Recenzia a hodnotenie projektu spoločnosti Microsoft

Výber aplikácie Microsoft Project ako špecializovanej aplikácie pre riadenie projektov vášho tímu má zmysel iba vtedy, keď je zarovnaných niekoľko hviezd. Najprv musíte mať na palube certifikovaného projektového manažéra, aby ste mohli riadiť softvér. Po druhé, čas musí byť na vašej strane a váš certifikovaný projektový manažér nemôže byť ponáhľaný, aby sa naučil používať tento nástroj. Po tretie, váš tím by už mal byť Microsoft dom, alebo by mal byť ochotný stať sa jedným , Po štvrté, počet projektov, ktoré tím riadi, a ich úroveň zložitosti by mali byť dosť vysoké. Ak vaša organizácia spĺňa tieto kritériá, program Microsoft Project sa môže ukázať ako neoceniteľný nástroj. Ak nie, radšej vám bude poskytnutá iná možnosť a je ich veľa.

Ak ste si to už prečítali a zistili ste, že program Microsoft Project nie je pre váš tím vhodný, odporúčam ďalšie tri možnosti. Pre malé podniky sú Zoho Projects a Teamwork Projects výberom editorov PCMag. Obaja sú za primeranú cenu a veľmi ľahko ovládateľní, aj keď ešte nie ste majstrom riadenia projektov. Ďalším nástrojom, ktorý si zarába výber editorov, je LiquidPlanner, špičkový nástroj, ktorý je ideálny pre väčšie tímy, ktoré riadia nielen projekty, ale aj ľudí a ďalšie zdroje.

Niekoľko varovaní

Microsoft Project trvá dlho, kým sa naučíme používať a ešte dlhšie ho zvládneme. Túto recenziu píšem z pohľadu niekoho, kto ju nezvládol (ani nie je blízko), ale kto má experimentoval s ňou niekoľko týždňov a položil otázky zástupcom spoločnosti Microsoft, aby sa dozvedel viac. Môj pohľad zahŕňa porovnávacie testovanie s desiatkami ďalších aplikácií na riadenie projektov, od ľahkých aplikácií určených pre malé podniky až po možnosti podnikovej triedy.

Pretože program Microsoft Project je medveďom, odporúčam doplniť svoj článok o používateľské recenzie od ľudí, ktorí s týmto nástrojom intenzívne pracovali, a môžu poskytnúť rôzne informácie o tom, ako sa dlhodobo drží.

Ceny a plány

Existujú dva spôsoby, ako kúpiť program Microsoft Project. Môžete ho pridať do predplatného balíka Office 365 alebo si môžete kúpiť samostatnú verziu pre lokálne nasadenie. Možnosti sú mätúce, takže mi ich dám kúsok po kúsku.

Doplnok balíka Office. Keď do predplatného balíka Office pridáte program Microsoft Project, získate verziu aplikácie v cloude. Pre tento typ nákupu existujú tri cenové úrovne: Project Online Professional, Premium a Essentials.

Projekt Online Professional stojí 30 dolárov na osobu a mesiac. S touto úrovňou služieb dostane každý človek pracovnú aplikáciu Microsoft Project pre stolné počítače až na piatich počítačoch iba na riadenie projektov, nie na správu portfólia. Aj keď je to aplikácia pre stolné počítače, stále beží v cloude ( tj vyžaduje si pripojenie na internet). Zahrnutý je aj prístup cez webové prehliadače.

Project Online Premium stojí 55 dolárov na osobu a mesiac. Ponúka všetko v profesionálnom účte a nástroje na správu portfólia. Dodáva sa s pokročilými analytickými funkciami a funkciami správy zdrojov, ktoré nemáte v účte profesionálov.

Tretia úroveň, Essentials, nie je úrovňou služieb, ani typom rolí, ktoré si môžete vybrať pre členov tímu, ktorí majú v aplikácii pomerne obmedzené zodpovednosti. Stojí to 7 dolárov na osobu a mesiac. Aby ste mohli využívať možnosť Essential, musíte mať profesionálne alebo prémiové členstvo. Základní používatelia majú prístup k programu Microsoft Project iba prostredníctvom webového prehľadávača alebo mobilného zariadenia. Môžu aktualizovať iba stavy úloh, pracovať s časovými rozpismi, zdieľať dokumenty a komunikovať s kolegami. Nezískajú aplikácie pre stolné počítače ani iné funkcie.

Samostatné miestne nasadenie. Ak nechcete používať cloudovú verziu programu Microsoft Project, môžete ju hostiť lokálne a existujú tri možnosti, ako to urobiť.

Jedným z nich je Project Standard, ktorý stojí účtované 589, 99 dolárov ako jednorazový paušálny poplatok. V tejto verzii máte nainštalovaný jeden softvér lokálne na jednom počítači a môže ho používať iba jedna osoba. Je to softvér starej školy v tom zmysle, že nemá žiadne funkcie spolupráce. Získate nástroje na riadenie projektov, ale nič na správu zdrojov.

Ďalšou možnosťou je Project Professional za 1 159, 99 dolárov. Každá licencia je dobrá iba pre jeden počítač. Má všetko v Project Standard, plus možnosť spolupráce prostredníctvom Skype for Business, nástroje na správu zdrojov, časové rozvrhy a možnosť synchronizácie s Project Online a Project Server.

Project Server, posledná možnosť, je verzia programu Microsoft Project, ktorú môžu podniky získať pomocou SharePoint 2016. Mohol by som ísť do podrobností o tom, ako získať SharePoint 2016 a tri úrovne podnikových služieb pre zapojený úrad, ale predpokladám, že ak Táto možnosť je pre vás zaujímavá, už v spoločnosti Microsoft máte pracovníka technickej podpory, ktorý môžete požiadať o ďalšie informácie.

Porovnávacie ceny

Ak použijeme cenu 30 alebo 55 dolárov za osobu a mesiac pre projekt Project Online Professional ako našu základňu na porovnanie, čo sú úrovne služieb, ktoré si myslím, sú vo vašom kormidlovni, ak čítate tento článok, potom sú ceny Microsoftu na špičkovej úrovni pre malé a stredné podniky.

TeamGantt je dobrým miestom na porovnanie. Ponúka službu v rozsahu od bezplatného účtu až po rozšírené členstvo, ktorý stojí 14, 95 dolárov na osobu a mesiac. Je to webový nástroj, ktorý zahŕňa spoluprácu a je oveľa ľahšie sa naučiť ho používať ako projekt.

Porovnateľný plán so Zoho Projects stojí paušál 50 dolárov mesačne, bez ohľadu na to, koľko ľudí ho používa. Tímová práca ponúka podobnú paušálnu mesačnú sadzbu (69 dolárov mesačne pre toľko členov tímu, koľko potrebujete), rovnako ako Proofhub (150 dolárov mesačne).

Ak sa obrátime na ďalšie špičkové nástroje, LiquidPlanner začína na 599, 40 dolárov ročne pre účet malých firiem až pre päť ľudí. Táto cena je založená na sadzbe 9, 99 dolárov na osobu za mesiac, ale tento konkrétny plán sa predáva iba v päťmiestnom balení. Najobľúbenejší plán LiquidPlanner, Professional, je lepší pre stredné a veľké podniky. Vyzerá to tak, že to bude 45 dolárov na osobu a mesiac, s minimom desiatich osôb. Rovnako ako Microsoft Project, LiquidPlanner si vyžaduje čas na zvládnutie časti, pretože ponúka toľko nástrojov pre riadenie projektov a riadenie zdrojov.

Medzi ďalšie platformy riadenia projektov, ktoré sú vhodné pre väčšie organizácie, patria Clarizen (od 45 dolárov na osobu za mesiac), Celoxis (25 dolárov za osobu za mesiac; minimálne päť osôb) a Workfront (približne 30 dolárov v závislosti od nastavenia).

Začíname

Nemôžem dostatočne zdôrazniť skutočnosť, že Microsoft Project majú používať skúsení alebo presnejšie vyškolení projektoví manažéri. Nie je určený na učenie za behu. Neprichádza s jasnými návodmi, ako začať. Predpokladá oboznámenie sa s veľkými koncepciami a jemnými detailmi projektového riadenia. Ak si myslíte, že by ste mohli tento softvér používať, ale vy (alebo vedúci osoba, ktorá bude aplikáciu používať), neviete, čo je to hlásenie o burze, vážne by som vám odporučil zvážiť iný nástroj.

Samotná aplikácia vyzerá podobne ako Excel. Má rovnaké známe rozhranie kariet ako v iných aplikáciách balíka Microsoft Office. Tabuľková časť aplikácie obsahuje všetky údaje týkajúce sa úloh alebo zdrojov. Napravo od buniek je Ganttov diagram, ktorý odráža rozvrh pri jeho zostavovaní.

Program Microsoft Project podporuje všetky typické veci, ktoré chcete robiť v aplikácii na správu projektov. Pre každú úlohu môžete zadať veľa detailov, ako napríklad popis, poznámky, dátum začiatku, trvanie úlohy atď. Podporované sú opakujúce sa udalosti, ako sú závislosti, vlastné polia a základné línie na sledovanie skutočného pokroku verzus plánovaný pokrok.

Pruhy v Ganttovom grafe sú interaktívne, takže keď ich upravujete, aktualizuje sa aj informácia v bunkách. Po dokončení úlohy môžete označiť percentuálny podiel vykonaného posunutím menšej čiary v rámci príslušného kľúča smerom doprava.

Okrem zobrazenia v Ganttovom grafe ponúka Microsoft Project kalendár a zobrazenie diagramov. Zobrazenie kalendára je samovysvetľujúce, zatiaľ čo zobrazenie diagramu je podobné Ganttovmu zobrazeniu, obsahuje však iba ďalšie podrobnosti o úlohe. Ak sledujete časovú os lepšie, keď je za tým nejaký zmysel pre rozprávanie, zobrazenie diagramu by mohlo byť užitočné.

Ako už bolo spomenuté, pri prvom použití aplikácie nie je veľa tréningu o tom, ako začať. Niektoré aplikácie poskytujú interaktívne výukové programy na obrazovke. Iní vás začínajú v ukážkovom projekte. stále iní vás nasmerujú skoro na kanál videí s pomocníkmi, aby ste mohli začať. Program Microsoft Project nič z toho nemá. V skutočnosti to, čo projekt ponúka, môže iba prispieť k vášmu zmätku, napríklad k tejto malej množine informácií, ktoré som videl v prvý deň:

„Projekt Online nie je webovou verziou aplikácie Project Professional. Projekt Online je úplne samostatná služba, ktorá ponúka úplné portfólio a nástroje na správu projektov na webe. Zahŕňa aplikáciu Project Web a môže, v závislosti od vášho predplatného, zahŕňajú tiež klienta Project Online Desktop, ktorý je predplatenou verziou aplikácie Project Professional. “

Aj po podrobnom preštudovaní všetkých možností cenotvorby a plánovania mi tieto slová stále spôsobujú točenie hlavy.

Funkcie a podrobnosti

Program Microsoft Project je výkonný, pokiaľ ide o podrobnejšie aspekty riadenia projektov, ako sú správa zdrojov, správy a časové rozvrhy. Výkonný neznamená, samozrejme, ľahké alebo jednoduché.

V programe Microsoft Project s úrovňami služieb, ktoré zahŕňajú správu zdrojov, môžete riadiť prácu (ktorá zahŕňa generických aj konkrétnych ľudí, ako aj ďalšie zdroje súvisiace s prácou), materiály a náklady. S týmito prvkami môžete urobiť veľa, ak máte čas a sklon.

Môžete napríklad pridať ďalšie podrobnosti o materiálnych zdrojoch, napríklad o mernej jednotke, a ak chcete získať viac podrobností, môžete zadať náklady na materiály. Čo keď náklady na materiál zmeny v priebehu času? V aplikácii Microsoft Project vám ďalší panel podrobností umožňuje sledovať a sledovať zmeny v nákladoch v priebehu času.

S pracovnými zdrojmi som spomenul, že môžete sledovať konkrétnych ľudí alebo generalizované ľudí. V závislosti od práce, ktorú sledujete, možno budete musieť priradiť všeobecné ľudské zdroje, napríklad „front-end programátor“ alebo „QA tester“, a nie konkrétnu osobu. Všetko záleží na tom, čo spravujete a ako.

Prehľady sú vysoko prispôsobiteľné, aj keď, rovnako ako zvyšok aplikácie, je potrebné sa naučiť, ako ich používať. Niektoré z hlavných prvkov sú elegantné a prekvapivo jednoduché na používanie. Prehľad môžete vygenerovať tak, že prejdete do časti prehľad a vyberiete, ktoré údaje sa majú zobraziť v rôznych moduloch na stránke. Použitím políčka na výber poľa vpravo môžete vytvoriť najvyšší prvok projektu a pod ním to môžete pridať tabuľku znázorňujúcu, koľko každej fázy projektu je už dokončená atď.

Všetky prvky, ktoré pridáte do prehľadu, sú štylizované a automaticky sa neprispôsobia tak, aby sa prispôsobili sebe. Napríklad, ak text z jedného prvku beží dlhý, môže naraziť do druhého. Aj ďalšie drobné vizuálne prvky si vyžadujú dokončenie. Môžete skončiť zbytočne veľa času zmenou veľkosti políčok a šklbaním prvkov doľava a doprava, aby to vyzeralo slušne, čo pravdepodobne nie je to, za čo dostávate zaplatené. To je naozaj práca dizajnéra.

Účelom tohto štýlu správ je navrhnúť tento účel. Po dokončení všetkých úprav bude konečný produkt pripravený na export do prezentácie priamo (v programe PowerPoint, nie je pochýb o tom), takže môžete prejsť od generovania správ k ich zdieľaniu bez toho, aby ste ich zdieľali. veľa ďalšie kroky.

V časti s časovým rozvrhom pre tie verzie aplikácie, ktoré ju obsahujú, môžete nechať členov tímu, aby vyplňovali týždenné časové výkazy na ľubovoľné trvanie, napríklad týždenne alebo mesačne. Členovia tímu môžu podávať správy nielen o čase strávenom úlohami súvisiacimi s projektmi, ale môžu tiež uviesť, aký čas práce to bolo, napríklad výskum a vývoj alebo plnenie. Ďalšia možnosť umožňuje ľuďom pridať čas do svojich pracovných výkazov za úlohy, ktoré sa netýkajú konkrétne projektu. Napríklad, ak sa Julia snaží stretnúť s klientom, tím by mohol chcieť zaznamenať tento čas a vyúčtovať zaň, aj keď sa cestovanie neobjaví ako úloha na projekte.

Miesto na zlepšenie

Už som sa zmienil o skutočnosti, že program Microsoft Project by mohol ponúknuť viac pomoci ľuďom, ktorí s tým začínajú a učia sa ho používať.

Projekt je navyše slabý, pokiaľ ide o komunikáciu v aplikácii. Problém je v tom, že Microsoft je kráľovstvo av jeho rámci ríša už má veľa nástrojov na komunikáciu. Môžete spustiť e-mail s aplikáciou Outlook alebo naplánovať schôdzku v Kalendári alebo vložiť do tímov spoločnosti Microsoft rozprávanie , alebo Yammer pre konverzácie, alebo Skype pre videohovory atď. Ale niekedy, keď pracujete na projekte, iba chcete niekomu poslať správu alebo poslať ping v chate a položiť otázku bez prerušenia kontextu svojej práce tým, že prejdete na inú aplikáciu. Keďže tieto nástroje už existujú, prečo ich duplikovať v projekte? (Niektorí môžu označovať spoločnosť Microsoft ako „ekosystém“ a nie za kráľovstvo. Ekosystém nemôže pomôcť len tomu, čím je, ale kráľovstvo si vyberie svoje hranice.)

Keď som testoval program Microsoft Project, cestovanie po celom kráľovstve ma skutočne otupilo. Túžba zdieľať informácie by mohla mať za následok to, že ma aplikácia odtiahne do programu Outlook. Potreba aktualizovať niečo o plánovanom stretnutí v môj projekt by mohol môj počítač nechať načítavať novú kartu Kalendára bez môjho súhlasu. Mnohokrát som chcel možnosť upraviť všetky podrobnosti týkajúce sa môjho projektu z aplikácie na riadenie projektu, nie z iného miesta.

Zatiaľ čo spoločnosť Microsoft má veľa vlastných aplikácií, ktoré pracujú s programom Project, mnoho organizácií sa spolieha na nástroje, ktoré pochádzajú odinakiaľkoľvek, pričom Salesforce je príkladom. projekt neintegruje sa s mnohými inými nástrojmi. Spoločnosť Zapier to tiež nepodporuje, čo je online nástroj, ktorý môže niekedy spájať aplikácie a služby, ktoré medzi sebou natívne nehovoria. Ak dúfate, že sa vaša aplikácia na riadenie projektov stane súčasťou ďalších online služieb, ktoré už váš tím používa, či už ide o Slack alebo Trello alebo Salesforce, potom Microsoft Project nie je dobrým nástrojom na výber.

Výkonný nástroj v rámci svojej ríše

Aj keď je Microsoft Project v mnohých ohľadoch silný a dôkladný, hodí sa iba pre veľmi konkrétne spoločnosti. Stále viac sa to týka mnohých aplikácií spoločnosti Microsoft. Aby bol váš projekt zmysel, musí váš tím už investovať do produktov spoločnosti Microsoft. Funguje tiež najlepšie pre stredné až veľké organizácie, ale nie pre malé. Navyše v tíme potrebujete kvalifikovaného a skúseného projektového manažéra, ktorý bude osobou, ktorá riadi aplikáciu. Naši čitatelia mali jednoznačne dobré skúsenosti so softvérom, pretože mu v roku 2019 udelili cenu Business Choice za riadenie projektov.

Ak Microsoft Project nie je ideálnym kandidátom na vaše potreby v oblasti riadenia projektov, navrhujem, aby sa malé oblečenie obzeralo do projektov Zoho a do tímovej práce, zatiaľ čo väčšie organizácie, ktoré spravujú mnoho ďalších projektov a zdrojov, sa ponoria do LiquidPlanner. Všetci traja získali výber editorov PCMag.