5 Čo je potrebné zvážiť pri výbere softvéru na sledovanie času

Ak vaša spoločnosť hľadá riešenie na sledovanie času, ktoré mu môže pomôcť lepšie monitorovať, koľko času zamestnanci trávia na konkrétnych úlohách, budete radi, keď budete počuť, že existujú desiatky riešení, ktoré vám môžu pomôcť. Bohužiaľ, pretože existuje toľko služieb, hľadanie správneho nástroja môže byť skľučujúce. Faktory, ako je funkčnosť riadenia projektov (PM), dohľad nad zamestnancami, prispôsobenie a samozrejme cena, sú úvahy, ktoré nesú rovnaké a intenzívne vyšetrovanie.

, rozdelíme najdôležitejšie veci, ktoré je potrebné zvážiť pri výbere softvéru na sledovanie času. Každý faktor podrobne vysvetlíme a povieme vám, čo by ste mali hľadať, aby ste mohli urobiť správne rozhodnutie. Šťastný lov!

1 PM proti Pure Play

Softvér na sledovanie času sa dodáva v dvoch rôznych variantoch. Môžete si kúpiť nástroje, ktoré sú malými časťami zastrešujúcich súprav PM, alebo si môžete kúpiť softvér, ktorý robí niečo viac, než len zaregistrovať, sledovať a pomôcť zaplatiť za odpracovaný čas. Nástroje PM sú ideálne pre spoločnosti poskytujúce profesionálne služby, ktoré chcú robiť veci, ako je zdieľanie súborov v cloude, delegovanie správy úloh, analýza projektu, vykazovanie výdavkov, prognóza rozpočtu, fakturácia, platby, sledovanie fakturovateľných hodín a projekcie pre budúce potreby zamestnancov., Stredne veľké spoločnosti majú tendenciu tieto nástroje využívať viac ako malé podniky a nezávislí dodávatelia. V tejto kategórii nájdete nástroje, ako sú projekty Mavenlink, Wrike a Zoho - z ktorých každý predstavuje to najlepšie z trhu s PM so zabudovaným kvalitným sledovaním času.

Pre nezávislých pracovníkov a spoločnosti, ktoré sú odhodlané sledovať, kto a kedy pracoval, existuje ďalšia kategória softvéru na sledovanie času, ktorý pravdepodobne dáva väčší zmysel. V tejto triede nájdete softvér, ako je Hubstaff a náš nástroj na výber editora TSheets. Tieto nástroje robia málo viac, než umožňujú pridávať a sledovať čas, upravovať už prihlásený čas, podávať správy o odpracovanom čase a dohliadať na zamestnancov. Oba nástroje vykonávajú tieto úlohy mimoriadne dobre. Bohužiaľ, čisto nástroje na sledovanie času prehrávania vám nedajú funkciu PM, ktorú nájdete v druhej kategórii. To znamená, že väčšie spoločnosti, ktoré vyžadujú nástroje PM, budú musieť ísť s nástrojom tretej strany, ak si zvolia čisto hru na sledovanie času.



2 2. Cena a plány

Riešenia na sledovanie čistého času prehrávania sú lacnejšie ako riešenia na sledovanie času viazané na balíky PM. TSheets začína bezplatným plánom zameraným na jedného používateľa. Tento plán je ideálny pre živnostníkov, ktorí potrebujú sledovať čas pri práci na projektoch. TSheets má tiež plán až pre 99 používateľov, ktorí stoja 4 doláre na používateľa mesačne, so základným poplatkom 16 dolárov mesačne. Hubstaff začína základným plánom 5 dolárov mesačne, ktorý vám poskytuje prístup k jednoduchým nástrojom na sledovanie času, správcovi rozvrhu platieb zamestnancom, podpore 24/7 a užívateľským nastaveniam, ktoré je možné spravovať podľa jednotlivých zamestnancov. Hubstaff tiež ponúka prémiový plán vo výške 9 dolárov za mesiac na používateľa, ktorý obsahuje všetko, čo nájdete v základnom pláne, ale získate aj prístup k aplikačnému programovému rozhraniu (API) spoločnosti Hubstaff a základnému nástroju plánovania.

Pretože z nástrojov zameraných na PM získavate omnoho viac funkcií, nemalo by sa diviť, že budete platiť viac. Najlacnejší plán od spoločnosti Mavenlink, ktorý zahŕňa sledovanie času, stojí 39 dolárov na používateľa mesačne. Najlacnejší plán sledovania času spoločnosti Zoho stojí 25 dolárov mesačne pre neobmedzený počet používateľov, ale iba pre 20 projektov. Najlacnejší plán sledovania času spoločnosti Wrike stojí 24, 80 dolárov na používateľa mesačne.



3 3. Monitorovanie zamestnancov

Niektoré riešenia idú nad rámec toho, aby sa ubezpečil, že zamestnanci pracujú tam, kde a kedy hovoria. Niektoré nástroje, ako napríklad Hubstaff, zaznamenávajú snímky obrazovky, zatiaľ čo zamestnanci sú nepretržite, a potom tieto snímky obrazovky posielajú manažérom skôr, ako sa zamestnancom pripíše, že dokončili zmenu. Tieto nástroje môžu tiež zaznamenávať denník objemov aktivity klávesnice a myši počas zmien. Väčšina nástrojov, ktoré sme testovali, vám umožňuje sledovať pohyby zamestnancov prostredníctvom sledovania GPS, keď používajú mobilné aplikácie tohto nástroja, a niektoré vám umožňujú, aby používatelia pri príchode alebo odchode z miesta odfotili selfie.

Ak požadujete túto úroveň (strašidelného) dohľadu, vaše pole bude úzke. Nie vždy, keď to nástroj na sledovanie ponúka ako integrovaná funkcia a nástroje založené na PM majú tendenciu túto funkciu vôbec neposkytovať. Predtým, ako začnete vyskúšať produkty, nezabudnite sa opýtať každého dodávateľa, či to ponúka.



4 4. Vlastné polia

Väčšina nástrojov je založená výlučne na čase sledovania. Niektoré nástroje vám však umožňujú zahrnúť do ďalších súborov údajov pre spoločnosti a jednotlivcov, ktoré by sa mohli viac zamerať skôr na produkciu než na trvanie. To je užitočné najmä pre stavebné, dopravné a výrobné služby, ktoré sú naklonené merať podľa vytvorených štruktúr, prejdených vzdialeností a predmetov vyrobených tak, ako sú odpracované hodiny. Napríklad TSheets vám umožňuje vytvoriť šesť plne prispôsobiteľných polí, ktoré je možné pridať ako výzvu pre každé vyradenie. Ak prevádzkujete stavebnú spoločnosť, môžete sa okamžite opýtať: „Bol nejaký incident? Áno alebo Nie.“ Ak pracovníci neodpovedajú, nebudú sa môcť vystríhať. Alebo sa môžete opýtať vodičov, koľko kilometrov práve prešli. Tieto polia sa potom prenesú do správ, ktoré vám poskytnú viacrozmerný pohľad na to, ako sa práca vykonáva, ako sú produktívne tímy a akékoľvek ďalšie relevantné údaje na pracovisku, ktoré by ste mohli potrebovať na vytvorenie úplného obrazu o pracovnom dni alebo zmene.

Aj keď vám Wrike nedáva rovnaké pokročilé sledovanie ako TSheets, na začiatku a na konci smeny budete stále schopní zhromažďovať dôležité údaje od zamestnancov. Wrike vám umožňuje pridať vlastné polia na podokno úloh, takže keď budete prechádzať svojimi prehľadmi, budete mať možnosť vidieť veci ako „fakturovateľnosť“, incidenty s prácou, počet najazdených kilometrov atď. Tieto prvky sa, bohužiaľ, zobrazia vo vašej celkový pohľad na úlohy z konzoly PM, ale údaje sa v prehľadoch o zadaní času nezobrazia.

Ak je vaša firma viac naklonená merať výrobu ako človek-hodiny, môže byť pre vás lepšie riešenie s vlastnými poľami. Uistite sa, že sa svojho dodávateľa pýtate, aké prispôsobenia ponúkajú a ako sa tieto prispôsobenia započítavajú do prehľadov.



5 5. Integrácie a rozšírenia

Najväčšou výhodou Zoho Projects je získanie prístupu k softvérovému ekosystému Zoho, ktorý zahŕňa riadenie vzťahov so zákazníkmi (CRM), e-mailový marketing a softvér a nástroje na riadenie ľudských zdrojov (HR). Tieto výrobky môžete ľahko zmeniť na komplexné riešenie, ktoré poskytuje údaje z jedného na druhého bez akéhokoľvek manuálneho zásahu. To je skvelé pre spracovanie platieb, personálne zabezpečenie projektu, fakturáciu a takmer všetko, čo kombinuje čas strávený s údajmi, ktoré sa zobrazujú v inom softvéri.

Nezabudnite sa opýtať svojich dodávateľov, či sa integrujú s nástrojmi tretích strán. Ak máte radi dvoch dodávateľov rovnako, ale jeden ponúka viac týchto organických integrácií ako druhý, mali by ste ísť s prvými. Majte na pamäti: Väčšina riešení na sledovanie času ponúka otvorené rozhranie na programovanie aplikácií (API), čo znamená, že interný vývojový tím môže vytvárať integrácie s inými otvorenými nástrojmi API. Ak však prevádzkujete malú spoločnosť alebo ak jednoducho nemáte vlastnú technickú zdatnosť, budete pravdepodobne potrebovať, aby tieto integrácie boli dodané organicky prostredníctvom vášho dodávateľa.