6 spôsobov, ako moderná technológia tlače pomôže vášmu podnikaniu

Prezentácia spoločnosti Epson - Ak ste svoju tlačiareň zaradili do stavu horáka, možno budete chcieť prejsť späť, aby ste získali nový vzhľad. Vďaka riadenej tlači a zelenej tlači podnikanie bude schopné úplne zmeniť spôsob, akým vaši zamestnanci pristupujú k tlači, ako aj spôsob, akým za to platíte. Tu je šesť konkrétnych príkladov, ktoré vám pomôžu začať.

Spravovaná tlač

Pamätáte si, kedy ste naposledy museli plniť túto tonerovú kazetu do laserovej tlačiarne v kancelárii? A potom, keď ste naposledy videli ďalší účet za ten istý toner a premýšľali ste, kam to všetko ide? Toto je len jeden príklad toho, čo pre vás môže spravovaná tlačová služba urobiť. Ak ste tento výraz ešte nikdy nepočuli, myslite naň ako na ďalší vývoj softvéru ako služba (SaaS) okrem toho je tlač na službu (PaaS). Funkcie sa budú líšiť, ale zaregistrujte sa pre takúto službu a budete si môcť vybrať tlačiareň, ktorá je pre vaše prostredie najvhodnejšia, zaplatiť predplatné a začať tlačiť. Potrebujete iba papier. Predplatená služba sa postará o zásoby tonera, problémy s tlačiarňou a všetky ostatné bolesti hlavy. Väčšina služieb navyše poskytne tieto tri ďalšie výhody:

• Hodnotenie tlače: Väčšina organizácií netuší, čo vlastne ich tlačový proces je - kto tlačí, čo tlačí a koľko tlačí. Je to preto, že väčšina kancelárií sa skladá nielen z dvoch alebo troch štandardných kancelárskych tlačiarní na poschodie, ale tiež z nespočetných „tieňových tlačiarní“ vo forme osobných tlačových zariadení, ktoré používatelia nainštalovali do svojich stolov (buď sami alebo na podporu niektorých málo známy obchodný proces). To môže vážne zvýšiť nielen náklady na toner, ale aj papier, hardvér a IT hodiny za hodinu. Pri výbere spravovanej tlačovej služby vyhľadajte tú, ktorá pošle špecialistu na mieste, aby skontroloval počet nainštalovaných tlačiarní a študoval, ako sa používajú. Potom tieto znalosti premeníte na odporúčanie správneho počtu a druhu tlačiarní, ktoré vaša organizácia skutočne potrebuje.
• Granulárne riadenie: Spravované tlačové služby by mali byť pri správe ťažké. Vyhľadajte služby, ktoré nielen spravujú pripojenie a stav tlačiarne, ale tiež sledujú náklady a využitie. Niektoré môžu poskytnúť podrobnosti až po úroveň jednotlivých používateľov. Nielenže získate podrobné informácie o tom, kto tlačí najviac, prečo a koľko to stojí, ale umožňuje vám tieto informácie (spolu s informáciami, ktoré ste sa dozvedeli pri hodnotení tlače) neustále upravovať a optimalizovať proces tlače, bez toho, aby ste zaplatili viac, ako je vaše predplatné.
• Kontrola nákladov so zjednodušenou tlačou: Najviditeľnejšou výhodou zamestnávania spravovanej tlačovej služby je zjednodušenie životnosti. Všetky tie malé bolesti hlavy, ktoré vás posúvali do zásobovacej skrinky alebo volajú do IT, teraz rieši poskytovateľ služieb. Poskytovateľ využíva spravidla pokročilý a proprietárny softvér na správu, ktorý im poskytuje tento druh kontroly pri súčasnom udržiavaní prítomnosti mimo podniku využitím cloudu. Rovnaká technológia však často prináša ďalšie výhody, pričom v tomto prípade je najvýznamnejšia skutočnosť, že vaši používatelia budú pravdepodobne mať možnosť tlačiť na ktorejkoľvek tlačiarni vo vašom predplatnom bez ohľadu na to, kde sú cez internet. Dokonca aj pre stredne veľkých zamestnancov predajcov cestnej premávky to nielen šetrí peniaze za faxovanie, ale poskytuje dodatočnú flexibilitu pri získavaní dokumentov presne osobe, ktorú potrebujú osloviť, rýchlejšie a spoľahlivejšie.
• Posilnená bezpečnosť: Implementácia riadenej tlače tiež znamená zvýšenie bezpečnosti, čo je rozhodujúce, keď hovoríte o pripojenej tlači. Spravovaná tlač môže pomôcť pri overovaní totožnosti a správe identity a ďalších praktických bezpečnostných funkciách, ako sú kódy PIN alebo filtrovanie IP.

Trvalo udržateľná tlač

Trvalo udržateľná tlač znie ako marketingové buzzword, ktoré prinesie pre váš podnik len hmatateľný prínos. Ale v praxi to nielen pomáha životnému prostrediu, ale môže vám tiež ušetriť značné peniaze. Jedno „zelené“ tlačové riešenie, ktoré by pomohlo väčšine firiem, ale nepremýšľa hneď, keď uvažujete o ekologických zariadeniach, je multifunkčná tlačiareň alebo zariadenie typu všetko-v-jednom. Presunutím na takéto zariadenie ušetríte nielen elektrinu (jedno zariadenie oproti najmenej dvom a často trom), ale ušetríte aj miesto a používanie spotrebného materiálu. Navyše, ak prechádzate na takéto zariadenie prostredníctvom spravovanej tlačovej služby (ako sú služby opísané vyššie), získate nielen najnovšie tlačové technológie, ale aj najnovšie zelené technológie. Pokiaľ ide o tlačiarne, rozdeľuje sa to na dve všeobecné kategórie potenciálnych výhod:

Redukcia tonera a tlačovej kazety: Väčšina veľkých výrobcov tlačiarní vyvinula v posledných rokoch nové tlačové stroje, ktorých cieľom je znížiť používanie tonera a atramentu, ako aj znížiť alebo dokonca eliminovať počet použitých tlačových kaziet, ktoré sa navíjajú. na skládkach. Spoločnosti Canon a Epson majú linky bez kaziet a ekologických tlačiarní, zatiaľ čo spoločnosti Brother, HP a Xerox majú programy na recykláciu kaziet, ktoré vám môžu pomôcť ľahko zlikvidovať použité kazety a znížiť tak dopad na životné prostredie.

Využite inteligentnejší softvér: Toto je vlastne vedľajšia výhoda tlačovej stratégie optimalizovanej pre cloud. Väčšina spravovaných poskytovateľov tlače bude poskytovať tieto druhy riešení, ale môžete ich tiež nakonfigurovať sami, ak máte nejaké IT chops. Je to jednoducho záležitosť mapovania obchodných procesov, ktoré zahŕňajú tlačiarne, na čo najväčší počet softvérov ako na papier. Naozaj potrebujete napríklad túto objednávku vytlačiť pre účtovníctvo? Alebo by bolo rovnako efektívne, ak nie účinnejšie, spoľahlivejšie a bezpečnejšie, aby tlačiareň jednoducho vygenerovala súbor, ktorý sa zobrazí v priečinku cloudového úložiska, ku ktorému má účtovníctvo prístup? Potom ich môžu jednoducho otvoriť v akomkoľvek softvéri, ktorý používajú, a odtiaľ ďalej podnikať. Tento druh zmeny môže zahŕňať nielen cloudové úložisko, ale aj iné aplikácie vrátane správy dokumentov, riadenia vzťahov so zákazníkmi (CRM), plánovania podnikových zdrojov (ERP) a dokonca aj e-mailu alebo softvéru na spoluprácu online. Dokáže úplne odstrániť technológie starnutia, najmä faxovanie a kopírovanie, a umožňuje vám pridať vrstvu okamžitej organizácie a zabezpečenia údajov, ktorú papier jednoducho nemôže poskytnúť. Môže tiež ľahko a bezpečne zahŕňať mobilné zariadenia a vzdialených pracovníkov, čo je niečo, čo je zvyčajne veľmi ťažké robiť so staršími zariadeniami.

Tlač už nemusí byť takou technológiou IT, o ktorej sa už najviac dozvedia, to však neznamená, že sa táto kategória prestala inovovať. Ak stále používate kancelárske tlačiarne, ktoré odparujú toner a prežúvajú lesy stromov, je čas sa bližšie pozrieť na to, čo je dnes k dispozícii. Sadnite si s ľuďmi vo vašej organizácii, ktorí vaše tlačiarne používajú najviac, a starostlivo zmapujte, prečo a ako sa tieto zariadenia používajú. Potom to porovnajte s tým, čo dnes ponúkajú výrobcovia tlačiarní v spojení s cloudovými službami a obchodnými aplikáciami založenými na SaaS. Možno vás bude šokovať, o koľko efektívnejšie môže vaše podnikanie fungovať, a zároveň vám ušetrí značné peniaze.