Usporiadajte si: vyčistite kontakty v Gmaile

„Kde je adresár?“

Zdá sa, že to je jedna z najbežnejších otázok, ktorú si noví používatelia Gmailu kladú. Ak veľa ľudí nedokáže nájsť ani svoje kontakty v Gmaile / Google, mali by ste veriť, že systém nie je prekvapivo intuitívny ani ľahko spravovateľný. (V tomto článku používam kontakty Google a Gmail kontakty zameniteľne, pretože sú to skutočne rovnaké veci.)

Aj keď viete, že vo vašom Gmaile existuje oblasť kontaktov, existuje veľká šanca, že ide o katastrofickú zónu neidentifikovateľných e-mailových adries a možno aj telefónnych čísel, ktoré sú všetky zoskupené ako iné kontakty.

Môj firemný účet Gmail mal viac ako tisíc záznamov v skupine Iné kontakty. Rozhodol som sa, že je to neprijateľné, a tak som začal čistiť svoje kontakty v Gmaile. Tu sa s vami podelím o to, čo som urobil, čo som sa naučil a o niekoľko alternatívnych riešení, ktoré odporúčam použiť, ak sa nechcete nechať hýbať s chaotickými kontaktmi v Gmaile.

Túto poslednú možnosť, pri použití úplne iného, ​​je vlastne to, čo odporúčam. Vyčistenie kontaktov Google si vyžaduje veľa manuálnej práce, najmä ak máte tisíce „ďalších“ kontaktov. Existuje veľa vynikajúcich aplikácií a služieb na správu kontaktov, ktoré fungujú skutočne dobre a ak chcete, aby ste sa touto cestou ušli, pripojte sa priamo k svojmu účtu Gmail.

5 faktov o Gmail / Kontakty Google

Kontakty v Gmaile fungujú inak ako mnoho iných manažérov kontaktov, takže znalosť niekoľkých základných princípov môže ohromne pomôcť. Tu je päť faktov, ktoré by mohli vniesť nejaký prehľad:

• Ako sa dostanete do adresára služby Gmail? Je skrytá pod veľkou poštou v ľavom hornom rohu rozhrania. Kliknite na položku Pošta a zobrazí sa rozbaľovacia ponuka pre Kontakty. Prípadne sa prihláste do služby Google a prejdite na stránku google.com/contacts.
• Keď odpoviete (vrátane „odpovedať všetkým“) alebo pošlete ďalej e-mail, spoločnosť Google automaticky pridá každého a každého, kto je v vlákne, do vášho zoznamu kontaktov, pokiaľ túto funkciu nevypnete. Ak navyše používate zariadenie s Androidom, vaše Kontakty Google môžu tiež obsahovať zoznamy telefónnych čísiel, ktoré ste volali, v závislosti od toho, ako je váš účet nakonfigurovaný v zariadení.
• Kontakty Google majú nástroj na zlúčenie, ale vždy to nefunguje alebo nevyzerá tak, ako by ste očakávali (viac o tom neskôr).
• Kontakty Google získavajú informácie o klasifikácii zo služieb Gmail aj Google+ (skupiny, respektíve kruhy), ale nesynchronizujú sa, aj keď niekedy sa zdá, že by mali.

Teraz sa dostaneme k niekoľkým tipom a postupom na čistenie kontaktov Google.

Čistenie kontaktov Google

Pochopenie skupín kontaktov a kruhov

Akonáhle vstúpite do služby Kontakty Google (znova kliknite na logo Pošta vľavo hore a vyberte položku Kontakty), prvé miesto, ktoré vás upozorní, je na zoznamoch, ktoré sa nachádzajú v ľavom stĺpiku.

Ako vidíte v mojom účte, mám niekoľko základných sekcií: Moje kontakty, Kruhy, Najčastejšie kontaktované a Iné kontakty. Moje kontakty a kruhy majú podskupiny. Číslo v zátvorkách za názvom skupiny udáva, koľko ľudí je v tejto skupine.

Moje kontakty sú ľudia z Gmailu, ktoré som pridal ako kontakty. Kruhy sú informácie o ľuďoch, ktorých poznáte a sledujete na Google+, a nemajú nič spoločné s e-mailom. Keď sa pozriete na zoznam ľudí z vašich kontaktov v Gmaile (pomocou vyhľadávacieho panela napríklad nájdete všetkých, ktorí sa volajú Smith), môžete tiež zistiť, či sa títo ľudia nachádzajú v niektorom z vašich kruhov Google+, pretože tieto informácie sa zobrazujú až doteraz právo na ich mená. Medzi skupinami kontaktov a kruhmi sa teda prekrývajú, ale nie príliš, aj keď sa ľudia vo vašich kruhoch úplne zobrazia vo vašich Kontaktoch Google.

Už ste zmätení?

Najviac kontaktovaných je 20 najlepších ľudí, s ktorými ste si vymenili najviac e-mailov, aj keď ste mlčali o vlákne. Inými slovami, nie sú to ľudia, ktorým posielate e-maily najviac, ani nie sú najnovšie, pretože sa pozerajú na celú históriu e-mailov. Váš bývalý pred tromi rokmi sa ešte stále mohol dostať medzi najlepších 20.

Poslednou inou skupinou sú všetci ostatní z Gmailu (a pravdepodobne aj vaše zariadenie Android, ako som už spomenul), s ktorým ste sa už niekedy spojili.

Nájsť a zlúčiť

Podľa môjho názoru je najlepším postupom začať tým, že v skupine Iné kontakty nájdeme duplicitné kontakty (alebo medzi všetkými kontaktmi Google, ak ešte nemáte podskupiny) a zlúčite ich.

Kliknite na položku Iné kontakty, potom v hornej časti stránky vyberte možnosť Viac a v rozbaľovacej ponuke vyberte položku Nájsť a zlúčiť duplikáty. Pred prijatím akcie sa zobrazí zhrnutie, ktoré vám umožní skontrolovať podrobnosti o potenciálnych zlúčeniach. V tomto zozname nezabudnite skontrolovať bežné mená, ktoré môžu byť v skutočnosti dvaja rôzni ľudia.

Ak je teraz tento zoznam úžasne dlhý, je potrebné zrušiť a znovu vykonať funkciu nájsť / zlúčiť v menšej podskupine vašich kontaktov. Môžete len vybrať inú podskupinu ako ľavá lišta alebo môžete vykonať vyhľadávanie, napríklad vyhľadávanie podľa domény (napr. Vyhľadať všetky e-mailové adresy na adrese pcmag.com). V každom prípade vám poskytne lepšie zvládnuteľnú časť možných duplikátov na kontrolu. Opakujte podľa potreby.

Viac podrobností nájdete v oficiálnych pokynoch spoločnosti Google na nájdenie a zlúčenie kontaktov.

Priradiť ľudí do skupín, pridať podrobnosti

Hneď pod položkou Iné kontakty sa zobrazuje Nová skupina. Ak chcete svoje kontakty rozdeliť do rôznych skupín, mala by vás upútať ďalšia oblasť kontaktov Google.

Ak chcete mať niekoho v akejkoľvek skupine, musíte ho uviesť aj v zozname Moje kontakty. Tak to je.

Ak chcete pridať ľudí do skupín, použite tlačidlo s ikonou troch hláv. Odtiaľto je to celkom samozrejmé, ale ďalšie podrobnosti nájdete v pokynoch spoločnosti Google pre úpravy kontaktov.

Zatiaľ sa nepredávam na skupinách, ktoré sú naozaj hodnotné, pretože som ich používal iba v obmedzenej miere, ale mohol by som predvídať niektoré scenáre, v ktorých by mohli byť užitočné. Napríklad jednu skupinu, ktorú som vytvoril, sú vedúci spoločnosti Tech Company. Ak som niekedy v termíne a zúfalý pre cenovú ponuku, určite by pomohlo vedieť, s kým v technickom priemysle som sa v minulosti priamo spojil (na rozdiel od pripojenia prostredníctvom PR firmy).

Keby som mal neobmedzený čas (kto?), Vážne by som posilnil časť jednotlivcov s poznámkami. Kliknite na ľubovoľného jednotlivca v zozname kontaktov a môžete pridať typické informácie o adresári, ako aj fotografiu a poznámky.

V mojom osobnom účte Gmail by bolo užitočné pridať podrobnosti pre profesionálov v oblasti PR, pretože ich e-mailové adresy a dokonca aj predchádzajúca komunikácia mi vždy nepomôžu zistiť, či predstavujú spoločnosť alebo produkt, ktorý musím prešetriť.

Vypnite funkciu automatického pridávania

Ak si po prečítaní zoznamu ostatných kontaktov uvedomíte, že je to väčšinou nevyžiadaná adresa (generické adresy a podobné), odporúčame vypnúť funkciu automatického pridávania.

V pravom hornom rohu prejdite na ikonu ozubeného kolieska a vyberte položku Nastavenia. Zostaňte na karte Všeobecné a prejdite nadol a vyhľadajte položku „Vytvoriť kontakty na automatické dokončovanie“ (sú dve pod profilovým obrázkom).

Máte záujem o ďalšie aplikácie a služby?

Povedzme, že po prečítaní týchto informácií sa rozhodnete, že kontakty Google nebudete používať. Nemôžem ťa viniť. Tu je niekoľko ďalších miest na uchovávanie adresára, ktoré vám umožňujú automaticky uchopiť a pridať informácie z vašich kontaktov Google.

Kontakty na LinkedIn a LinkedIn. Skutočný problém, ktorý vidím pri správe vlastného adresára, je ten, že je ťažké udržiavať informácie aktuálne. Nemal by som byť zodpovedný za aktualizáciu vášho pracovného miesta a e-mailovej adresy, keď zmeníte zamestnávateľa. To je na tebe, kamoš. Preto milujem LinkedIn ako adresár. Je oveľa jednoduchšie mať aktualizované informácie, ak sú všetky vaše kontakty zodpovedné za údržbu.

LinkedIn funguje veľmi dobre, pretože vám pomáha nájsť kontakty a ich základné informácie, ale špeciálna aplikácia s názvom Kontakty kontaktov ide v tomto smere o niečo ďalej.

Ak prepojíte svoj účet LinkedIn s Gmailom, profesionálna webová stránka pre vytváranie sietí odporučí „ľudí, ktorých možno poznáte“ na základe informácií, ktoré nájde v službe Google. Niektorí ľudia to skutočne nenávidia, ale mohlo by to byť užitočné v závislosti od toho, aký je váš účet na LinkedIn dobrý.

Na druhej strane máte tiež možnosť exportovať svoje kontakty na LinkedIn a potom ich importovať do Gmailu.

iOS Kontakty. Ak ste používateľom iPhone alebo iPad, možno budete chcieť synchronizovať svoje Kontakty Google so zariadením iOS, aby ste ako primárny adresár mohli použiť iba aplikáciu Kontakty Apple. Pokyny pre používateľov služby Google Apps sa mierne líšia.

ĽahkoDo a iOS. Ďalším spôsobom, ako spravovať svoje kontakty v systéme iOS, je aplikácia EasilyDo a jej nová (platená) funkcia s názvom Zachytiť všetky kontakty. Keď spustíte Chytiť všetky kontakty, EasilyDo skúma posledné dva roky vášho e-mailu kvôli kontaktným informáciám z tela správ a uloží ich do vašej aplikácie Kontakty pre iOS. Aj keď je aplikácia EasilyDo bezplatná, táto funkcia stojí 39, 99 dolárov (raz) za e-mailový účet. Táto funkcia bohužiaľ nie je dostupná pre používateľov systému Android. o Easily for iPhone a EasilyDo for Android v príslušných recenziách.

WordBox. Webová aplikácia a mobilná aplikácia Cloze zjednocujú všetky vaše doručené správy, ako aj vaše sociálne médiá a tiež získavajú zaujímavé informácie o vašich kontaktoch. Nie je to presne správca kontaktov, ale podporuje starý dobrý Gmail. Cloze dokáže identifikovať ľudí, ktorí sú pre vás dôležití (takže môžete vylepšiť svoje ego tým, že sa im páčia ich príspevky na Facebooku), ako aj ľudí, s ktorými stratíte kontakt. Ako som už povedal, nejde iba o aplikáciu na správu kontaktov, ale o to pekné, že vám poskytuje prehľad o svojich kontaktoch v službách Gmail, Yahoo Mail, Twitter, Facebook a ďalšie online účty.

Ďalšie tipy na správu kontaktov nájdete v časti Usporiadať: 7 spôsobov, ako automaticky organizovať kontakty. A keď ste pripravení prijať svoju doručenú poštu v Gmaile, prečítajte si 30 tipov pre Gmail, ktoré vám pomôžu dobiť e-mail.