Prehľad úloh a hodnotení od spoločnosti Microsoft

Vďaka aplikácii To-Do na správu úloh sa spoločnosť Microsoft vydala za roh. Čo sa stalo? Spoločnosť získala vynikajúcu a veľmi obľúbenú aplikáciu s názvom Wunderlist už v roku 2015. Microsoft oznámil, že natrvalo preruší Wunderlist, ale nie skôr, ako prestaví všetky najlepšie funkcie Wunderlistu v novej aplikácii, ktorá ho nahradí. Táto aplikácia je Microsoft To-Do. Od chvíle, keď spoločnosť získala Wunderlist až do vydania To-Do, ubehli zhruba dva roky, ale To-Do sa ani nedokončil. O ďalšie dva roky neskôr a To-Do sú stále zďaleka neskoro s najlepšími aplikáciami v zozname úloh. Úlohy sú dostatočne slušné pre základné potreby produktivity, ale jednoducho nie sú tak bohaté na funkcie ako Wunderlist (ktoré spoločnosť Microsoft aktualizuje z bezpečnostných dôvodov) a mnoho ďalších konkurenčných aplikácií.

Microsoft tak odrezal nohy z aplikácie, ktorú všetci milovali, a vytvoril napoly upečenú alternatívu. Môže to byť vynikajúca aplikácia? Určite to má potenciál. Ľudia čakajú na úplnú a tesnú integráciu s ostatnými aplikáciami balíka Microsoft Office. V miere, v akej to bude, bude trvať niekoľko rokov, kým sa dostanete do zoznamu úloh, kde bol Wunderlist v roku 2015, a medzitým sa ďalšie aplikácie zoznamu úloh zlepšujú a zlepšujú. Nerobí to pre presvedčivý prípad.

Teraz, keď ste už počuli trochu histórie o úlohách, pozrime sa podrobnejšie na to, v čom spočíva, čo sa týka funkcií, použiteľnosti a ako meria najlepšie aplikácie na trhu, Todoist a Asana.

Ako získať Microsoft To-Do

Microsoft To-Do je zadarmo a na získanie aplikácie potrebujete nejaký účet Microsoft, napríklad firemný alebo školský e-mail, ktorý spúšťajú poverenia spoločnosti Microsoft alebo Skype. Aplikácia je k dispozícii pre Android, iOS, MacOS, Windows 10 a web. Vyskúšal som všetky aplikácie, niektoré s väčším úspechom ako iné.

Po prihlásení do účtu a výbere nastavenia Microsoft To-Do budete môcť vytvárať rôzne zoznamy na usporiadanie svojich úloh.

Čo je vo vnútri úloh spoločnosti Microsoft?

Rozhranie To-Do vyzerá podobne ako mnoho iných aplikácií na správu úloh. Navigačná lišta vľavo zobrazuje rôzne možnosti zobrazenia úloh, samotné úlohy uprostred a ďalšie dostupné informácie vpravo, ak sú k dispozícii.

Na tejto ľavej lište máte okrem filtrov aj zoznamy úloh, ktoré vytvoríte. Môžete vytvoriť zoznamy s názvom Osobný, Pracovný alebo Nákupný. Nad zoznamami máte niekoľko zobrazení, ktoré fungujú ako filtre. Nemôžete vytvárať ani prispôsobovať zobrazenia; prichádzajú predinštalované.

Prvým pohľadom je Môj deň, ktorý zobrazuje všetky úlohy, ktoré máme dnes splniť. Nasledujúce zobrazenie, Dôležité, zobrazuje všetky úlohy, ku ktorým ste pridali hviezdičku. Naplánované zobrazuje priebežnú kartu úloh s nadchádzajúcimi dátumami splatnosti. Nakoniec sú tu Úlohy, ktoré by sa pravdepodobne mali nazývať Doručená pošta alebo niečo iné, pretože je to úplne mätúce ako je. Malo to byť predvolené miesto, kde si zapisujete a ukladáte úlohy, kým nebudete mať čas ich usporiadať do vhodného zoznamu.

Podobne ako v prípade každej slušnej aplikácie na správu úloh na polceste, môžete k svojim úlohám pridávať podrobnosti, ako je napríklad dátum splatnosti, pripomenutie, prílohy (obmedzené na 25 MB na úlohu), komentáre a podúlohy (nazývané „kroky“). Ak si vyberiete termín splnenia, nemôžete pridať čas, môžete však k pripomenutiu pridať čas. Opakujúce sa úlohy môžete vytvárať tak, že ich nastavíte z ponuky, nemôžete ich však zadať pomocou prirodzeného jazyka („dnes“, „každý druhý piatok“), ako je to v Todoiste. K úlohe môžete pridať hviezdičku a označiť ju ako dôležitú, ale neexistujú žiadne stupne dôležitosti alebo priority, ako napríklad nízka, stredná, vysoká, ako to nájdete v mnohých ďalších aplikáciách.

To-Do ponúka značky pomocou rovnakej metódy ako Wunderlist, čo je ťažko sofistikované. Ak chcete pridať značku, do poľa s názvom úlohy zadajte znak # pred slovo, ktoré chcete. Môžete kliknúť na značku alebo ju vyhľadať na vyhľadávacom paneli a vytiahnuť zoznam všetkých úloh, ktoré ju používajú. To, čo nechcete, je úplný zoznam značiek, ktoré ste vytvorili - myslím, že by sa mal objaviť v ľavom stĺpci. Značky určite nemôžete použiť ani na rozšírené vyhľadávanie, ani na zmeškanú príležitosť. V Todoiste môžete vytvárať rozšírené vyhľadávacie dopyty, napríklad „zobraziť všetky telefonické hovory označené úlohami as vysokou prioritou“ a potom dotaz uložiť ako filter, aby ste mohli výsledky kedykoľvek vyhľadať.

Ako už bolo spomenuté, do úlohy môžete pridať podúlohy, ktoré kroky Úlohy vyvolávajú. Kroky nie sú ničím iným než ľahkým kontrolným zoznamom. Do kroku nemôžete pridať žiaden detail. Nemôžu mať dátum splatnosti ani postupníka alebo prílohu. Ak sú pre vás dôležité podúlohy, je dobré vedieť, že Todoist a Asana ich nielen zahŕňajú, ale dávajú im rovnakú váhu ako akékoľvek iné úlohy, ktoré ste vytvorili.

To-Do, Do-Do, do istej miery podporuje spoluprácu. Môžete pozvať ľudí, aby sa pripojili k ľubovoľnému zoznamu pomocou e-mailu s pozvánkou, alebo im poskytnete odkaz na tento zoznam, ale musia mať alebo si musia vytvoriť účet úloh, aby ho mohli vidieť. Úloha v súčasnosti nemá žiadne možnosti na zdieľanie zoznamu úloh v režime len na prezeranie alebo na exportovanie zoznamu úloh, aby ich ostatní videli.

Čo robí to, čo robiť inak?

Čo robí To-Do iným ako iné aplikácie, je vlastníctvo spoločnosti Microsoft. Dlhodobým sľubom je, že úlohy budú jedného dňa pevne spojené s inými aplikáciami spoločnosti Microsoft. Zatiaľ to ešte nie je a namiesto toho, aby som vám povedal, ako to bude fungovať, nechám ľudí, aby si vymysleli, aké očakávania by mali mať na základe histórie integrovania aplikácií od spoločnosti Microsoft.

Jednou z najnovších funkcií aplikácie To-Do je integrácia medzi ňou a programom Outlook, ktorá umožňuje označiť e-mail v programe Outlook a nechať ho zobraziť v úlohe. Funguje to však iba vtedy, ak spĺňate množstvo kritérií. Musíte mať pracovné alebo školské konto spoločnosti Microsoft a úlohy musíte používať iba prostredníctvom webu alebo aplikácie Windows. Okrem toho sa zobrazí iba posledných desať e-mailov s príznakom z predchádzajúcich dvoch týždňov, takže na to, aby táto funkcia fungovala, musíte obmedziť množstvo tejto funkcie. Sotva to znie lákavo.

To-Do sa na chvíľu integruje s úlohami programu Outlook. Úlohy programu Outlook môžete synchronizovať s úlohami spoločnosti Microsoft a spravovať ich z ľubovoľnej verzie úloh aplikácie. Myslím, že je prospešné, ak sú už úlohy programu Outlook neodmysliteľnou aplikáciou a ak chcete získať prístup k svojim informáciám na mobilnom zariadení, aj keď sa cítim zle, ak ste už dlho žili bez toho, aby ste v telefóne mali zoznam úloh.

Jednou z funkcií, ktoré sú účtované ako jedinečné, ale v skutočnosti to nie sú, sú návrhy. Je k dispozícii iba v niektorých verziách aplikácie. Napríklad je to v aplikácii pre iOS, ale nie v systéme MacOS. V každom prípade kliknete na ikonu žiarovky a program Microsoft To-Do navrhuje úlohy, ktoré môžete pridať do svojho dňa alebo zmeniť plán na neskoršie obdobie na základe vašej histórie včasného dokončenia úloh. Keď som to vyskúšal, na mňa to nepôsobilo, hoci sa tým má vylepšiť, čím viac aplikáciu používate. Napríklad moje návrhy boli dnes, aby som urobil viac úloh, aj keď som už mal dosť na tanieri. Todoista má podobnú funkciu, ktorá sa zdá byť užitočnejšia. Navrhuje, ako zmeniť rozvrhnutie úlohy, keď ste zmeškali jej termíny, na základe vašej histórie dokončenia úlohy a toho, čo je dnes na vašej doske.

Počkaj a uvidíš

Vzhľadom na to, že na trhu existuje toľko ďalších skvelých aplikácií na správu úloh, je mi ťažké prísť s dôvodom, prečo by mal niekto teraz prijať program Microsoft To-Do a čakať na jeho zlepšenie. Nie je to zlé; je to jednoducho… v poriadku. To-Do sa cíti čiastočne upečené a nemyslím si, že Microsoft túto skutočnosť skrýva trochu. Spoločnosť bola priehľadná a tvrdila, že sa snaží robiť úlohy rovnako dobré ako Wunderlist, so všetkými rovnakými funkciami a potom niektorými plus tesnú integráciu s inými aplikáciami spoločnosti Microsoft. To je vysoký príkaz. Ak ste boli prvou osobou, ktorá prijíma úlohy, viem si predstaviť, aké frustrujúce je stále čakať na základné funkcie, ako sú priečinky na usporiadanie zoznamov a podrobnosti o čiastkových úlohách.

Ak potrebujete skvelú aplikáciu, veľmi odporúčam Todoist Premium a Asana. Todoista sa mi trochu viac páči pri osobnom riadení úloh a preferujem Asanu pred zložitejšími skupinovými projektmi. Obaja sú vysoko schopní a nenechajú vás čakať roky na kľúčové funkcie.