bez toho, aby museli ísť na webovú stránku. Ak je šéf na ceste, môže to urýchliť preplatenie. Prístrojová doska zobrazuje zostávajúce výkazy výdavkov a trendy výdavkov podľa mesiaca a kategórie. Správca si môže zvoliť, ktoré skutočne užitočné videá s návodom sa zobrazia na informačnom paneli používateľa, čo môže minimalizovať čas strávený zisťovaním, ako napríklad rozdeliť náklady.

Všetko, čo by účtovné profesionáli mohli chcieť - takmer

Zatiaľ čo iné aplikácie ponúkajú určitú úroveň kontroly nad sumou, ktorú môže zamestnanec minúť za prenájom automobilu, ExpensePoint ide oveľa ďalej. Ku každej kategórii môžu byť priradené jedinečné štítky polí (napríklad vyžadovanie názvu projektu alebo zoznamu účastníkov); môže tiež identifikovať vopred schválených predajcov (nútiť zamestnanca vysvetliť, prečo si vybral spoločnosť Sixt nad Hertz), alebo obmedziť, ktoré skupiny zamestnancov si môžu takéto výdavky vziať (prečo si správca požičiava auto?). Polia môžu byť rovnako ako všetky ostatné aplikácie označené ako povinné, takže správu o výdavkoch nie je možné odoslať, pokiaľ nie sú vyplnené.

Existuje tiež veľa podrobností v spôsoboch platby: podnikové kreditné karty (spoločnosť platí účet alebo zamestnanec platí a dostane náhradu), zamestnanec platený, zamestnanec vráti spoločnosť, platbu z preddavku v hotovosti alebo za deň. ExpensePoint si tiež veľmi dobre uvedomuje medzinárodné problémy, ako sú regionálne daňové štruktúry a prepočet mien. Existuje viac ovládacích prvkov zabezpečenia ako v iných aplikáciách, napríklad schopnosť vynútiť zmenu hesla každých „n“ dní alebo odmietnutie opätovného použitia hesla.

Všetok softvér na správu prehľadov výdavkov, ktorý som skontroloval, môže ukladať alebo exportovať údaje do súboru CSV, je však ťažké si predstaviť silnejší spôsob prispôsobenia exportu údajov, ako to robí ExpensePoint. Napríklad pre každú vytvorenú šablónu môžete povedať ExpensePoint, aby premenoval polia alebo ovládal poradie, v akom sú údaje prezentované, čo uľahčí import do vybraného účtovného systému.

ExpensePoint nemá štandardnú integráciu do Intuit QuickBooks alebo iného štandardného účtovného programu. Namiesto toho spoločnosť používa manažéra automatizácie, ktorý dokáže automatizovať export údajov do účtovných systémov spoločnosti, čo je takmer také dobré. A aj bez vyhradeného integračného mostíka môžete zamestnancom v rámci softvéru preplácať dávkový procesor automatizovaného zúčtovacieho domu (ACH), ktorý odošle peniaze z firemného účtu a vloží ich na účet zamestnanca (zvyčajne do troch dní podľa na ExpensePoint). Aj keď to znamená, že k preplateniu dôjde rýchlo, vášmu účtovníkovi sa stále ponecháva manuálny proces pre import údajov z koncového zariadenia.

Napriek tomu môžete tieto nedostatky odpustiť, keď preskúmate 30-nepárne prispôsobiteľné správy zabudované do ExpensePoint, doplnené grafmi a filtrami, od správy o starnutí schválenia až po analýzu platieb kreditnou kartou. Sú celkom pôsobivé.

ExpensePoint je vytvorený hlavne pre účtovné oddelenie, a hoci od poslednej kontroly bol vylepšený, aby bol pre koncových používateľov priateľskejší, stále to môže byť trochu skľučujúce. Má úžasné množstvo informácií pre tých, ktorí potrebujú sledovať výdavky, medzi podrobným prispôsobením a kontrolou podľa kategórie a analytickými správami, ale ExpensePoint nestojí viac ako konkurenti so základnými funkciami. Je to proces rozpoznávania ľudskej postavy, ktorý je zaujímavý, ak je trochu nepríjemný; akonáhle sa to vyhladí a rozhranie sa zjednoduší pre každodenných používateľov, bude vážnym konkurentom súťažiť s nástrojmi na výber editora Certification and Expensify.