Usporiadajte: 5 krokov k produktívnejším pracovným dňom

Pravdepodobne viete, že by ste mohli lepšie využiť svoj čas v práci. Ale ako to robíš?

Existuje niekoľko trikov, ako byť produktívnejší, a päť krokov uvedených nižšie vám presne vysvetlí, ako sa tam dostať.

Nie je to ľahké. Ak sa chcete skutočne stať produktívnejšou osobou, budete musieť skôr pestovať návyky, než sa spoliehať na rýchle opravy. Ale existuje niekoľko vecí, ktoré vám pomôžu vyzdvihnúť tieto nové návyky. Nájdete tu tiež veľa mobilných aplikácií, softvérových programov a technologických služieb, ktoré vám môžu pomôcť viesť k produktívnejšiemu pracovnému dňu.

1	Zmapujte svoj cyklus produktivity

Najdôležitejšia vec, ktorú môžete urobiť, aby ste zvýšili svoju produktivitu v práci, je najprv spoznať svoj cyklus produktivity. Každý má počas dňa časy, keď je schopný sa sústrediť, a inokedy, keď ich pozornosť klesá. Aj keď má každý svoj najlepší čas na prácu, „pre väčšinu ľudí sú najproduktívnejšie hodiny prvou vecou - nie keď sa prvýkrát prebudíte, ale relatívne skoro, “ hovorí Dan Ariely, ekonóm správania a profesor Duke University. Ariely má veľký záujem zistiť, ako používať mobilné aplikácie na osobné vylepšenie. „Napríklad, “ dodal, „robenie e-mailov ráno je zvyčajne zbytočné, pretože ranné minúty sú hodnotnejšie.“ Nie všetky minúty sú rovnaké.

Zistenie období vysokej a nízkej produktivity alebo vysokej a nízkej kapacity, ktoré im Ariely uprednostňuje, je prvým krokom k tomu, ako čo najlepšie využiť tieto vzácne, prchavé minúty.

Zatiaľ čo veľa ľudí si myslí, že vedia, ktoré denné obdobia sú podľa ich najlepších a najhorších, nie je na škodu to skontrolovať. Program RescueTime je zďaleka najlepší nástroj, ktorý som našiel na zistenie vášho cyklu produktivity. RescueTime je malá aplikácia pre stolné počítače, ktorá zaznamenáva, ktoré programy a ktoré weby navštevujete po celý deň a na ako dlho. Klasifikuje tieto rôzne aplikácie a weby (veľmi produktívne, produktívne, neutrálne, rušivé alebo veľmi rušivé) a generuje správu o tom, ako trávite čas. Napríklad stránky sociálnych sietí sú v predvolenom nastavení „veľmi rušivé“. (Ak predvolené hodnoty pre vás nie sú presné, môžete preklasifikovať všetky weby a programy.) O cykle produktivity môžete tiež veľa povedať pomocou sledovania, ako často prepínate úlohy.

Pred analýzou vašej správy odporúčame používať RescueTime najmenej týždeň. Skúste ho použiť bez zmeny vášho normálneho správania. Nejde o to, aby ste boli týždeň zamestnancom modelu. Je to prísť na to, kedy sú vaše prirodzené chvíle pre vysokú a nízku kapacitu.

Ak máte nejaké údaje, pozrite sa na časy, kedy ste strávili veľa času (40 minút alebo viac) na jednej vysoko produktívnej úlohe. Teraz hľadajte časy, kedy ste boli menej produktívni, rýchlo prepínali medzi rôznymi úlohami alebo trávili dlhé časové úseky rozptýlením.

Napríklad, najviac sa zameriavam medzi približne 9:00 a 11:00, potom sa moja produktivita zníži. Okolo obeda som zvyčajne veľmi rozrušený. Niekedy, ale nie vždy, mám popoludní ďalšie silné obdobie produktivity, ale nie je to spoľahlivé.

Ďalším krokom je vedieť, čo s týmito informáciami robiť.

2	Zmeňte rutinu

Keď poznáte svoj cyklus produktivity, mali by ste zmeniť svoju rutinu, aby sa do nej zmestili.

Napríklad začnite plánovať schôdzky na denné obdobia, keď máte menšie zameranie. Stretnutia zriedka vyžadujú, aby sme boli v našich silách. Napríklad si zvyknite, že nikdy nebudete mať ranné stretnutia, ak sú ráno produktívnym časom.

Naopak, riešte svoje najdôležitejšie úlohy s vysokým zameraním počas dňa, keď je vaša myseľ v najlepšej možnej miere. Naše najdôležitejšie práce často neplánujeme. Len sa k tomu dostaneme, keď môžeme. To je v poriadku, pokiaľ si zvyknete robiť to v denných dobách, keď sa môžete skutočne sústrediť.

Keďže väčšina ľudí môže robiť úlohy s vysokým zameraním už skôr, zvyknite si spúšťať iba tie programy, ktoré pre tieto úlohy používate počas vašej špičkovej produktivity. Ak napríklad e-mail pre vás nie je príliš produktívny, neotvárajte ho. Jednoducho ani nespustite program. Ak skutočne potrebujete skontrolovať svoj e-mail, prezrite si svoju doručenú poštu na svojom mobilnom telefóne alebo tablete a potom ju odložte, aby ste sa mohli vrátiť k úlohám, ktoré si skutočne vyžadujú vašu pozornosť.

Čo keď sa v prehliadači stane veľká časť vašej práce s vysokou produktivitou, ale sú tu aj vaši najväčší odpadári? Existuje niekoľko trikov na minimalizáciu rozptýlenia tohto druhu. Pre začiatočníkov by ste mohli uviesť aktívnu kartu do režimu celej obrazovky. To vám pomôže zostať pri tejto úlohe. Môžete tiež nainštalovať doplnky a rozšírenia prehliadača, ktoré vás zamknú z webových stránok, ktoré určíte. Moje obľúbené sa volá StayFocusd pre Chrome. Ďalšie odporúčania nájdete v mojom článku o tom, ako sa sústrediť.

3	Skontrolujte svoj deň, každý deň

Ďalšou zmenou, ktorá sa má stať rutinou: Je zvykom vždy si skontrolovať deň skôr, ako sa začne. Najprv si prezrite kalendár a zoznam úloh, aby ste sa na schôdzku o 15:00, ktorú ste naplánovali pred dvoma týždňami, nezachytili. Či už je to nad vašou prvou šálkou kávy alebo pri dochádzaní, mať jediný okamih (a malo by to byť rovnaké okamih každý deň, aby sa to stalo zvykom), prehodnotenie vašich plánov na celý deň skutočne zmení.

Vytvorenie nového zvyku denného posudzovania je ľahšie povedané, ako urobené. Jedna mobilná aplikácia, ktorá vám môže pomôcť pripomenúť, je Any.Do, ktorá obsahuje funkciu s názvom AnyDo Moment. AnyDo Moment zahrá príjemný tón a každý pracovný deň tlačí oznámenie v rovnakom čase, aby vám oznámil, že je potrebné skontrolovať svoj deň. Aplikácia potom zobrazí zoznam vo vašom kalendári a zozname úloh a spýta sa, či si ich chcete ponechať podľa plánu alebo presunúť na iný deň.

4	Naplánujte si prestávky

Doprajte si prestávky. A nie len jedna prestávka na obed. Vaša myseľ sa musí osviežiť, ak budete tým najproduktívnejším človekom, aký môžete byť.

Som veľký fanúšik sledovania aktivity pre fitness a jednou z funkcií v niektorých z nich, ktorú milujem, je tichý alarm. Môžete nastaviť budík, ktorý spôsobí, že vaše fitness pásmo vibruje v určitom čase dňa, ticho. Rád to nastavím na 16:00 ostré, keď viem, že by som si mal dať pauzu, či si myslím, že ju potrebujem alebo nie. Aj keď vystúpim zo svojej stoličky, aby som išiel do kuchyne a umyl si šálku kávy, stačí na to, aby som trochu odtrhol oči od obrazovky počítača.

Niektoré sledovače aktivity majú aj nečinné upozornenia. Tieto alarmy spôsobujú vibráciu sledovača, ak sedíte určitý čas, zvyčajne jednu hodinu. Sú navrhnuté tak, aby vám pripomínali, aby ste vstali a pohybovali sa, ale myslím si, že sú rovnako cenné ako pripomenutia, aby ste prestali pracovať na dve minúty a urobili prestávku. Možno budete chcieť nainštalovať aplikáciu na prerušenie, ľahký program, ktorý vám pripomenie prestávky a dokonca vás na krátku dobu dokonca môže zablokovať mimo vášho počítača, aby sa problém vynútil. Našou obľúbenou je aplikácia pre Mac s názvom TimeOut Free.

Ďalší dobrý produkt pre Windows, Mac a prehliadače sa nazýva Focus Booster.

5	Zarovnajte koncové akcie

Predstavte si, že váš deň chodí dobre. Potom 16:40 hity. Snažíte sa zaneprázdniť. Je to ako by večnosť prešla! Potom sa znova pozriete na hodiny a… je 16:42

Ako často strácate posledných 20 minút na konci dňa? Koľko hodín sa rovná za mesiac? Koľko času trávite na sociálnych sieťach alebo na posielanie SMS správ vašim priateľom?

Kick tento zvyk tým, že zoradí niekoľko záverečnej práce. Pokúste sa urobiť z nich niečo, čo by ste radi robili, ale to by sa mohlo považovať za prácu. Niektoré príklady zahŕňajú:

• spisy
• sledovanie starých e-mailov
• vyprázdniť vyrovnávaciu pamäť vášho počítača
• odstránenie histórie prehliadača
• opakované telefónne hovory
• utrite prach a drobky z vášho stola, klávesnice a monitora.

Ak máte v predstihu krátky zoznam možností pre úlohy, ktoré môžete urobiť na konci dňa, je pravdepodobné, že jednu z nich skutočne urobíte. Vytvorte si poznámku v kalendári alebo dokonca zanechajte pri stole lepivú poznámku s niekoľkými nápadmi, ktoré slúžia ako pripomenutie. Príďte o 16:45 hod. V piatok, vaše oko sa k nim pravdepodobne bude potulovať. Dodatočné zdroje