Video: The Future of Tasks in Microsoft 365 (Septembra 2024)
Office 365 je najrýchlejšie rastúcim komerčným produktom Microsoftu vôbec a teraz je v podniku prvou nasadenou aplikáciou. Spoločnosť Microsoft začiatkom tohto roka oznámila, že Office 365 má teraz takmer 50 miliónov aktívnych podnikových používateľov mesačne. Podľa najnovšej správy spoločnosti Microsoft o výnosoch je Office 365 naďalej najziskovejším obchodným a produkčným produktom spoločnosti.
Ako podniky a malé a stredné podniky (SMB) migrujú na Office 365 a Office 2016 čelia výzvam spojeným s prechodom na novú technológiu a zároveň sa zaoberajú dedičnými systémami a významnými kultúrnymi zmenami pre podniky, ktoré už roky fungujú rovnakým spôsobom. To, že si spoločnosť Office 365 kupuje spoločnosť, neznamená, že jej zamestnanci ju využívajú na zlepšenie spolupráce a zvýšenie produktivity. Získať zamestnancov, aby zmenili to, na čo sú zvyknutí, je výzvou, a preto investuje čas a zdroje potrebné na rýchle a bezproblémové prijatie používateľov.
MessageOps, cloudová služba Office 365 a služba Microsoft Azure na zdieľanie dokumentov, poskytuje služby správy školení, adopcií a zmien, ktoré firmám pomáhajú pri prechode na Office 365 v cloude Azure. Chris Pyle, generálny riaditeľ spoločnosti MessageOps, povedal spoločnosti PCMag, že balík Office 365 uľahčuje prechod, ale bez jasnej stratégie zavedenia, podniky nemôžu a nebudú uvoľňovať plnú obchodnú hodnotu platformy.
„V prípade serverov Exchange a SharePoint nemusíte vedieť, ako ich nastaviť, nakonfigurovať, spravovať, prepustiť a sprístupniť, “ povedal Pyle. „S balíkom Office 365 všetko, čo musíte urobiť, je pridať vaše údaje a používateľov, čo vám poskytne plne funkčné a vysoko dostupné podnikové prostredie. K tomuto prostrediu môžete pristupovať odkiaľkoľvek bezpečne, s malými alebo žiadnymi skúsenosťami s aplikáciou. Malé spoločnosti môžu mať v rovnakom prostredí ako spoločnosti z rebríčka Fortune 500 bez toho, aby museli investovať do vysoko zaškolených a veľmi drahých technických prostriedkov. Majú tiež prístup k robustným nástrojom, ktoré ponúka Office 365 všetkým spoločnostiam, ktoré sú veľké alebo malé, a môžu byť v prevádzke niekoľko dní."
Pyle stanovil 7 odporúčaní a tipov na uľahčenie efektívneho prijatia balíka Office 365 a na jeho použitie na maximalizáciu podnikovej produktivity pri dokončovaní projektov.
1. Transformácia zhora-nadol
Aby sa zabezpečil hladký prechod Office 365, Pyle povedal, že vedenie buy-in je nevyhnutnosťou. „Ak zamestnanci neuvidia nadradených propagujúcich a využívajúcich platformu, potom ani oni nebudú, “ povedal Pyle. „Rovnako ako vodcovia sú dobrým príkladom, tak aj„ majstri “alebo„ energetickí používatelia “v tímoch. Sú to zamestnanci, ktorí nie sú spokojní so súčasným stavom a sú skutočne nadšení z potenciálu úradu 365.“
2. Vzdelávanie a školenie
Výkonné vedenie spoločnosti nemôže od zamestnancov očakávať, že využijú výhody Office 365 bez toho, aby im poskytli náležité školenie a vzdelanie. Pyle odporúčal, aby spoločnosti zostavili videotéku „občerstviteľných“ jedno- alebo dvojminútových vzdelávacích videí ako pohodlný a efektívny spôsob poskytovania priebežného školenia. „Komunikácia je tiež kľúčová, spolu s tým, aby bola osvojovacia cesta zábavná, “ povedal Pyle.
3. Embrace Office 2016
Vydanie balíka Office 2016 sprístupňuje cloud. K dispozícii je viac cloudovej integrácie, čo znamená rozšírené možnosti pripojenia. „OneDrive a SharePoint v cloude vám umožňujú jednoducho a ľahko ukladať a zdieľať súbory do cloudu, “ povedal Pyle. „Kanceláriu 2016 považujeme za ďalšiu cestu pre podniky, aby maximalizovali hodnotu svojej investície do balíka Office 365. Môžu využívať zdroje, ktoré si kúpili v kancelárii 365, ktorá zahŕňa Office 2016 pre používateľov E3. Rovnako ako u všetkých nových funkcií alebo nových vydaní samozrejme bude vždy existovať krivka učenia sa, ktorá nájde, kde sa nachádzajú všetky vaše možnosti a nastavenia. ““
4. Majte na pamäti bezpečnosť
Office 365 v súčasnosti zahŕňa viac ako tucet aplikácií vrátane OneDrive, OneNote, Outlook, Sway a Yammer. Pri práci s týmito aplikáciami však Pyle zdôraznil dôležitosť zabezpečenia údajov. „Pridávanie a sprístupňovanie týchto aplikácií je jednoduché. Používatelia môžu interne zdieľať jednoducho kliknutím pravým tlačidlom myši na položku„ zdieľať s “a dokonca ísť až tak ďaleko, ako spoluautoriovať súbory v programoch Word, Excel a PowerPoint, “ uviedol Pyle. „Office 365 sa pri zabezpečení spolieha na Azure Active Directory, ale organizácie by mali byť opatrné pri plánovaní presunu citlivých údajov z ich priamej kontroly. Spoločnosť Microsoft tiež pridala prevenciu straty dát pre SharePoint a Exchange, aby zvýšila ďalšiu úroveň zabezpečenia. s čímkoľvek novým by malo byť pred vašou mysľou vždy konkrétne chápanie bezpečnosti. ““
5. MDM a mobilná produktivita
Pyle poukázal na mobilné schopnosti balíka Office 365, najmä na jeho schopnosť pomôcť zvýšiť celkovú produktivitu. „Aplikácia Office 365 uľahčuje používateľom prístup k ich zdrojom z ľubovoľného zariadenia odkiaľkoľvek bez obáv z pripojenia a zabezpečenia, “ uviedol Pyle. „Napríklad používatelia majú prístup k aplikáciám balíka Office na svojich tabletoch a telefónoch a správa mobilných zariadení (MDM) je teraz súčasťou balíka Office 365 pre všetky mobilné zariadenia. Napokon služba SaaS (Software-as-a-Service) presúva zodpovednosť od spotrebiteľa. predajcovi (v tomto prípade spoločnosti Microsoft) v tom zmysle, že ak nebude fungovať podľa potreby, jednoducho službu vypnete a prestanete platiť. ““
6. Interná spolupráca
Jedným z najpokročilejších zvyšujúcich sa produktivity Office 365, Pyle povedal, je schopnosť internej spolupráce, ktorú poskytujú OneDrive for Business (OD4B) a SharePoint (SP). „Používateľ môže nahrať súbor do knižnice dokumentov, kliknúť na dokument, zdieľať ho s používateľom alebo skupinou, ako aj spolupracovať na dokumente súčasne, “ uviedol Pyle.
„Prílohy sú náročné pre všetky organizácie, pretože sa zdá, že používatelia používajú e-maily ako svoj súborový skript. SP a OD4B umožňujú používanie„ odkazov “na súbory, na rozdiel od príloh, a v OWA aj Exchange pomocou nástroja MessageOps môžete kliknúť na „Pripojiť“, ale bude mať možnosť nahrávať do OD4B a zdieľať odkazy, ktoré pridávajú verzie a spoluprácu pomocou procesu, ktorý sú používatelia dobre oboznámení. Používanie OD4B a SP umožňuje používateľom bezpečne pracovať na akomkoľvek zariadení pomocou prehliadača založených na verziách Microsoft populárne aplikácie a majú možnosť skontrolovať, upravovať a odovzdávať zmeny nabudúce, keď je používateľ online. “
7. Skype for Business
Pyle uviedol, že Skype for Business ponúka vynikajúce funkcie Office 365 pre videokonferencie, online stretnutia a okamžité správy ako nástroje produktivity pre podnikanie všetkých veľkostí. „Používatelia sa môžu pripojiť cez Skype, hovoriť tam a späť cez svoje PC alebo na telefóne a robiť úpravy v súbore súčasne alebo sériovo, s možnosťou vrátiť sa k predchádzajúcim verziám podľa potreby, “ uviedol.
