Sap business one profesionálne hodnotenie a hodnotenie

SAP SE je poctivý nemecký tvorca softvéru, ktorý zásobuje hlavne spoločnosti v 1000 krajinách sveta a špecializuje sa na špičkové databázy, plánovanie podnikových zdrojov (ERP) a finančný softvér, vrátane účtovníctva hlavnej knihy. SAP ERP (predtým SAP R3) je jednou z najrozšírenejších aplikácií ERP na globálnom trhu a drží sa tradičnej implementačnej cesty, ktorá si zvyčajne vyžaduje rozsiahle prispôsobenie, viacročné implementačné cesty a stovky tisíc dolárov za poplatky za poradenstvo.

To znamená, že pri tejto kontrole sa pozeráme na SAP Business One (ktorý začína v hosťovanej edícii Professional na 82 dolárov za používateľa za mesiac); predstavuje spoločnosť pre malé a stredné podniky (MSP). Testujeme to z hľadiska všeobecného finančného účtovníctva a ERP. Verzia, ktorú som testoval, bola SAP Business One pre vlastnú databázu HANA a analytický engine spoločnosti SAP; Business One je však k dispozícii aj vo verzii Microsoft SQL Server (v prípade, že vám to bude vyhovovať). Jedine Business One for HANA však ponúka viacnásobné možnosti, zatiaľ čo verzia Microsoft SQL Server je navrhnutá na použitie výhradne v USA.

Väčšina účtovných a ERP systémov pre malé a stredné podniky stále používa modulárny prístup, ktorý vám umožňuje spájať finančné účtovníctvo, riadenie vzťahov so zákazníkmi, riadenie ľudských zdrojov a komplexné riadenie zásob. SAP Business One Professional (ktorý je k dispozícii aj za užívateľskú licenciu na mieste Professional za 3 145 dolárov) má solídne účtovné jadro, ale integruje funkčnosť vo všetkých týchto oblastiach do viacerých modulov (čo znamená, že si môžete kúpiť oveľa viac ako vy) „v skutočnosti mienia používať), napríklad modul správy jeho výhod (BA) podrobne opísaný neskôr v preskúmaní.

Samotná vlastnosť zvyšuje merač komplexnosti Business One, ale zameranie softvéru na podporu zložitých a vysoko prispôsobiteľných obchodných a prevádzkových požiadaviek ho ešte viac komplikuje. Ak vaše podnikanie môže mať úžitok z tejto úrovne prispôsobiteľnosti a nevadí vám veľká počiatočná krivka učenia sa a implementácie, potom SAP Business One stojí za námahu. Podniky, ktoré hľadajú niečo trochu jednoduchšie a navrhnuté pre cloud, budú mať lepšie výsledky s víťazmi Editors 'Choice Intacct (na strane finančného účtovníctva) a NetSuite OneWorld (pre všestranné systémy ERP).

Nemysli na to ako na informačný panel

Testoval som produkt Business One pomocou pripojenia vzdialenej pracovnej plochy (RDP) k serveru SAP s verziou HANA. Aj keď bol tento testovací účet udržiavaný na vlastných serveroch SAP, je dôležité si uvedomiť, že som pracoval s miestnou verziou softvéru, nainštalovanou na virtuálnych serveroch a hostovanou v cloude. Verzia SAP Business One Cloud je iné zviera, ktoré bolo navrhnuté špeciálne pre cloudový prístup založený na prehľadávači a používa servisnú vrstvu spravovanú výlučne spoločnosťou SAP.

To je pravdepodobne jeden z dôvodov, prečo som mal problémy s prístupom k testovacej inštancii pomocou prehliadača. SAP tvrdí, že je prístupný aj pomocou webového prehľadávača Firefox, ktorý je v súčasnosti (a prekvapivo) jediný podporovaný webový prehľadávač. To pre mňa nikdy nefungovalo, ale spoločnosť SAP ma uistila, že na tom pracujú. Bez ohľadu na to, ako pristupujete k systému, prvá obrazovka, ktorú uvidíte, je palubná doska „Cockpit“ spoločnosti SAP. Kokpit je vysoko prispôsobiteľný, zobrazuje relevantné údaje na úrovni používateľa a slúži ako užitočný portál na navigáciu v systéme ako celku.

Tento navigačný systém sa skladá z troch častí - pásu s pruhmi v hornej časti kokpitu, vertikálneho bočného panela s ponukou na ľavej strane obrazovky a widgetov zobrazených na prístrojovej doske. Horná lišta s pásikmi je jednoduchý spôsob, ako analyzovať záznamy. Napríklad, ak ste v súbore Nákupné objednávky, na paneli nástrojov sú šípky, ktoré sa pohybujú dopredu a dozadu.

V ponuke ľavého bočného panela sa dostanete na akúkoľvek transakciu, obrazovku zadávania údajov alebo správu v systéme. Je rozdelená do funkčných oblastí, ako je správa, financie, predaj, nákup, príležitosti (v zásade CRM) a ďalšie, vrátane časti s názvom Prehľady. Inventár a mzdy sú tiež v hlavnej ponuke. Kliknutím na nadpis sa otvoria úrovne. Môžete zadávať alebo prezerať transakcie alebo generovať výkazy vrátane základných finančných výkazov. SAP Business One poskytuje tri zo štyroch základných finančných výkazov. Samostatný výkaz zmien nerozdelených zárobkov nepatrí medzi tieto prehľady, ale ak je to skutočne potrebné, vygenerovanie v programe Microsoft Excel je ľahké.

Kokpit poskytuje aj ďalší spôsob zadávania, prístupu a vykazovania údajov. Widgety na obrazovke sú pohyblivé, čo znamená, že ich môžete pridávať a mazať v závislosti od individuálnych potrieb používateľov a je k dispozícii značné množstvo preddefinovaných widgetov. Môžete tiež upravovať existujúce widgety alebo si vytvoriť svoje vlastné obsahujúce informácie, ktoré potrebujete pre svoju konkrétnu pozíciu. Keď umiestnite kurzor myši na dátový bod v miniaplikácii, zobrazí sa malá obrazovka s podrobnejšími údajmi o tomto dátovom bode. Toto je definované v miniaplikácii a rovnako ako väčšina aspektov systému je upraviteľná a prispôsobiteľná. Celkovo je tento spôsob zobrazovania údajov v miniaplikáciách typický vo väčších účtovných a ERP aplikáciách a nájdete ho vo väčšine konkurencie vrátane aplikácií zameraných na cloud, ako sú Intacct alebo NetSuite OneWorld. Nové widgety môžete vytvárať pomocou voľby všadeprítomnej analýzy v ponuke bočného panela.

Obzvlášť pozoruhodné sú dve widgety. Miniaplikácia Common Function je tabuľka skratiek pre operácie, ktoré vykonávate najčastejšie. Zistil som, že je to pohodlný spôsob, ako nastaviť vlastnú sadu klávesových skratiek pre konkrétnu osobu, aj keď by to bolo možné uplatniť aj na úrovni departementov. Ďalším cenným widgetom je Workbench. Pracovný stôl sa skladá zo všetkých dokumentov a správ týkajúcich sa konkrétneho pracovného postupu. V testovacej spoločnosti, ktorú som vytvoril na testovanie, bol tento widget nastavený pre proces predaja a bol v podstate vývojovým diagramom počas celého procesu, od generovania odhadu cez systém pohľadávok. Vedľa ikony pre čiastkový proces je malá šípka nadol a kliknutím na ňu zobrazíte prehľady týkajúce sa tejto časti pracovného postupu. Poskytujú sa štyri pracovné stoly - predaj, nákup, zásoby a finančné prostriedky.

Pri testovaní sa často používajú ďalšie dva navigačné pomôcky. Ak je otvorené okno grafu, kliknutím pravým tlačidlom myši alebo dvojitým kliknutím na číslo riadka sa zobrazia všetky podrobnosti o transakcii riadka. Podrobnosti o údajoch sú často omnoho viac ako údaje zobrazené na otvorenom okne. Niektoré položky riadku budú mať tiež oranžovú šípku smerujúcu na jednu alebo viac položiek zobrazených v riadku. To znamená, že môžete prejsť do daného údaja. Napríklad v prehľade zobrazujúcom položku inventára by kliknutie na oranžovú šípku vyvolalo popis, umiestnenie a cenu položky, ako aj číslo na sklade alebo ak je položka na objednávku.

Bez ohľadu na organizačnú štruktúru je systém číslovania účtov dostatočne flexibilný, aby ho zvládol. SAP Business One poskytuje štyri predvolené segmenty účtov (celkový účet, členenie, región a oddelenie) a môžete definovať až 10 segmentov, čím získate väčšiu podrobnosť účtu.

Pri mojom testovaní účtovníctva v hlavnej knihe som sa predovšetkým pozrel na časť Účtovná kniha v celkovom systéme, ale SAP Business One Professional má rovnako výkonné účty pohľadávok a pohľadávok, mzdy, dlhodobý majetok a zásoby. Najmä v prípade zásob je systém účtovníctva na základnej úrovni často nedostatočný. Systém Business One's Inventory poskytuje možnosť používať rôzne metódy kalkulácie na rôzne typy položiek inventára a tiež poskytuje kiting a kusovník (kusovník).

Multikultúrne funkcie v HANA verzii aplikácie sú robustné a vy môžete udržiavať delenie mien v iných geografických oblastiach, ktoré sa pri uzávierke konvertujú na americkú menu. Business One vykonáva túto konverziu v reálnom čase iba na konci obdobia, ale môže simulovať aproximáciu konverzie pre správy v polovici obdobia. V závislosti od vašich potrieb môže predstavovať problém neschopnosť skutočnej konverzie meny v reálnom čase v ktorýkoľvek deň alebo čas, hoci pre väčšinu používateľov bude postačujúca konverzia na konci obdobia pomocou oceňovania deň uzávierky.

Dobré ísť?

Pre mobilných používateľov existujú dobré aj zlé správy. Zlá správa: v čase písania tohto textu webová verzia SAP Business One Professional podporuje iba jeden prehliadač - Mozilla Firefox. Dobrou správou je, že Firefox je k dispozícii pre operačné systémy iOS, Android, Windows a Mac. SAP však túto schopnosť prístupu ešte stále vyžehliť. Pri testovaní som nemohol získať prístup k systému SAP Business One pomocou Firefoxu, a to ani z môjho PC.

Spoločnosť SAP si je vedomá týchto problémov, má zdroje, ktoré musí znášať, a pozná hodnotu mobilného prístupu a BYOD (prineste si vlastné zariadenie), takže nepochybujem o tom, že mobilný prístup bude v krátkom čase funkčný. Odporúčam vám však, ak je táto funkcia pre vaše podnikanie dôležitá, uistíte sa, že predajca, s ktorým pracujete, môže na vašich zariadeniach preukázať funkčný prístup Firefoxu.

Správa výhod

V našom hlbšom pohľade na ďalšie, voliteľné moduly a možnosti SAP Business One sme začali s účtovníctvom a potom sme presunuli abecedu nadol na správu výhod. Podobne ako všetky ostatné doplnkové moduly, ktoré môže vaša spoločnosť začleniť do platformy SAP, aj modul Benefit Management je vysoko konfigurovateľný pre komplexné a podrobné plány výhod a balíčkov v podnikoch. BA modul je súčasťou komponentu mySAP HR modulu a je integrovaný do mzdového modulu SAP a spolieha sa na flexibilný rámec a automatizované pracovné toky na zefektívnenie riadenia ľudských zdrojov.

Modul je rozdelený na niekoľko kľúčových komponentov. Pre správcov výhod ponúka SAP sadu nástrojov, ktoré zahŕňajú sprievodcu registráciou na konfiguráciu vlastných plánov a výhod v rámci lekárskeho, dentálneho a vizuálneho pokrytia. Zahŕňa tiež nástroj na kontrolu oprávnenosti a integruje sa s hlavnými poskytovateľmi programov s cieľom získať podrobnosti o pokrytí. Rovnako ako v prípade softvéru BA, ako je BambooHR a Namely, modul obsahuje aj funkcie na oznamovanie výhod na agregáciu a sumarizáciu údajov o výhodách medzi zamestnancami a plánmi, spolu so schopnosťou zostavovať vlastné správy o výhodách.

Na strane zamestnanca modul BA prevádzkuje portál zamestnaneckého samoobsluhy, kde si užívatelia môžu prezerať svoj plán výhod a pokrytia a vykonávať zmeny vo výbere svojich výhod. Modul nejde príliš hlboko do prémiových výhod a výhod, ale vzťahuje sa na základné zdravotné plány, poistné plány, flexibilné účty výdavkov (FSA) a sporiace plány, napríklad 401 tis.

Užívateľská skúsenosť (UX) je v súlade s princípmi navrhovania SAP, čo znamená, že má starobylý dizajn barebone podobný návrhu Fairsail HRMS. Ponúka hlboké podrobné prispôsobenie pomocou proprietárnych schém zobrazovania a parametrov infotypu spoločnosti SAP. Celkovo je modul cenným doplnkom k ERP schopnostiam organizácie, hoci jeho samostatná hodnota a vykonávanie BA je ďaleko od funkcií, funkčnosti a intuitívneho UX z ponuky Editorov na výber.

Dobrý vzťah je dôležitý

CRM je kľúčovou súčasťou každej modernej organizácie podnikového predaja - natoľko, že sa spoločnosť SAP rozhodla neoznačiť svoje CRM funkcie ako „CRM“, ale namiesto toho ich označí ako „obchodné príležitosti“. Zákazníci (a potenciálni zákazníci) sú nastavení v časti Predajná objednávka systému, importovaní z aplikácie Microsoft Outlook alebo zadaní prostredníctvom obrazovky Predajná príležitosť. Obrazovka Predajná príležitosť vám umožňuje importovať existujúceho zákazníka alebo potenciálneho zákazníka kliknutím na pole „Kód obchodných partnerov“, ktoré potom zobrazí zoznam obchodných partnerov. Ostatné polia v tomto zázname vám umožňujú zadať príležitosť (tj ktoré položky alebo služby, ktoré chcete prezentovať), predpokladaný dátum uzávierky a fázu tohto procesu predaja.

Fázy predaja sú prevzaté z tabuľky, ktorú vytvoríte, pričom fázy predaja sú vedené cez stretnutia a ponuky alebo iné míľniky a (dúfajme) nakoniec končia objednávkou. V každej fáze zadáte aj odhadované percento zatvárania. Nemusíte prejsť každou fázou s každým potenciálnym zákazníkom, ale konečné percento sa používa na predpovedanie pravdepodobnosti skutočného získania objednávky. Ako užitočné to závisí do veľkej miery od vašich vlastných odhadovacích metrík, ale prístup Business One je určite zaujímavý.

Dokumentácia SAP Business One „To Go“, ktorá je základnou používateľskou príručkou, podrobne popisuje tento proces (a ďalšie) a je to dokument, ktorý je potrebné prečítať pre všetky podniky zvažujúce softvérový systém. Rovnako ako v prípade každej aplikácie CRM, SAP Business One má schopnosť vytvárať a spravovať kampane, najmä prostredníctvom sprievodcu správou kampaní, ktorý sa mi ľahko použil. Súčasťou procesu predaja je aj schopnosť vytvárať a udržiavať servisné zmluvy, karty vybavenia zákazníkov a vytvárať servisné hovory.

Silné riadenie zásob

SAP Business One Professional je evidentne dobrý v riadení širokej škály obchodných organizácií, ale je tiež dobrý v riadení ľahkých výrobných a skladových jednotiek - aj keď jeho schopnosti trochu zaostávajú za tými, ktoré sa špecializujú na túto vertikálu, napríklad Epicor.

Inventár SAP Business One Professional je zvlášť vhodný pre malé a stredné podniky (MSP). Aj keď má niektoré funkcie, ktoré sú potrebné v reťazci výrobnej inventúry, neposkytuje dostatok podpory na podporu skutočnej operácie na sklade. Aj v rámci modulu Zásoby má systém SAP Business One Professional rozsiahle analýzy a prediktívne schopnosti.

Modul Plánovanie materiálových zdrojov (MRP), ktorý chýba v niekoľkých systémoch základnej úrovne, ako je napríklad Cougar Mountain Denali Summit, vám umožňuje vykonať veľké množstvo analýz a predpovedí a tieto schopnosti sa ďalej posilňujú vo funkcii Inteligentná predpoveď. Táto funkcia používa buď „Triple Exponential Smoothing“ alebo „Lineárna regresia so tlmeným trendom a sezónnym nastavením“ na vytvorenie presných predpovedí o vašich budúcich potrebách predaja a inventára, pričom aplikácia vyberie najvhodnejšiu metódu vzhľadom na množstvo a typ zadaných údajov. Tento výsledok predpovede sa môže použiť ako vstup do sprievodcu MRP, ktorý vás prevedie procesom zadávania parametrov potrebných na vygenerovanie predpovede objednávok a súpisu potrebného na ich splnenie (tj nákupných objednávok). Alebo, ak ho používate s výrobnými modulmi, potom na výrobných zákazkách potrebných na vytvorenie inventára, ktorý potom spĺňa požiadavky na predaj. Môžete nastaviť minimálnu a maximálnu úroveň zásob a vykonať analýzu ekonomického množstva objednávky (EOQ), aby ste udržali optimálnu úroveň zásob na splnenie predpokladaného predaja a zároveň minimalizovali celkové náklady a pravdepodobnosť stavu mimo skladu.

Na účely stanovenia ceny vášho inventára poskytuje SAP Business One Professional funkčnosť pre všetky štyri hlavné metódy kalkulácie, vrátane First-In First-Out (FIFO), Moving Average, Stand Stand a Cost Serial / Batch. Metóda Serial / Batch costing vám umožňuje priraďovať náklady jednotlivým položkám v inventári, čo je v podstate cena konkrétnych položiek. To, čo nenájdete, je podpora metódy Last-In First-Out (LIFO), ale tento spôsob robenia vecí sa stratil z výhod, takže je nepravdepodobné, že by to potrebovali novšie a menšie operácie.

Funkcie zásob v SAP Business One Professional sú orientované okolo skladu. Sklad môžete určiť ako sklad typu drop-ship, ako sklad bin alebo jednoducho „sklad“. Po určení ako sklad zásobníka však musí byť každá položka priradená k zásobníku, aj keď môžete mať „všeobecný“ zásobník, ktorý môže obsahovať viacero rôznych položiek. Po zriadení zásobníkov musí mať každá transakcia (príjem, dodávka, prevody, výrobná objednávka alebo nákup) číslo zásobníka. Čísla zásobníkov môžu byť označené čiarovým kódom a systém môže pomocou týchto priradení zásobníkov udržiavať zoznamy kusovníkov (KM), zostavovať a vyberať zoznamy. Modely BoM sa vytvárajú a udržiavajú v produkčnom module, hoci sú zásoby, predaj, nákupy, MRP a výroba pevne integrované a tieto vlastnosti sa pohybujú medzi modulmi v závislosti od konkrétnej položky a transakcie, ku ktorej používateľ pristupuje.

SAP Business One Professional neposkytuje veľké množstvo prehľadov v konzervách, hoci obsahuje správy, ktoré budete s najväčšou pravdepodobnosťou často používať. A môžete určiť, ktoré kľúčové ukazovatele výkonnosti súvisiace s inventárom (KPI) sa majú zobraziť na vstupnej stránke Zásoba, čo je tiež užitočné. Ak požadujete vlastné vykazovanie, nezabudnite, že nástroj na vykazovanie pre väčšinu produktov SAP, vrátane Business One Professional, je Crystal Reports, ktorý je v skutočnosti produktom SAP. Aj keď je to vynikajúci nástroj na vytváranie prehľadov, jeho používanie nie je zvlášť jednoduché. Takže mať niekoho interného alebo konzultanta skúseného v tejto aplikácii na nahlasovanie je pravdepodobne dobrý nápad.

Celkovo, rovnako ako v prípade ostatných komponentov SAP Business One Professional, som zistil, že modul Zásoby je niekedy ťažké používať občas. Niektoré obrazovky s údajmi môžu byť tupé a neintuitívne a nie vždy je jasné, čo zadať do poľa alebo kam nájsť potrebné údaje. Napriek tomu je kompenzácia veľmi komplexný systém pomoci a vynikajúca dokumentácia pre tých, ktorí sú ochotní vynaložiť úsilie.

Nad a za

SAP Business One poskytuje komplexný a sofistikovaný finančný systém, ktorý sa ľahko rozširuje o ďalšie funkcie skutočného ERP systému, vrátane modulov pre výrobu, HR, CRM a MRP. Vďaka pokročilým funkciám databázy SAP HANA je dokonca možné sledovať projekty a vykonávať prediktívnu obchodnú analýzu.

Nevýhodou tejto schopnosti je, že celý systém je dosť zložitý. Prechod na konkrétnu funkciu je jednoduchý. Zvyčajne existuje niekoľko spôsobov, ako sa dostať ku konkrétnej transakcii alebo prehľadu, a viac vrstiev podrobností, čo znamená, že môžete byť tak podrobní, ako väčšina používateľov bude chcieť alebo potrebuje. Porovnávacia tabuľka ukazuje asi 150 dostupných štandardných správ, hoci toto číslo je trochu klamlivé. Rovnako ako všetky dostupné možnosti prehľadov môžete získať akýkoľvek typ prehľadu, ktorý chcete alebo potrebujete.

Avšak v mnohých prípadoch, keď budú mať všetky dostupné možnosti prehľadov na niekoľkých úrovniach, môže byť vytvorenie neštandardnej správy dôležitou úlohou. Našťastie je veľmi ľahké exportovať správu do programu Microsoft Excel a tam s ňou manipulovať. Crystal Reports je tiež k dispozícii, a ak máte niekoho vo svojom podnikaní, ktorý má skúsenosti s touto aplikáciou, môže byť jednoduchšie vygenerovať s tým niektoré svoje prehľady. Základná databáza Microsoft SQL Server a HANA je dostupná prostredníctvom systémového správcu Studio Manager, ktorý vám umožňuje vytvárať zložité dotazy, generovať obrazovky formulárov a vytvárať widgety.

Spodný riadok

V systémoch MSP nie je nadmerné bohatstvo neobvyklé a SAP Business One trpí touto „chorobou“ rovnako ako mnoho iných systémov ERP MSP zahrnutých v tomto kole. A so všetkými z nich je riešením ísť do implementácie s jasnou predstavou o tom, aké úlohy budú vaši zamestnanci a predajca / partner zohrávať pri inštalácii a konfigurácii systému.

Nakoniec, jedným z najdôležitejších faktorov pri prechode na systém, ako je SAP Business One, je uvedomiť si, že bezproblémové uvedenie do prevádzky nebude rýchle. S menšími účtovnými aplikáciami, ako je QuickBooks, a mnohými novšími stredne veľkými účtovnými systémami založenými na cloude, môžete tento systém nainštalovať sami alebo pomocou svojho účtovníka za pár dní a vyškoliť niekoho, aby ho používal za spravidla deň alebo dva. Neočakávajte, že to bude prípad systému SAP Business One alebo iných aplikácií strednej triedy testovaných v tomto kole, najmä ak sú postavené na tradičných rámcoch v štýle ERP, ako napríklad Open Systems Traverse.

Realisticky by ste mali naplánovať implementáciu, konfiguráciu a testovanie na niekoľko týždňov. Mali by ste tiež dostať jasnú ponuku od vášho partnera SAP alebo VAR o tom, koľko tieto služby zvýšia k celkovým nákladom systému. Ak chcete získať predstavu o tom, čo sa podieľa na používaní a úprave aplikácie, prejdite na stránku YouTube. Existujú desiatky ukážok a návodov, ktoré by vám mali poskytnúť slušnú predstavu o tom, čo môžete očakávať.

SAP Business One je robustný systém a so správnym predajcom / partnerom bude vynikajúcou voľbou pre mnoho malých a stredných podnikov. Nezabudnite však, že vaše podnikanie bude potrebovať účtovnícke aj IT odborné znalosti, aby skutočne produktívne využili tento systém.