Kontrola a hodnotenie výdavkov

Zamestnanci chcú, aby bol softvér na sledovanie výdavkov taký jednoduchý, že si nemusia prečítať príručku. Správcovia a účtovníci však chcú doladenú kontrolu nad obchodnými politikami a pracovnými postupmi schvaľovania. Pre väčšinu technológií v tejto situácii by ste mohli povedať „Nikdy sa Twain nestretne“, ale s ExpenseBot (ktorý začína na 9 dolárov mesačne), ktorý nemusí platiť. Aplikácia účtovania výdavkov neprepúšťa zamestnancov voľbami, ale ponúka účtovníkom jedinečné možnosti prispôsobenia. Len mierne zdĺhavý exportný proces a nedostatok samoobslužného nákupného procesu ho udržujú za víťazmi našich výberov editorov Certify Now and Expensify.

Ceny a funkcie

Predplatné ExpenseBot stojí 9 dolárov mesačne na jedného aktívneho používateľa, minimálne však 99 dolárov mesačne. Na ročnú zmluvu alebo na spoločnosti s viac ako 1 000 používateľmi sa vzťahujú nezverejňované zľavy. Nemôžete experimentovať, aby ste zistili, či je ExpenseBot tým správnym softvérom pre vás, pretože nemá žiadnu bezplatnú verziu alebo bezplatnú skúšobnú verziu. Začíname si vyžaduje e-mailovú konverzáciu so spoločnosťou; nie je to samoobslužné.

Zamestnanci nenájdu žiadne vymyslené gee-gaws a väčšina z nich bude vďačná. Údaje o nákladoch zadávate do ExpenseBot prostredníctvom webového prehľadávača, prostredníctvom mobilnej aplikácie, preposielaním dokladu na vyhradený e-mailový identifikátor alebo priamo prostredníctvom transakcie kreditnou kartou (pomocou registrovanej spoločnosti alebo osobnej kreditnej karty). Každý z nich zachytí príslušné účtovné údaje, ako napríklad meno dodávateľa, kategóriu výdavkov a dátum transakcie, a to ešte pred priradením výdavkov k výkazu. Výdavky môžu byť označené ako fakturovateľné, takže môžete preniesť náklady na klienta.

Rovnako ako u všetkých týchto aplikácií sa väčšina ľudí obráti najprv na mobilnú aplikáciu, kde zachytí účtenky. Ak nie v mieste predaja, potom na konci každého dňa, zatiaľ čo pokrčený papier nájdete vo vrecku a pamätajte, na čo bol. Mobilná aplikácia je pomerne jednoduchá s kategóriami prehľadov, výdavkov, príjmov a nastavení. Zatiaľ čo iní (napríklad Expensify) sa vám pokúšajú poskytnúť vám všetky nástroje na dosah ruky, ExpenseBot do aplikácie nevkladá všetko.

Nie je však dôvod sťažovať sa na jeho schopnosti skenovania príjmu. ExpenseBot presne analyzoval niekoľko potvrdení, vrátane napísaných tipov, a zapamätal si predtým použité kategórie a názvy dodávateľov. Tento proces je nenáročný a minimalizuje rozhodovanie. Ak prepojíte osobnú alebo firemnú kreditnú kartu, keď ExpenseBot naskenuje a prepisuje potvrdenie, pokúsi sa priradiť potvrdenie k transakciám s kreditnými kartami.

Výšku kilometrov môžete zadať ručne. Alebo, ak zadáte počiatočnú a koncovú adresu, ExpenseBot zavolá do Máp Google, aby zistil skutočnú vzdialenosť (funkciu zdieľanú ExpensePoint). To je určite užitočné na jednosmernú cestu, hoci by bolo krajšie, keby ste mohli povedať: „Teraz zdvojnásobte tento počet najazdených kilometrov, pretože som sa stretol s niekým v centre a potom sa vrátil do kancelárie.“ Lepšia odpoveď môže byť na ceste: Spoločnosť do konca roka hovorí, že ExpenseBot bude mať integráciu GPS a kalendára. Takže, ak máte naplánované stretnutie, povie: „Chystáte sa do Klienta-vzdialeného 53 míľ; chcete ho pridať do svojej správy?“

Jedna nezvyčajná pochúťka: Každý zamestnanec môže vymenovať delegáta, ktorý dáva jednotlivcovi možnosť vytvárať výdavky a správy. Ak máte to šťastie, že máte administratívnych pracovníkov na správu vašich výdavkov, je to veľká výhoda.

Simple To neznamená Simple-minded

ExpenseBot môže pre zamestnancov uplatňovať princíp „keep it simple stupid“ (KISS), ale poskytuje administrátorom a účtovníkom dostatok prispôsobiteľnej sily. Schvaľovatelia môžu odmietnuť jeden výdavok a schváliť zvyšok správy, takže položka 5 $, ktorú práve dohadujete, nemusí vydržať úhradu zvyšných 2 500 dolárov, ktoré ste strávili na ceste do San Francisca. Výdavky môžu byť schválené e-mailom, takže vedúci oddelenia nemusí stráviť veľa času na webovom klientovi. ExpenseBot kontroluje možné duplicitné výdavky a ponúka ich tiež na zlúčenie. („Dve návštevy Starbucks v ten istý deň v rovnakom množstve? Vypili ste veľa kávy alebo ste to dvakrát odoslali?“)

ExpenseBot je dodávaný so základnými účtovnými kategóriami vopred nakonfigurovanými a samozrejme môžete pridať ďalšie. Každá kategória výdavkov môže byť spojená s hlavnou účtovnou knihou alebo kódom účtu, môže vyžadovať rozsahy dátumov alebo zoznamy účastníkov a podporovať vlastné polia (napríklad „Číslo obchodu“). Môžete organizovať veci aj logicky, takže poplatky za leteckú batožinu a batožinu za letenky sa sledujú súvisiace, ale samostatne, podľa ich vlastných pravidiel a politík.

Správa pravidiel vám umožňuje kontrolovať, koľko používateľov v danej kategórii míňa, napríklad mesačný limit 40 dolárov na domáce náklady na internet. Máte kontrolu nad tým, či používatelia môžu odoslať výdavky presahujúce pravidlá (a zobraziť varovanie schvaľovateľovi), alebo zabrániť, aby sa správa podávala s priestupkom. Prispôsobenia sa vzťahujú na prehľady, nielen na výdavky; Napríklad reťazec rýchleho občerstvenia môže vyžadovať číslo obchodu v každej správe.

To je len ukážka. ExpenseBot podporuje viac schvaľovateľov, oddelení a užívateľských profilov (šéfovia dostávajú rozdielne zaobchádzanie), starnutie výdavkov („Musíte predložiť správu do 30 dní“, čo je prostý priemer) a veľa mien.

ExpenseBot je, bohužiaľ, napriek svojej schopnosti prispôsobenia slabý v integrácii s účtovnými systémami tretích strán. Správa výkazov výdavkov je diskrétny proces, ale jeho výsledky je potrebné zaznamenať v iných systémoch, zvyčajne aspoň v účtovnom systéme a niekedy aj v ďalších. S ExpenseBot sa však môžete integrovať do Intuit QuickBooks iba vtedy, keď je čas skutočne preplatiť zamestnancovi. Viac nešťastné, v porovnaní s niektorými inými produktmi, ktoré som recenzoval, spoločnosť pripúšťa, že jej integrácia do QuickBooks „si vyžaduje použitie webového konektora Intuit a trocha dokonalosti.“ Jedinou ďalšou možnosťou je exportovať údaje do formátu CSV a potom ich otvoriť v inej aplikácii, napríklad v programe Microsoft Excel.

V kontraste s konkurenciou ExpenseBot, ako je napríklad integrácia Expensify nielen medzi QuickBooks, ale aj medzi spoločnosťami Xero, NetSuite a Intacct. So všetkými týmito schopnosťami získate od spoločnosti veľa držadiel. V skutočnosti tomu nemôžete zabrániť; ExpenseBot spolupracuje s každým zákazníkom na nastavení vecí.

V čase písania tohto článku je ExpenseBot kombináciou „Ach, ako super“ a „Prečo to neurobí?“ Je to dobrá voľba pre každého, kto chce pre používateľov jednoducho robiť veci bez toho, aby sa minimalizovali administratívne kontroly. Ale jej absencia samoobslužného rozhrania, podpory iba integrácie QuickBooks a ceny, ktorá sa nezdá byť tak priateľská, ako by mala byť, sa spája, aby ju udržala len o kúsok pod našimi víťaznými nástrojmi pre editorov Certify Now and Expensify, Ak vás však negatívy okamžite neodradia, vyzývam vás, aby ste zvážili ExpenseBot pre svoje podnikanie. Jeho vyváženosť jednoduchosti a sily je skutočne pekná.