Recenzie a hodnotenie Dokmee

Dokmee od Office Gemini určite nemá značku Microsoft SharePoint Online alebo Adobe Document Cloud Standard. Posúdenie výrobku výlučne podľa jeho značky je však zriedka ideálna vec. Dokmee (ktorý sa zameriava predovšetkým na malé a stredne veľké podniky (SMB)), sa zameriava na ponúkanie kľúčových funkcií správy dokumentov bez toho, aby sa stal taký komplexný, že používatelia nemôžu ťažiť z tohto nástroja. Hoci je nabitý atraktívnymi funkciami, v kategórii správy dokumentov neprevyšuje našich dvoch výhercov Editors 'Choice, Ascensio System OnlyOffice a Microsoft SharePoint Online.

Nainštalujte možnosti a ceny

Existuje niekoľko možností, pokiaľ ide o to, kde sa Dokmee dá nainštalovať a používať, je však potrebné dôkladne zvážiť, ako tento vplyv má dostupnosť a ceny. Riešenie základnej úrovne, Dokmee Desktop, je určené pre jedného používateľa a poskytuje základné funkcie, ako napríklad indexovanie súborov, zaznamenávanie poznámok, sledovanie metadát cez kľúčové polia a niektoré možnosti skenovania. Dokmee Desktop je možné kúpiť za 249 dolárov od spoločnosti.

Spoločnosti, ktoré chcú minimalizovať proces nastavenia, ponúka Dokmee Cloud oceňovanie na základe požiadaviek na ukladanie dát (od 29 dolárov mesačne alebo 313 dolárov ročne pre 10 GB (GB), až do 99 dolárov mesačne alebo 1 069 dolárov ročne pre 100 GB). Licencia Dokmee Cloud podporuje jedného používateľa a ďalšie miesta vám umožňujú späť 15 dolárov mesačne alebo 162 dolárov ročne. Ak si nie ste opatrní, môže to začať rýchlo narastať, pretože služba 10 GB (313 dolárov za rok) a štyria ďalší používatelia (162 dolárov za rok, krát 4) vás ročne vrátia o 961 dolárov. Túto úroveň stanovovania cien je ťažké prehltnúť, ak vezmeme do úvahy východiskový plán SharePoint Online spoločnosti Microsoft pre tých istých päť používateľov, ktorý by stál 300 dolárov ročne (5 dolárov za používateľa mesačne), pričom by na jedného používateľa ponúkol 1 terabajty (TB).

Možnosti spoločnosti Dokmee v priestoroch, Dokmee Professional a Enterprise, sú tradičnejšie serverové aplikácie, ktoré umožňujú viacerým používateľom spravovať a sledovať dokumenty. Najväčšou výhodou funkcie výberu jedného z miestnych riešení Dokmee je to, že získate možnosť používať viac súborových skriniek. Táto schopnosť poskytuje ďalšiu vrstvu riadenia pre veci ako zabezpečenie, ukladanie a vyhľadávanie. Táto dodatočná flexibilita prináša zvýšené náklady na vykonávanie úloh spojených s inštaláciou a správou servera vrátane predpokladov, ako je Microsoft SQL Server a Internet Information Services. Vydanie Dokmee Professional ponúka podobnú funkciu nastavenú ako Dokmee Cloud, pridáva prístup k Software Development Kit (SDK) a možnosť importovať a exportovať dokumenty s metadátami (vo formáte XML), ale pri úpravách dokumentov stráca kontrolu nad verziou.

Dokmee Enterprise pridáva možnosť spravovať zabezpečenie na úrovni súborov a priečinkov okrem súborových skriniek, automatických záloh, integrácie s Microsoft Active Directory (AD) a automatického rozpoznávania optických znakov (OCR) pre skenované dokumenty.

Dokmee Professional a Enterprise tiež ponúkajú možnosti, ako napríklad portál určený len na čítanie a automatický import súborov pomocou Dokmee Sync, aj keď tieto funkcie sú ďalšie moduly, ktoré je potrebné zakúpiť samostatne. Dokonca aj funkcie, ktoré by sme považovali za kľúčové dokument funkcie správy, ako napríklad pracovný tok a uchovávanie súborov, prichádzajú za príplatok. Väčšina modulov Dokmee stojí odomknutie 1 500 dolárov, hoci pracovný tok je o niečo vyšší na 3 700 USD.

Ceny za Dokmee Professional sa pohybujú v blízkosti 1 500 dolárov za server, zatiaľ čo Dokmee Enterprise vás nastaví späť na 4 500 dolárov. V obidvoch prípadoch musíte tiež zakúpiť užívateľské licencie, ktoré stoja 800 dolárov na jedného súbežného používateľa a znižujú sa s rastúcou základňou používateľov. Je dôležité si uvedomiť, že ide o jednorazové náklady, čo znamená, že za používanie nemusíte platiť mesačný alebo ročný poplatok. Údržba a podpora (tj telefón, e-mail a prístup k aktualizáciám softvéru) po prvom roku vás však bude stáť ďalších 20 percent vášho pôvodného nákupu licencie ročne. Dokmee tiež ponúka súkromné ​​cloudové riešenie, začínajúce na 250 dolárov mesačne, čo umiestňuje Dokmee Professional alebo Enterprise do inštancie serverov typu cloud zameraných na použitie vašej spoločnosti a zároveň využíva Dokmee na správu aplikácie a servera.

Začíname s Dokmee

Inštalácia Dokmee Enterprise zahŕňa stanovenie predpokladov, ako je inštalácia Microsoft SQL Server (postačí bezplatná edícia Express) a rola Internet Information Services. Tieto predpoklady sú jasne uvedené v inštalačnej príručke Dokmee. Po splnení predpokladov a spustení inštalátora Dokmee je možné inicializovať aplikáciu servera Dokmee.

Aplikácia servera Dokmee vám umožňuje zadávať informácie o licencii, konfigurovať nastavenia aplikácie, ako sú poverenia SQL Server alebo AD, a spravovať umiestnenie archívu súborov. Úlohy Dokmee, ako napríklad vytváranie súborových skriniek, úprava polí indexu a správa bezpečnosti, sa tiež vykonávajú z aplikácie servera Dokmee.

Nástroje na správu dokumentov

Nástroj na správu dokumentov, ktorý neprekračuje rámec základnej štruktúry súborov a priečinkov, nestojí za to stráviť čas a Dokmee ponúka niekoľko funkcií, ktoré vám uľahčia život. Dokmee môže byť nakonfigurovaný tak, aby sledoval existujúce priečinky pre nové dokumenty, ktoré potom môžu byť automaticky importované do súborovej skrinky Dokmee pre správu. Aby toto automatické nahrávanie fungovalo, musí sa vytvoriť pomer 1: 1 medzi zložkou so súborom a zložkou Dokmee a musí sa nakonfigurovať plán. Bohužiaľ, jedná sa o rozsah funkčnosti, pretože nemáte žiadnu kontrolu nad tým, ktoré typy súborov sa pomocou tejto funkcie nasávajú, ale máte možnosť povoliť OCR pre importované súbory.

Uchovávanie súborov je rozhodujúcou funkciou pre podniky, ktoré sa zaoberajú dodržiavaním právnych predpisov alebo právnych predpisov, ako napríklad zákon Sarbanes-Oxley, a spoločnosť Dokmee túto funkciu podporuje prostredníctvom doplnkových modulov. Uchovávanie súborov je možné nakonfigurovať pre každý súborový kabinet a máte možnosť definovať obdobie uchovávania a tiež z ktorého indexového poľa sa vypočíta doba uchovávania. Možnosti likvidácie sú tiež konfigurovateľné, čo znamená, že si môžete vybrať, ako sa budú spracované súbory spracovávať, či sa budú presúvať alebo exportovať a či sa budú odosielať do fronty súborov, ktorým vypršala platnosť, alebo dokonca natrvalo odstrániť. Možnosti upozornení sú tiež konfigurovateľné, čo umožňuje správcom dostávať rozšírené upozornenie, že platnosť určitých súborov vyprší.

Pracovné postupy sú kritickým nástrojom pre systémy na správu dokumentov, pretože môžu pomôcť vynútiť a zefektívniť procesy, ktoré vedú vašu spoločnosť k chodu. Vďaka systému, ktorý môže robiť rozhodnutia na základe metaúdajov dokumentu, a nie vyžadovať od používateľa vykonanie týchto akcií, sa vaša firma stane efektívnejšou, minimalizuje ľudské chyby a umožňuje vám tieto procesy vykonávať, keď používatelia nie sú k dispozícii. Samozrejme bude potrebné zostaviť pracovný postup, ktorý vyhovuje potrebám vášho podnikania (s veľkými, viacstupňovými procesmi vyžadujúcimi zložitejšiu konfiguráciu). Jednoduché pracovné postupy budú zahŕňať niekoľko príkazov if / then nasledovaných akciou, ktorá sa má vykonať, ako napríklad presun dokumentu inde, odoslanie e-mailu, vykonanie aktualizácie do indexového poľa alebo zastavenie pracovného toku v dokumente.

Realizovateľná možnosť na mieste pre malé a stredné podniky

Je ťažké odporučiť Dokmee cez Microsoft SharePoint Online alebo Ascensio System OnlyOffice, pretože nedokáže porovnávať ceny ani funkcie. Tam, kde Dokmee pravdepodobne vyhovie vašim potrebám, je situovaná na mieste pre SMB, ktorá má váhanie s riešením cloudového riešenia. Dokmee Professional a Enterprise vyžadujú od administrátora určité počiatočné inštalácie a konfiguráciu, ale ako platforma je Dokmee dosť jednoduchý na to, aby koncoví používatelia mohli spravovať každodenné úlohy.