22 tipov programu Excel na to, aby ste sa stali tabuľkovým procesorom

Na planéte Zem je veľmi málo ľudí, ktorí by niekedy mohli povedať, že úplne zvládli všetky zložité veci týkajúce sa programu Microsoft Excel. Je to svetová premiérová tabuľková aplikácia a už takmer 35 rokov je priemyselným štandardom. V 80. rokoch nahradila kedysi úctyhodnú aplikáciu Lotus 1-2-3, prvú vražednú aplikáciu pre osobné počítače.

Dominantnosť programu Microsoft Excel ako tabuľky musí byť skutočne otestovaná, určite nie pomocou aplikácie Corel's Quattro Pro (stále sa predáva aj dnes v programe WordPerfect Office Pro), nástrojov s otvoreným zdrojovým kódom od Apache alebo LibreOffice alebo dokonca pomocou Tabuliek Google (tabuľková časť Disku Google)).

Má to dôvod. Excel je viac ako značka, ktorú každý pozná: je výkonný. Ide len o všetko, o čo by ste mohli požiadať v tabuľke. Aktuálna verzia programu Excel 2019, ktorá je k dispozícii v balíku Microsoft Office 2019 ako súčasť predplatného Microsoft 365 a ďalších metód, je voľbou editorov PCMag.

Nie je to len pre čísla. Veľa ľudí naplní zdanlivo nekonečné siete Excel dátami a používa ich ako databázu s plochými súbormi. Môže sa stať relatívne efektívnym kontaktným manažérom alebo plnohodnotným manažérom vzťahov so zákazníkmi. Nie je to také šokujúce vidieť ľudí, ktorí ich používajú ako textový procesor, aj keď Microsoft Word zvyčajne sedí hneď vedľa neho.

Jedna vec, ktorú má takmer každý používateľ programu Excel, nie je dostatočne známa. Existuje toľko spôsobov, ako deliť čísla a čísla kocky, dať týmto údajom nový vzhľad a ešte viac je nemožné ich prepočítať. Na túto tému sú napísané celé knihy. Je však ľahké zvládnuť niektoré zo zaujímavejších a zložitejších tipov, ktoré vám spríjemnia prácu s programom a spôsobia, že budete vyzerať ako guru špičkových tabuliek vašej kancelárie. Takže kosti na niektorý alebo všetky tieto triky vyniknúť v Exceli.

Konce riadkov a zalamovanie textu

Písanie do buniek tabuľky môže byť frustrujúce, pretože predvolený text, ktorý napíšete, je, že bude pokračovať navždy bez toho, aby sa zalomil späť na nový riadok. Môžete to zmeniť. Vytvorte nový riadok zadaním Alt + Enter (stlačením klávesy Enter sa dostanete von z bunky). Môžete tiež kliknúť na možnosť Zabaliť text na karte Domovská stránka v hornej časti obrazovky, čo znamená, že všetky textové obaly sa nachádzajú priamo na okraji bunky, v ktorej sa práve nachádzate. Zmeňte veľkosť riadku / stĺpca a text sa znova zalomí.



Ctrl + Shift na výber

Existuje oveľa rýchlejší spôsob, ako vybrať množinu údajov, ako pomocou myši a potiahnutím kurzora. Kliknite na prvú bunku, ktorú chcete vybrať a podržte kláves Ctrl + Shift, potom stlačte šípku nadol a získajte všetky údaje v stĺpci dole, šípku nahor, aby ste získali všetky údaje vyššie, alebo šípku doľava alebo doprava a získajte všetko v riadok (samozrejme doľava alebo doprava). Kombinujte pokyny a získate celý stĺpec a všetko v riadkoch vľavo alebo vpravo. Vyberie iba bunky s údajmi (aj neviditeľné údaje). Ak používate kombináciu klávesov Ctrl + Shift + End, kurzor skočí do najnižšej pravej bunky s údajmi a vyberie všetko medzi nimi. Ak je kurzor v ľavej hornej bunke (A1), je to všetko. Ešte rýchlejšie: Ctrl + Shift + * (hviezdička) vyberie celú množinu údajov bez ohľadu na to, ktorá bunka je vybraná. ( Obrázok xuuxuu od Pixabay )



AutoFill

Toto nie je premýšľanie, ale ľahko sa prehliada. Začnete písať sériu opakujúcich sa vecí, ako sú napríklad dátumy (1/20/20, 1/2/20, 1/3/20 atď.) A viete, že ste na dlhý deň. Namiesto toho začnite sériu a presuňte kurzor na obrazovke do pravej dolnej časti poslednej bunky - popisovač výplne. Keď sa zmení na znamienko plus (+), kliknutím a potiahnutím nadol vyberte všetky bunky, ktoré potrebujete vyplniť. Magicky sa naplnia pomocou vzoru, ktorý ste začali. A tiež môže ísť o stĺpec nahor alebo doľava alebo doprava po riadku.

Ešte lepšie - môžete automatické dopĺňanie bez veľkého množstva vzorov. Znovu vyberte bunku alebo bunky, presuňte sa na úchytku výplne, kliknite a potiahnite. Dostanete ponuku možností. Čím viac údajov zadáte na začiatku, tým lepšia bude možnosť Vyplniť sériu pri vytváraní možností Automatického dopĺňania. Vyskúšajte tento tutoriál spoločnosti Microsoft.



Výplň Flash

Výplň Flash vyplní inteligentne stĺpec na základe vzoru údajov, ktorý vidí v prvom stĺpci (pomáha, ak je horný riadok jedinečným riadkom hlavičky). Napríklad, ak v prvom stĺpci sú všetky telefónne čísla formátované ako „2125034111“ a chcete, aby všetky vyzerali „(212) -503-4111“, začnite písať. Do druhej bunky by mal Excel rozpoznať vzorec a zobraziť, čo si myslí, že chcete. Stačí ich stlačiť kláves Enter. Funguje to s číslami, menami, dátumami atď. Ak druhá bunka nedáva presný rozsah, napíšte ešte niečo - vzor môže byť ťažké rozpoznať. Potom prejdite na kartu Údaje a kliknite na tlačidlo Vyplniť Flash. Ďalšie informácie nájdete v tomto návode na používanie spoločnosti Microsoft.



Text do stĺpcov

Povedzme, že máte stĺpec plný mien, prvý vedľa posledného, ​​ale chcete dva stĺpce, ktoré ich rozdelia. Vyberte údaje a potom na karte Údaje (hore) kliknite na položku Text do stĺpcov. Vyberte, či ich chcete oddeľovať oddeľovačmi (na základe medzier alebo čiariek - ideálne pre hodnoty údajov CSV) alebo pevnou šírkou. Pevná šírka sa využije, keď sú všetky údaje preplnené do prvého stĺpca, ale oddelené pevným počtom medzier alebo periód. Zvyšok je ako mágia, s ďalšími možnosťami pre určité čísla.



Prilepte špeciálne na transpozíciu

Máte veľa riadkov. Chcete, aby boli stĺpcami. Alebo naopak. Chceli by ste sa zblázniť pohybom vecí po bunkách. Skopírujte tieto údaje, vyberte možnosť Prilepiť špeciálne, začiarknite políčko Transponovať a kliknutím na tlačidlo OK prilepte do inej orientácie. Stĺpce sa stávajú riadkami, riadky sa stávajú stĺpcami.



Viac buniek, rovnaké dáta

Z nejakého dôvodu bude možno potrebné to isté písať znova a znova do buniek v pracovnom hárku. To je vzrušujúce. Stačí kliknúť na celú množinu buniek, buď potiahnutím kurzora, alebo podržaním klávesu Ctrl, keď kliknete na každú z nich. Zadajte ho na poslednú bunku a stlačte kláves Ctrl + Enter - a to, čo ste napísali, pôjde do každej vybratej bunky.



Prilepte špeciálne do vzorcov

Povedzme, že máte obrovské množstvo čísel v desatinnom formáte, ktorý chcete zobraziť v percentách. Problém je v tom, že číslica 1 by nemala byť 100%, ale to je to, čo vám Excel poskytne, ak jednoducho kliknete na tlačidlo Štýl percenta (alebo stlačíte Ctrl-Shift-%). Chcete, aby 1 bolo 1%. Takže musíte vydeliť 100. To je miesto, kde prichádza Paste Special.

Najprv napíšte 100 do bunky a skopírujte ju. Potom vyberte všetky čísla, ktoré chcete preformátovať, vyberte Vložiť špeciálne, kliknite na prepínač Rozdeliť a rozmach prechádza dynamitom: čísla sú prevedené na percentá. Funguje to tiež na okamžité sčítanie, odčítanie alebo násobenie čísel.



Použite grafiku v grafoch

Grafiku môžete vložiť do ľubovoľného prvku grafu programu Excel. Akýkoľvek prvok. Každá lišta, kúsok koláča atď. Môže podporovať svoj vlastný imidž. Napríklad vyššie je na výsečovom grafe štátna vlajka Južnej Dakoty (umiestnená výberom výrezu, pomocou rozbaľovacej ponuky Možnosti série a výberom „Výplň obrázka alebo textúry“), plus vnorené logo PCMag (umiestnené s Vložte tlačidlo Obrázky na karte). Môžete dokonca ísť s "bez výplne" vôbec, čo spôsobilo, že chýba plátok.

Klipart možno vystrihnúť a vložiť do prvku - dolárové bankovky, ktoré ukazujú vynaložené doláre, kvapkanie vody za náklady na inštalatérske práce, také veci. Miešanie a porovnávanie príliš veľkého množstva grafických prvkov neumožňuje čítať, ale možnosti, ktoré máte, sa oplatí pohrať. Skôr ako ich použijete, nechajte ich skontrolovať rezidentný grafický dizajnér.



Uložiť grafy ako šablóny

Excel má viac typov grafov, ako majú zuby a arašidy Jimmyho Cartera, ale je takmer nemožné nájsť predvolený graf, ktorý je ideálny pre vašu prezentáciu. Našťastie je schopnosť Excelu prispôsobiť všetky tieto grafy príkladom. Ale keď ich musíte znova vytvoriť? To je bolesť. To nemusí byť. Uložte pôvodný graf ako šablónu.

Po zdokonalení grafu naň kliknite pravým tlačidlom myši. Vyberte možnosť Uložiť ako šablónu. Uložte súbor s príponou CRTX do predvoleného priečinka šablón programu Microsoft Excel. Akonáhle to urobíte, použitie šablóny je tortu. Vyberte údaje, ktoré chcete zmapovať, prejdite na kartu Vložiť, kliknite na položku Odporúčané grafy a potom na kartu Všetky grafy a do priečinka Šablóny. V poli Moje šablóny vyberte ten, ktorý chcete použiť, a potom kliknite na tlačidlo OK.

Niektoré prvky, napríklad skutočný text v legendách a názvoch, sa nepreložia, pokiaľ nie sú súčasťou vybratých údajov. Získate všetky výbery písma a farieb, vloženú grafiku, dokonca aj možnosti série (ako napríklad tieň alebo žiara okolo prvku grafu).



Práca s bunkami naprieč listami

Tento, nazvaný 3D Sum, funguje, keď máte v pracovnom zošite viac hárkov, ktoré majú všetky rovnaké základné rozloženie, napríklad štvrťročné alebo ročné výkazy. Napríklad v bunke B3 máte vždy sumu dolára za rovnaký zodpovedajúci týždeň v priebehu času.

Na novom pracovnom hárku v zošite prejdite do bunky a zadajte vzorec ako = sum ('Y1: Y10'! B3). To naznačuje vzorec SUM (sčítanie vecí) pre všetky listy, ktoré sú označené ako Y1 až Y10 (hodnota 10 rokov), a pri každom pohľade na bunku B3. Výsledkom bude súčet všetkých 10 rokov. Je to dobrý spôsob, ako vytvoriť hlavnú tabuľku, ktorá odkazuje na neustále sa meniace údaje.



Skryť v obyčajnom videní

Je ľahké skryť riadok alebo stĺpec - stačí vybrať celú vec kliknutím na hlavičku písmena alebo čísla, pravým tlačidlom myši a výberom možnosti Skryť. (Zobrazenia môžete skryť tak, že vyberiete stĺpce na oboch stranách naraz, kliknete pravým tlačidlom myši a vyberiete možnosť Skryť). Čo však, ak máte len malú časť nevhodne umiestnených údajov, ktoré chcete skryť, ale napriek tomu chcete byť schopní pracovať? Jednoduchá. Zvýraznite bunky, kliknite pravým tlačidlom myši a vyberte možnosť Formátovať bunky. Na karte Číslo v hornej časti prejdite do kategórie a vyberte možnosť Vlastné. Do poľa Type: napíšte tri stredníky (;;;). Kliknite na tlačidlo OK. Teraz čísla nie sú viditeľné, ale stále ich môžete používať vo vzorcoch.



Skryť celý hárok

Váš typický zošit programu Excel - súbor, v ktorom pracujete - sa môže načítať s množstvom pracovných hárkov (každý list je označený kartou v dolnej časti, ktorú môžete pomenovať). Ak chcete, namiesto toho, aby ste ho vymazali, skryte hárok, aby boli jeho údaje stále k dispozícii nielen pre referenčné účely, ale aj pre vzorce na iných hárkoch v zošite. Pravým tlačidlom myši kliknite na spodnú kartu listu a vyberte príkaz Skryť. Ak ju potrebujete znova nájsť, musíte prejsť na kartu Zobrazenie hore, kliknite na položku Skryť a zo zobrazeného zoznamu vyberte názov hárka.

Na vrchu ponuky Zobraziť je tiež tlačidlo Skryť. Čo sa stane, keď na to kliknete? Skryje celý zošit , ktorý používate. Zdá sa, že ste súbor zavreli, ale Excel stále beží. Po ukončení programu sa zobrazí otázka, či chcete uložiť zmeny do skrytého zošita. Keď otvoríte súbor, program Excel vám poskytne to, čo sa javí ako prázdny zošit - dovtedy, kým znova nekliknete na položku Odkryť.



Použite osobný zošit pre makrá

Keď skryjete celý zošit, pravdepodobne sa zobrazí zošit, ktorý ste nevedeli, že ste ho skryli: súbor Personal.XLSB. Toto je vlastne osobný zošit Excel, ktorý ste pre vás vytvorili; otvorí sa ako skrytý zošit pri každom spustení programu Excel. Dôvod na použitie? Makrá. Keď vytvoríte makro, nefunguje v rámci každej jednotlivej tabuľky, ktorú vytvoríte v predvolenom nastavení (podobne ako v programe Word) - makro je viazané na zošit, v ktorom bol vytvorený. Ak však makro uložíte v Personal.XLSB, bude k dispozícii neustále vo všetkých tabuľkových súboroch. Trik spočíva v tom, že pri zaznamenávaní makra v poli „Uložiť makro do“ vyberte „Pracovný zošit pre osobné makro“. (Makro môžete nahrať zapnutím karty Vývojári - prejdite na kartu Súbor, vyberte položku Možnosti, kliknite na položku Prispôsobiť pásku a potom v poli Hlavné karty začiarknite políčko Vývojári, kliknite na tlačidlo OK.)



Pivot! Pivot!

PivotTabels boli venované celé knihy. Sú to súhrny vašej obrovskej zbierky údajov, ktoré uľahčujú analýzu informácií na základe vašich referenčných bodov. Napríklad, ak máte celú sadu stupňov pre všetkých svojich študentov vo všetkých testoch za celý rok, kontingenčná tabuľka vám môže pomôcť zúžiť veci na jedného študenta na jeden mesiac. Je na ňom, aby si s nimi zahral niekto s veľkými údajmi (najskôr si vytvorte kópiu pôvodných údajov, s ktorými si zahráte).

Ak ho chcete vytvoriť, skontrolujte, či sú všetky stĺpce a riadky označené tak, ako by mali byť, a potom na karte Vložiť vyberte kontingenčnú tabuľku. Ešte lepšie je vyskúšať možnosť Odporúčané kontingenčné tabuľky, aby ste zistili, či vám Excel dokáže zvoliť ten správny druh. Alebo vyskúšajte kontingenčnú tabuľku, ktorá vytvára kontingenčnú tabuľku so zahrnutým grafom, aby ste ju ľahšie pochopili.



Podmienene formát

Pozeráte sa na obrovské množstvo údajov a pýtate sa, kde sú najdôležitejšie miesta? Kto má najvyššie (alebo najnižšie) skóre, čo je päť najlepších atď.? Podmienené formátovanie programu Excel urobí všetko od ohraničenia zvýraznení po farebné kódovanie celej tabuľky. Do každej bunky dokonca postaví graf, takže na prvý pohľad si môžete vizualizovať hornú a dolnú časť čísel. (Vyššie sú najvyššie čísla v zelenej rýchlosti, najnižšie v zastavení červenej a so spektrom medzi nimi.) Pomocou podponuky Pravidlá zvýraznených buniek môžete vytvoriť ďalšie pravidlá na vyhľadávanie vecí, ako je napríklad text, ktorý obsahuje určitý reťazec slová, opakujúce sa dátumy, duplicitné hodnoty atď. K dispozícii je dokonca viac ako / menej ako možnosť, takže môžete porovnávať zmeny počtu.



Overte údaje a vykonajte rozbaľovacie ponuky

Vytvára sa tabuľka, ktorú budú môcť ostatní používať? Ak chcete vytvoriť rozbaľovaciu ponuku výberov, ktoré sa majú použiť v konkrétnych bunkách (aby ich nemohli zaskrutkovať!), Je to ľahké. Zvýraznite bunku, prejdite na kartu Údaje a kliknite na položku Overenie údajov. V časti Povoliť: vyberte možnosť Zoznam. Potom do poľa „Zdroj:“ zadajte zoznam s čiarkami medzi možnosťami. Alebo kliknite na tlačidlo vedľa poľa Zdroj a vráťte sa späť na ten istý list a vyberte sériu údajov - to je najlepší spôsob spracovania veľkých zoznamov. Tieto údaje môžete skryť neskôr, stále to bude fungovať. Overenie údajov je tiež dobrým spôsobom, ako obmedziť zadané údaje - napríklad zadať rozsah dátumov a ľudia nemôžu zadať žiadne dátumy pred alebo po zadaní údajov. Môžete dokonca vytvoriť chybovú správu, ktorú uvidia.



Vloženie snímky obrazovky

Program Excel zjednodušuje vytváranie snímok obrazovky ľubovoľného iného otvoreného programu na pracovnej ploche a jeho vloženie do pracovného hárka. Jednoducho prejdite na kartu Vložiť, vyberte položku Snímka a dostanete rozbaľovaciu ponuku so zobrazením miniatúry všetkých otvorených programov. Vyberte jeden a vložte obrázok v plnej veľkosti. Zmeňte veľkosť podľa vášho želania.



Vložte údaje programu Excel do programu Word

Pred tridsiatimi piatimi rokmi bola myšlienka umiestnenia údajov z Excelu do Wordu alebo PowerPointu ohromujúca vo svete Office Suites. Dnes na tom nie je nič. Či už beriete dátové bunky alebo plnohodnotný graf, skopírujte ich a vložte do iného programu. Je potrebné si uvedomiť, že ide o proces prepojenia a vloženia - ak zmeníte údaje v tabuľke, zmení sa to aj v programe Word DOC alebo PowerPoint PPT. Ak to nechcete, vložte ho ako grafiku. Použite na to vlastný nástroj Paste Special. Alebo pri prevzatí z Excelu prejdite na kartu Domov hore, vyberte ponuku Kopírovať a použite možnosť Kopírovať ako obrázok. Potom môžete grafiku vložiť do ľubovoľného programu.



Použite $ na zabránenie posunu

Pri písaní vzorca odkazujete na bunky podľa ich polohy, napríklad A1. Ak skopírujete vzorec a vložíte ho do nasledujúcej bunky nadol, Excel presunie túto odkazovanú bunku, takže namiesto toho by sa mala uviesť A2. Ak chcete zabrániť posunu, použite znak dolára ($). Napíšte $ A1 a vystrihnite a vložte napríklad do novej bunky, ktorá zabraňuje posunu v stĺpci (A); $ 1 zabraňuje posunu v riadku (1) a $ A $ 1 zabraňuje zmene posunu v ľubovoľnom smere pri kopírovaní vzorca.

Toto je užitočné, ak máte jednu bunku, ktorú chcete použiť v celej množine vzorcov. Povedzme, že chcete rozdeliť všetko na 100. Mohli by ste urobiť vzorec ako = (A1 / 100), ale to znamená, že nemôžete ľahko meniť 100 cez tabuľku. Vložte 100 do bunky B1 a použite = (A1 / B1) - ale potom, keď ich odrežete a prilepíte, zmení sa na = (A2 / B2), potom = (A3 / B3) atď. $ Opraví, že: = (A1 / $ B $ 1) je možné vystrihnúť a vložiť za sebou, ale referencia $ B $ 1 sa nikdy nezmení. Potom môžete podľa potreby zmeniť hodnotu 100 v bunke, aby ste mohli experimentovať s inými zmenami.



Vykonajte rýchlu analýzu

Ak neviete presne, aké informácie by ste chceli použiť na údaje v Exceli, skúste rýchlo prejsť pomocou ponuky Rýchla analýza. Vyberte údaje a kliknite na políčko Rýchla analýza, ktoré sa objaví v pravom dolnom rohu. Dostanete ponuku, ktorá sa objaví s možnosťami rýchleho použitia podmieneného formátovania, vytvorenia grafov, spracovania úhrnov, zobrazovania iskier a ďalších možností.



Skvelé klávesové skratky programu Excel

Excel, rovnako ako akýkoľvek vynikajúci softvér, má veľa vynikajúcich klávesových skratiek. Tu sú niektoré z najlepších.

Ctrl +; - Vloží dnešný dátum.

Ctrl + Shift +: - vloží aktuálny čas (dvojbodka je údajom, ktorý sa zobrazuje v hodinách, napríklad o 12:00).

Ctrl + Shift + # - Zmena formátu dátumu.

Ctrl + 5 - Aplikuje prečiarknutie textu v bunke.

Ctrl + 0 - Skryje aktuálny stĺpec.

Ctrl + 9 - skryje aktuálny riadok.

Ctrl + F6 - Prepína medzi otvorenými zošitmi (to znamená otváranie súborov programu Excel v rôznych oknách).

Ctrl + ` - To je značka prízvuku, hore tlačidlom 1. Toto kombinované prepína zobrazenie v hárku, aby sa zobrazili všetky vzorce.

Ctrl + PageUp alebo PageDown - rýchly prechod medzi listami v aktuálne otvorenom zošite.

F2 - začnite upravovať aktuálne vybranú bunku (oveľa rýchlejšie ako dvojité kliknutie).

Shift + F10 - otvorí ponuku pravým tlačidlom myši pre bunku, v ktorej sa nachádzate.



16 tipov pre Microsoft Word, ktoré sa potrebujete naučiť teraz

Myslíte si, že viete všetko o aplikácii Microsoft Word? Tu je niekoľko skrytých trikov a časovo úsporných hackov, ktoré potrebujete vedieť o aplikácii Redmond na spracovanie textu.