Microsoft Visio Pro pre kanceláriu 365 hodnotenie a hodnotenie

Zvyčajne to bolo bremeno na kreslenie vývojových diagramov, organizačných schém, pôdorysov, sieťových diagramov a iných vizuálov bežne používaných v podnikaní. Program Visio bol jedným z najskorších kusov softvéru, ktorý zjednodušil, ako sa to stalo, a to poskytnutím vopred pripravených tvarov a objektov, a nie virtuálnych pier a uhlopriečok. Program Visio, ktorý vlastní spoločnosť Microsoft od roku 2000, je stále jednou z najdôležitejších vývojových a diagramových aplikácií, ktoré sú k dispozícii. Je to výkonný a plný možností, ale je to najlepšie pre väčšie podniky s určitou podporou IT, pretože proces nákupu a nastavenia je mätúci.

Nákup a nastavenie

Získanie programu Visio je zložité z niekoľkých dôvodov. Súčasťou problému je, že nemôžete jednoducho ísť na webovú stránku a kúpiť si program Visio. Najprv sa musíte uistiť, že máte alebo sa zaregistrujete pre ten správny druh účtu Microsoft, či už ide o obchodný účet (keď sa zaregistrujete, dostanete e-mailovú adresu, ktorá končí na „onmicrosoft.com“) alebo účet v kancelárii 365 predplatné. Potom v závislosti od toho, aký účet máte a ktorú verziu balíka Office ste nainštalovali, musíte zistiť, ktorú verziu programu Visio môžete nainštalovať. Keď sa prihlásite do svojho účtu Microsoft, webová stránka aspoň skontroluje vašu spôsobilosť a vyzve vás na správne možnosti, ale dosiahnutie tohto bodu si vyžaduje nejakú prácu.

Ďalšou prekážkou je, že program Visio je k dispozícii iba ako lokálne nainštalovaný softvér v systéme Windows. Nemôžete ho použiť na počítačoch Mac alebo Linux a neexistuje žiadna verzia založená na prehliadači. Napriek svojmu názvu nie je Visio Online plne funkčnou webovou aplikáciou. Viac o tom za chvíľu. V dobe, keď je toľko obchodného softvéru výlučne na webe a k nemu sa môžete dostať z ľubovoľného počítača s pripojením na internet, môže to byť dosť frustrujúce, aby vás odvrátilo od začiatku. Všetky ostatné testovacie aplikácie, ktoré som testoval - Creaely, Draw.io, Gliffy, Lucidchart a SmartDraw - ponúkajú webové aplikácie.

Za predpokladu, že sa dostanete tak ďaleko, existujú tri aktuálne verzie programov Visio: Visio Standard 2016, Visio Pro 2016 a Visio for Office 365 (čo je verzia, ktorú som tu skontroloval). Dve staršie verzie, Visio 2010 a Visio 2013, sa stále kopajú okolo seba a môžu byť pre niektorých ľudí tou správnou verziou v závislosti od ich systémových požiadaviek a účtu Microsoft. Ďalšie informácie o programoch Visio 2010 a 2013 nájdete v porovnávacej tabuľke spoločnosti Visio od spoločnosti Microsoft.

Programy Visio Pro pre Office 365 (verzia, ktorú som testoval) a Visio Pro 2016 sú takmer totožné, okrem toho, že s programom Pro for Office si kupujete predplatné, ktoré obsahuje aktualizácie produktu hneď po jeho sprístupnení. Verzia Pro for Office má tiež niekoľko ďalších šablón a tvarov, najmä tých, ktoré sa týkajú vzdelávania. Visio Standard sa však líši v tom, že neobsahuje podporu pre spoluprácu a má oveľa menej šablón a tvarov.

Stanovenie cien a porovnávanie

Visio Pro pre Office 365 sa predáva na základe predplatného. Stojí to 15, 50 dolárov za mesiac alebo 13 dolárov za mesiac s ročným záväzkom, ktorý vyjde na 156 dolárov za rok. Visio Standard 2016 stojí 299, 99 dolárov a Visio Pro 2016 stojí 589, 99 dolárov. Obidve tieto dve ceny sú jednorazové poplatky.

V porovnaní s inými aplikáciami na vytváranie diagramov je program Visio drahý. Napríklad softvér Lucidchart je pre tento druh softvéru špičkovým nástrojom, ktorý stojí iba 5, 95 dolárov mesačne alebo 59, 40 dolárov ročne pre účet jedného používateľa Basic. Účet Pro, ktorý je úrovňou, ktorú odporúčam, stojí 9, 95 dolárov mesačne alebo 107, 40 dolárov ročne. Lucidchart je k dispozícii iba v prehliadači, takže sa nemusíte starať o kompatibilitu.

SmartDraw je tiež voľbou editora a jeho cena je bližšie k Visio. Online verzia s názvom SmartDraw Cloud stojí 179, 40 dolárov ročne. SmartDraw má tiež aplikáciu pre stolné počítače pre Windows a je k dispozícii v troch úrovniach: 297 dolárov za štandard, 397 dolárov za obchod a 2 995 dolárov (počiatočná cena) pre podnik.

Existujú aj ďalšie nástroje na vytváranie diagramov, ktoré sú lacnejšie. Draw.io je úplne zadarmo a ponúka veľmi dobré služby. Dve ďalšie aplikácie, Gliffy a Creately, majú veľmi nízke ceny. Spoločnosť Gliffy ponúka niekoľko úrovní služieb, ale jej najlacnejšia cena stojí 14, 85 dolárov každé tri mesiace, čo sa rovná asi 3, 99 dolárov mesačne alebo 59 dolárov ročne. Zrejme to stojí takmer rovnako. Online predplatné webovej aplikácie Creately spúšťa 5 dolárov mesačne alebo 49 dolárov ročne na osobný plán. Stiahnuteľná počítačová verzia spoločnosti Creately stojí jednorazový poplatok 75 USD pre jednotlivcov (nazývaný Desktop Personal) a je k dispozícii pre Windows, OS X a Linux.

Začíname

Získanie kópie programu Visio môže byť mätúce, ale začať s ním hneď po spustení aplikácie nie je. Má známe rozloženie Microsoft Office na navigáciu v základných ponukách a možnostiach. Váš pracovný priestor je v strede a na hornom okraji je lišta s ponukami (rozhranie s pásmi kariet). Vľavo je panel, ktorý obsahuje objekty. To, čo tu nájdete, sa mení podľa toho, aký typ diagramu vytvárate alebo upravujete. Viac možností sa zobrazí hneď, keď sú relevantné, napríklad možnosti formátovania pri výbere konkrétnych objektov.

Šablóny môžu vytvoriť alebo prerušiť aplikáciu na vytváranie diagramov, pretože v prvom rade sú užitočné aplikácie na vytváranie diagramov, pretože vám pomáhajú vytvárať vývojové diagramy, pôdorysy a ďalšie vizuálne prvky bez toho, aby ste ich museli kresliť rukou, ako by ste používali, keby ste ich používali. vektorový softvér. Program Visio má desiatky šablón. Niekoľko príkladov kategórií šablón, ktoré nájdete, sú obchod, vývojový diagram, strojárstvo, sieť a pôdorys.

V ktorejkoľvek z týchto kategórií je veľa špecifickejších šablón. Skupina Pôdorys má možnosti pre domáci plán, plán lokality, rozloženie kancelárie, smerovú 3D mapu, elektrický a telekomunikačný plán a ďalšie. Pokračujte v prieskume a nájdete Ganttov diagramy, brainstormingové diagramy a dokonca aj veľmi špecifické diagramy týkajúce sa používania SharePoint.

Niektoré šablóny majú obsah, keď ich otvoríte. Keď som napríklad začal organizovať graf, prišlo to k obsadeniu generálnym riaditeľom, niekoľkými manažérmi pod touto pozíciou a zamestnancami pod nimi. Ale ďalšie šablóny vás začnú prázdnym plátnom a zoznamom pravdepodobných tvarov a objektov, ktoré použijete z panela vľavo.

Používanie programu Visio

Je veľmi ľahké presúvať objekty, meniť ich veľkosť, otáčať ich, pridávať text, pridávať spojovacie čiary na zobrazenie vzťahov atď. Nástroje sú jednoduché, ale ich je ich veľa a rozhranie by sa určite malo rozdeliť. Je to neohrabané rovnako ako mnoho softvérových produktov spoločnosti Microsoft. Do jednej aplikácie je toľko, že brodenie sa cez ponuky a možnosti môžu byť únavné. Spoločnosť Adobe, ďalšia spoločnosť, ktorá zápasila s tým, ako umiestniť stovky funkcií do jednej aplikácie, zaznamenala určitý úspech pri vytváraní prispôsobeného pracovného priestoru, takže v závislosti od druhu vykonávanej práce je rozhranie rozdelené podľa vašich potrieb. Aplikácie na vytváranie diagramov, ktoré sú súčasťou aplikácie Visio, majú tendenciu robiť to isté, čo sa týka výberu vhodných objektov, ale v prípade aplikácie Visio by mohlo fungovať dobre, keby ste mohli zredukovať aj zvyšok rozhrania na základe vybratej šablóny.

Kliknutím pravým tlačidlom myši na objekt alebo skupinu objektov získate príslušné nástroje. Objekty môžete ľahko zarovnávať a distribuovať, zoskupovať a zoskupovať a vykonávať ďalšie zmeny, aj keď zoznam možností je opäť dlhší, ako je potrebné.

Visio má niekoľko vymožeností, z ktorých väčšina ponúka aj konkurencia. Napríklad som nakreslil pôdorys a chcel som zoskupiť niektoré objekty. Keď som otočil kurzor okolo objektov, ktoré som chcel, aplikácia inteligentne nevyberala steny ani tvar predstavujúci všeobecnú podlahovú plochu. Ďalším príkladom je schopnosť rýchlo premapovať organový graf, ktorý som vytvoril, do iného usporiadania, napríklad vedľa seba, vertikálne alebo horizontálne. Existujú aj možnosti štýlu, podobne ako v programe Microsoft PowerPoint, ktoré menia farebné schéma celého diagramu jedným kliknutím. Ak pracujete s dotykovým počítačom so systémom Windows, na prácu s aplikáciou Visio môžete použiť stylus alebo prst.

Súbory založené na údajoch

Jedným z najväčších predajných miest programu Visio je, že môžete pripojiť diagram k množine údajov z iného produktu balíka Office a generovať diagramy založené na údajoch. Je to podobné vytvoreniu grafu v programe Excel na základe údajov v iných bunkách. Keď zmeníte základné údaje, diagram sa automaticky aktualizuje.

Diagramy a grafy založené na údajoch môžete vytvárať pomocou údajov z niekoľkých rôznych zdrojov, napríklad Excel (musia byť hostené na SharePoint) a Microsoft Access, a výsledné diagramy môžete vydávať ako webové výkresy, aby ich mohol ktokoľvek zobraziť, dokonca aj ľudia. ktorí nemajú kópiu programu Visio.

Podporované typy súborov

Pokiaľ ide o prácu so širokou škálou typov súborov, aplikácia Visio je aplikácia na porazenie. Má viac možností pre import a export ako ktorákoľvek iná aplikácia na vytváranie diagramov na trhu. Program Visio môže exportovať do formátu BMP, EMF, GIF, JPG, PNG, SVG, TIF, WMF a mnohých ďalších formátov, keď použijete možnosť Uložiť ako a nie možnosť Exportovať. PDF, kresba AutoCADu, šablóna VSS a šablóna VST sú len niektoré príklady. Program Visio má tiež najsilnejšiu podporu pre typy súborov, ktoré môžete importovať: BMP, DIB, DWG, DXF, EMF, EMZ, GIF, JPG, PNG, SVG, SVGZ, TIF, TIFF a WMF.

Podpora všetkých týchto typov súborov môže byť pre vašu prácu dôležitá, ak si vymieňate diagramy často s ľuďmi, ktorí používajú iné nástroje, napríklad AutoCAD.

Všimnite si, že program Visio nepodporuje importovanie formátov z konkurenčných aplikácií na vytváranie diagramov, ako sú napríklad proprietárne typy súborov, ktoré používa editor Edice 'Choice Lucidchart.

Spolupráca a integrácia

Program Visio podporuje určitú spoluprácu, ale na to, aby fungoval, musíte najprv splniť niekoľko požiadaviek. Spoluprácu podporujú iba aplikácie Visio Professional 2016 a Visio Pro for Office 365 (nie Visio Standard 2016), čo znamená, že všetci spolupracovníci musia najprv splniť všetky požiadavky potrebné na získanie jednej z týchto aplikácií. Potom každý, kto chce spolupracovať, potrebuje okrem softvéru Visio aj SharePoint alebo účet Office 365.

Ak spĺňate požiadavky, získate nástroje na spoluautorstvo, komentovanie a anotáciu. Rovnako ako v prípade iných produktov balíka Office môžete nastaviť aj Skype for Business integráciu tak, aby sa pri spolupráci mohla virtuálne stretnúť so Skype.

Konkrétnejšie povedané, v aplikácii Visio môžete plne spolupracovať s ostatnými, ale iba v prípade, že každý už má nainštalovanú pracovnú kópiu programov Vision Professional alebo Visio Pro. Môže to teda fungovať pre spoluprácu v rámci organizácie.

Ako zdieľate diagramy s ľuďmi mimo organizácie alebo s tými, ktorí nemajú kópiu programu Visio? Microsoft nedávno vydal Visio Online (od konca roku 2016 bol v beta verzii), ale nie je príliš nadšený - názov je trochu zavádzajúci. Ak očakávate napríklad online aplikáciu, ktorá ponúka rovnaké funkcie ako verzie systému Visio v systéme Windows, ste sklamaní. Program Visio Online je omnoho obmedzenejší. Povedzme, že vytvorím schému a chcem ju zdieľať so Susan, ktorá nemá kópiu programu Visio. Môžem jej poslať odkaz na verziu môjho súboru určenú iba na zobrazenie, ktorá sa objaví v jej webovom prehliadači. Susan môže súbor vidieť a pridať k nemu komentáre. Ale ona to nemôže upravovať. Na to bude stále potrebovať lokálne nainštalovanú kópiu programu Visio.

Ak má Susan kópiu programu Visio, môže prejsť od prezerania online verzie k úpravám diagramu jediným kliknutím. Visio Online nájde súbor pre ňu, takže ho nemusí hľadať. To je všetko - nie príliš pôsobivé.

Ak je spolupráca dôležitá pre vašu prácu, odporúčam vám zošrotovať program Visio a namiesto toho sa pozerať na Lucidchart, pretože ponúka spoluprácu v strihu v reálnom čase a na jeho získanie nemusíte preskakovať žiadne obruče. Funguje to jednoducho a ľahko a funguje pre všetky úrovne služieb. Jediným varovným slovom je, že pri spolupráci naďalej platia obmedzenia rôznych typov účtov. Napríklad, ak niekto s prihlásením na odber tímu pozve držiteľa účtu zadarmo, aby spolupracoval na diagrame, bezplatný používateľ môže súbor upraviť iba vtedy, ak obsahuje menej ako 60 objektov a ak neobsahuje žiadne objekty, ktoré sú obmedzené na platiacich používateľov.

Lepšie pre väčšie podniky

Visio je nesporne výkonná aplikácia s množstvom schopností. Začať je tiež zložité, nákladné a funguje to iba na počítačoch Windows. Navyše nemôžete spolupracovať s používateľmi, ktorí nie sú používateľmi programu Visio, a to tak, že im pošlete odkaz na schému a necháte sa prihlásiť do webovej aplikácie. Existujú aj ďalšie aplikácie na vytváranie diagramov, ktoré je jednoduchšie získať, lacnejšie a robiť to, čo väčšina ľudí potrebuje.

Visio je kvalitný softvér, ale pravdepodobne je najvhodnejší pre veľké organizácie so správcami IT, ktorí sú zodpovední za nákup a nastavenie. Napriek moci spoločnosti Visio môžu majitelia malých podnikov nájsť ďalšie atraktívnejšie možnosti. Možnosti editorov Najmä Lucidchart a Smartdraw sú oveľa jednoduchšie začať a používať.