Obsah:
Video: How to Achieve Inbox Zero - 4 Email Productivity Hacks (November 2024)
obsah
- Push for Zero Email
- Komunikácia neobsahuje e-mail
V roku 2011 Thierry Breton, generálny riaditeľ a predseda francúzskeho Atosu, odvážne uviedol, že do troch rokov plánuje odstrániť e-mail spoločnosti. Táto myšlienka vyvolala rovnako kontroverziu ako uznanie. Teraz sú tieto tri roky hore. Ako to urobila spoločnosť?
Telefonicky som dohnal Marca Bovense, globálneho programového manažéra spoločnosti Zos Email v spoločnosti Atos, aby som zistil, či spoločnosť zasiahla svoju značku. Bovens vysvetlil, že tlak na nulový e-mail bol v skutočnosti súčasťou väčšieho zamerania na zdravie zamestnancov. Ľudia v Atose (podobne ako všetci ostatní, ktorí celý deň sedí pred počítačovým terminálom) sa cítili ohromení e-mailom alebo presnejšie informáciami, ktoré spôsobujú e-maily.
Atos nie je malý štart. Spoločnosť zamestnáva viac ako 76 000 ľudí v 52 krajinách. Atos je medzinárodná spoločnosť v oblasti IT služieb, ktorá pracuje s rozsiahlym spektrom firiem - od bankového priemyslu po obranu a bezpečnosť. Ako získate všetkých tých ľudí, ktorí vykonávajú obrovskú prácu, od vzájomnej komunikácie prostredníctvom e-mailu?
Jill Duffy: Atos oznámil cieľ 2011 zbaviť sa všetkých interných e-mailov do troch rokov. Táto trojročná známka už prešla a ja som zvedavý: Ako to ide?
Marc Bovens: Trojročné obdobie sa skončilo začiatkom tohto roka vo februári. Naozaj sme dosiahli niekoľko dôležitých míľnikov pre program, z ktorých najdôležitejší je riešenie preťaženia informáciami.
Už sme publikovali a oznámili sme, že sme dosiahli 60% zníženie e-mailov. Toto je samozrejme kompenzované prácou iným spôsobom a použitím novej sady nástrojov vedľa aplikácie Outlook pre e-mail.
JD: Môžete mi povedať niečo o tých nástrojoch, ktoré používate?
Je zrejmé, že tieto tri sú dobre integrované. Napríklad v rámci platformy ZEN-BlueKiwi sme integrovali Lync pre prítomnosť. Ľudia môžu kliknúť na ľubovoľný obrázok a začať okamžité správy alebo začať hovor cez internet. Máme dobrú integráciu medzi komunitami a webmi SharePoint, aby sa ľudia mohli ľahko pripojiť k komunite pre spoluprácu BlueKiwi.
Aby sme sa trošku zaoberali otázkou, aké boli fázy [zavádzania pre plán s nulovým e-mailom], strávili sme v prvom roku veľa času tým, čo nazývame „emailová etiketa“. Začali sme tiež trénovať naše manažérske tímy.
JD: Keď poviete „e-mailovú etiketu“, máte na mysli, keď je vhodné versus kedy nevhodné používať e-mail na komunikáciu?
MB: Správne. Pozitívne sme chceli ľudí motivovať k osobným rozhovorom, napríklad, keď je to najvhodnejšie. Mali sme prudký nárast v prijímaní Lync. Ľudia naozaj začali používať instant messaging, ale aj zdieľanie aplikácií a videokonferencie cez Lync. Naozaj to bola zmena správania pomocou správneho nástroja pre správnu aplikáciu.
JD: Ako si myslíte, že to zmenilo kultúru spoločnosti?
MB: Bolo ľahšie stať sa viac zameraným na zákazníka. Ako viete, Atos je skutočne veľká spoločnosť. V priebehu rokov sme akvizíciou veľa rástli. Zameriavame sa na to, čo nazývame opakujúce sa príjmy, teda dlhodobé kontakty. Tento [prechod na používanie iných komunikačných nástrojov] skutočne priniesol novú úroveň zamerania na zákazníka. Prečo? Pretože je teraz pre ľudí také ľahké zakladať komunity zákazníkov a mať globálnu tímovú prácu na riešení problémov zákazníkov v komunite. V minulosti ste prostredníctvom e-mailu dostali zbytočné množstvo e-mailov, napríklad v dôsledku toho, že ľudia úplne nespolupracovali. To je jeden z kľúčových výsledkov tohto programu.
Druhou je, že sme Atos opäť zmenšili. Jednoduchá skutočnosť, že máte zoznam profilov, ktoré ľudia udržiavajú na podnikovej sociálnej sieti, v kombinácii samozrejme s účasťou Lync, vám oveľa ľahšie nájde vašich kolegov, aby mohli začať diskusiu, alebo sa pripojiť ku komunite, o ktorej si myslíte, že je zaujímavé. Vďaka tomu je Atos malý a vytvára dôveru.
Máme veľa odborníkov v rôznych oblastiach, ale sú rozptýlení po celom svete. Je to jednoduchšie pre ľudí, aby spolupracovali, keď máte trochu dôvery vo vzťah, trochu porozumenia vzájomným odborným znalostiam a jednoduchšej spolupráci. Toto prinieslo toto späť - a možno som príliš melancholický -, ale prinieslo to späť tento útulný pocit spoločnosti, v ktorej ľudia môžu spolupracovať. To nie je niečo, čo môžete urobiť iba s e-mailom alebo len s SharePoint.
Je to skutočne výsledok spôsobu, akým sme to urobili, čo je stále celkom jedinečné. Mnoho spoločností začalo iniciatívy v oblasti sociálnej spolupráce. Robia pilota. Potom urobia iného pilota a pokúsia sa ho predĺžiť tak, aby nakoniec skončilo s prijatím celej spoločnosti. Ale urobili sme to inak. Na začiatku sme strávili veľa času tým, že sme ľuďom vysvetľovali, že musíme zmeniť naše spoločné správanie, že napríklad potrebujeme, aby manažéri zmenili štýl riadenia.
Máme veľký školiaci program pre manažérov, aby porozumeli výhodám spolupráce a aby aj oni pracovali inteligentnejšie v tomto kontexte spolupráce v komunitách v podnikovej sociálnej sieti.
JD: Keď ste sa rozhodli znížiť interný e-mail - a som rád, že som počul 60 percent; to je skutočne pôsobivé číslo - aký bol pôvodný impulz na to?
MB: To sme nazvali program. Jednou z ambícií Atosu je posunúť sa v rebríčku toho, že je skvelým miestom na prácu tým, že trávi čas a pozornosť na tom, čo treba zlepšiť na základe vstupov a spätnej väzby od našich zamestnancov.
V tom čase sme skutočne dostali silné signály, že e-mail sa stal problémom - alebo možno nie e-mailom, ale preťažením spôsobeným e-mailom.
Všetky tieto zneužitia e-mailu viedli k tomu, že ľudia boli veľmi nepohodlní. Čas, ktorý ľudia trávili e-mailom, sa blížil, v niektorých z našich tímov 30 alebo dokonca 40 percent času spoločnosti!
V kombinácii so skutočnosťou, že sme sa začali pýtať na všetky druhy otázok, napríklad: „Myslíte si, že je to dobrý čas?“ pretože možno to nie je problém, že trávime 40 percent času prácou s e-mailmi a triedením e-mailov a reagovaním na e-maily. Vo všeobecnosti sa to však považovalo za väčšinou neproduktívne.
Takže sme tu, vedenie veľkej spoločnosti a vaši zamestnanci vysvetľujú, že 40 percent toho, čo robia, je otázne z hľadiska hodnoty pre spoločnosť.
